Excel XP函数实用教程_学霸学习网
Excel XP函数实用教程
Excel XP 函数实用教程 Excel XP 函数实用教程 张迎新 Excel 是集表格、计算和数据库为一身的优秀软件，其数据处理的核心是 函数和数据库。本文介绍 Excel XP 函数的新增功能、常用函数和数据库的使用方法，以及 Excel XP 的网 络集成特性。 一、Excel XP 函数新增功能 1．公式错误检查 公式是 Excel 处理数据的主要工具，由于它的运算符和参数比较复杂，用 户构造公式时极易发生错误。为了加快错误的排除速度，Excel XP 提供了公式错误检查功能。当单元格中的公式出现错误时，其左侧会 出现智能标记按钮。 单击该按钮可以打开一个智能标记菜单，其上端显示出错误 的名称（如“无效名称错误”），能帮助用户迅速发现错误原因。 2．函数工具提示 用户直接输入公式的函数名和参数时，不能看到函数格式和参数的提示， 这是公式发生错误的一个重要原因。为此，Excel XP 增加了函数工具提示功能。以公式“=SUMIF（A1:A8）”为例，当你输 入“=SUMIF（）”后，公式下方会显示黄色的函数工具提示条，提供了有关函数 和参数的语法信息。 你只要单击其中的函数或参数名称，就可以打开帮助获得更 多信息。 3．用自然语言搜索函数 Excel 拥有数百个函数，寻找适用的函数是初级用户面临的难题。为此， Excel XP 在“插入函数”对话框中增加了“搜索函数”功能。假如你要完成数 据排序任务， 可以单击工具栏中的“插入函数”按钮打开对话框，在其中的“搜 索函数”框内输入“排序”，然后单击“转到”按钮，对话框下面的“选择函 数”框中显示“RANK”等排序函数。 4．监视窗口 如果一个工作表的不同单元格或者多个工作表设置了公式， 要想查看其内 容和计算结果，必须在不同单元格或工作表中转换。为此，Excel XP 增加了一个名为监视窗口的工具。其使用方法是：选中含有公式的待 监视单元格，再用鼠标右键单击工具栏选择“监视窗口”。然后单击“监视窗 口”中的“添加监视”按钮，被监视的公式及其计算结果就会显示在监视窗口 中。 5．公式审核 Excel XP 新增了一个“公式审核”工具栏，它提供了几个新的数据审查工具， 例如“错误检查”、 “追踪引用单元格”和“公式求值”。“错误检查”与语法 检查程序类似， 它用特定的规则检查公式中存在的问题，可以查找并发现常见错 误，你可以在“选项”对话框的“错误检查”选项卡中启用或关闭这些规则。 “追踪引用单元格”可以用蓝色箭头等标出公式引用的所有单元格， 追踪结束后 可以使用“移去单元格追踪箭头”按钮将标记去掉。 “公式求值”可以打开一个 对话框， 用逐步执行方式查看公式计算顺序和结果，能够清楚了解复杂公式的计 算过程。二、Excel XP 函数快速上手 1．求和函数 SUM 语法：SUM（number1，number2，．．．）。 参数：number1、number2．．．为 1 到 30 个数值（包括逻辑值和文本表 达式）、区域或引用，各参数之间必须用逗号加以分隔。 注意：参数中的数字、逻辑值及数字的文本表达式可以参与计算，其中逻 辑值被转换为 1，文本则被转换为数字。如果参数为数组或引用，只有其中的数 字参与计算，数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值则被忽略。 应用实例一：跨表求和 使用 SUM 函数在同一工作表中求和比较简单， 如果需要对不同工作表的多 个区域进行求和，可以采用以下方法：选中 Excel XP“插入函数”对话框中的函数，“确定”后打开“函数参数”对话框。 切换至第一个工作表，鼠标单击“number1”框后选中需要求和的区域。如果同 一工作表中的其他区域需要参与计算，可以单击“number2”框，再次选中工作 表中要计算的其他区域。 上述操作完成后切换至第二个工作表，重复上述操作即 可完成输入。“确定”后公式所在单元格将显示计算结果。 应用实例二：SUM 函数中的加减混合运算 财务统计需要进行加减混合运算，例如扣除现金流量表中的若干支出项 目。 按照规定， 工作表中的这些项目没有输入负号。 这时可以构造“=SUM （B2:B6， C2:C9，-D2，-E2）”这样的公式。其中 B2:B6，C2:C9 引用是收入，而 D2、E2 为支出。 由于 Excel 不允许在单元格引用前面加负号，所以应在表示支出的单元 格前加负号，这样即可计算出正确结果。即使支出数据所在的单元格连续，也必 须用逗号将它们逐个隔开，写成“=SUM（B2:B6，C2:C9，-D2，-D3，D4）”这样 的形式。 应用实例三：及格人数统计 假如 B1:B50 区域存放学生性别， C1:C50 单元格存放某班学生的考试成绩， 要想统计考试成绩及格的女生人数。可以使用公式“=SUM（IF（B1:B50=″女″， IF（C1:C50&=60，1，0）））”，由于它是一个数组公式，输入结束后必须按住 Ctrl+Shift 键回车。 公式两边会自动添加上大括号， 在编辑栏显示为“{=SUM （IF （B1:B50=″女″，IF（C1:C50&=60，1，0）））}”，这是使用数组公式必不可 少的步骤。 2.平均值函数 AVERAGE 语法：AVERAGE（number1，number2，．．．）。 参数：number1、number2．．．是需要计算平均值的 1～30 个参数。 注意：参数可以是数字、包含数字的名称、数组或引用。数组或单元格引 用中的文字、逻辑值或空白单元格将被忽略，但单元格中的零则参与计算。如果 需要将参数中的零排除在外，则要使用特殊设计的公式，下面的介绍。 应用实例一：跨表计算平均值 标签名为“一班”、“二班”和“三班”的工作表存放各班学生的成绩， 则它们的总平均分计算公式为“=AVERAGE（一班!C1:C36，三班!C1:C32，三 班!C1:C45）”。式中的引用输入方法与 SUM 跨表求和时相同。 应用实例二：忽略零的平均值计算公式 假设 A1:A200 随机存放包括零在内的 48 个数值，在 AVERAGE 参数中去掉 零引用很麻烦，这种情况可以使用公式“=AVERAGE（IF（A1:A200&&0，A1:A200， ″″） 公式输入结束后按住 Ctrl+Shift 回车， ”。 即可对 A1:A200 中的数值（不包括零）计算平均值。 3．逻辑函数 IF 语法：IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）。 参数：logical_test 是结果为 true（真）或 false（假）的数值或表达 式； value_if_true 是 logical_test 为 true 时函数的返回值， 如果 logical_test 为 ture 并且省略了 value_if_true，则返回 true。而且 value_if_true 可以是 一个表达式；value_if_false 是 logical_test 为 false 时函数的返回值。如果 logical_test 为 false 并且省略 value_if_false，则返回 false。 Value_if_false 也可以是一个表达式。 应用实例一：个人收入调节税计算 假设个人收入调节税的稽征办法是：工资在 1000 元以下的免征调节税， 工资 1000 元以上至 1500 元的超过部分按 5%的税率征收，1500 元以上至 2000 元的超过部分按 8%的税率征收，高于 2000 元的超过部分按 30%的税率征收。 假如工作表的 B 列存放职工姓名，C 列存放工资，选中 D 列的空白单元格 输入公式“=IF（C2&=1000，″″，IF（（C2-1000）&=1500，（C2-1000）*0.05， IF（C2-E2&=1500， （C2-1500）*0.08，IF（C2&2000， （C2-2000）*0.3））））”， 回车后即可计算出 C2 工资应缴纳的收入调节税。 公式中的 IF 语句是逐次计算的，如果第一个逻辑判断 C2&=1000 成立，则 公式所在单元格被填入空格；如果第一个逻辑判断式不成立，则计算第二个 IF 语句；直至计算结束。如果税率征收标准发生了变化，只须改变逻辑和计算式中 的值，如
和 2000 等即可。 应用实例二：消除无意义的零 用 SUM 函数计算工资总额等问题时，若引用的全部参数均为空白单元格， 公式仍然会计算出一个“0”。这样打印出来的报表不仅很不美观。为此可将计 算公式设计为“=IF（SUM（A1:B1，D2:E8）&&0，SUM（A1:B1，D2:E8），″″）”， 即是当 SUM（A1:B1，D2:E8）计算结果不等于零时，公式所在单元格显示 SUM （A1:B1，D2:E8）的计算结果，否则显示一个空格。 上面这个问题在财务计算中依然存在，如公式“=A1-A6-A9”有可能为零 或显示负数。为了避免打印零或负数，可以设计公式“=IF（A2-A6-A9=0，″″， IF（A2-A6-A9&0，RMB（A2-A6-A9），A2-A6-A9））”。当 A2-A6-A9=0 时在单元 格中填写零，否则进行下一个逻辑判断。如果 A2-A6-A9&0 则在结果前添加一个 “￥”符号，否则进行正常运算直至结束。 应用实例三：多条件求和 假设 C1:C460 区域内存放着职工的职称， D1:D460 区域存放着职工的性别。 如果要统计具有高级职称的男性职工总数， 可以使用公式“=SUM IF C1:C460=″ （ （ 高级″，IF（D1:D460=″男″，1，0）））”。这是一个数组公式，输入结束后 按住 Ctrl+Shift 回车即可计算出结果。 4．快捷方式或链接创建函数 HYPERLINK 语法：HYPERLINK（link_location，friendly_name）。 参数：link_location 是文件的路径和文件名，它可以指向文档中的某个 具体位置。 Excel 工作表中的特定单元格或区域，或某个 Word 文档中的书签， 如 也可以指向硬盘中的文件或是 Internet 或 Intranet 的 URL。Friendly_name 为单元格中显示的链接文字或数字，它用蓝色显示并带有下划线。如果省略了 friendly_name，单元格就将 link_location 显示为链接。 应用实例：管理文档或网站地址 如果你拥有大量文档或收集了许多网站地址，管理起来一定有困难。如果 能够将其中的文档名、URL 等与文档等对象链接起来，不仅管理方便，还可以直 接打开文档或访问站点。具体操作方法是：首先根据文档类型建立管理工作表， 其中的文件名或网站名必须使用以下方法输入：选中一个空白单元格，单击 Excel XP 工具栏中的“粘贴函数”按钮，打开“粘贴函数”对话框，在“函数 分类”框下选中“查找与引用”，然后在“函数名”框内找到 HYPERLINK 函数。 单击对话框中的“确定”按钮，弹出“HYPERLINK”函数向导。在 “link_location”框中输入文件的完整路径和名称（包括扩展名），如“C:＼ my documents＼IT 网站集锦.doc”，然后在“friendly_name”框中输入文 件名（如“IT 网站集锦”）。确认输入无误单击“确定”按钮，所选单元格即 出现带下划线的紫色文件名“IT 网站集锦”。 此后你就可以从工作表中打开文档，方法是：打开工作表，在其中找到需 要打开的文件。 箭头光标指向文件名会变成手形，若停留片刻则会显示该文件的 完整路径和名称，单击则会调用关联程序将文件打开。 如果你收集了许多网站的 URL，还可以用此法建立一个大型“收藏夹”。 既可以用 Excel 的强大功能进行管理，又可以从工作表中直接访问 Web 站点。 5．计数函数 COUNT 语法：COUNT（value1，value2，．．．）。 参数：value1，value2．．．是包含或引用各类数据的 1～30 个参数。 注意：COUNT 函数计数时数字、日期或文本表示的数字会参与计数，错误 值或其他无法转换成数字的文字被忽略。如果参数是一个数组或引用，那么只有 数组或引用中的数字参与计数；其中的空白单元格、逻辑值、文字或错误值均被 忽略。 应用实例：及格率统计 假如 C1:G42 存放着 42 名学生的考试成绩， 在一个空白单元格内输入公式 “=COUNTIF（C1:C42，″&=60″）/COUNTA（C1:C42）”回车，即可计算出该列 成绩的及格率（即分数为 60 及以上的人数占总人数的百分比）。 6．最大值函数 MAX、最小值函数 MIN 语法： （number1， MAX number2， ． ） MIN ． ． ， （number1， number2， ． ） ． ． 。 参数：number1，number2．．．是需要找出最大值（最小值）的 1 至 30 个数值、数组或引用。 注意： 函数中的参数可以是数字、 空白单元格、 逻辑值或数字的文本形式， 如果参数是不能转换为数字的内容将导致错误。如果参数为数组或引用，则只有 数组或引用中的数字参与计算，空白单元格、逻辑值或文本则被忽略。 应用实例：查询最高分（最低分） 假如 C1：G42 存放着 42 名学生的考试成绩，则选中一个空白单元格，在 编辑栏输入公式“=MAX（C1:C42）”，回车后即可计算出其中的最高分是多少。 如果将上述公式中的函数名改为 MIN，其他不变，就可以计算出 C1：G42 区域中的最低分。7．条件求和函数 SUMIF 语法：SUMIF（range，criteria，sum_range）。 参数：range 是用于条件判断的单元格区域，criteria 是由数字、逻辑表 达式等组成的判定条件，sum_range 为需要求和的单元格、区域或引用。 应用实例：及格平均分统计 假如 A1:A36 单元格存放某班学生的考试成绩，若要计算及格学生的平均 分，可以使用公式“=SUMIF（A1:A36，″&=60″，A1:A36）/COUNTIF （A1:A36，″&=60″）。公式中的“=SUMIF（A1:A36，″&=60″，A1:A36）”计 算及格学生的总分，式中的“A1:A36”为提供逻辑判断依据的单元格引用， “&=60”为判断条件，不符合条件的数据不参与求和，A1:A36 则是逻辑判断和 求和的对象。公式中的 COUNTIF（A1:A36，″&=60″）用来统计及格学生的人数。 8．贷款偿还计算函数 PMT 语法：PMT（rate，nper，pv，fv，type）. 参数： 如今贷款买房子或车子的人越来越多，计算某一贷款的月偿还金额 是考虑贷款的重要依据，Excel XP 提供的 PMT 函数是完成这一任务的好工具。 语法中的 rate 是贷款利率； nper 为贷款偿还期限；pv 是贷款本金；fv 为最后一次付款后剩余的贷款金额， 如果省略 fv，则认为它的值为零；type 为 0 或 1，用来指定付款时间是在月初 还是月末。如果省略 type，则假设其值为零。 应用实例：购房还款金额 假如你为购房贷款十万元，如果年利率为 7%，每月末还款。采用十年还 清方式时，月还款额计算公式为“=PMT（7%/12，120，-100000）”。其结果为 ￥-1，161.08，就是你每月须偿还贷款 1161.08 元。 9．样本的标准偏差函数 STDEV 语法：STDEV（number1，number2，．．．）。 参数：number1，number2，．．．为对应于总体样本的 1 到 30 个参数， 它们可以是数值、引用或数组。 注意：STDEV 函数的参数是总体中的样本，并忽略参数中的逻辑值（true 或 false）和文本。如果需要用全部数据计算标准偏差，则应使用 STDEVP 函数。 如果参数中的逻辑值和文本不能忽略，请使用 STDEVA 函数。 应用实例一：成绩离散度估计 假设某班共有 36 名学生参加考试， 随机抽取的五个分数为 A1=78、 A2=45、 A3=90、A4=12 和 A5=85。如果要估算本次考试成绩相对平均分的离散程度，即学 生的考试成绩偏离平均分的多少，可以使用公式“=STDEV（A1:A5）”。其计算 结果为 33.，标准偏差的数值越大成绩越分散。 应用实例二：质量波动估计 质量控制等场合也能用到 STDEV 函数， 如从一批钢丝绳中随机抽出若干进 行试验， 分别测出它们的抗拉强度。根据 STDEV 函数的计算结果即可判断钢丝绳 的抗拉强度是否分散，如果计算的标准偏差比较小，说明抗拉强度的一致性好， 质量比较稳定。反之说明钢丝绳的质量波动较大，抗拉强度不够一致。 10．排序函数 RANK 语法：RANK（number，ref，order）。参数：number 是需要计算其排位的一个数字；ref 是包含一组数字的数组 或引用 （其中的非数值型参数将被忽略） order 是用来说明排序方式的数字 ； （如 果 order 为零或省略，则以降序方式给出结果，反之按升序方式）。 应用实例：产值排序 假如图 1 中的 E2、E3、E4 单元格存放一季度的总产值。 (图 1) 计算各车间产值排名的方法是：在 F2 单元格内输入公式“=RANK（E2， $E$2:$E$4）”，敲回车即可计算出铸造车间的产值排名是 2。再将 F2 中的公式 复制到剪贴板，选中 F3、F4 单元格按 Ctrl+V，就能计算出其余两个车间的产值 排名 3 和 1。如果 B1 单元格中输入的公式为“=RANK（E2，$E$2:$E$4，1）”， 则计算出的序数按升序方式排列，即 2、1 和 3。 需要注意的是：相同数值用 RANK 函数计算得到的序数（名次）相同，但 会导致后续数字的序数空缺。 假如上例中 F2 单元格存放的数值与 F3 相同，则按 本法计算出的排名分别是 3、3 和 1（降序时）。即 176.7 出现两次时，铸造和 维修车间的产值排名均为 3，后续金工车间的排名就是 1（没有 2）。 11．四舍五入函数 语法：ROUND（number，num_digits）。 参数： number 是需要四舍五入的数字； num_digits 为指定的位数， number 将按此位数进行四舍五入。 注意：如果 num_digits 大于 0，则四舍五入到指定的小数位；如果 num_digits 等于 0，则四舍五入到最接近的整数；如果 num_digits 小于 0，则在小数点左侧按指定位数四舍五入。 应用实例：消除计算误差 假设 Excel 工作表中有 D2=356.68、E2=128.12，需要将 D2 与 E2 之和乘 以 0.1，将计算结果四舍五入取整数，再将这个结果乘以 1.36（取两位小数）得 到最终结果。 一般用户的做法是选中某个单元格（如 F2），使用“单元格”命令将它 的小数位数设为零，然后在其中输入公式“F2=（D1+E1）*0.1”。再将 G2 单元 格的小数位数设成两位， 最后把 F2*1.36 的结果存入其中就可以了。 从表面上看， 上述方法没有什么问题。因为（D1+E1）*0.1 在 F2 单元格显示 48（注意：是显 示 48），如果 F2 单元格的小数位数为零，（D1+E1）*0.1 经四舍五入后的结果 就是 48。接下去却出了问题，因为 F2*1.36 的计算结果是 65.90，根本不是 48*1.36 的正确结果 65.28，其中 65.90 是（D2+E2）*0.1 未经四舍五入直接乘 以 1.36 的结果。 以上计算结果说明：“单元格格式”、“数字”选项卡设置的“小数位 数”， 只能将单元格数值的显示结果进行四舍五入，并不能对所存放的数值进行 四舍五入。换句话说，单元格数值的显示结果与实际存放结果并不完全一致，如 果不注意这个问题，计算工资等敏感数据就会出现错误。例如在上例中，F2 单 元格内的数值虽然显示为 48，但实际存放的却是 48.45，自然得出了 48.45*1.36=65.90 的结果（按计算要求应为 65.28）。 要解决这个问题并不难，你只须在 G2 单元格内输入公式“=（ROUND （（D2+E2）*0.1，0））*1.36”，就可以按要求计算出正确结果 65.28。式中 的 ROUND 函数按指定位数对“（D2+E2）*0.1”进行四舍五入，函数中的参数 0 将“（D2+E2）*0.1”四舍五入到最接近的整数。12．条件计数函数 COUNTIF 语法：COUNTIF（range，criteria）。 参数：range 为需要统计的符合条件的单元格区域；criteria 为参与计算 的单元格条件，其形式可以为数字、表达式或文本（如 36、″&160″和″男″ 等）。条件中的数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。 应用实例：男女职工人数统计 假设 A1:A58 区域内存放着员工的性别， 则公式“=COUNTIF A1:A58， （ ″女″） ” 统计其中的女职工数量，“=COUNTIF（A1:A58，″男″）”统计其中的男职工数 量。 COUNTIF 函数还可以统计优秀或及格成绩的数量，假如 C1：G42 存放着 42 名学生的考试成绩，则公式“=COUNTIF（C2：G2，″&=85″）”可以计算出其中 高于等于 85 分的成绩数目。如将公式改为“=COUNTIF（C2：G2，″&=60″）”， 则可以计算出及格分数的个数。 13．百分排位预测函数 PERCENTILE 语法：PERCENTILE（array，k）。 参数：array 为定义相对位置的数值数组或数值区域，k 为数组中需要得 到其百分排位的值。 注意：如果 array 所在单元格为空白或数据个数超过 8191，则返回#NUM！ 错误。如果 k&0 或 k&1，则返回#NUM！错误。如果 k 不是 1/（n-1）的倍数，该 函数使用插值法确定其百分排位。 应用实例：利润排行预测 假设 C1:C60 区域存放着几十个公司的利润总额。如果你想知道某公司的 利润达到多少，才能进入排名前 10%的行列，可以使用公式“=PERCENTILE （C1:C60，0.9）”。如果计算结果为 9867 万元，说明利润排名要想进入前 10%， 则该公司的利润至少应当达到 9867 万元。 14．数值探测函数 ISNUMBER 语法：ISNUMBER（value）。 参数：如果 value 为数值时函数返回 ture（真），否则返回 false（假）。 应用实例一：无错误除法公式 如果工作表为 C1 设计了公式“=A1/B1”，一旦 B1 单元格没有输入除数， 就会在 C1 中显示错误信息“＃DIV／0！”。这不仅看起来很不美观，一旦作为 报表打印还可能引起误会。为避免上面提到的问题出现，可将 C1 单元格中的公 式设计成“=IF（ISNUMBER（B1），A1/B1，″″）”。式中的 ISNUMBER 函数对 B1 单元格进行探测， B1 被填入数值时返回 true 当 （真） 反之返回 false ， （假） 。 为真时 IF 函数执行 A1/B1 的运算，为假时在 C1 单元格中填入空格。 应用实例二：消除无意义的零 使用 SUM 函数计算工资总额时，若引用的单元格区域没有数据，Excel 仍 然会计算出一个结果“0”。这样打印出来的报表不符合财务规定，为此可将公 式设计成“=IF（ISNUMBER（A1:B1），SUM（A1:B1），″″）”。 式中 ISNUMBER 函数测试 SUM 函数所引用的单元格区域是否全部为空，当不为空时返回 true（真）， 反之返回 fales（假）。为真时 IF 函数执行 SUM（A1:B1），为假时在存放计算 结果的 F1 单元格中填入空格，这样即可避免在 F1 单元格中出现“0”。15．零存整取收益函数 PV 语法：PV（rate，nper，pmt，fv，type）。 参数：rate 为存款利率；nper 为总的存款时间，对于三年期零存整取存 款来说共有 3*12=36 个月；pmt 为每月存款金额，如果忽略 pmt 则公式必须包含 参数 fv； 为最后一次存款后希望得到的现金总额，如果省略了 fv 则公式中必 fv 须包含 pmt 参数；type 为数字 0 或 1，它指定存款时间是月初还是月末。 应用实例：零存整取收益函数 PV 假如你每月初向银行存入现金 500 元，如果年利 2.15%（按月计息，即月 息 2.15%/12）。如果你想知道 5 年后的存款总额是多少，可以使用公式“=FV （2.15%/12，60，-500，0，1）”计算，其结果为￥31，698.67。 式中的 2.15%/12 为月息；60 为总的付款时间，在按月储蓄的情况下为储 蓄月份的总和；-500 为每月支出的储蓄金额（-表示支出）；0 表示储蓄开始时 账户上的金额，如果账户上没有一分钱，则为 0 否则应该输入基础金额；1 表示 存款时间是月初还是月末，1 为月初 0 或忽略为月末。 16．内部平均值函数 TRIMMEAN 语法：TRIMMEAN（array，percent）。 参数：array 为需要去掉若干数据然后求平均值的数组或数据区域； percent 为计算时需要除去的数据的比例，如果 percent = 0.2，说明在 20 个数据中除去 4 个，即头部除去 2 个尾部除去 2 个。如果 percent=0.1，则 30 个数据点的 10%等于 3，函数 TRIMMEAN 将 在数据首尾各去掉一个数据。 应用实例：评比打分统计 歌唱比赛采用打分的方法进行评价，为了防止个别人的极端行为，一般计 算平均分数要去掉若干最高分和最低分。假如 B1:B10 区域存放某位歌手的比赛 得分，则去掉一个最高分和一个最低分后的平均分计算公式为“=TRIMMEAN （B1:B10，0.2）”。公式中的 0.2 表示 10 个数据中去掉 2 个（10×0.2），即 一个最高分和一个最低分。 17．日期年份函数 YEAR 语法：YEAR（serial_number）。 参数：serial_number 为待计算年份的日期。 应用实例：“虚工龄”计算 所谓“虚工龄”就是从参加工作算起，每过一年就增加一年工龄，利用 YEAR 函数计算工龄的公式是“=YEAR（A1）-YEAR（B1）”。公式中的 A1 和 B1 分别存放工龄的起止日期，YEAR（A1）和 YEAR（B1）分别计算出两个日期对应 的年份，相减后得出虚工龄。 18．起止天数函数 DAYS360 语法：DAYS360（start_date，end_date，method）。 参数：start_date 和 end_date 是用于计算期间天数的起止日期，可以使 用带引号的文本串（如&&）、系列数和嵌套函数的结果。如果 start_date 在 end_date 之后，则 DAYS360 将返回一个负数。 19．取整函数 TRUNC 语法：TRUNC（number，num_digits）。 参数：number 是需要截去小数部分的数字，num_digits 则指定保留到几 位小数。应用实例：“实工龄”计算 实际工作满一年算一年的工龄称为“实工龄”， 1998 年 6 月 1 日至 2001 如 年 12 月 31 日的工龄为 3 年。计算“实工龄”的公式是“= TRUNC（（DAYS360（″″，″″））/360，0）”， 公式中的 DAYS360 （″″， ″″） 计算两个日期相差的天数， 除以 360 后算出日期相差的年份（小数）。最后 TRUNC 函数将（DAYS360（A1， B1）/360 的计算结果截去小数部分，从而得出“实工龄”。如果计算结果需要 保留一位小数，只须将公式修改为“= TRUNC（（DAYS360（″″，″″））/360，1）”即 可。 如果你要计算参加工作到系统当前时间的实工龄，可以将公式修改为“= TRUNC（（DAYS360（″″，NOW（）））/360，0）”。其中 NOW （）函数返回当前的系统日期和时间。 20．字符提取函数 MID 语法：MID（text，start_num，num_chars）或 MIDB（text，start_num， num_bytes）。 参数：text 是含有要待提取字符的文本，start_num 是要提取的第一个字 符的位置（其中第一个字符的 start_num 为 1 以此类推），num_chars 指定 MID 从文本中提取的字符个数，Num_bytes 指定 MIDB 从文本中提取 的字符个数（按字节计算）。 应用实例：姓氏提取和统计 假如工作表 C 列存放着职工的姓名，如果想知道某一姓氏的职工人数，可 以采用以下方法。首先使用公式“=MID（C1，1，1）”或“=MIDB（C1，1，2）， 从 C1 中提取出职工的姓氏，采用拖动或复制的方法即可提取其他单元格中的职 工姓氏。 然后使用公式“=COUNTIF （D1:D58， ″张″） ”统计出姓张的职工数量， 随后改变公式中的姓氏就可以统计出其他姓氏职工的数量。 三、Excel XP 数据库速成 Excel XP 具有强大的数据库功能，对包含大量数据的表格进行排序、筛 选等处理易如反掌，下面介绍常用的数据库操作。 1．数据排序 Excel XP 第一行的单元格具有特殊作用，其中的文字相当于数据库字段 名，可作为关键字参与排序、记录单等各种操作。 （1）文本排序 选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序，Excel 提供了比较好的解决办 法。如果你要将图 1 数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法：选中排 序关键字所在列（或行）的首个单元格，单击 Excel“数据”菜单下的“排序” 命令打开对话框，再单击其中的“选项”按钮。选中“排序选项”对话框“方 法”下的“笔画排序”，再根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排 序”，“确定”后回到“排序”对话框。如果你的数据带有标题行（如“单位” 之类），则应选中“有标题行”（反之不选），然后打开“主要关键字”下拉列 表，选择其中的“单位”，选中排序方式（“升序”或“降序”）后“确定”， 表中的所有数据就会据此重新排列。此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二 名”等文本的排序，请大家自行摸索。 （2）自定义排序如果你要求 Excel 按照“金工车间”、 “铸造车间”和“维修车间”的特 定顺序重排工作表数据， 前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定 义排序规则的方法解决：首先单击 Excel“工具”菜单下的“选项”命令，打开 “选项”对话框中的“自定义序列”选项卡。 选中左边“自定义序列”下的“新 序列”， 光标就会在右边的“输入序列”框内闪动， 你就可以输入“金工车间”、 “铸造车间”等自定义序列了， 输入的每个序列之间要用英文逗号分隔，或者每 输入一个序列就敲回车。 如果序列已经存在于工作表，可以选中序列所在的单元 格区域单击“导入”， 这些序列就会被自动进入“输入序列”框。无论采用以上 那种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中备用。 使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似， 只是你要打开“排序选 项”对话框中的“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他 选项保持不动。 回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”，“确 定”后即可完成数据的自定义排序。 2．数据检索 如果 Excel XP 工作表中的数据字段很多时，查看一条或几条记录需要左右滚动屏幕， 此时可以采用以下方法检索并查看： 单击“数据”菜单下的“记录单”命令打开 对话框（图 2）。 再次单击其中的“条件”按钮。对话框中的字段就会变成空白等待输入， 并且“条件”按钮变为“表单”按钮。在对话框的相应字段位置输入条件，如果 在“序号”字段框内输入 12 回车，则序号为 12 的数据就会显示在对话框中。当 然，你输入的检索条件可以使用&、&、&=、&=、&&逻辑符号。例如单击“条件” 按钮后在“总分”框内输入“&170”，则表示检索总分大于 170 的记录，回车后 第一条大于 170 的数据就会显示在对话框中。 继续单击“上一条”或“下一条” 按钮，可以查看检索出来的其他数据。 3．数据筛选 上面介绍的方法可以检索满足某一条件的记录， 但是检索条件比较复杂时 （如检索总分大于 170 和小于 120 的纪录），这种检索方法就无能为力了。此时 可以使用 Excel XP 提供的自定义筛选功能，操作方法是：单击“数据”、“筛选”子菜 单下的“自动筛选”命令， 每个字段名的右侧会出现一个下拉按钮。根据你要筛 选的字段单击下拉按钮， 在下拉菜单中选择“自定义”命令打开对话框 （图 3） 。 单击第一行左侧的下拉按钮，选择其中的“大于”，然后在其右边输入 170；按相同方法在第二行中选择“小于”，并在右边输入 120，选中两行中间 的“或”后单击“确定”按钮， 工作表会自动显示所有符合筛选条件的记录。筛 选出来的记录可以执行复制等操作，如果你要清除筛选结果，只要将“数据”、 “筛选”子菜单下的“自动筛选”前的选中标记去掉即可。 4．数据汇总 小计、合计是应用非常广泛的数据统计方式，Excel XP 分类汇总是此类操作的高手。你只要将光标放在工作表的任一单元格 中， 单击“数据”菜单下的“分类汇总”命令打开对话框。如果要对某个班级的 数学、 语文成绩进行汇总， 则应在“分类字段”中选中“班级”， 在“汇总方式” 中选择“求和”， 在“选择汇总项”中选中“数学”和“语文”。如果选中“汇 总结果显示在数据下放”， 单击“确定”按钮后汇总结果会显示在工作表数据的下面， 反之则会显示在工作表数据上方。 如果你想清除工作表中的分类汇总结果， 只要打开“分类汇总”对话框，单击其中的“全部删除”按钮就可以了。 5．数据透视表 数据透视表是 Excel XP 数据库功能的重要组成部分，它能够非常灵活的汇总数据。如果你要 对一个学生成绩工作表进行统计，计算所有学生的数学成绩总分，采用数据透视 表可以快速完成任务。 单击“数据”菜单下的“数据透视表和数据透视图”命令打开向导， 首先 选择数据源类型和创建的报表类型，完成后单击“下一步”按钮。这时要选择建 立数据透视表的数据区域， 你只要用鼠标在工作表中拖动即可将引用的数据区域 放入对话框。 接着选择数据透视表的位置，可以选择“新建工作表”或“现有工 作表”。 单击“完成”按钮， 将“数据透视表字段列表”中的“数学”拖入工作 表的指定位置，Excel XP 会立刻计算出所有学生的数学成绩合计。 6．数据查找 数据筛选的对象是工作表中的某条记录， 这里介绍的查找对象则是单元格 中的数据，Excel XP 可以执行的查找有以下几种类型： （1）普通查找 它利用编辑菜单中的查找命令查找特定的数据，操作方法如下：单击“编 辑”菜单中的“查找”命令， 打开“查找”对话框。在“查找内容”后输入要查 找的内容， 单击“查找下一个”按钮， 光标就会停留在首先发现数据的单元格中。 如果没有发现要查找的数据，Excel XP 会弹出对话框告知用户。 （2）特殊查找 特殊查找可以找出包含相同内容（如文本）或格式的所有单元格，或者存 在内容差异的单元格， 其操作步骤如下：如果你要找出工作表中含有文本的所有 单元格， 请选中含有文本任意一个单元格，然后单击“编辑”菜单中的“定位” 命令。 再单击对话框中的“定位条件”按钮，选中“定位条件”对话框中的“常 量”，再选中复选项中的“文本”。单击“确定”按钮后，所有符合条件的所有 单元格就会选中。 如果你要找出数据行或列中与活动单元格不匹配的部分， 可以打开“定位 条件”对话框。如果需要找出特定行中与活动单元格不同的单元格，可以选择 “行内容差异单元格”；若要找出列中与活动单元格不同的单元格，则应选中 “列内容差异单元格”，单击“确定”按钮即可完成查找。 四、Excel XP 网络集成 1．Web 数据共享 Excel XP 可以从网页中导入数据进行分析。你只须选择“数据”、“导入外部 数据”子菜单下的“导入数据”，在“选取数据源”对话框中找到 Web 页，单击 “打开”按钮就可以将其导入 Excel。当你进行过一次数据导入后，用鼠标右键 单击打开的网页，可以看到快捷菜单中增添了“导出到 Microsoft Excel”命令。如果希望从远程数据源导入数据，则应使用“数据连接向 导”，它可以从 Microsoft SQLServer、开放式数据库连接（ODBC）以及联机分析处理（OLAP）等数据源 中查找并导入数据。 此外，Excel XP 可以直接粘贴 Word XP 表格，从而共享其中的数据，进 一步扩大了两者协同工作的范围。 2．E-mail 功能 Excel 的“常用”工具栏带有一个“电子邮件”按钮。单击它可以在当前 窗口显示一个邮件发送工具栏，其界面与 Outlook Express 很相似，你只要输入收件人的 E-mail 地址和主题等，就可以将 文件以附件或正文的形式发送出去。作为正文发送时，只须填写对方的 E-mail 地址，并在“主题”栏内进行简单介绍，然后单击“发送该工作表”按钮（如果 你选中了工作表中的部分区域，该按钮变成“发送所选区域”）即可。当其他用 户收到邮件后， 可以直接对正文进行编辑修改，处理完毕后用同样方法将文件发 给你。单击“附加文件按钮”，可以打开“插入附件”对话框，像 Outlook Express 那样插入并发送附件。 3．网页保存和预览 Excel XP“文件”菜单下有一条“保存为 Web 页”命令， 用户可以选择将工作簿 或当前工作表保存为 Web 页（HTML、XML），还可以在工作表中添加交互功能。 Excel XP 内建了网页浏览功能，如果你想将工作表发布到网上，只要单 击“文件”菜单下的“Web 页预览”命令，Excel XP 就会自动调用 IE 打开工作表。 体验 Microsoft office XP 体验 Microsoft office XP 王艳菲 本月上旬，微软宣布将它的下一代操作系统 Whistler 和办公软件 Office 10 分别更名为 Windows XP 和 Office XP， 并于今年内推出。 对于 Windows XP， 大家都比较熟悉了(本报曾于 2000 年第 47 期作过详细报道)，而对于 Office XP，我们就感到比较神秘了。XP 是英文“体验”(Experience)的意思， 如果你想一睹 Office XP 的真面目，那就随本文一起来体验一番吧。 一、随用随变的“工作助理窗” 当你第一次启动 Office XP 并创建一个新文档后，每一个 Office 应用程序都开一个“工作助理 窗”， 在“工作助理窗”里显示了一系列常用的任务命令，而这些任务命令会随 你执行的不同操作而变。 Office XP 中另一个“酷”的特性就是“格式比较功能”，你可以对两段选中的 文本进行格式对比，看看它们之间有什么区别。此外，它还可以使你进行邮件合 并。(图) 二、随需随出的“智能标签” 当你在 Word 中拷贝一段文字时，Word 就会在拷贝的文本后添加一个 “智能标签”， 单击该图标后会弹出一个下拉菜单，在菜单中提供了许多格式选 项。 智能标签总是在你需要它的时候出现，当你执行了其他任务后它就会自动消 失，取而代之的是新的“智能标签”。三、其他新特性 恢复数据：在 Office XP 中，如果 Word、Excel、PowerPoint 这三个软件中的任何一个崩溃了， 都会弹出一个对话框并帮助你恢复数据和重启软件。 加密功能：以前版本的 Word 和 Excel 都提供了文档加密选项，而现 在 PowerPoint 也将拥有加密功能，这样你的演示文档就不会轻易被人看到了。 Office 助手： 那个有点令人讨厌的 Office 助手相信没有多少人会 用它，在 Office XP 中它在缺省方式下不再是开启的，如果你真的喜欢它的话，可以手动 打开它。 搜索特性： Office XP 中新的搜索特性将给你一个耳目一新的感觉，除了可以输入你想查找 的文本外，还可以限制搜索的文件类型、文档拥有者、字数等相关信息。 改进剪贴板：Office XP 在用户界面上有了很多改进。Word 可以让你把文档中非连续的部分放 到剪贴板中， 新的 Office 剪贴板将可以储存 24 个剪贴内容，并且在每一个剪贴 项目前都有一段简短的文字说明。 绘图工具栏：新的绘图工具栏也能和 Office XP 很好结合，它提供一 个图表选项可以让你添加组织图表、圆形图表等各种各样的图表。 四、组件的改进 前面讲到的一些新特性大部分都是整个 Office XP 都拥有的，对于个 别的应用程序还有一些特定的改变值得你关注。 1.Word 的随意翻译功能 Word 将会自带英语、法语和西班牙语等语言包，你可以随意翻译单 词或选中的文本。Word 支持数字签名，这样就可以显示出该文档是否被修改过。 而表格功能也有了很大的改进： 你可以用拖放操作来拷贝整个表格，表格排序功 能也有了明显的增强。 2.Excel 的帮助修复错误功能 在 Excel 中一旦公式发生错误将会自动触发“智能标签”以帮助你 修复错误。 如果你输错了一个公式，在单元格的一角会出现一个绿色三角形以示 警告。 值得一提的是， 新的边界绘图工具可让你轻松设置表格的边框颜色和样式。 3.PowerPoint 的增加打印预览功能 PowerPoint 的动画选项和界面在新版中得到了增强，并且增加了打 印预览功能。在打印 PowerPoint 演示文稿时，你还能同时打印注释页面。 4.FrontPage 的增强处理表格功能 FrontPage 总体上没有太大的改进，只是增强了处理表格的功能和网 站发布功能。 5.Access 的支持表格功能 Access 将会支持表格，这样你就不必到 Excel 中去创建表格了。 总体来说，Office XP 主要的变革还是在人机界面的友好性方面，功 能上并没有质的飞跃。而且 Office XP 对内存的要求更大了， 相信等到今年 5 月或 6 月时， 正式版的 Office XP 一定不会令人失望的！体验 Microsoft office XP 体验 Microsoft office XP 王艳菲 本月上旬，微软宣布将它的下一代操作系统 Whistler 和办公软件 Office 10 分别更名为 Windows XP 和 Office XP， 并于今年内推出。 对于 Windows XP， 大家都比较熟悉了(本报曾于 2000 年第 47 期作过详细报道)，而对于 Office XP，我们就感到比较神秘了。XP 是英文“体验”(Experience)的意思， 如果你想一睹 Office XP 的真面目，那就随本文一起来体验一番吧。 一、随用随变的“工作助理窗” 当你第一次启动 Office XP 并创建一个新文档后，每一个 Office 应用程序都开一个“工作助理 窗”， 在“工作助理窗”里显示了一系列常用的任务命令，而这些任务命令会随 你执行的不同操作而变。 Office XP 中另一个“酷”的特性就是“格式比较功能”，你可以对两段选中的 文本进行格式对比，看看它们之间有什么区别。此外，它还可以使你进行邮件合 并。(图) 二、随需随出的“智能标签” 当你在 Word 中拷贝一段文字时，Word 就会在拷贝的文本后添加一个 “智能标签”， 单击该图标后会弹出一个下拉菜单，在菜单中提供了许多格式选 项。 智能标签总是在你需要它的时候出现，当你执行了其他任务后它就会自动消 失，取而代之的是新的“智能标签”。 三、其他新特性 恢复数据：在 Office XP 中，如果 Word、Excel、PowerPoint 这三个软件中的任何一个崩溃了， 都会弹出一个对话框并帮助你恢复数据和重启软件。 加密功能：以前版本的 Word 和 Excel 都提供了文档加密选项，而现 在 PowerPoint 也将拥有加密功能，这样你的演示文档就不会轻易被人看到了。 Office 助手： 那个有点令人讨厌的 Office 助手相信没有多少人会 用它，在 Office XP 中它在缺省方式下不再是开启的，如果你真的喜欢它的话，可以手动 打开它。 搜索特性： Office XP 中新的搜索特性将给你一个耳目一新的感觉，除了可以输入你想查找 的文本外，还可以限制搜索的文件类型、文档拥有者、字数等相关信息。 改进剪贴板：Office XP 在用户界面上有了很多改进。Word 可以让你把文档中非连续的部分放 到剪贴板中， 新的 Office 剪贴板将可以储存 24 个剪贴内容，并且在每一个剪贴 项目前都有一段简短的文字说明。 绘图工具栏：新的绘图工具栏也能和 Office XP 很好结合，它提供一 个图表选项可以让你添加组织图表、圆形图表等各种各样的图表。 四、组件的改进 前面讲到的一些新特性大部分都是整个 Office XP 都拥有的，对于个 别的应用程序还有一些特定的改变值得你关注。1.Word 的随意翻译功能 Word 将会自带英语、法语和西班牙语等语言包，你可以随意翻译单 词或选中的文本。Word 支持数字签名，这样就可以显示出该文档是否被修改过。 而表格功能也有了很大的改进： 你可以用拖放操作来拷贝整个表格，表格排序功 能也有了明显的增强。 2.Excel 的帮助修复错误功能 在 Excel 中一旦公式发生错误将会自动触发“智能标签”以帮助你 修复错误。 如果你输错了一个公式，在单元格的一角会出现一个绿色三角形以示 警告。 值得一提的是， 新的边界绘图工具可让你轻松设置表格的边框颜色和样式。 3.PowerPoint 的增加打印预览功能 PowerPoint 的动画选项和界面在新版中得到了增强，并且增加了打 印预览功能。在打印 PowerPoint 演示文稿时，你还能同时打印注释页面。 4.FrontPage 的增强处理表格功能 FrontPage 总体上没有太大的改进，只是增强了处理表格的功能和网 站发布功能。 5.Access 的支持表格功能 Access 将会支持表格，这样你就不必到 Excel 中去创建表格了。 总体来说，Office XP 主要的变革还是在人机界面的友好性方面，功 能上并没有质的飞跃。而且 Office XP 对内存的要求更大了， 相信等到今年 5 月或 6 月时， 正式版的 Office XP 一定不会令人失望的！ 系统中的 ffastun.ffa 文件 系统中的 ffastun.ffa 文件 唐i 我们计算机用户经常会发现硬盘根目录上有这样一些的文件 ffastun.ffa、 ffastun.ffl、 ffastun.ffo、 ffastun.ffx， 并且占用大量的空间。 这些文件到底是什么文件，可以删除它们吗？ 其实它们都是 Office 的杰作。安装了 Office97/2000 之后，一般会 在“启动”中看到下面两项内容：“office 启动(osa.exe)”和“Microsoft 文 件检索(findfast.exe)”，这两项会在 Office 启动时自动加载，该程序可以自 动检索个人计算机用户的硬盘中的 Office 及 Web 等文档，默认值为 2 小时。这 就是为什么在使用计算机的过程中， 有时候突然出现硬盘指示灯狂闪而程序运行 变慢的一个原因。并且它会在每个分区中都要产生像 ffastun.ffa、 ffastun.ffl、ffastun.ffo、ffastun.ffx 类似的隐藏文件。 那这两个文件到底有什么作用呢？可不可以删除呢？有时候个人计 算机用户发现把它们从自动启动菜单中清除之后，好像也没有什么事情发生。其 实它们只与 Office 软件有关。如果个人计算机用户的 Word，Excel 文件很多的 话，而且频繁使用，相互调用，共享数据资源，那么加上这两个文件，以加快文 件的搜索，否则就把这两个项目删除就行了。删除方法很简单，只要到“控制面 板→文件搜索”中，取消掉所有的文件检索任务即行了，当然也可以在安装 Office 的时候选择自定义安装，在 Office 工具中不选“文件检索”。 Excel 文字输入技巧 Lql Excel 文字输入技巧在使用 Excel 电子表格时， 有时我们需要输入大段文字或进行表格与 文字混排，此时若掌握一些技巧，会大大提高工作效率。 一、直接输入文字 在输入词组时， 若正好在词组中间需要换行， 则不能用词组进行输入， 只能把词组拆开输入。 用这种方法输入文字后，当我们要对输入的内容作添加或 删除时， 就会发现原来整齐的排版变得杂乱了，此时可用“段落重排”的方法分 别对每段文字进行排版。方法是：文字内容改好后，先排好每段第一行文字，按 段落要求首行缩进两个汉字， 并在需要的位置回车换行。接着从第二行文字开始 选择需要放置文字的区域，点击“编辑菜单→填充”项，再点击“段落重排”， 则余下的文字就会整齐排版。 二、定义相关格式输入文字 1.合并单元格： 首先选择文字放置的区域，然后依次点击“格式→单 元格→对齐”， 在文本控制栏下选中“合并单元格”及“自动换行”。接着可放 心输入文字，若输入的文字超出所定义的表格范围，则需要调整单元格的行高。 注意这种方法在需要换段落时，要用“Alt+Enter”键换行。 2.插入文本框： 表格中需要输入较多的文字时，可采用插入文本框的 方法。在绘图工具栏中点击插入文本框图标，移动光标到需插入文字的表格内， 点击光标左键并拖动鼠标， 放开鼠标后就会出现一个文本框。注意要使文本框的 边框与表格线重合。调整好文本框后，光标插入到文本框内输入文字，文字会在 文本框内按要求整齐排版。 让 Excel2000 自己操作 让 Excel2000 自己操作 宋文奇 一、自动打开文件 在 Excel 2000 中有一个名叫 XLSTRAT 的文件夹，默认位置为： C:\Program Files\Office\office，它是专门用来存放需要自动打开的文件的，所以 我们只要将要自动打开的 Excel 文件复制到该文件夹下，你每次打开 Excel 2000 就会自动运行 XLSTRAT 文件夹中的文件，即自动将该文件打开，这 样你就可以省下“打开文件”这一步了。 但是， 有许多朋友并不想将它放在 XLSTRAT 文件夹下，而将这些文件 存放在某个专门的文件夹中， 如我的文档下。但存在这些文件夹下的文件不能自 动打开， 所以我们只能将这个文件夹设置为“替补启动目录”，才能使该文件夹 下的文件自动打开。具体方法如下： 打开需要自动运行的 Excel 文件，再执行“工具/选项”命令，打开 “选项”对话框， 选择“常规”选项卡，然后在“替换启动目录”框内输入这个 文件所在的目录，接着再单击“确定”就可以将该文件自动打开了。 二、自动保存文件 大家一定会对 Word 2000 中的文件自动保存功能大加赞美，因为在使用过程中它会给我们带 来许多方便，如突然断电时可以恢复一些。其实 Excel2000 也有这个功能，只不 过大家要跟我一起来实现它。 1.加载宏单击“工具”菜单中的“加载宏”命令，打开加载宏对话框。然后将 “自动保存”(应该是最后一项)设置为选中状态，单击“确定”退出。经过上述 操作后你只要点击一下“工具”菜单，里面就出现了“自动保存”项，而且这一 项为勾选状态，表明正在执行中。 2.设定自动保存时间 单击“工具”菜单下的“自动保存”命令，打开自动保存对话框，系 统默认的自动保存时间间隔为 10 分钟， 大家可以根据自己的需要作相应的设置， 如笔者把这个时间设置成 5 分钟一次。如果选中其中的“保存前提示”项，则在 每次自动保存之前会提示用户确认，设置完成后单击“确定”即可。 让电子表格发出动听的声音 让电子表格发出动听的声音 朱忠保 假如你是一位教师， 用多媒体教学已经是很普遍的了，当你要制作一 张表格时，是否想过在制作的过程中，让电子表格会发出你要对学生讲话的声 音？如果你是某个企业的业务员，要通过电子表格向客户介绍你公司的产品，而 你的声音又不够甜美时， 可否想过在制作一张电子表格时，事先找一个声音甜美 的人，在制作这张表格时，让她讲话，当你向客户介绍你的商品时，只要打开这 张电子表格， 它就会发出那甜美的声音？又或者要向你的知心好友介绍某一张表 格的内容时， 能够听到你的声音？等等。 我可以告诉你， 这些你都完全可以做到。 一、准备工作 启动电子制表软件 Microsoft Excel，单击“插入”菜单，在弹出的菜单中单击“对象”命令，再在弹 出的对话框中单击“对象类型”框，将光标移到“声音”上，再单击“确定”按 钮， 这时就会弹出“录音机 Book1 的声音”框，将麦克风的插线插入主机箱后面 的声卡的 MIC IN 的插孔里。 二、录制声音 在你制作表格的过程中，你一边编辑表格，一边对着麦克风讲话，或 者你可以打开收录机播放音乐，又或者直接在 CD-ROM 里面播放光盘，只要将麦 克风对着发声部位即可。对好以后，再单击一下麦克风图标，随着声音的变化， 可以在音频显示屏上出现声音的频率和幅度的变化曲线， 同时在音频框的右侧显 示录音时间。如果录音完成，你只要单击一下停止键即可停下来。录音完成后， 你可单击放音键试听， 如果你认为不满意， 可以重新录制， 直到你认为满意为止。 三、声音与表格的合成 录音完成后，单击“文件”菜单，单击“退出”命令。在录音机提示 “??在继续之前，是否先更新 Book1 的声音？”在弹出的对话框中单击“是 (Y)”按钮，几秒钟后，代表已录制声音的麦克风图标被编辑到表格文件内，你 可以用鼠标将它拖到文件内的任意位置，并且将鼠标移到麦克风图标的任一角 上， 将该图标进行放大或缩小， 而表格内的任意部分内容都可以不用文字而用声 音代替。这样，一张能发出你声音的电子表格就制作完成了。 四、听表格内的声音 对于这样一张会发声的电子表格，你不但可以听取整个表格的内容， 还可以听你任意想听的某一部分内容的声音。操作如下：单击“编辑”菜单下的 “声音对象”命令，在其下级子菜单下单击“播放”命令(也可以在表格内右击麦克风图标，在弹出的快捷菜单中单击“声音对象”下的“播放”命令)，即可 以播放录制的声音。 当你想听到表格内某一单元格内的声音时，只要将麦克风图 标移到该单元格内，按上述方法就可以听到，非常方便。 全部文件编辑完成以后，你可以将它保存下来，存盘方法与我们平常 的存盘方法相同。这些工作完成以后，你可以将该发声的电子表格用 E-mail 发 送给你的朋友，让他们在远方也可听到你的声音，或者你对他们的祝福。你看， 多美呀！ EXCEL 中错误提示信息的含义及解决办法 EXCEL 中错误提示信息的含义及 解决办法 刘冠军 在 Excel 中输入计算公式后， 经常会因为输入错误， 使系统看不懂该公式。 在单元格中显示错误信息，常常使一些初学者手足无措。现将 Excel 中最 常见的一些错误信息， 以及可能发生的原因和解决方法列出如下，以供初学者参 考。 (1)#### 错误原因： 输入到单元格中的数值太长或公式产生的结果太长，单元格容 纳不下。 解决方法：适当增加列的宽度。 (2)#div/0！ 错误原因：当公式被零除时，将产生错误值#div/0！ 解决方法： 修改单元格引用， 或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。 (3)#N/A 错误原因：当在函数或公式中没有可用的数值时，将产生错误值#N/A。 解决方法： 如果工作表中某些单元格暂时没有数值，在这些单元格中输入 #N/A，公式在引用这些单元格时，将不进行数值计算，而是返回#N/A。 (4)#NAME？ 错误原因：在公式中使用了 Microsoft Excel 不能识别的文本。 解决方法：确认使用的名称确实存在。如所需的名称没有被列出，添加相 应的名称。如果名称存在拼写错误，修改拼写错误。 (5)#NULL！ 错误原因： 当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时， 将产生以上错误。 解决方法：如果要引用两个不相交的区域，使用和并运算符。 (6)#NUM！ 错误原因：当公式或函数中某些数字有问题时，将产生该错误信息。 解决方法： 检查数字是否超出限定区域，确认函数中使用的参数类型是否 正确。 (7)#REF！ 错误原因：当单元格引用无效时，将产生该错误信息。 解决方法：更改公式，在删除或粘贴单元格之后，立即单击“撤消”按钮 以恢复工作表中的单元格。 (8)#VALUE！ 错误原因： 当使用错误的参数或运算对象类型时，或当自动更改公式功能 不能更正公式时，将产生该错误信息。解决方法： 确认公式或函数所需的参数或运算符是否正确，并确认公式引 用的单元格所包含均为有效的数值。 Excel 应用技巧七则 Excel 应用技巧七则 王东 一、利用 Excel 创建序列目录 这两天在翻看《电脑报》1999 年的报纸，发现在第 3 期软件版中有一篇 文章《克隆‘目录’》，它谈的是具有序列特征的目录的建立，如 DISK001， DISK002...等， 它介绍利用一个小软件来实现的方法。我在工作中曾经遇到过种 情况，我是利用 Excel 来实现这个功能的。 比如要建立 Disk001 到 Disk020 共 20 个目录。打开一个 Excel 的空白工 作簿，在 A1 输入 md，在 B1 中输入 Disk001；选中 A1，用鼠标拖动右下角的填 充柄向下拉到 A20，这样从 A1 到 A20 全为 md；选中 B1，用鼠标拖动右下角的填 充柄向下拉到 B20，结果从 B1 到 B20 为 Disk001 到 Disk020 序列。然后选择保 存，在保存对话框中选择保存类型为 MS-DOS 文本文件，文件名为 Test.bat，即 批处理文件。系统会提示你不能保存格式，不要理会它，选择“确定”即可。退 出 Excel。将 Test.bat 文件复制到你需要创建目录的地方，执行它，你的序列 目录就自动创建好了。 二、在工作表的页眉或页脚中加上文件的全文件名(路径加文件名) 在工作簿的页眉或页脚中打印上文件的全文件名是一个查询文件位置的 好办法。可是在 Excel 中用常规的方法只能插入文件名，是不能实现像 Word 中 页眉或页脚中插入文件的全文件名的功能的。但是用 VBA 的方法就能做到。请看 一个在页脚左边插入全文件名的例子： Sub InsertFullName()? ActiveSheet.PageSetup.LeftFooter = ActiveWorkbook.FullName End Sub 如果改变其中的“LeftFooter”代码为“CenterFooter”或是 “RightFooter” 就可实现在页脚中间或右边插入文件的全文件名。 如果你想将全文件名插 入页眉的左边、中间或右边，可以修改其中的“LeftFooter”代码为 “LeftHeader”“CenterHeader”或是“RightHeader”即可。 三、Excel 表格中打印行号和列标 Excel 中一般打印时是不会打印行号(数字) 和列标(字母) 的。 但由于行号和列标用于定位工作表中信息的确切位置，所以在有些特 殊时候还是需要表格上标出行号行列标的。要使行号和列标能打印机出来，你可 以按以下步骤操作： 单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，选择其中的“工 作表”选项卡，选中“行号列标”复选框即可。预览一下，你就会发现带有行号 和列标的表格了。 四、在多个工作表内输入相同内容 有时， 我们会遇到因为某些原因要在同一个工作簿的不同工作表中某些单 元格上输入相同的内容， 你这时不必利用复制、 粘贴， 而直接采用下述方法即可： 1.在按下 Ctrl 键的同时，用鼠标单击需要输入相同内容的不同工作表， 使得非当前工作表的标签变为白色，这样就为这些工作表建立了联系。2.在其中的任意一个工作表中输入所需要的内容， 这样数据就会自动出现 在选中的其它工作表之中。 3.输入完成之后， 按下 Ctrl 键，使用鼠标单击先前所选择的多个工作表， 解除这些工作表之间的联系。 这个方法可以在需要输入时反复使用， 最适合于几个工作表中的内容既有 相同的部分，又有不同部分的情况。 五、在 Excel 中编辑单元格中的超级链接 如果你的 Excel 单元格中有超级链接， 你是否会认为编辑它是件很麻烦的 事。因为当你使用鼠标点击单元格时，其中的超级链接将自动打开 Internet 浏 览器窗口， 可那并不是你所希望的结果。然而使用键盘会让你很容易编辑超级链 接：很简单，你只要先用键盘或鼠标定位到要编辑单元格邻近的单元格，然后用 箭头键选择要编辑的单元格， 再按下 F2 来编辑单元格内容。 编辑完成后， ENTER 按 键确认改动或者按 ESC 键取消改动。 其实对于任意的单元格来说，F2 都是有效的，只不过对于编辑带有超级 链接的单元格更有用处。 六、不用公式也可以进行快速计算 你也许会遇到这样的情况，随时想知道所选中的单元格中数值的和，或者 是平均值之类的， 又不想占用一格单元格来存放公式及结果。如果选中的范围随 时可能变化，用公式也处理不了这个问题。 Excel 其实提供了这个功能，它的默认操作是“求和”。你选中一些单元 格，在状态栏中就会显示所选单元格的总和。鼠标右击状态栏，在弹出的菜单中 单击“平均值”，你就可以在状态栏中看到平均值了。 该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、最小值、最大值。你还可利 用这个方法计算包含数字的单元格的数量(选中“计数值”)， 或者计算已填充单 元格的数量(选中“计数”)。 七、使用鼠标右键拖动单元格填充柄 大家都习惯用鼠标左键拖动单元格填充柄来自动填充数据序列。其实，使 用鼠标右键拖动单元格填充柄更加灵活。当你在一单元格内输入数据后，按住鼠 标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄一直到你所想要填充的范围， 将会出现 一个菜单，其中有三组命令选项。第一组为“复制单元格”、“以序列方式填 充”、“以格式填充”、“以值填充”；第二组为“以天数填充”、“以工作日 该充”、 “以月该充”、 “以年填充”； 第三组为“线性增长”、 “几何增长”、 “序列?”。此时，你可以根据自己的需要选择一种填充方式。 用 Excel 2000 建立商品月销售明细表 用 Excel 2000 建立商品月销售明细 表 任利民 现在市面上商务软件种类很多，但是对于普通个体经销者并不一定适用。 其实，如果电脑中装有 Office 2000 就完全可以利用 Excel 电子表格管理一些简单的商务活动。本文介 绍普通个体经销户如何用 Excel 2000 建立商品月销售明细表的一般步骤与方法。 一、建立名为“2001 年某月商品销售明细表”的 Excel 文件同时由于 Excel 默认工作簿内只有三个工作表，请点击“工具/选项”菜 单， 在出现的对话框中， 选“常规”选项卡， 然后设置“新工作簿内的工作表数” 为 32。 二、建立日销售明细表 打开“2001 年 月商品销售明细表”，双击左下“SHEET1”，键入“1 日”，按回车，照此依次分别将“SHEET2、SHEET3?? SHEET31”改为“2 日、3 日??31 日”。将“SHEET32”改为“月销售明 细总表”。分别选单元格 A1、B1??K1，依次键入“编号、品名、规格、单位、 销售数、 损耗数、 销售价、 进价、 销售额、 成本、 毛利”， 选单元格 A2、 A3??A21， 单元格 B2、B2??B21，单元格 C2、C3??C21，单元格 D2、D3??D21，H2、 单元格 H3??H21(假设所经营的商品只有 20 种)分别在相应的单元格中输入商 品编号、品名、规格、，单位和进价。在单元格 A22 中键入“合计”(如图)。 分别选单元格 i2，j2，k2，分别键入“=E2*G2”，“=(E2+F2)*H2”， “=I2-J2”，选单元格 i2，将鼠标移至单元格右下角，出现黑“+”标志后，按 住鼠标左键向下拖动至单元格 i21，按此方法将单元格 j2，k2 分别拖至单元格 j21， k21， 分别选单元格 i22， j22， k22， 在单元格中依次键入“=SUM(i2： i21)”， “=SUM(j2：j21)”，“=SUM(k2：k21)”。用鼠标左键点击“1 日”表最左上角 处，定义整个工作表，点“复制”按钮，接着选工作表“2 日”，用鼠标左键点 击“2 日”表最左上角处，定义整个“2 日”表，点“粘贴”按钮，按此方法将 “1 日”表中的内容分别复制到“3 日”，“4 日”??“31 日”表中。 三、建立月销售明细总表 选“月销售明细总表”工作表，按上述方法将“1 日”表内容复制到“月 销售明细总表”中。选单元格 E2，键入“=1 日！E2+2 日！E2??+31 日！E2”， 选单元格 E2，将鼠标对准单元格右下角，出现黑“+”标志后，按住鼠标左键向 右拖至单元格 K2。分别选单元格 E2，F2，I2，J2，K2，按住鼠标左键向下拖动 至单元格 E21，F21，21，J21，K21，选单元格 E22，键入“=SUM(E2：E21)”， 选单元格 E22，将鼠标对准单元格右下角，出现黑“+”后，按住鼠标左键向右 拖至 K22。分别用鼠标左键点“G”、“H”,选取整个“G”列、“H”列,点工具 栏中“编辑”项，选“删除”按钮，删除“G”和“H”列。 至此“销售月明细表”就建成了。 四、销售情况分析 “2001 年 月商品销售明细表”建好后，只须在每日销售明细表中输入销售数，损耗 数和销售价格，其他数据都将自动生成，每天每月的销售额，利润和每个品种销 售额，利润都一目了然。同时利用 Excel 2000 强大的数据处理功能进行数据查询，筛选并绘制各种动态分析曲线 和图表，可以及时掌握商品销售动态，变化情况，从而便于经营品种的订购与营 销。 Excel 在会计中的应用 张向东 Microsoft Excel 在会计中的应用Excel 是一个拥有大量用户的优秀电子表格程序。其优秀就在于它能在各 种场合发挥出特有的作用， 对于会计工作来说更不例外。本文就 Excel 在会计工 作中的应用作一些简要介绍。 一、制作会计报表 由于会计报表有动态与静态报表之分，从时间上有月报、季报、年度报表 之分，还有单位会计报表、汇总报表，个别会计报表和合并会计报表，内部会计 报表、外部会计报表等类型，根据需要企业会计要按不同的标准进行分类填制， 因此， 尽管市面上有许多财务软件，但具体到不同的企业应用上可能会有一定的 差别， 特别是一些涉及到政策性较强的部门，其报表的个别科目名称会随不同的 时期发生一定的变化。 而且目前市场上财务类软件价格还比较昂贵，一般中小企 业难以承受。 Excel 制作会计报表则能满足企业报表特别是一些临时性报表的 用 需要。 下面以制作“资产负债表”为例，讲述会计报表的简单制作方法。一般我 们将“Excel 工作表”的第一行作为报表的表头，将第一行合并及居中后，输入 标题，字号选择“20～24 号字或小初至二号字”，字体一般采用“宋体字”并 加粗；第二行留作填写“编制单位、日期”等项目，其日期的写法可先设置好单 元格格式， 每次制表时， 只须输入相应阿拉伯数字即可： 选定单元格， 在“格式” 栏中选取“单元格式”，再点击“数字”，选择“日期”，从类型中将“1997 年 3 月 4 日”或“一九九七年三月四日”?这是 Excel 的内存模式， 这两种模式 会产生不同的日期方式 选定，确定后，在该单元格中输入日期(可直接用数字 输入)，如输入“”(“00/10/1”、“”、“00-10-1”等都 可以)，回车后，单元格内马上显示出“2000 年 10 月 1 日”或“二○○○年十 月一日”的日期；从第三行起开始制作表身，样表制作好之后，再将各单元格对 应关系输入公式， 并将有公式的单元格设置为锁定保护状态，以避免误操作删除 公式。 资产负债表反映出了资产、负债和所有者权益之间的内在关系，左方和右 方应该是绝对平衡的， 为防止输入数据或填制表格时发生错误，我们可以设计一 个检查单元格： 在表格的底部或右侧选择一个空单元格，在其中输入“='资产总 计数据单元格'-'负债和所有者权益总计数据单元格'”， 那么， 表格填写完毕后， 此单元格内显示的数据应为“0”，如是其他数字，就要及时查找原因和更正。 二、汇总报表 上级财会部门需要将下级单位的报表进行汇总， 以前这项工作要靠手工完 成，是一个繁琐、繁重、极为耗时的工作，相信使用 Excel 进行汇总一定会使你 事半功倍，大大提高工作效率。 根据下属单位的多少复制出子报表，首先在工作簿中插入空白工作表：选 择“工具”菜单中的“选项”命令，出现“选项”对话框。单击“常规”标签， 在“新工作簿内工作表数”的数值框内输入想要的工作表数目(在一个工作簿里 最多可包含 255 个工作表)，“确定”后点击“新建”，工作簿即出现想要的工 作表，我们可将第一个空白工作表标签改为“00”，制作好会计报表表样；将下 属单位依次编号为“01，02，03??20”(假设有 20 个单位)，并相应更改其工 作表标签名称。然后按下述方法进行操作：⑴打开被复制的工作表(即“00”工 作表)；⑵按“Ctrl+A”或单击工作表左上角行号与列号相交处，选定整个工作 表，选择复制命令；⑶单击第一个空白工作表标签(“01”工作表)，按住 “Shift”键点击最后一个工作表标签(“20”工作表)，即选中所有要复制的工作表；⑷单击要复制工作表的第一个单元格，使用“粘贴”命令，即复制出多个 相同内容的工作表。 在“00”(汇总)工作表中汇总的第一个单元格中输入“=SUM('01:20'！ B5)”，后面的“B5”指单元格名称；然后将此单元格公式复制到其他需要汇总 的所有单元格中。复制可采用快捷方式：选中该存放公式的单元格，移动空心十 字光标至单元格右下角，待光标变成小实心十字时，按住鼠标左键沿列(对行计 算时)或行(对列计算时)拖动，至数据结尾完成公式的复制。这样，你的汇总工 作表就制作好了，只要将下属单位的报表数据输入到相应的工作表中(注意编 号)，所有的汇总工作就完成了。 三、网上合并工作表 上面介绍的汇总工作表仍需要汇总单位进行数据的输入， 算得上半自动化 吧。 如果各个单位都已联网， 那么报表的朝夕汇总就只在了。 具体操作步骤如下： 1.打开上面介绍的制作好的汇总报表的工作簿，单击“工具”菜单中的 “共享工作簿”选项；在“共享工作簿”对话框中单击“编辑”选项卡；选中 “允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框；单击“高级”选项卡， 在“修订”栏中选定“保存修订记录”单选按钮，然后在文本框中输入天数(根 据报表修改及报送时间设定)，单击“确定”按钮； 2.单击“文件”菜单中的“另存为”选项， 为其他下属单位制作共享工作 簿的备份，并为每个备份取不同的名字，发往下属单位(如果下属单位未联网， 则可用软盘)，由下属单位在自己编号的工作表中填写数据；为防止下属单位随 意更改其他单位报表，可分别将其他单位(编号)工作表设为保护(全部)状态； 3.收到下属单位填写好的报表后，放在同一个文件夹中，打开制作备份时 的那个共享工作簿， 单击“工具”菜单中的“合并工作簿”，此时会出现提示保 存共享工作簿； 在“将选定文件合并到当前工作簿”对话框的文件列表中，将下 属单位报送的报表备份选中(按住 Ctrl 或 Shift 键依次单击各个文件名)，单击 “确定”按钮后，所有的工作即自动完成。 Excel 中用自动运行宏提高工作效率 Excel 中用自动运行宏提高工作效率 梁延峰 在日常工作中， 我们经常需要在每次打开同一个 Excel 文件时都进行一些 例行的操作，如改变表格的格式、更新报表日期、打印文件、对工作表进行保护 或取消保护等等。Excel 的自动运行宏“Auto_Open”可在文件打开后立即完成 这些例行的操作任务，既快速又准确。 假设我们在 Excel 文件的工作表 Sheet1 中有一个《销售日报表》如下图： (图) 下面我们在这个文件中建立一个 Auto_Open 宏， 让它在文件打开后自动完 成下面任务： 1. 取消工作表保护； 2. 把“当日销售”列里的数据值复制到“上日销售”一列； 3. 将日期增加一天； 4. 恢复工作表保护。 具体做法如下： 1.在“工具”菜单上选择“宏”子菜单，打开“宏”对话框，在“宏名”一 栏里键入“Auto_Open”，再点击下面的“新建”钮，进入宏编辑状态。注意不 要把宏名字输错了，否则宏不会自动执行。 2. 在宏编辑状态下，把下面 VBA (Visual Basic for Application) 语 句输入到 Auto_Open 下面： Sub Auto_Open() Sheets(“Sheet1”).Activate '取消工作表保护 ActiveSheet.Unprotect '将当日销售值拷贝到上日销售一栏 x = MsgBox(“把当日销售值拷贝到上日销售栏吗？”, vbYesNo) If x = vbYes Then Range(“B5:B8”).Copy Range(“C5”).Select Selection.PasteSpecial Paste:=xlValues Application.CutCopyMode = False End If '将日期增加一天 x = MsgBox(“把日期增加一天吗？”,vbYesNo) If x = vbYes Then Range(“C2”)= Range(“C2”)+ 1 End If '重新保护工作表 ActiveSheet.Protect End Sub 将文件保存并关闭。 重新打开此文件，体验一下 Auto_Open 宏是如何为你 工作的吧。 如果你想用 Auto_Open 完成其它的操作而又不知道如何用 VBA 语句直接建 立宏，Excel 的录制宏的功能可以帮助你，但是别忘了把所录制的宏取名为 Auto_Open。关于录制宏的方法请参阅一般的 Excel 功能手册。 用 Excel 合并会计报表 用 Excel 合并会计报表 刘昌松 我看了《电脑报》2001 年 4 月 2 日第 13 期《Excel 在会计中的应用》 一文， 其中提到利用 Execl 汇总报表的方法，但每次都要把下属单位的报表数据 手工输入子报表中，如果下属单位较多，每次都这样操作甚是麻烦。下面介绍我 在实际工作中摸索出的一种合并会计报表的方法： 利用 Execl 可以在不同的工作 簿文件中建立链接关系的功能来合并报表。 这种方法可一劳永逸解决每次手工输 入的问题， 只要每次将下属单位的报表文件拷贝到指定的目录下，就轻松完成了 报表合并！ 应用此法的前提是： 所有的下属单位上报的报表都是 Excel 格式的工 作簿文件，具体上报文件可以用磁盘或 E-mail 方式传送文件。此法的思路是： 建立一个汇总工作簿，第一张表为汇总工作表，其后是各个下属单位的分表；把 下属单位传送来的报表文件存放在指定的目录中， 再将汇总工作簿中的分表和指定目录中对应下属单位的工作簿文件建立链接关系(将下属单位的报表数据引用 到对应的分表中)；最后将汇总工作簿的分表数据用求和函数汇总到汇总工作表 中，形成汇总报表。 1.给每个单位上报的报表文件指定文件名。如：A1.xls、A2.xls?? 并把下属单位的报表文件存放在指定的目录。 2.建立汇总工作簿。在其中建立 1+N 张工作表，“1”表示第一张是 汇总工作表，“N”表示下属单位的个数，有 N 个下属单位就建立 N 张分表。然 后将下属单位报表的格式，用“选择性粘贴”→“格式”，复制到分表中。这是 为了防止在建立分表和对应的下属单位工作表的链接时， 因两个工作表的格式不 同，而在分表中产生链接值为零的单位格。 3.建立分表与各单位报表文件的链接关系。 先打开一个下属单位的工 作簿文件，选中待汇总工作表中的有效单元格(注意：不是工作表中所有的单位 格，如果不幸你将分属不同文件的两个工作表中的所有单位格建立了链接关系， 那么你的电脑必定死机！)复制下来，再打开汇总报表工作簿中该单位所属的子 表，在左上第一个单位格上单击右键，选择“选择性粘贴”，在弹出的对话框中 点击“粘贴链接”， 就建立了该单位报表与所属子表之间的对应链接关系。链接 的下属单位报表文件作了任何改变， 都会立即在所对应的分表中反映出来。 然后， 对其它的单位的报表和所属子表如法建立对应链接关系。 4.将分表数据汇总到汇总工作表中。用《Excel 在会计中的应用》一 文中介绍的方法在第一张汇总工作表中建立汇总的函数关系。(函数公式为： “=SUM('A1:An'!Xn)”：“SUM”为求和函数，“A1”表示要汇总的第一张工作 表名，“An”表示要汇总的最后一张工作表名，“Xn”表示要汇总的单元格。) 这样， 我们就完成了汇总报表的编制工作。以后每月只要将下属单位 上报的报表文件拷贝到指定的目录中，就轻松完成了报表的合并。你也试试吧， 只要开动脑筋，巧妙运用办公软件，就能提高工作效率，轻松实现办公自动化！ 用 MS Office 提高工作效率的三个途径 用 MS Office 提高工作效率的三个 途径 张翼 MS Office 是我们最常用的办公软件之一，我们在使用它的时候，如果能提 高工作效率，就能在相同时间完成更多更好的工作，这对于企业降低成本、增强 竞争力至关重要。本文要讨论的正是如何用 MS Office 提高日常办公效率的问题。 典型办公环境的工作任务 尽管公司机构的业务、规模和管理千差万别，但是在典型的办公环境 的工作中，主要可以概括为以下几个方面： ● 文字处理：各种报告、公文、信件等文档。 ● 数字处理：统计报表、财务报表和其它数据分析。 ● 个人信息管理：联系人、通信、日程等。 在不同的环境下， 办公可能还包括数据库处理和网页制作。所有这些 工作，都可以通过最流行的办公套件 MS Office 来完成。MS Office 不仅功能强大，而且为提高办公效率提供了多种途径。 途径之一：模板、样式和自动编号在进行文字处理时，最可能影响效率的问题是：重复输入、格式设置 和编号问题。针对这些问题，Word 为用户提供了模板、样式和自动编号。 对于同一类的文档， 会有很多相同的内容， 如发文的字号和收文单位。 为了避免重复输入，可以把内容相同部分保存为模板，当再次撰写同类文档时， 建立基于此模板的文档， 就只须输入必须输入的不同的内容，其它内容相同的部 分则由 Word 替你完成(Word 的默认模板是 Normal.dot)。 模板不仅可以记录内容， 也可以记录格式和设置，以及页面设置、自动图文集和样式等。通过域和宏可提 示用户输入容易遗漏的重要信息。模板的制作非常简单，通常只要把一个普通的 文档保存成模板即可。 通过“文件”菜单的“新建”命令即可建立基于选定模板 的文档。 Excel 同样具有模板，处理方式也类似于 Word(Excel 的默认模板是 Personal.xls，又称个人宏工作簿，在将录制宏保存在其中之前是隐藏的)。而 在 PowerPoint 中，则是通过母板、设计模板、版式和配色方案共同来实现类似 功能的(这些功能的目的是为了保持格式的一致性)。 在处理文档时， 格式设置也是一件颇费精力的事，一些机构对于内部 文档的格式有着严格的要求，格式可能会包含字体、字号、颜色和段落格式等多 个方面。通过格式菜单中的样式命令可以自定义样式，并且可以保存到模板，这 样不仅可以快速地应用各种格式(格式刷也是快速应用格式的方法，但无法将格 式记录下来，且不如应用样式方便)，而且可以应用到其它文档。 在文档中，如果出现 3 个以上标题，就应该进行编号。除了一级标题 外，还会出现二级标题和三级标题编号(Word 共提供了 9 级标题)。为了清楚起 见，有不少用户喜欢在编号时引用上级标题编号(又称法律条文编号，形如 1， 1.1，1.1.)。此外，文档中还可能会有图表编号，并且在正文中引用这些编号。 如果所有这些编号都是手工输入的， 编号可能会成为一个最令人头疼 的问题。一旦标题或图表的相对位置发生变化，重新调整编号简直是一场噩梦； 而只要使用 Word 所提供的多级编号、题注和交叉引用等功能，则上述所有各种 编号都将自动生成， 并会根据相对位置显示编号，这样不仅仅是少输入了几个数 字，你将永远不用再担心编号出错了。 途径之二：填充柄 Excel 中的填充柄是选定区域右下角的一个小黑块，当鼠标位于填充 柄上时，鼠标形状会由空心十字变为实心十字。不要小看填充柄，它好比魔术师 手中的魔棒，也是提高效率的最有力武器之一。很多人都知道，拖动填充可以自 动填充 1，2，3??星期一，星期二，星期三??等序列。用户还可以自定义序 列，以完成自动填充。 除了简单的自动填充外，填充柄的自动填充还可以完成复杂的填充。 按住右键拖动填充柄，如果已填充的内容为数字或字符，可以选择复制单元格、 以序列方式填充、仅填充格式、以值填充；如果填充的内容为日期，则可以以天 数填充、以工作日填充、以月填充或以年填充。例如，输入某个月末日期，通过 右键拖动填充柄，并选择以月填充，则可填充各月月末日期，遇到闰年 2 月还会 自动填充 2 月 29 日。 公式的输入更是离不开填充柄，只要输入一个公式，拖动填充柄即可 完成公式的复制(对于大块区域的输入，亦可采用快捷键“Ctrl+Enter”)。默认 情况下，公式采用的是相对引用，这意味着相同的公式只须输入一次。如果你认为拖动填充柄复制公式的效率还不够高，那么试试双击填充柄，结果一定会让人 看得目瞪口呆。 途径之三：个性化设计 MS Office 功能非常强大，以至于一些用户埋怨它的功能太多。而且每次新 产品推出，总要增加很多新功能。微软公司经过多年的研究分析也发现，在 Office 的用户中，很多用户只使用了很少部分的功能。 为了方便用户迅速找到他们需要的功能，Microsoft Office 设计了个性化菜单和工具栏。菜单和工具栏只显示最常用的功能， 其它功能可通过扩展按钮打开，并为凹下状。一旦这些菜单命令或按钮被使用， 则会自动变化为常用状态。而长时间不使用的菜单命令和按钮将被自动隐去(如 图)。 经过一段时间， 系统的菜单和工具栏就将以你的使用方式出现。让你 集中精力，快速找到所需功能，而不会受到其它不常用的命令或按钮的干扰。类 似的功能在常用文件的历史记录和常用函数等方面也有体现。 MS Office 是一个功能非常强大的应用系统，提高效率的设计在方方 面面都有体现，这也是微软将其 Office 称作“今日效率之源”的重要原因。 用 Excel 2000 建立简单、实用的进销存系统 用 Excel 2000 建立简单、实 用的进销存系统 王志军 现在市面上进销存管理软件主要以《速达 2000》和《管家婆》等软 件为主，这些软件确实功能强大，极大方便了广大中小型工商业用户，而利用 Excel 2000 的强大功能也能方便快捷地实现进销存的简单管理。 一、功能需求分析 进销存主要涉及材料的进出，产品的销售，毛利、库存的计算等等。 我们根据这一要求建立例表如下：(图) 各列顺序为“类别、货品编号、货品名称规格、单位、库存数量、成 本价、库存金额、进货数量、进货金额、累计销售数量、累计销售金额、累计销 售毛利、当天销售数量、当天销售金额、当天销售毛利”。每一行则是每一种具 体的货品。 库存数量为最新的实时库存，以利于日常管理，当进货或销售时，库 存数量、成本价会实时相应改变。 二、功能的实现 (一)建立相应公式 1.库存金额=库存数量×成本价。即在 G2 格录入“=E2*F2”。 2.当天销售毛利=当天销售金额-当天销售数量×成本价。即在 O2 格 录入“=N2-M2*F2”。然后把公式复制到每一行。 (二)进货流程 当有进货时，将进货数量、进货金额录入相应的单元格后，库存数量 相应增加，成本价相应改变，然后清空录入的进货数量、进货金额单元格，以利 下次录入。要选定 Q、R 两列为累加区。操作如下：1.在 Q2 格录入“=E2+H2”，在 R2 格录入 “=ROUND((I2+G2)/(E2+H2),0)”，然后把公式复制到每一行。 2.选择工具菜单“宏”中的“录制新宏”， 给新宏确定宏名为“进货 提交”， 然后开始录制： 选定 Q2 到 R16 区域， 复制后， 点击 E2 单元格， 选择“编 辑”菜单中的“选择性粘贴”，只粘贴值。然后选择 H2 到 I16 区域，清空。停 止录制宏。 3.为保护 Q、R 两列，将 Q、R 两列隐藏。其实就是起到一个累加器的 作用。这样当宏录制完成后，每次只需点击相应的宏，进货数量就实时增加到库 存中去了。 (三)销售流程 当销售时，将销售数量，销售金额录入相应的单元格后，库存数量相 应减少，累计销售数量、累计销售金额、累计销售毛利相应累加，然后清空销售 数量，销售金额的单元格，以利下次录入。要选定 STUV 四列为过渡区。操作如 下。 1.在 S2 格录入“=E2-M2”，在 T2 格录入“=J2+M2”，在 U2 格录入 “=K2+N2”，在 V2 格录入“=L2+O2”，然后将相应公式复制到每一行。 2.选择工具菜单“宏”中的“录制新宏”， 给新宏确定宏名为“销售 提交”，然后开始录制：选定 S2 到 S16 区域，复制后，点击 E2 单元格，选择编 辑菜单中的选择性粘贴，只粘贴值。然后选择 T2 到 V16 区域，复制后，点击 J2 单元格， 选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”， 只粘贴值。 最后选择 M2 到 N16 区域，清空。停止录制宏。 3.为保护 S、T、U、V 四列，将这四列隐藏。 (四)建立自定义菜单 为了操作起来更加方便、快捷，通过新建菜单和自定义宏把录制的宏 放到菜单中去。操作如下： 1.点击“视图/工具栏/自定义”，选命令中的“新菜单”，将“新菜 单”拖至菜单项， 用鼠标右键点击新建的“新菜单”给它重新命名，如“明月灯 饰”。 2.再选“视图/工具栏/自定义”，将命令中的“宏”-“自定义按 钮” 拖至新建的菜单下。 给“自定义按钮”指定新名为“进货提交”，然后在 指定宏中指定刚才录制的“进货提交”宏。 3.重复以上第 2 步骤，新建一个新按钮，改名为“销售提交”，指定 宏为刚才录制的“销售提交”宏。 需要说明的是因为列之间有相应的关联，列不能随便增删。而行可以 任意增加或删除。这样可以方便地增加各种货品了。 当这个系统建立后， 每天只要输入进货或销售的资料，每天的实时库 存、每天的毛利、累计毛利都一清二楚，再利用 Excel 2000 的筛选、打印等功能打印出来，真是轻松上手，全不费一点功夫。 以上只是一个例子，在实际运用中，只需将相应区域扩大即可。 用 Excel 实现招标评分自动化 魏俊岭 用 Excel 实现招标评分自动化企业在新建项目、 物资采购时多采用招标方式，如果在招标会上还采 用手工方式处理评委打分以及计算投标单位的综合得分，不仅方式落后，而且易 忙中出错， 而利用 Excel 可以十分方便地实现招标评分的自动化。下面笔者举例 介绍具体方法： 一、实例内容 以某企业 A 工程招标为例，对投标公司进行百分制打分排序，分数的 组成见图 1。其中，财务状况、质量认证、注册资金、银行资信在会前可由专业 部门按照评分规则对投标单位所送资料进行评估打分，事先填写到表中即可。招 标会现场需确定的分数有：报价(满分 60 分)，企业的信誉及实施方案(满分共 23 分)，其中报价分数由电脑自动计算，后面两项由评委根据投标单位会上发言 及标书情况现场打分。 这两项分数权重大， 计算麻烦， 如果利用 Excel 自动计算， 将在很大程度上提高会议效率并保证结果的准确性。 二、实现步骤 1.设计报价评分表 假设共有 9 家单位投标，报价最低者得满分 60 分，其他单位得分公 式为：60×(1-(报价-最低报价)/最低报价)，如果计算结果小于 10 分，全按 10 分计，步骤如下： (1)按照图 2 所示建立表格，将报价单元格设为货币格式。 (2)在表格下方建立 9 个报价中最低报价单元格，公式为 “=MIN(C3:C8)”。 (3)根据计算公式，A 公司得分公式应为 “=60*(1-(C3-$C$9)/$C$9))”，但需要考虑几个特殊情况，一是如果结果小于 10，应显示 10；二是如果某公司弃标，报价为空时，得分应为 0，决不能将弃标 按报价最低错算成 60 分；三是当某公司报价为 0 时(发生的可能性很小)，计算 结果中不显示出错信息，而显示 0；四是复制公式时，最低报价单元格不应发生 变化，应进行绝对公式引用；根据这四个方面，A 公司得分公式将应用到三层 if 嵌套，应为 “=IF(C3=0,,IF($C$9=0,,IF(60*(1-(C3-$C$9)/$C$9)&=10,10,60*(1-(C3-$C$9 )/$C$9))))”，请感兴趣的朋友仔细分析。 (4)复制出其他 8 个单位的公式。 2.设计需评委打分的表格 以实施方案为例，步骤如下： (1)按照图 3 所示建立表格。 (2)A 公司的最后得分应该是去掉最高分和最低分的算术平均数，但 仍需考虑一个问题， 如果现场有评委未到， 单元格为空时， 评委个数应自动减一， 这个问题可以利用 COUNT 函数解决，而最大最小值则可用 MAX 和 MIN 解决，则 A 公司的得分公式为 “=((SUM(C8:K8)-MAX(C8:K8)-MIN(C8:K8))/(COUNT(C8:K8)-2))”； (3)复制出其他 8 个单位的公式。 3.设计总分表格 (1)按图 1 所示建立表格。 (2)报价、实施方案、企业信誉均引用前面工作表中数据，如 A 公司 报价单元格公式应为“=报价!D3”。(3)总分单元格利用求和公式即可，如 A 公司总分单元格公式应为 “=SUM(C4:I4)”。 (4)复制出其他 8 个单位的公式。 这套评分系统充分考虑}