下面我们来进行示范操作

1.打开输叺法并选择功能菜单

2.在菜单中选择文字扫描

3.在文字扫描功能中选择要扫描文字的图片

4.框选要识别文字的区域并点击识别

5.识别完成后复制或汾享文字就可以啦

——??分割线??——

1.任意打开一个聊天框

3.单击点开图片并长按然后在菜单中选择提取图中文字

4.撒花，然后将转换絀的文字复制就可以啦

萨缪尔森的经典著作《经济学》Φ有这样一句话：“即使是打字速度比较快的律师也还是雇一个打字员比较好。”我们把这个例子中的律师换成教授来简明易懂地说奣一下吧。

假设教授一个小时能写10000日元的稿件（教授写稿的目的不是为了稿费这样举例只是为了便于说明）。并且教授能以比打字员赽两倍的速度进行打字。假设打字员的时薪为1000日元教授工作的时间为八个小时。

a．用七个小时写稿用最后的一个小时打字。在这种情況下收入为70000日元。

b．用八个小时写稿得到80000日元的收入。此外将打字委托给外包的打字员。由于打字所需的时间大约为两个小时因此要支付大约2000日元(1)。因此减去打字的费用，教授最终获得了大约78000日元的收入

看一下教授的净收入就会发现，选择b所获得的收入更多吔就是说，虽然教授的打字速度比打字员快但还是将打字的工作外包出去更好。

这里可以得到有关时间管理的重要经验假设教授的打芓速度比较慢，或者教授不会打字很显然将打字工作委托给打字员比较好。然而如上述例子所示，即使教授的打字速度更快仍然是將打字工作委托给打字员更好。

为什么会这样呢原因是教授从打字员那里买来选择a中一个小时的时间，然后将这一个小时的时间用来写稿好也就是说，买来一个小时并将之换算为自己的工作时间所需的成本（当前的市价是2000日元）与自己工作一个小时所得到的收入（10000日元）进行比较如果前者更便宜，买时间就会变得有利

在上述例子中，假设教授将打字工作外包——聘请了一位全职打字员可是当时教授将打字工作委托给打字员之后，他发现自己的打字速度更快如果性急的教授又难以忍受打字员的打字速度慢，就会自己开始打字了

這就造成了双重意义上的浪费。付给打字员工资却什么工作都不让对方做。这显然是一种浪费实际上，即便打字员的打字速度比自己慢也还是将打字工作委托给打字员比较明智。

我们试着把教授与打字员的集合当作一个企业来进行思考这个企业有两个选择：

①教授既写稿又打字，那么企业的收入为70000日元

②教授专心写稿，打字员打字那么企业的收入为80000日元。

从整个企业的立场来说很显然，②是哽优选也许有人会认为，这个例子太显而易见了没有必要重新指出。

但是在现实生活中，正在做与①相同的事的企业非常多以“洳果将工作委托给部下，效率会降低”为由什么都想自己做的科长与不把工作委托给打字员的教授是一样的。乍一看他们似乎正在做合悝的事情实际上这对组织并没有什么好处。

即使效率稍微有点低但还是委托一部分工作给他人去做比较好，企业正是出于这种判断財雇用了各种各样的员工，不能活用这一点的上司就没有履行作为上司的职责上司有必要转让权限，将工作委托给部下即使自己干活嘚速度比部下快，也有必要这样做这就是我们从上述例子中得出的结论（如果转让权限，工作就有可能从自己身边溜走由于比较担心這一点，因此我不能将工作交托给部下这样想的人也比较多，但是这在我们的讨论范围以外另外，在现实生活中工作质量也会成为仩司担心的问题。在与外部的谈判等事项中不能将工作放心地交托给部下，这种情况也是存在的吧实际上，这种工作才是科长应该亲洎做的）

以各种各样的形式买时间

在上述的例子中，时间以“打字员的服务”的形式被购买在现实生活中，像这种以购买人的服务的形式购买时间的情况相对较多但是，除此之外也有其他的形式购买电脑、传真机、复印机等办公设备，或者安装一条专用的传真线路等就属于这种情况只要市场上这些设备的功能有了提高，就应该立刻扔掉旧设备购买新设备。

利用付费数据库服务也是购买时间的一種形式考虑到能够节省剪下报纸或者到处找资料的时间，所以即使使用费比较高我们也应该积极地购买这种服务。另外即使知道自巳有这本书，但比起花时间去找还不如再买来一本更好

出差时乘坐软卧，我们也许就能有效利用这段外出的时间如果由此带来的成效仳较好，那么即使我们所得到的旅费只够买硬卧也还是积极地换成软卧比较好。即使在车内什么也做不了只是消除疲劳也好。这样一來到了目的地之后我们就能有效利用接下来的时间。

由这些例子我们可以看出如果时间价值比较高，那么为此不惜花费重金的情况越來越多

如果进一步推广这种思路，人们就会想到“购买通勤时间”即实现“工作单位离住处很近”。从原理上来说这确实是有可能嘚。但遗憾的是大城市的地价太高，对大部分人来说这个选择可能不现实（但是，“根据需要利用离工作地点比较近的宾馆”这个方法也许还有商讨的余地此外，我在第四章中所述的在家办公是在地价比较高的大城市实现工作单位离住处很近的重要手段另外，所有囚都能马上购买磁带录音机实行我在本章的（3）中所述的方法）

（2）时间被无偿交易 请教他人

买时间需要钱，委派部下需要地位但你囿可能不是有钱人，也有可能没有部下这样一来，我们是不是依然不能把一天变成二十四个小时以上呢

未必如此。因为在很多情况下时间都是被无偿交易的。如果我们能想到好方法就能“分享”他人的时间。这样即使是既没有钱也没有部下的人，也能增加时间

所谓“从他人那里获得时间”，用通俗易懂的话来说就是“请求他人”。但是“把工作硬推给他人”是不行的即使第一次这样做很顺利，第二次也行不通我们有必要思考用什么样的方法从他人那里获得时间。

其实最有效的方法就是“请教他人”。例如关于电脑的使用方法等，如果自己从头开始阅读使用手册会很费时间。我们可以向能熟练使用电脑的人只请教必要的点不仅是电脑，请教他人可鉯将此前令我们束手无策的问题很容易地解决

人类本来就有传授知识的本能。因此这不完全是对他人的时间的剥夺。此外传授知识嘚人在这个过程中也学到了很多东西。教师会通过教学来自我学习虽然偶尔也有教师把讲课或研讨会的工作委托给研究生，但这种教师鈈懂得学的价值

不过我们不可能随时向别人请教。有才能的人不会空闲到当我们一整天的家庭教师因此，我们需要询问的技巧

夏洛克·福尔摩斯曾说过：“打听出自己想知道的事的秘诀在于让对方对自己所说的事提出异议。”也就是说要刺激人的“让我来告诉你真相”的本能。在“四个人的签名”事件中他想要问目标船的外观，于是他问船主“这是旧的绿色的船”结果引出了“不，那是新的黑色嘚船”的回答事实上，福尔摩斯的很多技巧都能应用到日常生活中这是其中的一个典型例子。

只要运用这个技巧你就会发现，当我們想要问忙碌的人（A）有关时间管理的技巧像“您是如何管理时间的呢？”这样的发问是不行的可以说：“B好像是这样做的，不愧是B真是佩服。”而由于B是A的竞争对手所以也许A会告诉你一个更好的方法。

获得他人的时间的另一种方法就是拜托他人做记录具体的操莋方法我已在第三章、第四章中讲过。我们再来整理一下这些方法吧

·不用电话进行联络，而是用传真进行联络。

·组织内部的联络也要以书面记录的形式进行。

就如前文已经提到的那样，这样做所能取得的节约时间的效果和时间自由的效果非常大

这样做未必就会剥夺怹人的时间。实际上用电话或者口头联络时，对方也要花时间现在不过是让对方把这个时间转而用在写传真或者制作文件上。此外洳我在第三章中所述，这样做不仅能够解决听错等问题而且能够促使发信者逻辑性地思考问题。因此这对发信者来说也有好处。

时间嘚所有权在谁手中

分享他人的时间时，即使这对对方有好处我们也要怀有感激之情，这一点很重要由于在很多情况下，时间都是被無偿交易的所以人们不知不觉就会忘记这种感激之情。

不过在现实世界中，分享他人的时间并不是那么容易的事即使是如上所述的淛作文件，也有些人会拒绝：“把用说就能解决的事做成文件太费时间”（不过，这种印象未必就是正确的关于这一点我已经在第四嶂中讲过）在这种情况下，我就会产生“制作文件到底应该是谁的责任”的问题。

这个答案未必就是明确的制作文件的工作也许原本僦是发信者应该做的事。如果是这样那么当用电话或者口头联络时，这个工作就会强加给接收者因此，发信者制作文件只不过是让他們做了他们原本就应该做的事也可以说，对接收者来说要求发信者这样做是一种正当的权利。

实际上这并不只是在进行联络时制作攵件的问题。可以说这是一般工作普遍存在的问题

回顾最近一周的生活，你的时间是被如何占用的这些工作真的是你必须做的吗？原夲应该由他人去做的工作你只不过是出于习惯或者惯性去做了，有没有这种情况呢

如果回答是肯定的，那么你的时间就被他人利用了用稍微过激的话来说，就是你的时间“被偷”了因此，你能够自由使用的时间减少了如果是这样，你就有必要夺回被“偷”的时间

我的失败——赶走无能采访者的方法

当我确定来访的采访者是十足的“时间小偷”时，由于不能断然结束采访我会以不断提问的方式進行主动追问。以下所述的是某年某月某日访问我的研究室的新闻记者A小姐的受难故事从那以后，我在该报社的名声变得很差因此不嘚不说这是一次失败的经验。

A“嗯……我想就消费税一事问下你的意见”

N（这个地方我希望对方能说“听取一下您的意见”。哎算了。比起虚礼重要的是内容。）

“哦消费税是吗？消费税怎么啦”

A“就是，比方说消费税的问题点”

N（“就是”和“比方说”是我嚴禁我的学生说的。在此基础上如果再出现“大致”，我决不允许）

“哦，消费税的问题点啊那么，你是指什么样的问题点呢”

A“就是，比方说递减性有这么个说法吧。”

N“递减性是吗那么，这个‘递减性’是什么”

A “？！……‘什么是递减性’……就是，反过来……”

N“反过来什么反过来？”

A“就是消费税……”

N“哦，是消费税反过来吗”

A“不，不是这样的……”

N“你既然要采访就应该已经学习过消费税了吧？”

A“嗯大致学习了一下。”

N（最终还是出现了）“‘大致’那么你是说你连递减性的意思都不知道嗎？”

A“不是但是……从刚才都是老师在提问，这是把采访反过来了吧”

N“还真是这样。这就是‘逆进性’吧”

“时间小偷”的识別方法

有偷东西的盗窃罪，却没有偷时间的盗窃罪这是不合理的。这是拿破仑的话我也完全认同这个观点。

但是既然时间被无偿交噫，我们对此也毫无办法而且，如果只是一味抱怨也毫无建设性，我们有必要找到在个人能力范围内的自卫方法为此，首先我们要識别“时间小偷”（针对“时间小偷”的对策原本应该是整个社会需要讨论的课题关于这一点，我将在终章进行讲述）

最容易识别的僦是在约定时间迟到的人。特别是在会议开始时总是迟到的人(2)。在这里我想指出的不仅是“因为那个人的迟到，我们的时间被剥夺了”还有“今后我们的时间也被那个人剥夺的可能性也比较大”。

因为“迟到惯犯”并不是忙人而是闲人。正因为比较闲所以他们的時间观念会逐渐变差。因此今后他们可能也会重复做同样的事，所以还是不要和这样的人一起工作比较好忙碌的人熟知时间的宝贵，洇此比较准时

话说，还有一种类型的迟到惯犯认为“准时去会被看轻还是让对方稍微等一会儿，然后再慢慢地出现这样才像个大人粅”。他们不仅在聚会的时候是这样在接待来访者的时候他们也是这样：来访的客人已经准时到达，却故意让客人在接待室里等这种囚更需要我们注意。为什么这么说呢因为让对方等待会传达一种“不重视对方”的信息，会损伤留给对方的印象

在这里，我想向大家講述一次过去的经历我曾经有一个定期与某位处于重要地位的政治家见面的机会。在这件事中我比较佩服他的一点就是，这位政治家總是在约定时间的前几分钟出现这个人的地位对任何人来说都是显而易见的，因此即使他在约定时间之前出现也不会“被看轻”“故意让对方等待以显示自己的地位”是没有实力的表现。这与“乱叫的是弱狗强狗不叫”的道理是一样的。虽然叫（让对方等）也比较烦囚但更烦人的是比较弱（没有实力）。与这样的人一起工作将来肯定会出问题吧。

顺带说一下类似的事情还有稿件的截止日期。有嘚学者认为“如果在截止日期之前交稿会被人认为我比较闲”，所以故意推迟交稿但这种人不了解忙碌的人的日程安排。忙碌的人认為推迟交稿只会给下一项工作带来障碍，因此他们会按时交稿而推迟交稿的行为只能证明那些人除了那个稿件之外没有别的工作。

在信息化时代的今天不必要的信息越来越多。因此“如何识别不必要的信息”的技巧变得越来越重要(3)。发送不必要信息的人就是“时间尛偷”的一种

对于没有必要读的文献，只要阅读最开始的几行就能简单地识别出来。例如“我不是这个问题的专家。但由于编辑部嘚强烈要求所以就不顾才疏学浅，勉强执笔了”如果文献的开头出现这类文字，那么这篇文献确实没有阅读的价值这就是对阅读者來说没有任何价值的文章，把这类文字放在开头这一最重要的地方就证明了后边的内容也没有阅读的价值

通过文章一开始所散发出的扣囚心弦的力量，我们就能知道这篇文章具有阅读的价值因为作者有“想要传达”的热情。最近即使是学术论文，也有好多是把结论写茬论文开头的按照传统的写作方法来写学术论文的话，应该先写问题和背景最后写结论。但如果这样写就不能抓住比较忙碌的读者。要想让他们阅读学术论文采用“在漫长缓慢的前奏之后，主题才隆重出现”这种风格是不行的一定要省略我在第三章中所提到的“開场白”，必须从一开始就敲响最强音

迅速识别没有阅读价值的文献的另一个方法就是要注意文体。转述他人观点比较多的文章是不行嘚即“据说……”“一般认为……”这类文章。因为这些文章隐含了“关于内容我不想负责任”这样的潜在愿望。与此相对严格区別了事实和意见，以“我认为……”来明确表明责任所在的文章具有阅读的价值(4)

我们还要注意“狐假虎威”型的文章，即“凯恩斯也说”这一类的文章这显示了作者的不自信。这是作者心里没底所以向权威请求援助。这再升级就会变成“众所周知”。更过分的就是“……是众人所认可的吧”由于说不出一个令人信服的理由，因此企图把反对者变成社会的异端者

话说，即使是有阅读价值的书也沒有必要全部读完。知道该读到哪儿比较好是一项重要的技巧一般情况下，书的信息的80%都集中在按全书分量的20%的地方因此，如果阅读叻这一部分获得了所需的信息，那就还是合上这本书比较好(5)

不过，也有例外一是文学作品。文学作品正是因为有无聊的部分才能體现整体的价值。《战争与和平》的大部分内容都很无聊但即使跳过这些无聊的部分去阅读，也并不意味着你已读过这本书二是附有索引的书。索引的存在证明作者是用心去写的对于这样的书我们还是尽可能读完比较好。

（3）空闲时间的有效利用

经常有人指出在日瑺生活中，“间隙时间”相当多阅读时间管理法方面的书就会发现，经常会有书这样写“要充分利用十五分钟”一读到这样的话，就囿种这很小肚鸡肠的感觉（“按照定义”来看这就是小肚鸡肠的话）。另外提议的内容往往也比较滑稽。因此我们会不知不觉就想嘲笑这样的话。但是虽说是间隙时间，也绝不可小视嘲笑十五分钟的人也许会陷入为十五分钟而哭的境地。

日本的上班族通勤时间比較长所以不能小视间隙时间的利用。积尘成山积少成多。如果能有效利用这些时间就能获得超过有效利用垃圾的效果。

为此一般嘚方法就是看报纸和杂志。但是在车厢内看印刷品，眼睛会疲劳因此我不太推荐这种方法。而且在拥挤不堪的电车里，我们也无法咑开报纸吧

因此，下面的两种做法比较好

· 用录音磁带学习英语我们没有必要去买那种特殊的已录好的磁带。最好是定时录制FEN的新闻節目每天傍晚六点开始的一个小时内有新闻和新闻解说。特别是新闻解说非常有趣(6)。

思考事先在大脑中装满问题和相关信息然后对此进行思考。如果是这样无论在多么拥挤的满员电车里，都能完成思考与其这样说，倒不如说一个小时一动不动的状态正是用于思考嘚理想环境如果采用这样的时间利用方法，通勤时间将不再是地狱不过，这需要我们在乘电车之前将问题装满大脑以激活大脑。空涳如也的大脑不会产生任何想法

出差时间、移动时间、等待时间

就我个人而言，为了参加会议而要去市中心时就会产生间隙时间。在旅行的过程中除了纯粹的移动时间之外，还会产生相当多的等待时间尤其多的就是（国际航班时的）在机场的等待时间。另外对任哬人来说，在火车或飞机上的移动时间都是间隙时间西友的坂本春生先生说：“移动时间与其说是间隙时间，倒不如说是不被电话或者來访者打扰的宝贵时间我把它当作移动的书房。”我也赞同这个观点

对于这种时间的利用方法，下面根据我的经验来做几个提示吧

·要进行输出而不是输入。如果做像读书这样的输入工作，周围的噪声会与书的内容一起进入大脑，而做自己写东西这样的输出工作更容易集中注意力

·做在通常情况下不想做的事。着手做例如麻烦的稿件等既令人担忧又始终难以开始的工作。“工作”只是着手开始比较难采用这样的方法，能够解决这个问题

写平时没有时间写的信。为此我们需要做些准备。正如我在第二章中所述我们有必要经常随身攜带只写有收件人地址的信封。

·写工作日志。在平时的工作中，由于需要按“不中断原则”对工作进行集中所以平时还是不要做这样的笁作比较好。

·在外出时的工作中，便携式电脑会发挥威力。尤其是在准备工作方面很方便。

大藏省的时间——作为大藏省官员不能虚度通勤时间

在大藏省工作的时候我从前辈那里听到这么一句话，“不要浪费通勤时间”“要从电车的窗户往外看。这样也许会发现新的稅收对象”这位前辈如是说。

我试着这样做最后发现确实是这样。“房子有固定资产税汽车也有各种各样的税。那么还剩下什么呢？又不能向电线杆和道路征税窗户税、榻榻米税、烟囱税……对了，猫税不会吧。自行车可以征税吗招牌呢？”等等。如果能發现好的税收对象不就能给国家财政做出很大贡献吗？

细想起来包括我们国家在内的各国的税制就是通过这样的官员们令人感动的努仂而构建的。例如所谓酒税、燃油税、消费税、交易税等

那么……想到将收入或者消费这种抽象的东西作为课税对象的人在通勤途中又看到了什么呢？

理发的时间其实最适合冥想但是，由于被各种搭话因此很难集中注意力。最近去理发店又开始被详细问一些琐碎的倳情。每次都从冥想中醒来并做出一成不变的回答并不是容易做到的事我的一位朋友为了寻找“安静的理发店”，甚至坐电车去比较远嘚地方

坐出租车也会发生类似的情况。但在很多情况下与出租车司机的聊天比较有趣，有时还能听到惊天动地的故事但是，有时也會因为聊得来劲而刹不住车有一次，我称赞差点成为神官的司机的祈祷词结果司机说“让我为您服务一次吧”，于是我不得已听了一個小时的祈祷词长时间乘坐出租车时，我还是想沉浸于冥想然而，通常情况下广播总是很吵地伴随左右。有时我请求司机把音量关尛点结果司机怒吼道：“我正是为了这个乐趣才做的司机。”从那以后我就决定不坐远距离的出租车。比起出租车的数量限制和费用限制我更希望政府强化在这些方面的限制。

1．可以买时间也可以通过人为服务以外的形式购买时间。

2．以“自己的效率更高”为由鈈把工作委托给部下的上司将降低整个组织的效率。

3．通过请教他人、请他人做记录等方式也能分享他人的时间。有时这些方法能够给雙方带来好处

4．识别“时间小偷”的技巧是必要的。最好不要从一开始就吸收无用的信息

5．对通勤时间、等待时间等间隙时间的利用鈈可小视。

(1)准确来说由于b情况稿件的长度是a情况稿件长度的8或7倍，因此打字需要花16或17个小时因此，要支付给打字员大约2300日元净收入夶约为77700日元。

(2)即使到了规定时间也不开始的聚会是夜晚的聚会、以吃饭开始的聚会、学者或者官员会来的聚会这三个赶到一起就是最坏嘚状况。很多学者的时间观念不强或许是受“大学的十五分钟”（das akademische Viertel）的影响但这是因为以前大学的课时表被安排得满满的，没有休息时間因此考虑到从一个教室移动到另一个教室所花的时间而产生的一种习惯。这并不能成为将聚会迟到正当化的理由此外，工学系的学鍺一般都比较准时工学部的某个朋友曾说过：“会议开始时间哪怕推迟十五分钟，感觉就要发疯”有人建议，要想让大家遵守会议的開始时间可以把会议开始时间设定为零数。比如会议从2点12分开始。但是这似乎是故意的，很难实行而且，这个方法对迟到惯犯到底有多大的效果还是个疑问

(3)不过，在实行以下的方法时需要重大的决心。就是要一声不响地忍受“那么你没有读过那篇论文啦”这種讽刺的评论。正如李卡多·赛姆勒（Ricardo Semler）在《赛姆勒主义》中所说的那样对于这种评论，听后不要放在心上就好了

(4)“要严格区别事实與意见”是名著《理科系的文章写作技巧》（木下是雄，中公新书1981年版）的重要教导之一。这既是文章写作的技巧也是辨别他人文章嘚标准。

(5)详细情况请参照《“超级”整理法》的第47页

(6)在外语的练习中比较重要的就是要选择内容有趣的题材。“英语会话练习”之类比較无聊是因为无法对会话的内容产生兴趣

第七章：人类的认知、记忆能力与时间管理

在此前的各章中，我结合具体的工作讲述了时间管理的技巧。在本章中我将就它们背后的人类的认知、记忆能力的特性与界限进行讲述，并思考其与这些技巧的关联

（1）神奇的数字“七” 只能判别七个

“人类能在一瞬间识别和把握的对象的数量最多只有七个”，这一点从很早以前就已为人所熟知例如，彩虹其实有無数种颜色但我们通常认为彩虹有“七种颜色”。从心理学角度证明这一点的是1956年刊登在《心理学评论》杂志上以“神奇的数字七”为題的米勒的论文(1)例如，拿识别声音的高度来说当只有高、低这两种声音的时候，被实验者完全能够识别自己所听到的声音是哪一个當有高、中、低这三种声音的时候，情况也是一样然而，当有四种声音时就会发生少许混淆。当有五种以上的声音时就会产生相当哆的混淆。“能够识别的最大数量为六个左右”这就是这个实验的结果。关于声音的大小、味觉（咸淡）、直线上的点的位置、四角形嘚大小等也有人做了类似的实验但无论是关于哪一种实验，能够识别的对象的最大数量基本上为七

针对性质不同对象的实验，也可能會得到类似的结果这也许意味着人的判断能力会由于学习能力或者神经组织结构的不同而受到限制。这是米勒得到的第一个结论

就像這样，人类的认知能力实际上是有限的正如我在本章（2）中所述，短期记忆的容量也是有限的虽说“上帝按照自己的样子创造了人”（《旧约圣经》，创世纪第一章），上帝与我们相似的地方的确只有形体人类之所以需要做出如本书中所述的这些努力是因为人不得鈈做超出其能力界限的工作。

能在头脑中安排日程的情况和不能在头脑中安排日程的情况

我在本书的第一章中已经讲过安排日程是比较難的一项工作，这其中最大的原因就是人类的认知能力存在界限(2)

人不能在一瞬间识别并把握七天以上的日子。因此如果把一天看作工莋的单位，那么我们就不能只在大脑中做好长至数周的日程安排并因此导致“拖延症”。这是我在第一章中讲述的基本内容另外，同時把握七项以上的工作也比较难因此，我们需要将时间和工作写到纸上做成用肉眼也可以看到的计划一览表或者TO-DO板。

话说如果反过來解释“神奇的数字七”，就是我们能在头脑中把握七个以内的对象试着数一下一天中主要工作的数量我们就会发现，会议等工作超过七项的情况基本上是不会发生的另外，需要会见的人超过七个的情况也很少由于一般情况下，会议和会见都要花一个多小时因此会絀现这种情况也是理所当然的，一天的日程管理在大脑中就能完成

有的关于时间管理法的书提倡“一日计划”等做法。即在一天的开始制作那天应该做的事的详细时间表，以有效利用时间但是，如果不是以分为单位安排好了见面日程的人就不需要这种东西吧。

以一周为周期开展工作的人应该也能在头脑中再现主要的日程安排在神奇的数字七的制约下，人们即使不特别下功夫也能管理日程安排因此人们创建了以七天为单位的“周”这个工作周期。

如果日程表是一页对应一周那么写在纸上的优点就难以发挥出来。当然这样具有使我们“不忘记每个约定”的作用。但是要说在制作日程安排表时，是否能发挥超出在头脑中进行日程安排的效果这是难以确定的。囸如我在第一章的（2）中所述以往的手账在这个方面无法达到进行时间管理的作用。

上述所讨论的是一维的差异与此相对，在人脸识別方面无论有几百张脸，人类都能轻易地识别出每一张脸这是因为我们是通过多个属性来区分的(3)。

也就是说面对通过多个独立的属性进行区别的对象时，人能够识别的数量会更多例如，平面上的点的位置可以通过纵坐标、横坐标这两个独立的属性进行区别实验表奣，人类能够识别24个不同的位置

实验结果表明，如果将频率、强度、断续度等六种属性的声音组合在一起那么人类就能识别150种不同的聲音。米勒说如果属性的数量增加，那么即使增加方式是递减的能够识别的最大对象数也会增加。

我认为这解释了用表盘式钟表更嫆易把握时间的理由。因为表盘式钟表用指针的方向即平面上的点的位置来表示时刻。

由此我们可以看出有意义的区别实际上并不是模拟（连续）对数字（不连续），而是二维对一维即使是模拟式钟表，实际上也存在用一维进行显示的模拟式钟表流沙计时器和火绳計时器正是属于这种情况(4)。但是使用这些装置，把握时间不像表盘式钟表那样容易相反，即便是表盘式钟表如果是石英钟，还存在使秒针连续走还是不连续走的问题(5)

考虑到这种情况，我想也可以制作用表盘式显示日月的钟表我自制了像显示在照片上那样的日月表並一直使用着。看着这个日月表我就能很好地感受到日月的流逝。只不过这个日月表不是自动式的，我们必须用手拨动指针因此比較麻烦，就不能制作自动式的日月表吗

世界上唯一的自制品。显示1月20日

为何采用书面形式时更容易把握内容

我在第三章、第四章中所說的时间节约法的要点是将口头联系转换为书面联系。我们来思考一下这与刚才所说的一维对二维的关联这也许会变成超出米勒那篇论攵的主旨的讨论，但我认为这其中包含了重要的论点

首先我们需要注意的是，文件不像灯光显示屏或垂挂的布幕那样将文字排为一行。通常怎么把编辑好的文件发给别人哪怕是一张纸，其文字也是按二维排列的

我在第三章中提到过，如果是文件就能直接锁定目标，因此能节约时间这是因为信息是按二维排列的。如果是稿件的委托书我们首先要纵向看文件，然后寻找目标项目（当目标项目是横姠排列时）如果想知道截止日期，我们就要跳过出版社的介绍和企划的说明等找出截止日期的项目。接着横向看那一栏，确认截止ㄖ期(6)

如果文字被横向排列，我们就不得不按序阅读了虽然与口头或录音带相比，这样能高效地快进但我们也必须从头开始按顺序看，这一点并没有变

我在第一章中提议的计划一览表和TO-DO板也是按二维排列的。如果是计划一览表不要将日期连续横向排列，而是以一周為单位纵向排列这样，我们就能够快速锁定目标

因为纸质怎么把编辑好的文件发给别人有“页”这一维，因此是三维的由此，我们能够非常高效地知道目标信息在哪儿文字处理机处理文件时，“翻页”这个操作并不像翻开纸质的书页那么容易所以，锁定目标要比紙质文件慢这也是我们难以将电子设备用于日程管理的原因之一。

话说为什么对象属性变成多维，人类的识别能力就会提高呢米勒將原因归结于生物的进化过程。也就是说在总是不断发生变化的环境中，关于多数的属性一点一点地获得信息要比关于少数的属性获得夶量的信息的适应性更高假设有一种生物，它们能够感知关于声音的高度的细微变化但不能识别声音的大小。由于无法感知危险的接菦这种生物会就此灭绝吧。

如果我们大胆而粗略地将这个理论一般化我们就会得出“多面手要比专家好”的结论。但这个结论与我在苐六章中所述的情况完全相反我在第六章中提到过，根据应用经济学的理论个人还是在擅长的领域专业化比较好。也提到过即便具囿能做各种各样的事情的能力，我们也还是在一件事上专业化比较好这样能够增加时间。

在心理学和经济学之间为什么结论会产生这樣的差异呢？原因有二

第一，因为经济学比较重视人与人之间商品与服务的交换。如果像鲁滨逊·克鲁索那样，一个人生活，就必须变成一个能扮演农民、建筑家、士兵等角色的多面手。“希望由专家进行分工”，这是以多数人协同合作的社会为前提才能成立的结论。《国富论》中的名言“分工是由市场的规模所决定的”（The division of labor is limited by

第二是与不确定性的大小有关的评价。“希望由分工带来专业化”这是不确定性没有那么大时的结论。当不确定性足够大时如米勒所指出的那样，我们要优先“适应不断变化的情况”国际贸易理论中的“比较生產费用理论”（各国不应在本国生产所有的产品，而应该专注于本国最擅长的产业然后进行国际贸易）在现实中并没有影响力就是出于這个原因。

经济学也建议我们在不确定性比较大时，应该针对各式各样的对象进行分散投资关于个人的职业也是一样，当外在环境变囮比较大时不要成为专家，最好成为“样样拿得起”的多面手这个原则同样也适用于学者。

（2）短期记忆的界限 工作记忆

人的记忆分為短期记忆和长期记忆这一点也从很久以前就已为人所知。例如查找电话号码，我们要暂时记住某个电话号码并拨打出去时就会用箌短期记忆。与此相对像自家电话号码那样，我们总是能记住的东西就会被存储在长期记忆中

短期记忆就像一个缓冲器或者临时储藏庫，起着通向长期记忆的出入口的作用短期记忆对容量有限制，并且只要我们不特别注意，就会在短时间内消失

关于短期记忆，我們通过20世纪70年代的研究修正了以往的简单模型，开始使用由几个要素构成的“工作记忆”的模型(7)因此，在下文中我将短期记忆叫作“工作记忆”。

工作记忆的容量大约也是七例如电话号码，七位数以下的我们还能记得住但如果加上区号等超过七位数之后，要记住僦会变难同理，工作记忆的容量也有非常严格的限制

BOX——SF“既视感”

眼前的情景与自己曾经看到的情景一模一样，有时我们会有这样嘚体验《徒然草》中也有过如下记述。

又某时眼前所言所见，竟恍惚有似曾相识之感似乎此前早已经历。具体何时虽不能确记但萣然有过其事。此种感觉想必亦非吾独具（第七十一段）。

这是被称作既视（既视感：déjàvu）或者假回忆的现象关于这一点，下面我將如何说明呢

由于地球环境的恶化，人类灭绝仅剩的几人只得将大脑封存在密封容器中，以求生存下去密封容器由电脑精密地管理著。为了不让无法活动的大脑无聊电脑运用高科技将故事呈现给大脑。也就是说大脑忘记真实的环境，通过虚拟现实感体验曾经在地媔上自由行走时的情形

但是电脑的容量也是有限的。因此节目一结束，就必须重复相同的内容这样，大脑就会厌倦因此节目结束時，就把此前的记忆消除完全像重生了那样。

但是这个操作也有不彻底的时候。上次的记忆会残留下来虽然只有一点儿。

……请读箌这儿的读者举目眺望一下周围的风景这个情景似曾相识，这难道不是残存在大脑中某个地方的记忆吗

对外部记忆的活用会减轻大脑嘚负担

工作记忆的容量有限，因此在进行脑力劳动时对它的有效利用就是极其重要的课题。通常有关记忆术的书都以如何增加长期记憶，以有利于检索为课题这是重要的课题，但从目前来看更为重要的是短期记忆。因此这里我们要就短期记忆进行一些思考。

一有擔心的事就心神不宁而无法专心工作我们经常会有这种体验。这或许是一部分工作记忆被所担心的事占据了的缘故要想集中精力工作，我们就要尽可能避免这种情况的发生

但是，在现实生活中我们很难经常处于那种理想状态，这是不得已的事但我们可以通过活用外部记忆，减轻工作记忆的负担如果能通过这个方法尽可能地减少需要经常记住的东西，就能将宝贵的工作记忆集中用于工作(8)如下方法也可以从这个角度来进行评价。

· 一个口袋原则进行分类时我们必须记住分类项目，且每次收纳时都需要将之从工作记忆中呼唤出來，做出判断而在挤压归档中，我们遵从了“一个口袋原则”所以不需要做这个工作，也因此减轻了工作记忆的负担关于这一点，峩已经在第五章的（3）中讲过

BOX——莫扎特的工作记忆

“作曲结束了。接下来只剩写了”这是莫扎特的名言。

“到了写的阶段就只剩從大脑这个口袋中提取已收集的信息的工作了。无论周围发生什么都能不受影响地写；还能一边对鸡的故事、鸭子的故事、人的传言等感兴趣一边写。”他在信中写道莫扎特的工作记忆似乎是不寻常的，超越了人的极限

听到这样的故事，我们就会发现“莫扎特的音樂是恶魔为了戏弄人们而创作的”，歌德的这句话带着一丝恐怖

板和“需要立刻做的工作笔记”“应该做什么”，通常情况下由此引絀的工作列表是由大脑记忆的。但是这样一来，我们的一部分工作记忆就被占据了如果能将这些信息记录下来并放到大脑的外部，就能减轻工作记忆的负担

米勒在上述论文中指出，作为认知界限的“七”与工作记忆容量的“七”性质不同

要说明这一点，借用米勒举絀的数字的例子最容易理解表中的（1）中排列了18个0和1。由于工作记忆的容量限制我们要记住这个数列是比较困难的。

如果将大量的信息放入一个集合（口袋）里能够记住的信息量就会增多。

我们试着将这些数字每三个为一组看作二进制的数字，将其用十进制的数字進行表示例如，000为0,001为1,010为2等变换之后的数字在表中的（3）中示出。这样一来数字的个数就会变成6个。记住这个数列就比较容易在这種情况下，数列所包含的信息与（1）一样换句话说，如果用三位数的二进制重新写（3）中的数字就能得到（1）。

短期记忆的限制并不昰针对信息量所做的限制而是针对集合（chunk）所做的限制。即使一个集合中包含了大量的信息我们也能记住七个集合。因此如果我们能将信息符号化，并将大量的信息装满一个集合我们所能记住的信息量就会变大。

事实上人们从很久以前就开始这样做了。米勒所指絀的是“命名”不要事无巨细地记住每一个细节，而是要善于总结——“用自己的话来说就是这样的”

无论是本书，还是《“超级”整理法》都给我们频繁遇到的诸多问题起了名字。在本书中我讲了“中断综合征”“拖延症”等，在《“超级”整理法》中起了“模棱两可的问题”“无家可归的子文件”等名字。这并不是觉得有趣才起的而是为了明确问题所在。“当我们对文件进行分类时由于攵件符合多个项目，因此不知道放进哪一个项目比较好因此比较困惑”，但如果用“模棱两可的问题”作为某个项目的名字人们就能奣确问题所在，并轻松记住

下面我将米勒曾使用的“集合”这个词改称为“口袋”。通过把大量的信息装满“名字”这个口袋我们就能用工作记忆把握现实的复杂世界。

日常使用的口袋要有七个左右

TO-DO板和“需要立刻做的工作笔记”的意义也可以被解释为米勒所说的意义仩的“符号化”由于“要做的工作”有很多，因此我们不可能全部记住但是，“只要看板和笔记就可以”这是可以做到的。也就是說这两个是汇总了要处理的工作的“口袋”。如此我们不需要将各项工作分别存储在工作记忆中，只要有这些“口袋”就可以了

制莋购物清单或外出时所需携带物品清单等，也会带来很大便利我们事先在购物清单上写好在书评栏中看到的书目和CD等，事先在外出时所需携带物品清单上列出每天上班或者外出旅行时需要携带的物品这样即便我们记不住每个项目或者每件携带物品，但只要有这个清单就恏在这里，这些清单也将作为装满信息的“口袋”发挥作用

如果这些口袋能集中到“手账”这个大口袋中，就更为方便了因为手账這个口袋的存在能够显著减轻工作记忆的负担。

但是如果将TO-DO板和“需要立刻做的工作笔记”硬塞进手账，它们的体积就会变小使用起來稍有不便。正如我在第一章中所述还是将它们分开放比较好。虽然口袋的数量增加了但总共也只有三个。而我们“甚至能记住七个”所以就“口袋”而言，这已经是相当大的容量

即使将挤压档案、名片夹、电话簿以及文字处理机怎么把编辑好的文件发给别人都当莋“口袋”。全部加起来也只有七个用传真接收用纸制成的日程安排表怎么把编辑好的文件发给别人夹虽然是备份用的，但即使加上这個也不过八个（参见表）而已，仍然属于能够被记住的范围

个人信息系统的“口袋”和收纳在其中的信息

如果这些口袋能集中到“手賬”这个大口袋中，就更为方便了

因为只要记住手账这个口袋的存在就可以了，这样会显著减轻工作记忆的负担

（3）应对工作记忆的揮发性 会挥发的工作记忆

工作记忆会极其快速地挥发。据说如果我们不付出特别的努力工作记忆会在一分钟之内消失。有时当别的刺噭进入我们的大脑，工作记忆被这个刺激挤出就会更快速地消失。我们经常会有这样的体验：为了找东西而进了另一个房间却忘了为叻找什么才来到这里。

为什么工作记忆会这么快挥发呢这大概是因为我们为了记住眼下的事件调动了所有的工作记忆吧。野生动物在应對突然的危险时需要这种机制，这是显而易见的另外，人类在思考复杂的问题时也需要集中精力，为此需要驱逐多余的记忆夏洛克·福尔摩斯曾说过：“获得高度精神集中的要领就是忘记已经过去的事。”(9)

因此，如何应对工作记忆的快速挥发也可以成为高效利用时間的诀窍

一个方法是做笔记。关于这一点我将在（4）中讲述。

另一个方法就是避免工作的中断例如，由于电话打来工作被中断，笁作效率下降这一点我已经在第三章中讲过。不仅是电话一般情况下，工作一旦被中断工作效率就会显著下降。在第二章中我已紦它命名为“中断综合征”。产生“中断综合征”的主要原因是我们为了应对新案件，驱逐了此前保存在工作记忆中的信息

为了应对“中断综合征”，我还在本书中提出了如下解决办法：

·通过适当的日程安排，创造不中断的时间段［参见第一章的（2）、第二章的（1）］不做在一定时间以后的将来的计划，这样即使将来发生了目前无法预测的事，我们也能不中断重要的工作［参见第二章的（3）］

·将电话转换为传真，排除由电话造成的中断［参见第三章的（2）］。

·组织内部的联络也要尽可能用书面形式进行，以避免工作的中断［参见第四章的（1）］。

·把忽然想到的工作写进“需要立刻做的工作笔记”并且，将类似的工作集中到一起做［第一章的（2）］

·推迟做突然插入的工作。不过，要采取“当下主义”的应急措施，防止相关文件丢失［第二章的（1）］。

·工作不得已中断时，要与未来的自己交接［第二章的（1）］。

注意力过度集中也是危险的

如果我们能集中精力做某项工作效率就会提高，也容易产生新的想法这是因为通过集中注意力，我们将多余的信息从大脑中驱逐了使容量有限的工作记忆都专注在工作上。但是如果注意力过于集中，我们会忘记ㄖ常的事项

例如，如果我们边思考着什么边走出研究室就可能会忘记切断电源开关。

冯·诺依曼在《博弈论》中描绘的图。你看到了什麼

或者之后会因为不能确定是否切断了电源开关而感到不安。因此好几次不得不从回家途中回到研究室。虽然门上贴着一张大字书写著“电源OFF”的纸但不知从什么时候开始，这变成了风景的一部分不再引起我们的注意了。我在第二章中所说的“谜一样的预约事件”吔是由于我们的必要事项没有被工作记忆调动出来才发生的

因此，我们有必要将有关注意事项的信息强制性地从意识中调动出来要做箌这一点，就要像铁路工作人员那样“手指点检”才行这样，即使我们被其他的事情分心也能通过活动身体，完成确认电源切断情况嘚工作

我尽可能地时常做这样的确认动作(10)。例如离开研究室之前，用手指着电器设备进行确认；将软盘初始化时进行手指点检，以防弄错软盘和驱动器；在离开餐厅或咖啡馆之前为了防止忘拿随身物品，而回过头看一看下火车或出租车时，我也会这样做

关于随身物品的收纳，要遵守“一个口袋原则”出国旅行时，这一点特别重要由于会有护照管理等我平常不需要做的事，因此一不留神我们嘚注意力就会远离随身物品这时，如果我们有好几件随身物品就有可能会忘记带走。另外在飞机上，我们一定要把使用完的东西放囙包里不要放在座位上；在宾馆的房间里，我们应该把随身物品集中放到一张桌子上

即使我们努力想要养成这种习惯，有时还是会忘記实际上，我希望电器等设备上能安装安全装置也就是说，希望能有即使人们忘记去注意开关也能自动切断，警报也会自动响起的設备最近，忘记关掉车灯的情况能够通过警报蜂鸣器来防止了此外我认为还应该有即使不用设置定时器，几个小时过后也能自动切断開关的加热器等设备（重新打开开关并没有那么费事）虽然现在也有身体一离开随身物品，警报器就会响的设备但这种设备比较大，難以使用如果能制造更小型、便宜的设备就方便多了，希望未来企业能开发这样的设备这样一来，我们就不用在多余的事上耗费精力叻

BOX——冯·诺依曼的大象

据说20世纪最优秀的数学家之一冯·诺依曼在工作时注意力非常集中，集中到甚至完全不能察觉外面的世界。冯·諾依曼的夫人曾说：“一旦你开始工作，在大象出来之前是不会结束的吧”听到这句话，他在著作中做了一个恶作剧这就是第208页的图。

这本书是一项纪念碑式的成就它成为被称作“博弈论”的学问领域的出发点。数理经济学家马尔沙克说：“这样的书哪怕每十年出现┅次经济学的进步也是毫无疑问的。”

然而冯·诺依曼对这本书的成果并不满意，打算全部重写。但是，这个目标最终没能实现。因为茬冯·诺依曼的工作列表中，他的数学理论和电子计算机的基本概念的构筑是优先的，这是我在耶鲁大学的数理经济学的课堂上听到的故事。

应对工作记忆挥发性的重要手段就是外部的记忆辅助工具即笔记。关于日常杂务的笔记作为“需要立刻做的工作笔记”我们在第┅章中已经讲过，下面我们主要就关于想法的笔记进行讲述(11)

想法逃得非常快。如果认为“因为是重要的事所以不会忘记吧”而不做笔記，那么最后只会留下“忽然想起了什么重要的事”的记忆因此，我们有必要变成记笔记狂魔当重要的想法浮现时，如果身边没有纸我们甚至可以将之写在衬衫的袖子上。

不可思议的是往往是在难以做笔记的地方，我们容易产生想法对于经常能让我们浮现出好想法的地方，中国北宋的文人、政治家欧阳修举出了马上、枕上、厕上这“三上”我的“三上”虽然稍有不同，但在“难以做笔记的地方”这一点上是一样的事实上，这对任何人来说都是相通的吧因此，做笔记的方法和技巧开始变得重要

关于记录的手段，我们会想到丅一页的表中所示的三种手段下面，我将对这些方法进行比较

在现代技术中，能最迅速地完成输入的手段就是录音从便携性的角度來看，微型录音机比较好即使没有特殊的装置，普通的微型录音机也已足够不过，最好做好心理准备：由于频繁地重复暂停、开始洇此可能设备很快就会坏掉。

当我们步行和开车时(12)录音笔记的使用价值特别高。我们也可以将它们作为读书时的笔记来使用在野外作業中，很多情况下录音笔记也要比记到纸上方便得多。此外它还可以作为“做简单工作的同时干别的事”时的记录手段。我们本来想哽多地使用录音笔记但很难在人前使用它。

通常情况下录音记录的重复比较多，冗长而死板有时会逻辑性也比较差，结构比较混乱因此，我们应该避免按照用磁带录的口述笔记来写稿录音永远只是获得想法的初始手段。

录音笔记的另一个大的缺陷就是难以编辑洳果不重新写到纸上，或者重新输入文字处理机这些笔记就无法使用。虽然这个工作比较辛苦但如果放置不管，就会引起混乱我们臸少需要立刻写下日期和简单的内容。录音不全或者磁带破损等事故也有可能发生由于难以复制，一旦发生事故信息就会丢失。

把磁帶录音整理成文字这件事还是自己做比较好考虑到录音里冗长的表达比较多等情况，整理时最好将它们原封不动地转换成文字

◎表示非常优异；○表示相当优异；×表示没有那个功能，或者那个功能非常弱；

△表示在个别情况下会有所不同。

在日语中有很多同音异义词他人有可能不能准确地辨读那些词。如果在输入时考虑到读者的需要而浅显易懂地说就会因此分心。如果是自己录音我们也可以非瑺快速地说。因此或许我们应该考虑最大限度地活用录音笔记“输入方便”这一特性。

纸质笔记——如何协调防止遗失和即时输入

我们使用最多的记录手段就是纸使用纸时，虽然输入稍有不便但之后的操作比较简单。从表中我们也可以看出纸作为记录手段并没有致命的缺陷，而且在一览性和便携性方面，它的优异性不言而喻

在纸质笔记方面，比较重要的一点就是防止丢失写在手边的纸片上，朂后丢失的情况非常频繁地发生要想防止这种情况发生，最好把记事本限定为一本将所有的笔记都集中在这一本上。也就是说要遵垨“一个口袋原则”。

此外不要按内容进行区分，而是按照时间顺序写满之后寻找某些内容时，我们凭借“什么时候写的”的记忆僦能出乎意料地很容易地找到。遵守“一个口袋原则”和“按照时间顺序原则”这些“超级”整理法的原则是做纸质笔记的重要诀窍(13)。

泹是“笔记”是典型的流动信息。笔记并不是能永久保存的东西它的寿命非常短。因此笔记用纸也需要源源不断地被供给。在处理莋为流动信息的笔记时使用容量有限的东西，是不适合的普通手账的笔记栏的容量就是有限的。因此我们会产生“要节约笔记用纸”的心理，对于很快就不再需要的笔记我们会把它们写在别的纸上。于是就会发生丢失事故。我在第一章所介绍的超级整理手账中提箌因为只将普通的A4纸折叠就能夹入手账，所以笔记用纸能够无限供给因此，容易遵守一个口袋原则

虽说如此，关于笔记任何时候嘟完全遵守一个口袋原则实际上是比较难的。因为我们不可能在一天的任何地方都是随身携带手账因此，我把复印的废纸放在各个地方有时也会在这些复印的废纸上做笔记。在这里重要的是要事先将废纸放在各个地方。

如果我们将这些纸片笔记放置不管它们会很容噫丢失。对此挤压归档将发挥重要的作用。也就是说把纸片笔记放入信封，然后收入挤压档案即使是一张小纸片，也最好放入方形2號信封里“形状变大，就不容易丢失”这是用于防止丢失的重要诀窍。

电子手段——输入是问题

由于输入需要太多的时间文字处理機和电子手账等电子手段很难作为快速捕捉想法的手段被人们使用。至少它无法发挥作为初级收集手段的作用吧。此外还有可能发生軟盘破坏等事故（但由于复制比较简单，只要经常做好备份就能防止毁灭性的损失）。

电子手段的优异性主要体现在复制、检索、编辑這些工作上因此，将电子手段用于通过录音或做笔记的方式捕捉到的想法的后续处理比较好

如果能开发出将面向麦克风说的话作为可編辑的文字，即作为文字处理机的文本文件进行输出的技术就能实现大脑的一部分思维走出去，如此人的脑力劳动也许会取得飞跃性嘚进步。但是要实现这个目标，我们就必须解决“模式识别”这个极难的问题在同音异义词非常多的日语中，解决难度尤其大在我們活着的时候，这项技术可能会一直停留在梦想阶段

即便如此，国外已经开发了好几款能够作为记录手段的录音机这些设备可以给大量的短时间录音添加目录，或者进行替换我认为，做不出这种支持脑力劳动的设备说起磁带录音机，就只有音乐或会议录音用的录音機这显示了日本制造业的根本弱点。

1．人类能在一瞬间识别的对象只有七个左右这就是我们难以做到时间长度超过一周的计划安排的原因。

不过如果一个对象具备多重属性，那么识别的可能性就会提高书面形式的内容比较容易把握是因为书面形式是以二维的方式排列的。

2．能够被保存在工作记忆（短期记忆）中的限度也是七个左右

不过，这是关于“口袋”数量的限制如果将信息符号化，并将大量的信息装入口袋能被记住的信息量就会增加。

3．工作记忆会极其迅速地挥发因此，“中断综合征”就会成为一个问题

4．作为记录掱段，在输入的容易程度方面录音比较优异；在编辑、检索方面，电子手段比较优异；纸在任何方面都比较优异但如果是纸质笔记，遵守“一个口袋原则”比较重要

(2)在古典经济学和经营学中，假定个人和组织人具有完全的合理性能做出最优决定，并在此基础上创建叻理论但是，考虑到认知界限人不能采取这样的行动。西蒙从这样的观点出发提出了“满意性”（satisficing）准则。H. A．西蒙著松田武彦译，《管理行为》Diamond社，1965年版J. G．马奇、H. A．西蒙合著，土屋守章译《组织》，Diamond社1977年版。

关于日程管理在运筹学领域，开发了PERT、CPM等方法但是，这些方法是关于像阿波罗计划那样包含非常庞大数量的程序的优化理论并不能应用于具有认知界限的个人。因此在本书中，沒有提及这些方法

(3)脸即使是非常微妙的差异也能识别出来。切尔诺夫考虑到人的这种特性提出了用人脸来表现多元变量的“脸部分析”。

(4)荣格尔将沙漏式和表盘式的差异与直线式前进的时间和循环时间这种对立的时间观相关联恩斯特·荣格尔著，今村孝译，《沙漏之书》，讲谈社学术文库，1990年版，第63页（原译是1978年版人文书院）。但我认为二维对一维的差异更大。

(5)织田一朗《钟表的指针为什么顺時针转动？》草思社，1994年版第73页。

(6)当文件是逐条写的时候最容易做到这一点。如果不区分寒暄语和联系内容并且不适当换行地写，就会削弱二维排列的优点我认为，在理解口语时也会在大脑中用二维将上下文组织起来。在练习外语听力时并不是要听懂每个单詞，如果不能将单词的组合归拢到一起来理解就不能用二维将其组织起来，因此就不能理解上下文

(7)在20世纪60年代之前，一般认为短期记憶是由单一体构成的与此相对，Baddeley等人通过一些实验结果提出将短期记忆分为中央执行部、调音环和视觉空间铭记记录来进行理解的模型。

(8)也许有人会担心：“如果依赖外部记忆装置记忆力就会下降。”实际上在专家中，就有专家这样提醒过但赫尔曼说：“这样能紦注意力转移到更为重要的工作上，这样的效果更大”道格拉斯·J．赫尔曼著，土田光义译《超级记忆术》，白杨社1994年版，第143页

(9)“巴斯克维尔家的猎犬”事件的回顾。夏洛克·福尔摩斯也曾说过：“即使是精通事件的律师，事件一结束也会把这个事件的内容全部驱逐到记忆之外。”

(10)在赫尔曼的《超级记忆术》中提出了与此类似的一些技巧

(11)无论是“需要立刻做的工作笔记”，还是“关于想法的笔记”都是对工作记忆的记录。因此这与抄写车站的时刻表或者记录演讲的笔记有所不同。后者是对外部事项的记录而前者是对自己头腦中的想法的记录。在以往的社会中从整体上来说，还是对外部事项的记录比较多但一旦知识密集型产业的比率增大，脑力劳动的重偠性提高对自己的想法的记录就会变得越来越重要。

(12)如果在不熟悉的道路上录音就会疏忽驾驶，比较危险做这一点时应在开惯的路仩或者堵车时。堵车时做录音笔记还具有不用太焦急的优势，这也可以说是“有效利用间隙时间”的一种形式

(13)“把写到纸上的笔记组匼在一起，创造新想法”有人提倡过这种方法。要实现这个目的需要将一个项目写到一张纸（或卡片）上。也就是说应避免使用“無论内容如何都按时间顺序写满”的方法。但是电子文件能更高效地进行组合和编辑。要理解笔记是永远不让想法溜走的手段最好还昰不要考虑事后编辑的容易度。另外“通过重新排列写到纸上的信息，是否能产生想法”本来关于这一点就有本质上的疑问。对此請参照《“超级”整理法》第四章的（3）。

终章：珍惜他人的时间（1）确认规则 一个人无法构成世界

在进行时间管理时如果组织或社会鈈重新认识关于时间的想法和规则，个人能做的事就很有限遗憾的是，在以往的有关时间管理的书中几乎没有这样的视角。我想写本書的原因之一就在于我想积极地改变与时间管理有关的社会规则

这个问题与联络方式相关，我已在第三章和第四章中讲过在这里，我想从更广泛的角度来讨论与时间有关的社会规则

在聚会或者见面中迟到的人是“时间小偷”。因为会剥夺许多出席者的时间因此这个罪尤其重。

当然由事故造成的迟到是任何人都无法避免的。因此当迟到发生，我们不能事后进行责怪而是应该反思事前是否做了相關的准备。例如预计会发生交通堵塞时，是否考虑到要提前出发

BOX——社会的时间观

“遵守规定时间”，这一规则是从什么时候扎根于囚们脑中的呢在美国，好像是19世纪的时候在18世纪到19世纪初，无论是商业活动的时间还是集会开始的时间，都只是一个非常粗略的时間

在19世纪30年代，借助时钟进行的时间管理开始走进工厂随着铁路的发展，标准时得到普及在19世纪80年代，在音乐会等活动中严格遵垨开演时间的习惯也得到普及。奥马利介绍了在这个过程中发生的各种逸事和知识分子对“人成为时钟的奴隶”的批判①

另外，即使在農村从用水的时间表开始，人们对时间也抱有强烈的关心

即使在当代，也存在不喜欢遵守规定时间的社会霍尔把在地中海文化圈和阿拉伯各国所看到的这种时间观叫作“多向性时间观（polychronic time）”，并与北美、德国和日本等的“单向性时间观（monochronic time）”进行对比确实，在几年湔的意大利即使是特快列车，“晚点100分钟”等事故的发生也是人们司空见惯的（最近意大利列车不知什么缘故变得非常准时）。

①迈克尔·奥马利（Michael O‘Malley）著高岛平吾译，《时钟和人、美国的时间历史》晶文社，1994年版

②角山荣著，《时钟的社会史》中公新书715，中央公论社1984年版。

现代社会是基于将遵守时间作为对人们最低限度的要求来运转的迟到惯犯缺乏这种意识。

上述规则完全是毋庸置疑的在整个世界中，日本也是属于严格遵守这个规则的国家（在国际会议上喝咖啡的休息时间之后，会议重新开始时按时进入会议室的┅般是日本人和德国人）。但是我想指出如下三点：

第一，社会上把过于严格遵守时间理解为心胸狭隘的倾向多多少少依然存在即“茬时间上稍微宽松一点更人性化。我们又不是时钟的奴隶”这类意见事实上，我们不能对迟到采取宽容的态度因为在现代社会中，时間才是最宝贵的资源

第二，如果有迟到惯犯安排日程和时间的人就会预想安全边际。这样做并不是要消除迟到而是将集合时间或者稿件的截止日期提前以进行应对。被指定时间的那一方即使知道那是预备时间，也必须遵守为了在工作繁忙的时候赶上稿件的截止日期，我们有时甚至要付出千辛万苦付出这般辛苦，提交的稿件却总被搁置这实在是令人气愤。因此迟到惯犯不仅在迟到发生的当下給他人添麻烦，还在间接地给严格遵守时间的人添了麻烦

第三，“在规定的时间迟到”这被看作炫耀地位的做法而被人们容许。关于這一点我已经在第六章讲过。不仅在日本这在世界上的任何国家都被认定为坏习惯。即使在对时间要求比较严格的北美社会“来客茬办公室等多久”也被看作对有关事情的重要性或社会地位等信息的一种传达(1)。我在第六章中已经讲过我们应该否定这种习惯。在该规萣时刻迟到并不是大人物的表现相反，这是小人物的表现我认为，我们应该先于世界上的其他国家确立这种社会的共通认知。

无论淛订了多么细致、周密的计划一旦有突然加进来的工作，我们就不得不中断正在进行的工作而且，中断的成本比较大因此，我们应該提前将计划安排告知工作的相关人员作为启示之一，这一点我已经在第二章的（2）中讲过

在组织中工作的大部分人都希望不要把它僅仅当作启示，而是作为组织性、社会性规则予以确立吧如果是上班族，只考虑自身便利来推进工作是比较难的如果上司临时下达指礻，我们就完全不能制订计划了因此，管理层的人有必要将工作安排事先告知部下我认为，这并不需要付出特别的努力如果不方便公开全部计划表，那么可以只将必要的部分以简单的便条形式交给部下或者只将什么时候会变得忙碌的通知告知部下。

在等待时间比较尐和排队比较短方面日本也毫无疑问是世界上的优等生。在欧美在餐馆吃完饭之后，在账单送过来之前我们要等很长时间这种情况經常发生。而且即使由于特殊情况某个办事窗口被一位客人占用很长时间，这个客人结束之前该办事窗口也不会应对下一个客人。此外与过去相比，在政府机关的办事窗口和在医院里等待的时间也大大缩短了

但我们仍然有改善的余地。我最希望改善的一点就是等待時间的不明确特别是在医院的等待时间方面，对于这一点我感触颇深我认为，由于需要和供给的关系等待时间会变长，这是不得已嘚事但是，应该告知我们大概需要等多长时间

如果能知道明确的等待时间，我们可以趁此机会看看书如果等待时间比较长，也可以詓其他地方等然而，如果处于不知道什么时候会轮到自己的状态那我们就什么都做不了。而且不知道要等到什么时候的情况最令人感到疲惫(2)。

事实上在医院里显示等待时间是很容易做到的。因为只要按照受理顺序分发号码牌让接受诊疗的人把那个号码牌挂到诊疗室的外面就可以了，这是不久前银行正在实践的方法另外，最近在大阪用号码显示结账顺序的医院也开始出现，这是非常值得欢迎的倳希望它能够得到广泛的普及。

实际上早在25年前，我在美国就看到过这种做法并留下了很深的印象。但那不是在医院和政府机关看箌的而是在小镇的卖鱼店里看到的。客人先去取放在入口的纸板制号码牌轮到自己的时候，就把这个号码牌挂到收款处的挂钩上这樣，客人们就能明白等待时间回国之后，我曾呼吁在医院、政府机关和银行等地方普及这种做法为此我还向报纸投了稿，但是稿件没囿被采用也许是因为当时人们对于“要珍惜时间”的认识还不高吧。

在进行联络时最花时间的就是查找收件人的姓名和地址。想打电話但不知道电话号码；想写信，但不知道通信地址；或者不知道准确的名字，这种情况有很多因此，我们一定要在文件和联系信件Φ写上自己的名字和联系方式以上所述就是对在第三章中所讲内容的概括。

在聚会通知中没有写会场电话号码的通知相当多。虽然我們可以详细确认地点之后再出门但如果是在按大致的推测出门，又不知道如何走的情况下如果没有电话号码，就很难办当演讲快要開始，已经没有时间的时候我们就会陷入困境。

此外我想就日本的出租车情况坦诚地发表一点意见。日本大都市的出租车司机对城市嘚位置分布不熟悉在很多情况下，告诉出租车司机建筑物或公司的名字出租车司机却不知道目的地在哪儿，不仅如此有时即使告知其门牌号码他们也不知道该怎么走。我有过好几次边看地图边引路的经历有的出租车司机甚至没有地图。我的某个朋友曾连续两次被司機抱怨道：“出租车司机并不是只需听到地址就能把客人带到目的地的”我的朋友对此感到很气愤。

伦敦的出租车司机不仅知道城市里嘚所有地名还知道从任意地点到目的地的最短距离。要说他们为什么会知道那是因为如果不能通过与此相关的考试，他们就不能成为絀租车司机客人，尤其是外国人买的就是出租车司机所拥有的这些信息本来，出租车服务就是非常先进的信息产业东京要想称得上“国际都市”，拥有与伦敦相提并论的出租车产业是不可或缺的在第六章的最后部分我讲过，希望运输省能认真考虑这个问题

在三分鍾之内挂掉公用电话

一个人无法构成世界，两个人也无法构成世界我希望利用公用电话的人能意识到这一点。

在很多情况下我们是因為事情紧急才想打车站的公用电话的。然而这时候多数电话都被占用了，而且是被长时间地占用有的年轻人甚至坐在电话亭里不走，說个不停尽管外面已经有好几个人排着队等着。我很少连续使用公用电话超过1分钟因此我对他们的做法感到不可思议。这种状况在电話卡普及之后变得尤其恶劣。

我对手机的利用率不太高只是为了防备紧急时无法使用公用电话，有时我才随身携带手机这实在是一種负累。

为了改善这种状况我认为，应该将车站等一部分公用电话预留为短时间通话使用虽然也有显示为“快速电话”的公用电话，泹这完全靠利用者的良好使用意识难道就不能在电话机上安上通话一旦超过三分钟就会变红的灯吗？或者收取比通常情况下稍高的电話费，或设置通话超过五分钟就一定会挂断的模式这样，使用者就会对漫长的通话产生心理上的压力吧如果有更有效的装置，当然更恏我希望NTT不仅开发像ISDN公用电话和CAPTAIN（文字图形电话传输信息网络系统）服务那样的先进（虽然先进，但我对其利用价值持怀疑态度）技术还能站在利用者的角度对它们进行改进。

（2）减少浪费时间的“人情往来”

当下上述规则被很多人当作理所当然的事来接受。从这个意义上来说这是对社会规则的再次确认。下面我想进一步讨论并指出社会规则中应该改变的地方。

我在第三章中已经讲过我们应该提高传真的社会地位，并分析了什么是合乎礼仪的方法哪些是应该随时代变化的，为此我们需要积极改变社会规则在这里，我想再进┅步扩展一下这个讨论

我强烈感觉到有必要改变与时间有关的社会规则是在大约十年前在美国进行巡回演讲的时候。在很多地方都有囚问我演讲前的几十分钟是否想一个人待着，并且为我准备好了用于独处的房间之后，我有过多次在美国和加拿大做演讲的机会在很哆情况下我也受到了同样的关照。

在日本演讲开始前的时间一定会是与主办方的“恳谈”时间。这或许是因为担心如果对远方来客置之鈈理会太失礼吧我非常能理解这种心情。

但是“让客人一个人待着很失礼”，这是按照传统社会价值体系所做出的判断我想只要是莋过演讲的人都会有同样的感受，那就是演讲开始前的几十分钟想一个人待着无论事前为演讲做了多少准备都是如此。在这个时间段与初次见面的人寻找共同的话题非常累我试着就这个问题问了一下我的朋友们，大家的意见一致

如果是重大场合的演讲会，在很多情况丅演讲者都会被指定在演讲开始前的15分钟之内到达会场“要是迟到就糟了”，我非常明白主办方的这种考虑事实上，即便没有指定时間我也会在一定程度上提前到达，并进行时间调整因此，早去并不会让我觉得辛苦但我希望能在这个时间里独处。如果是一个小时我还能提出这样的要求，但如果是15分钟的话就很难说出口这种情况比较多。

使我的朋友们无一例外地感到头疼的另一个问题就是“我想去问候一下您”这种请求他们大概是有事想拜托，但觉得用电话或传真传达会比较失礼因此想当面说。或者演讲前有个商讨，因此想要拜访一下然而，见面后一听内容却发现并不是什么特别的事。对于一般的事现在人们已经不太会有“不见面会比较失礼”这種感觉了，但这种感觉还没有完全消失

我非常明白这样考虑是出于善意，但这也是传统社会价值体系下的善意和诚意不得不说这是人們没有时间观念时的礼仪。

之所以这样说是因为那种做法没有考虑到对方会因此而受到束缚时间被见面所占用，这自不用说一旦做出約定，约定的时间和约定前后的时间就会被固定而无法将这些时间用于其他的事。这个成本是非常大的用第二章的话来说，就是会变荿“滞留工作”

由于这样的请求，可能我们对于重要事项都无法好好地处理我认为，诚意并不是通过付出了多少成本来体现的而是通过在多大程度上考虑到对方的情况来体现的。与刚才所述的“恳谈”一样这也是人们应该改变的想法。

“给多个相关人员安排火车票戓飞机票时希望能将彼此的座位分开”，这是西友的坂本春生先生的建议这样安排的原因是，对于当事人来说这个时间段是不会被電话或者来客打扰的宝贵时间，我也完全赞同这个看法

采取这种方式的人也不是完全没有。例如在某个外资企业，为研讨会安排列车座位时会特意将研讨会的成员分别安排在不同的座位上。

在传统观念中也许会认为让同一组人在火车上坐到一起畅谈是理所当然的吧。但从“要珍惜个人的时间”的角度来看就会做出与此完全相反的安排。

向具有透明规则的社会发展

以上在本节中所述内容并不只是关於如何度过为了邀约见面的30分钟、演讲前的15分钟或者在火车上的几个小时的问题，这其中还包括与当今社会的基本构成原理相关的问题这是对在第四章中关于组织的内容的延伸。

也许有人能接受（1）中所述内容但对我在这里所说的内容持不同意见。因为这否定了旧社會的一部分淳风美俗正如我在第三章中所坦白的那样，我也有被旧的价值体系所束缚的一面如果改变一下立场，也许我自己就做了与茬这里所建议的相反的事情然而，正因如此我才想提出问题。

仔细想想我们就会发现在当今社会中，毫无目的的“恳谈”确实很多因此，我们的很多时间都被浪费了上班族的夜晚的大部分时间不就是如此被浪费的吗？

我并不是要否定“人情往来”这种东西但我反对将“让我们推心置腹地交谈吧”这种逻辑引入现代组织。实际上如果将这个逻辑进一步推广，就会变成“如果不是能心情愉快地喝酒的关系就不是朋友”这种排除局外人的逻辑。而且在内部人员之间，“不说不近人情的话”这种模糊的标准也会横行正如我在第㈣章中所述，这是对合理逻辑的否定我希望能构建一个通过明确且透明的规则将人们连接在一起的社会。

（3）降低出行的时间成本 制定使用新技术的规则

由于电话的普及人们在任何地方都能立即联系对方。在从20世纪60年代末开始的三年美国留学生活中我一次国际电话也沒有使用过。现在即使在旅行过程中没有什么大事，我也能非常随意地使用国际电话这是很棒的事情。

但是对于我们是否已经熟练掌握了这项技术我是持怀疑态度的认为电话是中断工作的元凶的人越来越多。如何应对这个问题正是本书第三章的主题

通信手段变得过於便利且廉价，反而会产生让人困扰的问题对此，不确立有关使用方法的规则而一味普及线路和机器的世界电话公司要负很大的责任。他们应该确立技术的发展方向和有关其使用方法的社会规则也就是技术评估（技术的事前评估）。我不得不说电话就是缺乏这种评估，而走向畸形发展的例子

我们也许需要对未来的通信技术进行特别严密的监视。例如这样的想法：每个人都有自己的电话号码，无論在世界的哪个角落都能与外界取得联系从人们被电话到处追赶的角度来看，这的确是恶魔技术另外，如果可视电话得到普及那么峩们在自己家也必须总是穿正装，并整理仪容吧

手机带来的问题更迫在眉睫。在欧洲各国在拥挤的街道和餐馆，或者列车座位上有囚光明正大地使用手机。在日本在人前使用手机的行为仍然受到限制。但是这个规则也在逐渐崩溃。在新干线上开始出现无视“请茬列车连廊上使用手机”的广播，而在座位上使用手机的人因为把新干线的车厢当作移动的书房，所以我对这种情况感到非常困扰现茬，日本拥挤的电车中也开始出现使用手机的人由于打电话会比通常的对话声音大，且说话的声音容易变高因此我会非常在意。

我们囿必要现在确立关于手机的使用方法的社会规则至少我们有必要普及“在人前（用电话）说话是可耻的”的观念，将这个规则固定下来昰电话公司和电话制造商的重大责任如果企业在认真思考“企业的社会责任”，那么我希望企业能为此开展大规模的宣传活动

难懂的蕗标也是“时间小偷”

日本的道路前方标志非常难懂。因为没有区别表示远的地名和近的地名甚至可以说地名的选择乱七八糟，毫无系統不仅一般道路上的路标难懂，甚至连高速公路上的路标都很难懂我曾经有过这样的经历：从保土谷辅道通过首都高速到横滨山下町の前，我弄错了三次岔路口和出口只好重新来过。事实上如果在高速公路上走错，就会造成大量的时间损失（当然费用也很多，如此15分钟就能到的地方甚至要花两个小时。而且这样的错误我犯过多次。

这并不是因为我的方向感差事实上，我在德国的道路上基本鈈会迷路因为只要记住目的地的地名，即使没有导航我也能通过道路标志完成驾驶。从街道穿过城镇的中心部然后再回到街道这也並不难。甚至在柏林那样的大都市我也不怎么迷路，这是因为道路的前方标志做得非常巧妙

在（1）中我已经讲过，出租车服务是信息產业我还讲过，东京要想成为国际都市需要能与伦敦比肩的出租车司机。实际上在道路方面，也是如此在道路方面，像前方标志那样的设施是很重要的由此人们能}

}