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会议组织与接待礼仪(石咏琦)_会议接待礼仪
话题：，，，，
进化工作质量◎提高文化素养会议组织与接待礼仪石咏琦 主讲一、课程背景 会议组织工作与会议接待千头万绪，看似简单实则不然。会议管理为专项管理工作，除需领导配合之外，各部门横向联系更为紧要。确立会议后即展开各项准备工作，由布置任务、提出计划、文书撰稿、筹组会成立、到控制预算、聘任讲员、衔接交通、设计会场、到现场服务、讲稿完善、筵席设置、迎送礼仪，均需巨细靡遗，大小兼顾。期间接待任务更为首要，举凡迎宾、行进、姿态、仪式、礼节、菜单、座次、规格、着装、言谈举止，在在显示筹组方的能力与职业化。本课程设置以两天为原则，初步对会务筹组与接待礼仪工作逐一手把手训练。二、课程目标1.会议筹组与管理流程介绍2.会议文件的准备与会场布置3.接待工作与接待礼仪4.仪态、仪表与仪式三、授课方式专题授课、案例讨论、互动问答、模拟操演四、课程设置第一天上午引言 (十分钟)l介绍课程内容和培训方法l了解培训学员对课程的预期，以便更有针对性的开展培训模块二：会议筹组与会议管理1.商务会议的类型、步骤及注意事项：股东大会、董事会、经理会、企业新闻发布会、展览会2.会议组织流程与筹组会：确定主题、日期、地点、活动安排、主要参与者3.会议准备工作：会议方案的制定、时间及地点的安排、确定与会人员范围、文件材料的准备、会议通知、布置会场、会议所需物品及设备、安排食宿等、大型会议的接送站报到、大型会议的经费预算模块二：会议准备与参会文书材料4.会议进行中的支持性工作：会前的最后检查、组织签到和登记、会议记录和录音录像、提供资料、保密工作、信息工作5.会后整理与效果评估工作：安排与会人员返程、清理会场与文件、整理会议材料与阅卷归档、会议总结、会议效果评估6. 各类会议文书及写法：、欢送词、答谢词、祝酒词、请柬、新闻稿等第一天下午模块三：现场布置与安排7.现场布置主要工作：接待处设置、会徽安排、主席台安排、与会代表数据、悬挂横幅、速记员、同音翻译、媒体接待、新闻稿8.现场设备检查：灯光、音响、话筒、空调、纸笔、计算器、屏幕、投影仪、礼品、指示牌、饮品9.主持人选择与协调：各项活动主持人遴选、联系、签约、接送、酬资、前期沟通10.主要活动预演：预演时间、团体到位、迎宾训练、剪彩训练、各项仪式定位模块四：筵席准备与会(间)后活动11.各项筵席活动准备：餐厅布置、菜单选择、主客陪客、酒单选择、祝酒词、桌次安排、座次安排、迎送服务12.会间与会后活动：嘉宾致词顺序、主讲嘉宾介绍、学术论文发布、活动展演、时间控制、户外活动、旅游、文化活动安排第二天上午模块五：接待礼仪的范畴与应对13. 服务岗位礼仪：迎宾礼仪、行进间礼仪、楼梯电梯礼仪、奉物的原则、茶水接待礼仪、座车礼仪14. 仪容与仪态：男女着装知识、形象原理、化妆方法、站姿、坐姿、行姿、手姿训练、展示技巧第二天下午模块六：商务接待与会议接待15. 商务接待概要：名片的应用礼仪、与相互介绍的礼仪、握手礼、额首礼、鞠躬礼、注目礼训练、微笑与眼神、避免的动作、沟通的禁忌16. 会务接待概要：会议座次安排、参观讲解者礼仪、颁奖礼仪、举牌者志愿者礼仪、送客礼仪、送礼的艺术个人行动计划l回顾所学知识l制定个人行动计划以确保将所学应用于实际工作中五、讲师介绍石咏琦教授 简历现任&O新世纪形象管理学院创办人&O美国东西大学全球领袖管理学院EMBA助理教授&O亚洲行政秘书协会荣誉顾问&O金石形象(北京)国际文化发展有限公司首席专家学历清华大学人文社会学院经济学研究所访问学者台湾淡江大学西洋语文研究所硕士台湾中兴大学外语系毕业石咏琦教授为《奥运礼仪》作者与奥运礼仪培训师，曾担任台北市行政专业秘书协会理事长、台湾行政秘书协会总会长、亚洲行政专业秘书协会理事长、亚洲行政专业秘书协会顾问团顾问；组办第八届亚洲秘书大会(1988)、第二十届亚太秘书大会(2010)，参与亚太地区日本、菲律宾、泰国、马来西亚、印度尼西亚、文莱、新加坡、印度、澳洲以及美国、欧洲英国、芬兰等地国际秘书大会及世界高峰会议。培训资历25年，著作23本，演讲至今达1300 场，涵盖台港大陆企业数百家如：中国微软(北京、上海、广州)、诺维信集团 (北京)、惠州天缘电子、无锡中国电子系统工程第二建设有限公司、艾默生网络能源有限公司、阿里巴巴、无锡华润微电子、华润集团、招商银行、建设银行、工商银行、中信银行、浦发银行、交通银行、南京银行、上海金茂集团、上海东方商厦、中国电信、苏州蒂姆拓展、上海宏利企管、上海沃斯成企管、上海润杰企管、安徽合肥时代光华、太平洋保险海口分公司、中国民航、上海交大协进企管、上海复旦大学太平洋金融学院、北京华清为学企管、北京赛诺经典咨询公司、上海启明金融管理学院、深圳市卓越成长管理顾问有限公司、深圳市杰训企业管理顾问公司、苏州汇华企业管理顾问公司、深圳日产、克拉马依油田、京慕展览公司、红星眼镜、上海复效、徐州民科两会、苏州法马西亚、美的空调、西安名淑企业、上海国际纸业、武汉长发电线电缆、上海宝钢、北京建龙钢铁、佳通轮胎、麦克维尔空调、昆山好孩子集团、柏承科技、上海延锋伟士通、鄂尔多斯包神铁路集团、上海延锋百世得、内蒙神华集团、薛家湾神华准能集团、上海中润解放传媒、华南理工大学、湖南长沙林业科技大学、清华大学、南京大学商学院、哈尔滨理工大学荣成学院、人民大学、湖南邵阳学院、北京大学、广东工业大学、潮州韩山师院、上海台籍主管联谊会、第二届人力资源博览会、北京民营企业协会、北京首都图书馆、中国职业经理人协会、慈铭体检等。 分享： >
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会议接待方案
时间:15-01-05 23:35:29 | 来源:
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方案一：会议接待方案
一、会议概况：
（一）会议时间：xx
（二）会议地点：xx
电话：xxxxxxx
联系人：xx
（三）参加会议人员
东北九城市公安局主管政治工作局长、政治部主任、政治部秘书处处长、干部处处长，特邀佳木斯市公安局有关领导与会，约50人。
二、活动日程（见日程安排表）
三、工作分工
成立会议筹备领导小组
副组长：xxx
领导小组下设办公室，负责人xxx，具体负责整个会议期间的各项工作。
成员单位：政治部各处、机关党委、指挥部宣传处、行政处、后勤保障中心、朝阳分局、净月分局、锦程分局、巡警支队、交警支队领导各1人。
办公室下设材料组、会务组。
（一）材料组
负责人：xxx
成员：秘书处有关人员
1.领导讲话、主持稿、论文集
2.代表报到、登记，制定花名册、通讯录
3.会议须知、日程表
4.代表、工作人员住宿、餐饮分配表
5.制做文件袋、配记事本、笔、相册
6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签
7.乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆
（二）会务组
负责人：xxx
成员：交警支队、巡警支队、政治部各处、行政处、后勤保障中心、指挥部宣传处、机关党委。
职责：具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。
负责人：xxx
（1）会议抽调政治部秘书处轿车3台、干部处2台、组织处2台、老干部处2台主要用于迎接代表团。行政处2台轿车主要用于会务。
（2）会议抽调行政处、后保中心、巡警支队丰田面包车各1台，交警支队前导车1台。主要用于参观、游览。
（3）各单位抽调公务车于8月9日上午8：30分到名门饭店会务组报到，接受任务；交警前导车、3辆中客8月10日11：30到名门饭店会务组报到。
（4）联系交警支队，确定具有长春特色参观路线。游览期间，沿线主要街路由交警安排勤务。
（5）各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。
（6）车辆市内用油由各出车单位自行解决。
（7）联系各代表团铁路定票，为代表自带车辆加油及送站工作。
负责人：xxx
8月9日，各代表团报到当天，由政治部有关领导及政治部各处处长负责迎接。对坐车来的代表，派车在高速公路出口处迎接；对乘火车来的代表，派车到车站迎接（由责任单位自制接站牌）。
具体分工：秘书处负责迎接沈阳、哈尔滨、佳木斯代表；干部处负责迎接鞍山、大连代表；组织处负责迎接吉林、抚顺代表；老干部处负责迎接大庆、齐齐哈尔代表。
负责人：xxx
（1）用于登长白山准备雨衣60件，秘书处负责统计会议代表服装号，于8月10日发到会议代表及工作人员手中。
（2）奥迪A6车模60辆，由秘书处购买并在会议代表入住时送到房间。
（3）准备给白山市局纪念品10份，以表感谢。
负责人：xxx
（1）住宿。会议代表统一住名门饭店。各市局主管政工局长，党委委员、政治部主任安排单独住一标准间，其它代表2个人住一标准间，各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。
（2）宴请。9日各代表团报到后，市局在名门饭店举行欢迎晚宴，拟请x座陪（摆牌）。
（3）要求。会议用餐依签牌固定餐位，一楼正厅悬挂欢迎横幅；会议室挂会标，摆放鲜花，代表座签等，要体现隆重、端庄、整洁。
5.参观、娱乐活动
（1）游览长白山及市区内伪皇宫、一汽大众公司。
责任人：xxx
负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动（净月分局、锦程分局负责联系和派出警卫人员4人、并安排解说人员）。
要求：游览长白山要确保安全，每辆车要配备350兆对讲机I台（共5台），前后呼应加强联系（联系指挥部通讯处）；鉴于路途较远及长白山西坡封闭的实际情况，要与白山市公安局沟通，协助做好保障工作；车辆进入白山市界，要有白山交警前导车迎接并导，要请白山市局联系3名导游，随同代表一同上山沿途介绍长白山然风光；负责培训3男3女既6名随车导游（拟从政治部内挑选）。
（2）8月11日晚，举办联欢晚会。
责任人：xxx
负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内挑选5名歌手，制定由各代表团参与的演出计划（请与朝阳分局联系）。
6.宣传报道
责任人：xxx
（1）负责会议摄、录像工作。
（2）派摄影、录像记者各1人，全程跟踪服务（迎接、会议、游览）。
（3）将代表的照片装入相册，录像刻制光盘，在代表返程前交到代表手中。
7.医疗保障
责任人：xxx
门诊部派1名医生全程保障。每天要定时到代表房间巡、问诊，要分考虑到去长白山、路途遥远易晕车，高山缺氧、爬山困难的实际，备有关药品和医疗器械。
方案二：会议接待方案
为成功圆满接待xxx，按照贵公司的要求，河南康辉国际旅行社特拟定以下方案，请指正、修改。
原则：河南康辉国际旅行社本着热情、周到、安全、卫生、快捷的宗旨确保圆满完成任务。
一、接待前准备：
1、熟悉接待计划日程安排，所接待客人名单、抵达时间及交通工具（火车/飞机），落实接站车辆车次，接站人员。
2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项，做好住宿和餐饮安排工作。
3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆，驾驶人员，导游人员，旅游景点，旅游途中就餐点。
二、接站：
根据客人具体抵达时间，提前半小时抵达（火车站/机场）。举牌接到客人后安全、迅速的将客人及行李安全送达指定的酒店。为客人办理好入住手续，并让客人及时了解到酒店的基本情况和注意事项。
三、旅游及行程的安排：
1、导游要求：
知识丰富，技能技巧熟练，语言生动，具有较高的导游业务知识和讲解、服务水平、实践经验丰富。
2、车辆要求：
安排专业旅游车队的空调旅游车，车况好、干净，设备齐全。安排多年驾驶经验专业的司机，确保客人安全。
四、旅游保险：
确保此次旅游活动的安全顺利，我社可代办每位旅游投保10万元旅游人身意外伤害险。
五、会议日程安排：
月日：机（08：00-18：00），提前得知每个客人的航班号航班时间安排接机时间，人员接机，带领客人上车，司机送客人抵达酒店休息。
A：在大堂内摆放接待台及欢迎条幅
B：在大堂接待桌上摆放贵公司签到牌、赐名片、并安排3名专业人员在接待台协助会务组，为客人签到办理登记，并为VIP客户提供优质服务入住手续。在客人到达酒店时，引导客人前往签到台办理入住等。
C：代定客人往返大交通
D：举行主题晚宴（根据客户要求）；若有演出，请客户提出有关演出的主题语言类，歌曲类，小品类，戏剧类等。
E：协助主办单位安排参会事议
19：00-21：00晚上举办宴会厅欢迎宴会
xx月xx日：参加会议。
本酒店参会：上午：8：00-10:00上半场10：00-10：30茶歇
10：30-12：00下半场12：00-13：00中餐
下午:14:00-16:00上半场16：00-16：30茶歇
16：30-18：00下半场19：00-21：00晚宴
xx月xx日：（根据实际情况安排时间）
方案三：第二届餐饮业博览会会务接待方案
为了做好第二届中国餐饮业博览会会务接待工作，组委会办公室委托西安市成立餐博会会务接待组，并制定了第二届中国餐饮业博览会接待工作实施方案，具体如下：
一、接待时间
20XX年10月17日至21日午前。
10月17日全天报到。
二、住宿安排
组委会负责接待由各省、自治区、直辖市和计划单列市统一组团参会的代表。请各省、自治区、直辖市和计划单列市组团单位在8月25日前将参会人数、入住宾馆等级及要求报会务接待组（餐博会代表团拟入住宾馆回执表附后），并将定金（500元/人）于8月31日前汇入餐博会会务组账户。
三、用餐安排
10月17日至20日的用餐由会务接待组统一安排。用餐安排在入住宾馆，形式为自助餐或地方风味餐饮，代表凭餐券在规定时间用餐。有特殊用餐要求的代表，请各地代表团联络员及时与住店会务接待小组联系。
四、交通安排
10月17日会议报到当天，接待组在西安咸阳国际机场、西安火车站设接待点，各省、自治区、直辖市和计划单列市组团的代表请提前以传真形式将航班、车次及抵达西安的时间报接待组。
餐博会期间，代表参加活动的市内区间交通用车由接待组统一安排。
10月21日会务接待组为代表安排送站，需提前离西安的代表请及时与住店会务接待小组联系。会后需自行参观考察的代表，会务接待小组可代为联系酒店和旅行社，费用自理。
五、收费标准
（一）会务费：每位代表会务费600元，会务费包括餐博会资料费、区间交通费、参观交流场馆门票、仿唐入城式和盛唐迎宾宴暨餐厨文艺表演费、大唐芙蓉园门票、闭幕式晚宴费、纪念品等。团体报名超过50人的以及要求参加部分活动的代表可与会务接待组具体协商。
（二）食宿费：根据所住的不同宾馆设A类：1500元/人，B类：1200元/人两个等级标准。对于住宿、用餐有其他要求的代表团，也请在8月25日前与接待组联系。
（三）减免事项：各省、自治区、直辖市和计划单位列市代表团团长免收食宿费、会务费；各地组团参会人数超过20人的，免收联络员（1名）的食宿费和会务费。
因代表离西安返程日期相对集中，接受统一安排食宿的代表需预定返程机（车）票的，请提前与会务接待组或入住宾馆会务接待小组联系。
七、联系办法
餐博会组委会办公室会务接待组：
联系人：肖来利xxxxxx
刘勇029－8xxxxxx
传真：029－xxx
缴费账号：xxxxx
开户银行：中国工商银行西安北大街支行
开户名称：第二届中国餐饮业博览会会务组
方案四：会议接待方案
一、接待时间：2011年X月X日X月X日
二、接待地点：
接送机地点：西宁机场
下榻酒店：XX大酒店（银龙大酒店，神旺大酒店，青海宾馆等）
会议地点：XX大酒店会议厅（银龙大酒店会议厅，神旺大酒店会议厅，青海宾馆会议厅等）
三、接待对象：
嘉宾等一行人及其陪同人员
四、接待负责人员：
总负责：接待办
跨部门接待小组：相关领导，秘书组，行政组，宣传组，保卫组
五、接待前期准备工作：
1．制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间
2．食宿安排，提前预定
3．迎接车辆安排
4．迎宾（嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作）
5. 相关接待人员，负责相关接待工作
六、机场接待
1．机场一层到达厅内设接待处人员，根据来客乘坐的航班到达情况持热烈欢迎XX贵宾牌，在一层到达电梯口等候，接到嘉宾后负责引导至接待处（签到台桌子规格1.xuexikuai.5x0.75）。接待组由此将客人集中带出乘车。
2．在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌（80x180cm以下易拉宝）。
3．由服务科按照按正常要客接待程序接待。
4．对于重要领导等特殊客人，由团省委提出要求，机场团委负责申请办理有关接待人员通行证，安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。
硬件附注：易拉宝2个（其中1个2米），接待处牌子和桌子，笔若干支，迎宾牌，授带10条.
七、酒店入住
1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排。
2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候，摄像记录组安排摄像拍照。
3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。
4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。
八、用餐（早餐、中餐、晚餐）
1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。
2．餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。
九、会议前的筹备工作
1．选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。
2．会场布置。根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一
3.会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。
4.会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。
十、会议接待
1．欢迎词（电子屏幕）提前15分钟播放热烈欢迎各位XX贵宾莅临我公司考察指导
2.会场整理及布置
1）提前30分钟清洁并布置会场，保持会场整齐有序，空气清新
2）摆放会场物品，桌面上如需摆放水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一 ，香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发，调试投影仪，音响等设备，放映相关资料。
3.联系陪同人员，讲解员。根据客户考察目的及需要，确定陪同人员并及时告知其准备事宜，以便顺利沟通：会谈开始前1小时，再次提醒相关人员
4．领导嘉宾到达会议厅，由礼仪引入会场就座。
十一、座谈
1．企业宣讲（集团，产业宣传片，企业介绍PPT）
2．技术交流（技术人员PPT讲解，互动）
3. 会场服务（每20-30分钟添加茶水或视情况而定）
4. 拍照（依重要程度，进行拍照留档）
5. 摄像（依重要程度，进行摄像留档）
十二、会后服务准备
做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影准备。会后用车在会议结束前妥善安排。
十三、会后服务
会议结束，摄影师做完摄影工作后，由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店。
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