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经典人事行政管理制度
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经典人事行政管理制度
官方公共微信　　在各位朋友的大力支持下，《行政人事6+6全解析》已顺利下厂，即将与各位网友见面。为了感谢天涯网友，对这本书的鼓励和支持，我打算将部分定稿电子版陆续贴出来，让大家先睹为快！同时依然乐意接受各位网友的咨询。
楼主发言：35次 发图：7张
　　前言　　2011年夏，由于纺织行业的特点，集团公司进入生产淡季。闲暇之余，偶入天涯社区人力资源板块，看到很多网友咨询行政及人力资源方面的问题，一篇篇渴望求解的帖子后面是一颗颗充满困惑和渴望进步的心。　　回想自己十几年的从业经历，充满了挫折和困窘。那时候多么期望有一个人能够帮助一下，哪怕只是指点两句。可由于当时的现状，很多企业都刚刚建立，行政人事工作也是刚起步，你不懂，别人也不懂。而且学习渠道不多，相关资料也少，完全靠自己慢慢摸索前进，其中艰辛坎坷无以言表。　　看着网友们的帖子，我突然有个想法：“为什么不把自己的经验写出来与朋友们分享呢？”，于是我开始关注网友们的需求。　　对于新手，刚开始做行政人事工作，很少是科班出身，即使学过行政管理，实际工作能力与岗位需求也有很大差距。而企业由于岗位配置及人力成本等原因，也不愿意投入太多时间培养新手。那么新手如何才能快速进入工作状态，做出工作成绩呢？——只能靠自学。而如今市面上行政人事方面的书籍很杂，又过于理论化，甚至有些还是培训教材或国外译本，根本不适用。　　对于老手，在企业中摸爬滚打几年，基本的行政人事概念及模块分类都已清楚，完成任务的流程和方法也已掌握。只是对大局的规划能力和未来发展的预判能力较为欠缺，而这些都需要经过时间的磨砺，不易跨越。但我们可以通过借鉴他人的经验，少走弯路，在遇到同类事件能够做得更为周全。而这些经验在传统书籍上少有，网络上也很零碎，也只是知近的朋友才愿意相互切磋。　　我写这本书的初衷就是“经验共享”，把自己十几年沉淀下来的经验写出来与朋友们分享，对于我可能就是花费些时间，而对于那些在黑暗中渴望得到指引的朋友，是多么的弥足珍贵。我曾经在网上说过：“我写的东西，哪怕只有一条给您带来帮助，我就很高兴了。”　　本着“贴近工作，解决问题”的宗旨，本书全面剖析了“行政六大模块”及“人力资源六大模块”的分类内容、注意事项、部分案例及实操办法。由于水平所限，如有不当之处，请读者指正。　　我信奉的一句话：“学习是个人进步发展的唯一途径”！　　李洪岩 2012年3月
　　目 录　　第一章
行政人事概述
…………………………………………(1)　　1、行政人事的定位
………………………………… (1)　　2、行政人事的现状及未来
………………………………(1)　　3、行政人事的分类及架构
………………………………(1)　　4、行政人事的领导素质
…………………………………(1)　　5、行政人事的入门及提升 …………………………………(1)　　第二章
…………………………………………(1)　　1、文控文秘的重要性
…………………………….… (1)　　2、任职资格及岗位要求
…………………………………(1)　　3、主要岗位职责
……………………………………..…(1)　　4、分类内容及工作方法
…………………………………(1)　　5、工作态度及晋升通道 ……………………………………(1)　　第三章
…………………………………………(1)　　1、活动的分类
…………………………………….… (1)　　2、活动的组织方
…………………………………………(1)　　3、活动的策划
………………………………………..…(1)　　4、活动的实施方案（案例应用）
…………………………(1)　　5、组织活动的注意事项 ……………………………………(1)　　6、通过活动铸造企业文化 …………………………………(1)　　第四章
……………………………………(1)　　1、保安队的责任
………………………………….… (1　　2、保安队的建立
…………………………………………(1)　　3、保安队的“军规”
…………………………………..…(1)　　4、保安队的具体工作
……………………………………(1)　　5、保安队的社会责任 ………………………………………(1)　　第五章
……………………………………(1)　　1、员工饭堂的建立
…………………………….… (1)　　2、就餐管理
…………………………………………(1)　　3、餐饮质量及服务
………………………………..…(1)　　4、卫生与安全
………………………………………(1)　　5、成本控制 ……………………………………………(1)　　第六章
………………………………………(1)　　1、宿舍管理
…………………………………….… (1)　　2、车辆管理
……………………………………………(1)　　3、园艺清洁
………………………………………..…(1)　　4、维修保养
……………………………………………(1)　　5、其他 …………………………………………………(1)　　第七章
………………………………………(1)　　1、网络组建和配置
…………………………….… (1)　　2、网络办公应用范围
…………………………………(1)　　3、网络管理工作内容
……………………………..…(1)　　4、核心技术介绍
……………………………………(1)　　5、网络管理员的发展 …………………………………(1)　　第八章
人力资源规划
………………………………………(1)　　1、人力资源规划概述
………………………….… (1)　　2、人力资源规划主体模块
……………………………(1)　　3、人力资源规划的基础
…………………………..…(1)　　4、人力资源规划实施方案（案例应用）
………………(1)　　第九章
招聘与配置
………………………………………(1)　　1、用工危机及解决办法
……………………….… (1)　　2、人力资源成本控制
…………………………………(1)　　3、人员招聘
………………………………………..…(1)　　4、人才配置
…………………………………………(1)　　5、面试方法 ……………………………………………(1)　　第十章
培训与开发
………………………………………(1)　　1、人力资源培训的概念
……………………….… (1)　　2、培训的需求分析
……………………………………(1)　　3、培训的实施流程（案例应用）
…………………..…(1)　　4、人力资源开发的概念
………………………………(1)　　5、培训与开发的效果评估 ………………………………(1)　　第十一章 薪酬与福利
………………………………………(1)　　1、薪酬的概述
………………………………….… (1)　　2、薪酬分配及制定
……………………………………(1)　　3、薪酬结构及等级
…………………………………..…(1)　　4、战略性薪酬管理
……………………………………(1)　　5、福利的概述 ……………………………………………(1)　　6、福利设置的原则及方法 …………………………………(1)　　第十二章 绩效管理
…………………………………………(1)　　1、绩效管理的概述
……………………………….… (1)　　2、绩效管理的常见模式
…………………………………(1)　　3、绩效管理的流程
…………………………………..…(1)　　4、绩效评估的方法
………………………………………(1)　　5、绩效管理制度及实施………………………………………(1)　　第十三章 员工关系
…………………………………………(1)　　1、常规管理工作
………………………………….… (1)　　2、关系协调
……………………………………………(1)　　3、员工援助（EAP）
………………………………..…(1)　　4、制度管理
……………………………………………(1)　　5、劳动争议处理…………………………………………(1)
　　第一章 行政人事概述　　说起行政人事大家并不陌生，这是无论企业规模大小都会设立的一个职能部门，也是常被人提起，看似又无关轻重的一个部门。也曾听人说：“行政人事不就是打杂的嘛，是个人就能干得了”。话说得偏激了一点，但当下的形势确实如此。由于各企业组织架构不同，从业人员素质参差不齐，导致行政人事工作没有一个标准。尤其对于一些中小企业，经常是换了一任主管就把行政人事工作推倒重来一遍，导致企业管理没有延续性，管理层为了不影响企业正常生产经营也不敢轻易放权给行政人事部。在这种相互不信任的状态中，行政人事部在企业中的位置一直比较尴尬。　　本人从事行政人事工作至今，经历了各种类型的企业，不得不承认，行政人事部一般都是企业中的边缘部门。这点在企业例会上就看得很清楚，每次会议内容份量最重的一定是生产、销售或业务部门。行政人事部的职能定位就是后勤保障，所以也注定了从事行政人事的员工成长空间有限。行政人事做到最高职位一般为CHO(人力资源总监)，而企业的副总经理、总经理一般都是生产或销售出身。道理很简单，一个企业的最高领导人，是要带领这个企业赚钱的，而不是花钱的，因为企业运作的根本就是“赢利”。　　认清行政人事的形势，对于我们调整心态、从实际出发，将具体工作落实到位是有益处的。
　　一、行政人事的定位　　行政人事部确实是一个后勤部门，部门职能的核心理念就是解决企业日常生产经营中员工的衣、食、住、行、用等问题，不能为企业创造直接的经济效益，但是同样不可或缺。行政人事运转正常，对企业规章制度的执行、企业文化的建立、员工的稳定性、生产效率的提高都会起到积极的推动作用，反之则会严重影响企业前进的步伐。　　从企业角度，一个企业既然设立了行政人事部，说明企业岗位已经进入到职业化阶段，那么合理分配和使用办公资源及人力资源就是这个部门的基本职责，作为企业负责人需要做的就是分派任务和监督执行。如果该负责人仍然亲自参与管理，那么这个部门的职能就被架空，部门人员做事畏手畏脚，企业负责人劳心伤神，严重浪费了企业的人力资源。　　很多企业负责人也清楚自己的位置，并不想直接插手行政事务的管理，但由于行政人事工作涉及面广，每天都会接触到，当目前现状与自己设想状态不同时，难免想要纠正。比如说，一大早上班就看到前台员工在岗位上玩手机，心里肯定不舒服。像这样事虽小，但积累到一定程度，就可能会直接干预行政人事工作的管理。　　其实这样的问题很容易解决。企业负责人只要换个角度想想，既然高薪聘请了行政人事负责人，不管其管理方法如何，只要满足自己的要求即可，如果离自己的要求有距离，可以给予适当的辅导，实在相差太远可以聘用新人。　　从部门角度，行政人事部与其他部门有一定区别，行政人事工作面向整个企业，对生产经营影响较大，企业负责人对行政人事工作格外关注也很正常。行政人事负责人要先认清部门定位，再施展自己的专业特长做出一些成绩，才能取得企业负责人的信任。　　为此行政人事负责人不能目空一切，肆意妄为。企业负责人最忌讳的就是屁股还没坐热就评头论足、指指点点的管理人员。例如华为的“万言书”事件：一个华为新员工，给华为高层写了一封“万言书”，提出了很多经营策略的建议。任正非看了以后，批示：“此人如果有精神病，建议送医院治疗，如果没病，建议辞退。”这就是典型的“纸上谈兵，不知深浅”。　　当然行政人事负责人想要大展拳脚，做出一番成绩的心情可以理解，只是在工作方法上要非常慎重。这里建议在推行自己新的管理思想时，首先，要适应企业的传统文化，找到企业的核心竞争力；其次，尽量维持原有体系不动，慢慢加以丰富和完善；最后，在实行每项新制度时，要多观察企业负责人的态度，主动调整方向和策略。一套优秀的管理思想，不在于它实施的过程多么完美，而在它能适应不同企业需求发挥作用。　　无论的企业负责人还是部门负责人都要清楚自己在行政人事工作中的定位，这样各司其职，相互支持，企业的行政人事工作才能良性发展。　　案例1：　　某企业，有一天上午十点多，老板带几个客户参观企业。在前台大门前稍作停留时，注意到大门口的观赏树叶子落了一地，很生气。在送走客户后，立刻找来行政人事主管，批评前台卫生太差，树叶子落了一地也没人扫等。该主管表面没有说什么，但心里却想，自己已经制定了《前台卫生管理制度》，上面规定大门口卫生每天早上由保洁员打扫一遍。而树的叶子什么时候都会落下，自己不可能派专人守在那里，老板真是爱管闲事。该主管这样想着，也就没有在意。却不知在老板心里这名主管的工作能力已经大大折扣。　　分析：像这个案例其实很好解决，虽然制定了《前台卫生管理制度》，但行政人事主管完全可以要求保洁员或前台文员加强巡视，发现落叶可以随手清理。即使偶尔有“漏网”的情况，也比不作为要好。虽然这是小事，但多数企业负责人都会很在意，因为越是细节越能考察部门负责人的管理能力。
　　二、行政人事的现状及未来　　随着社会经济的发展，行业竞争日趋激烈、原来靠低成本、低人工、低品质赚取巨额利润的年代已经过去，尤其是劳动密集型企业，不仅在地方政府方面得不到支持，而且企业内部也面临管理危机。众多企业反映出来的核心问题就是“原材料、市场和人力资源”三大方面的问题。原材料属于基本层，一般受国家政策影响不能控制，同行也面临同样问题；市场的竞争是必然的结果，优胜劣汰，适者生存，符合社会发展规律，这方面企业必须适应；只有人力资源有很大弹性空间，企业如果能够合理的开发利用就可以发挥无限的潜能。　　如今很多企业已经意识到加强人力资源管理的必要性，在人员配置和政策支持方面都开始倾斜。只是由于行政人事工作需要一个长期积累的过程，对于那些迫切追求成果的企业来说，效果可能不太理想。这就需要企业负责人要以铸造“百年老店”为目标，逐步铺开人力资源管理工作。尊重管理，重视人才，脱离家族企业的管理模式，走出一条职业化的道路。　　由于目前人力资源尚处于发展阶段，社会上的从业人员鱼目混珠，水平参差不齐。如何能在这样一个混乱的环境中脱颖而出，取得企业主的信任，是所有人力资源工作者都应该思考的一个问题。一个职业的价值体现，衡量标准不仅仅是薪水的高低，更重要的是信誉的好坏。如果所有人力资源同行都能够严格要求自己，勤于学习，相互帮助，共同进步，一定会得到社会的重视、企业的认可。　　随着社会的进步，企业发展越来越快，行政人事管理也会逐渐走上正轨。未来的企业一定会更加注重人才的培养和开发。据专业机构评估，未来企业发展的核心竞争力就是“战略、人本、文化”，由此可见人力资源在未来企业中的重要性。
　　三、行政人事的分类及架构　　严格的讲行政和人事分属不同范畴。侧重的管理内容不同，行政工作侧重于管物，人事工作侧重于管人；行政工作注重体力，人事工作注重脑力；行政工作偏务实，人事工作偏务虚；行政工作重在执行，人事工作重在计划。他们各自拥有独立模块分类，行政六大模块分类较为模糊，一般按职能划分为“文控文秘、活动组织、后勤杂务、安全消防、厨房管理和网络管理”；而人事六大模块划分就很明确，包括“人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、薪酬和福利、绩效管理和员工关系”。　　根据行政人事的不同类别，一般大中型企业会分设两个部门——行政部和人力资源部，统一由企业的一名副总或总监管理。这样行政和人事工作即可相互独立，充分发挥各自作用，又可以集中资源，解决关键问题。但实际工作中有些企业会直接将行政和人事合为一个部门，部门员工一人多职，负责多个模块的工作。这样做的好处是可以节省人力资源成本，培养员工多方面的能力，缺点是岗位责任不清，不利于员工专业发展。　　那么正规企业的行政人事组织架构是如何划分的呢？行政方面按岗位划分一般包括：“行政主管、行政文员、前台文员、厨师、保安、清洁、司机、宿舍管理员、网管等”。人事方面按岗位划分一般包括：“人事主管、招聘专员、培训专员、薪酬及绩效专员、员工关系专员等”　　
　　四、行政人事负责人基本素质　　行政人事部在一个企业里面，虽属后勤部门，但每项工作都渗透到公司的每个角落，出现问题时会很显眼。作为负责人面临着管辖范围大，工作复杂，部门成员较多，素质参差不齐等困难。如何能够成为一名合格的行政人事负责人，带好一个团队，建立一支有战斗力的队伍呢？　　1．树立威信　　“兵熊熊一个，将熊熊一窝”，这个道理放在企业这个组织里也一样。部门负责人如果没有威信，不仅本部工作难以开展，就连下属也会受到其他部门的排挤。由于职责所在，行政人事部会经常与企业各个部门打交道，当涉及到部门利益时，难免有所冲突，这时作为执行者或监督者的身份，行政人事部必须要树立权威的形象。这个形象不能靠别人给予，而是靠部门负责人的个人魅力和工作能力来缔造。在人际关系上，要谦逊有礼、遵守他人；在工作业务上，要专业规范、坚持原则；在困难面前，要讲究方法、坚持不懈；在挑战面前要勇往直前，全力以赴。　　2．勇于担当　　身为部门负责人就要勇于担当，“在其位谋其政”也是职业经理人的基本素质。这里的勇于担当有三层意思。　　1）敢于接受任务：当企业负责人遇到某一方面困难，希望有人能够帮助解决时，要勇敢的站出来。个人价值和部门价值是在完成的任务中体现出来的，尤其任务难度系数越大相应价值也就越大。　　2）敢于承认错误：谁也无法保证每项任务都可以顺利完成，当经过自己和团队的不懈努力后，结果仍然失败时，作为部门负责人要敢于承认错误。承认错误并不代表负责人无能，只要他能够虚心总结失败的教训，依然可以委以重任。企业负责人最忌讳的就是那些只会推卸责任，只会为失败寻找借口的管理者。　　3）敢于分享成果：有些部门负责人汇报工作时总是说，我今天又做什么事，我这个月又完成了什么任务。习惯于把所有的成果都归功于自己，只字不提与自己并肩作战的团队。其实做法是很危险的。一方面会给企业负责人留下贪功的印象，另一方面会脱离自己的团队。很有可能沦落到“唱独角戏”的地步。部门负责人要敢于与团队成员分享成果，这样团队成员才能全心支持部门的工作。　　3．和谐共存　　社会稳定经济才能发展，部门稳定才能有战斗力，部门负责人要努力维护团队成员和谐共存，避免部门内部的勾心斗角，明争暗斗。这里有两点建议：　　1）合理配置岗位：根据岗位特点任用不同性格、不同技能的人，取其所长，避其所短。比如薪酬专员可以选择性格比较内敛，思维谨慎的人；招聘培训专员就要选择性格外向，活泼开朗的人。如果配置两个主管，分管行政和人事工作，这两人性格尽量有所差异，这样可以起到一个互补的作用。　　2）活跃部门氛围：轻松愉快的工作氛围也是部门稳定的基础，人是社会的动物，每个人都渴望被人关爱和尊重。尤其是80、90后，他们的工作目的不仅仅是为了养家糊口，更重视社会交往、同事关系。部门负责人除了分派日常工作以外，还可以适当安排一些业余活动，比如说，打球、郊游、聚餐等。在舒缓工作压力的同时，还可以拉近同事之间的距离，化解很多工作中的误会。　　4．乐于分享　　身为行政人事负责人要乐于将自己的工作经验拿出与下属分享。这样的好处，第一，可以加强对下属的影响力，树立领导者的威信；第二，可以给下属学习的机会，少走很多弯路；第三，有助于提高团队的综合素质，优异完成部门的职能工作。　　行政人事负责人以身作则分享经验的同时，还要组织部门成员积极参与。比如建立“轮岗学习制”，让每个成员都有机会展示自己的才能，每个成员又可以从他人身上学到东西，形成一个相互学习、共同进步的良好环境。　　案例2：　　某企业，行政部主管为了提升部门的凝聚力，有时会自费请大家出去聚餐。当然效果很好，同事们吃吃闹闹，彼此间拉近了距离，对部门工作也有推动。但时间长了，行政部主管觉得也很为难，再三思考之后。行政部主管推行了一项新措施——设立“部门活动基金”，部门员工每人每月缴纳定额的活动基金，这笔基金由专人保管，部门每次集体活动费用就从基金中支付。从此部门内部活动走上正规，内容也更加丰富，对部门工作产生了积极的影响。　　分析：如今部门员工业余活动越来越多，如果企业有这方面的赞助最好，如果没有就可以通过设立“部门活动基金”的形式，让每个成员都参与进来，大家一起献计献策，不仅活动更加丰富，更体现了彼此的平等和信任。
　　五、行政人事入门到提升　　日常生活中，经常有人说想转行做行政人事，却很少有人说想转行做生产、研发等。原因很简单，就是行政人事入职门槛低，容易上手。这也导致行政人事的人才秩序混乱、能力参差不齐。面对如此状况，对于那些想进入行政人事行业的从业者来说，就要更加小心谨慎。下面从行政人事入门到提升的三个阶段，分析一下从业者应该具备的条件。　　1．入门阶段　　“上帝造人、千差万别”，每个人都有自己的特殊能力。如果这种能力与自己的工作匹配，就很容易取得成功，相反即使再努力也收效甚微。从业者想在行政人事行业有所作为，也必须具体与之相适应的能力特征。那么如何评估自己是否具备从事行政人事工作的能力呢，可以从以下三个方面分析。　　1）性格特征：人的性格非常复杂，很难证明某种性格不适合从事行政人事工作，但具备以下性格对行政人事入门者肯定有所帮助。①开朗：行政人事免不了和人打交道，开朗乐观的性格会产生一定的亲和力，对于人际关系的拓展尤为重要。②包容：在企业中人员众多，事务繁杂，难免有人会无意间犯错，从业者要有一颗豁达包容的心，这样有利于同事间的相处。③细心：行政人事工作都是些琐碎事情，一项任务千头万绪，旁枝末节很多，哪怕只是一小方面没有考虑周全，都可能出现重大的纰漏。④坚韧：坚韧不同于刚烈和执拗，讲究的是能屈能伸，体现出的是一个人的人格魅力，也是做领导不可或缺的性格特征。　　2）技能基础：初级行政人事工作，对专业技能要求相对不高，但要谋求更高的发展，具备一定的行政人事技能基础就很必要了。因为行政人事工作做专做精并不容易，尤其是一些专业领域，比如说绩效管理中平衡计分卡的应用，薪酬与福利中的薪酬体系建立等，没有一定的理论基础很难弄清楚。当从业者面对一项任务不知所措、无从下手时，那种焦虑和不安很难形容。　　3）社会圈子：“物以类聚，人以群分”，想要在行政人事工作中取得一定的成绩，也依赖于自身的社会关系网。有一个与行政人事工作相关的社会圈子，至少有两方面好处。①可以相互学习，共同进步。从业者有一些行政人事的同行，各自工作在不同的企业，资讯和信息可以共享，工作中的成绩和不足可以相互交流；②关键时候可以解决问题。现代社会关系复杂，尤其是中国特殊的国情，很多事情都是讲关系，俗话说“有熟人好办事”。行政人事工作免不了和政府部门打交道，比如：安全生产、消防、社保、劳资关系等。一旦出现问题，如果从业者拥有这方面资源，就可以迅速解决问题。　　2．适应阶段　　当从业者顺利入职行政人事后，面对新工作时会有一段很艰难的适应过程，如何才能迅速进入工作状态，稳住阵脚呢？　　1）快速了解：通过一切渠道快速了解企业的产品、服务、企业文化、组织架构、人员构成等。摸清关键人物的脾气秉性、处事风格、兴趣爱好。　　2）熟悉流程：岗位内的每项工作一定要亲手理一遍，这样既熟悉了操作流程，也为将来改革创新做好准备。　　3）融入团队：新人刚进入一个团队，原有团队成员自然会有一个观望的过程，这是人之常情。从业者需要主动的示好，主动和原有团队成员接触，尽快融入团队。　　4）解决问题：当从业者承担起岗位职责，能够独当一面解决问题时，就标志着从业者在企业中真正的站稳了脚跟。　　3．提升阶段　　当从业者把岗位工作理出头绪，在企业中站稳脚跟后，接下来就要考虑如何发展自己了。那么在实际工作中如何进一步提升自己呢？　　1）勤于学习：这里的学习不再局限于书本或培训中的学习，因为当从业者进步到一定程度时，传统的学习渠道已经无法满足从业者的需求，这时就需要更广泛的交流与分享了。比如：参加HR学术交流会、结识更多的同行，与其他行业的精英交流沟通等。　　2）善于总结：这里不是简单的总结报告，而是深入挖掘出以往工作中做事的优点和缺点，将自己的经验凝练成理论化的指导体系，形成独树一帜的管理风格。　　3）谋于计划：为自己的职业发展做一份计划，明确自己的职业发展目标，并且将长期目标，具体到每个阶段，每个时间点。这样一方面可以不断修正奋斗的方向，另一方面完成阶段性目标，也会鼓舞自己继续前行。　　案例3：　　某企业，要举办一个新厂奠基典礼，企业负责人邀请了很多市里领导。为了把这个活动搞好，整个企业从上至下忙了半个多月。活动的前一天，负责这次活动的行政经理还把工作人员召集到一起开了一个动员会，再次将活动期间的工作落实一遍。结果典礼当天突然下起雨，雨棚又漏雨，嘉宾服务在搬动桌位时，不小心将市委书记的桌签和我们企业一名副总的桌签调错了位置。这个错误没有被及时发现，致使整个典礼过程中，领导席的排座顺序一直都是错的，犯下了一个严重的错误。典礼结束后，该行政经理被企业负责人很批了一顿。　　分析：象这种原则性的错误，看起来似出偶然，实际上还是细节工作做得不够到位。事后查找原因，原来是现场服务各小组分工后形成壁垒，嘉宾服务小组只是负责嘉宾的端茶递水服务，不清楚嘉宾的座次，意外情况下才会忙中出错。所以建议行政部在组织大型活动时，要做到“分工不分家”，每个成员除了对本职工作了如指掌之外，还要对活动的整体安排有所了解。　　行政人事工作看起来仅仅是一个职业，其实更是一种生活态度。它锻炼的是一个人为人处事的能力。如果从业者在行政人事岗位上做得如鱼得水，相信他在日常生活中一样会游刃有余。
　　恳请楼主能透漏一点绩效考核的内容，我们公司近期要做绩效考核，我在这方面是个菜鸟。
　　恳请楼主能透漏一点绩效考核的内容，我们公司近期要做绩效考核，我在这方面是个菜鸟。　　——————————————————————　　你可以加我的QQ:
　　呵，很好的内容，顶一个
　　工资薪酬核算是HR要做的吗？　　500多人的公司需要用专门的软件核算吗？还是直接用excel？　　楼主大体介绍一下吧。谢谢！
　　我们企业企业的薪酬核算是用EXCEL，我觉得薪酬核算，用什么软件并不重要，关键的薪酬的结构和核算方法。
　　第二章 文控文秘　　---------------------------------------------------------------------文控文秘是指行政人事中涉及到文件管理及办公秘书等工作一个职能模块。常常是新手入门的首选岗位，一般统称为“文员”
　　第二章 文控文秘　　从本章开始详细介绍行政六大模块的具体内容。由于行政事务涉及面很广，业务繁杂，能够完全涵盖所有模块的企业并不多。为了能够让从业者全面了解行政六大模块的内容，我们依然按照常规的分类，逐一展开分析。行政六大模块大致划分为“文控文秘、组织活动、厨房饭堂、安全消防、后勤杂务及网络管理”。　　文控文秘是指行政人事中涉及到文件管理及办公秘书等工作一个职能模块。实际就是处理企业日常行政及办公事务的文职工作，职位一般定义为“文员”，岗位有前台、秘书、办公文员等。　　一、文控文秘的重要性　　很多从业者都是从“文员”起步，刚进入行政人事部时都是干些琐碎杂事，看起来毫无技术含量，没有什么发展前途。比如，前台文员，每天就是接听电话，分发文件等。但事实上文控文秘是每个企业中不可或缺的岗位，是企业内部相互沟通的重要桥梁，有着不可替代的重要作用。具体表现在：　　1．代表企业形象　　几乎所有企业都很注重前台的礼仪培训，从《电话接听礼仪》、到《前台行为准则》再到《商务礼仪培训》花样繁多，持续不断。为什么一个小小的前台文员，企业领导如此重视呢？就是因为前台文员是企业的门面，也是客户认识这个企业的第一步。一个热情大方、举止得体的前台文员会让企业的形象大大提升。　　文控文秘中的办公文员及秘书对企业形象的影响更为直接，因为这些岗位会与客户有更深层次的接触，比如说，客户的接待、业务会议、嘉宾访问等。他们所展示出来的是一个全面立体的形象，包括仪容装束、语言表情、行为动作等，任何一方面的疏忽都可能都会给公司形象带来负面的影响。　　案例4：　　美孚石油（中国）公司有一段时间招聘了一名前台小姐，人长得挺漂亮，就是个性有些懒散。每天上班像没睡醒一样，接电话也是无精打采的。本来客户来电，企业规定的应答方式是：“您好，美孚！”，结果从这个小姐的嘴里出来就是变成了“你好迷糊！”，有时真叫人哭笑不得。没过多久这位前台小姐就被辞退了。　　分析：企业对前台文员一般有两点固定要求：第一是形象好，气质佳；第二就是声音甜美，吐字清晰。一个前台文员从言语间传递出去的不仅仅是企业的名称，更是一种热情的态度。
　　2．带动企业氛围　　由于工作性质文控文秘职员经常穿梭于企业各个部门之间，需要和不同部门的员工打交道。他的言行举止会对周围的人产生直接或间接的影响。试想，一个垂头丧气、愁眉苦脸的行政文员和你有工作来往时，会不会影响到你的心情呢。　　一个企业就是一个大家庭，家庭讲究的是和睦，企业内部同样需要一个和睦的气氛。如果文控文秘职员在团队中传递一种乐观、积极、友爱的态度，那么对整个企业的氛围也会有良性的影响。心理学上有一条叫“笑容传递法则”，当A对B微笑时，这种快乐会传递给B接触每一个人，这时个人的微笑会形成一个团队的微笑。　　3．信息交换及采集中枢　　文控文秘的工作看起来很简单，却承担着企业内部信息收集、整理、分享和存档的重任，是企业内部信息采集和交换的中枢。　　1）收集：文控文秘作为一个企业对外的窗口，会第一时间收集到一些数据或信息。比如说，水电费、报刊订阅、票务信息、采购资源等，甚至包括预定快餐盒饭等。　　2）整理：文控文秘接下来的工作就是将各类繁杂信息归类整理，以便上报或查询。只有整理后的信息才有更高的使用价值。　　3）分享：实用信息整理汇总完毕后，就要将其应用到企业的相关领域中。信息只有得到有效使用才能实现它的价值，信息的价值实现了，岗位价值也就自然实现了。　　4）存档：无论是一般资料、报价信息、技术说明甚至合同协议等文档资料，使用完毕后都会交给行政部存档。此时的文员就相当于“企业档案库”的管理员，重要性不言而喻。　　4．辅助运营及执行　　虽然文控文秘不会直接参与到企业的生产或销售中，但它所提供的资讯和服务却贯穿于企业的整个生产经营过程。这点从一笔业务完成的流程上就可以很清楚的反映出来。　　***某企业业务流程及辅助工作示意图***　　
　　由于文控文秘的岗位较低，处于管理层末端，属于执行层面，是真正干活的人，所以具体事务的推进，还是要靠这些人完成。文员第一手的工作质量可能就决定着整项任务的完成质量。比如说，办公用品的分发和盘点，行政部主管不可能时时监督，那么文员每月对办公用品的管控就会直接影响到企业的年度办公费用。　　明确文控文秘的重要性，为的是让从业者意识到简单的工作也有它存在的价值，也必须要努力做好，只有把小事做好，领导才会委以重任。　　案例5：　　一位政府领导下属有两个秘书，工作都很认真，都渴望着能早日获得提拔。但因为每天都是些端茶递水、送递文件的简单工作，很难有出彩的地方，所以只是闷着头干，枯燥又无聊。其实这段时间领导也很为难，手里有一个干部指标，两个下属条件、资历、背景都差不多，不知道如何取舍。　　有一天，秘书A双手捧着一大摞很重的文件想送给领导。到了领导门口，一时心急，敲了门还没等领导回答，就倚门而进了。结果正赶上领导端着一杯茶经过门后，一下子撞了上去。领导的茶水洒了一地，秘书A的文件也掉了一地。领导当时并没有说什么，但时隔不久，秘书B就获得了提拔。　　分析：可能很多人会替秘书A喊冤，觉得论能力秘书A并不比秘书B差。只是运气不好，被抓到了把柄，才没被选上。但仔细想一下，什么是能力呢？能把平凡的事情做好并且日复一日不出错才是真能力。再高的职位从事时间长了，不都是做些平凡事情吗？
　　二、任职资格和岗位要求　　正规企业每个岗位都有相应的任职资格和严格的岗位要求，从业者满足这些资格和要求就能够更好的开展职责范围内的工作。那么对于文控文秘所包含的岗位都需要具备哪些任职资格和岗位要求呢？　　文控文秘所包含的主要岗位有三个，分别为：前台文员、办公文员和秘书。下面介绍一下常规企业文控文秘各岗位的任职资格及岗位要求。　　1．前台文员　　前台文员做企业的形象，在个人形象、言行举止和待人接物方面有严格的要求。下面是某企业前台文员任职资格，此资格亦可作为招聘标准。　　1、女性，未婚，18岁~25岁，中专以上学历；　　2、身体健康，五官端正，举止大方，气质佳，有修养；　　3、普通话和粤语流利；　　4、有耐心和亲和力，沟通顺畅；　　5、熟悉办公设备操作及电脑办公软件使用；　　6、具备商务礼仪知识和技能，有工作经验者优先；　　前台文员这个岗位，除了个人形象要求较高以外，对性格、语言、心理素质等也有一定的要求。比如从业者性格开朗大方、精通多种语言、有一定心理承受力，肯定会对其职业发展有所帮助。　　2．办公文员　　办公文员一般就是指办公室职员，主要处理一些行政人事部的日常事务，所以在公文撰写和办公软件应用等方面有较高要求。　　在任职资格方面，主要体现在：　　1、男女不限，18岁~30岁，大专以上学历，中文或文秘专业；　　2、性格稳重，有责任心，做事踏实细致；　　3、有文字功底，能够独立撰写公文；　　4、熟悉使用办公设备及办公软件；　　办公文员涉及的工作内容比较繁杂，属于部门内部的“万金油”。要求有一定的工作经验，性格成熟稳重，做事有条理性，能够应付突发情况。　　3．秘书　　秘书岗位的设置没有硬性的要求，一般视企业或部门情况而定。因为这个岗位每天接触的都是企业的中高层，处理的都是一些重要事务，所以在任职资格及岗位要求上比普通文员要高。除了完成职责内的工作以外，还要对上司忠诚、对下属亲和。　　在任职资格方面一般强调几点：　　1、本科以上学历，中文或文秘专业；　　2、形象好气质佳；普通话、粤语、英语流利；　　3、为人谦逊有礼，有亲和力有很强的文字功底，善于沟通协作；　　4、有很强的文字功底，能够独立撰写公文；　　5、具有一定的领悟能力和应变能力；　　秘书这个职位除了工作能力以外，更注重是个人的潜质。上司要求的不仅仅是完成任务，更希望从业者能够参与分析、给予意见、发现未知的风险，帮助上司更好的决策。
　　三、主要岗位职责　　行政事务复杂多样，各企业为此设立的岗位也不尽相同。如何能够合理分配现有工作，充分发挥每个岗位的特点和能力，是考验部门负责人的重要指标。　　行政部分配工作的基本原则就是“同类汇总，优势定位”。同类汇总是指，区域相同内容类似的工作交给同一个人处理。比如说，固定资产管理、钥匙管理、图书管理，属于同一范畴的工作就可以交给一个人处理；优势定位是指把某项工作交给在这方面具备一定优势条件和能力的职员来做。比如说，前台文员地理位置方便与各部门员工有直接接触，像考勤、出差、请假这样的工作就可以交给前台来处理。　　以下是某企业行政人事部文控文秘主要岗位职责分配情况：　　1．前台文员负责的工作内容包括：　　1）外部联络：电话接听、前台接待、信函快递、资料分发、报刊订阅等；　　2）内部办公：复印、传真、票务预订、会议安排、通讯信息等；　　3）部门内务：员工考勤（出差、请假、加班统计）、前台卫生等；　　2． 办公文员负责的工作内容包括：　　1）外务：社保合同、证照办理、名片印刷、工作服、工作卡等；　　2）内务：资产管理、办公用品、办公设备、钥匙管理、图书管理、档案管理、费用统计、费用报销、印章管理、会议筹备、表格单据、入职离职手续、生活用品、宣传通知；　　3．秘书负责的工作内容包括：　　1）对外：客户接待、出差等；　　2）对内：撰写公文、资料翻译、档案整理、会议纪要、上传下达、项目督导等；　　3）其他：协助上司的一些私务，比如，订餐、缴费等；　　文控文秘的具体工作分配不是一成不变的，根据员工特点和工作环境可以适当交换融合。从整体形势来看，这些岗位的流动率比较大，多一些人掌握以上工作内容。一旦某个岗位出现空缺，工作也不至于陷入停顿。
　　四、分类内容及工作方法　　了解主要岗位职责后，接下来将对文控文秘的具体工作内容展开分析。虽然表面上看行政事务的每项工作都很简单，但这样简单的工作一样要讲究方式方法。行政事务主要分为外务和内务两方面。外务包括：客户接待、会议安排、社保合同、证照办理和政企关系等。要求从业者具备一定的社会阅历、人脉关系和处事经验，工作方法讲究灵活变通。内务包括：固定资产管理、办公设备及办公用品管理、图书档案管理、人事考勤管理等。要求从业者要有耐心和毅力，将小事做好，不仅追求结果，更要注重过程。　　下面结合实例讲述一些具体岗位的工作方法，仅供参考。　　1．前台接待　　前台接待每天会接听无数个电话，会接待形形色色拜访的客人，这就要求前台文员要遵照礼仪规范做事，还要有一定的观察力，懂得随机应变，把每一次接待都作为新的尝试。　　案例6：　　某日，一名客人急匆匆推门而进，直奔前台说：“我要找你们老板！”前台文员按惯例询问：“请问您是否有预约？”客人说：“没有。”前台又问：“请问您是哪个公司？”客人答：“我是老板的朋友！”前台再问：“那请问您有什么事呢？……”话音未落，客人已极不耐烦，大发雷霆，把前台文员骂了一顿，然后直接打电话给老板。结果老板直接出来把客人带到办公室去了。事后才知道，这名客人是老板的同学，生意上遇到了麻烦，找老板来救急。　　分析：像这样的情况，前台文员按照工作流程做事并没有错。只是遇到了特殊情况，前台文员要懂得察言观色、随机应变。前台文员看到这种情况可以先稳住客人，然后尽快打电话给老板，获得批示后，就可以从容应对了。　　2．外务接待　　这里说的接待不是指普通的客户接待，而是涉及到一些法律事务或政企关系类的外联工作。这类工作需要行政文员或行政助理参与接待，再交由部门负责人或者管理层进行处理。　　案例7：　　一日，某高科技企业来了一批陌生人，自称是“工商局”和“知识产权局”的调查人员。要找企业的老板，说该企业涉嫌使用盗版软件，要对此进行调查取证。前台文员赶紧打电话给行政人事部，正巧行政人事部负责人外出，老板也不在。行政助理得知此事后，联想到之前曾有人打电话过来投诉该企业使用盗版PRO-E软件，赶紧向部门负责人汇报情况并通知技术部赶快卸载涉嫌盗版的软件。然后才出去招待这些客人了。　　在接待客人的过程中，行政助理一直保持着谦恭的态度，一再表明愿意无条件配合他们的工作，仔细记录下调查人员的质询并适当的做出了回应，接着行政助理带领客人到各部门查看电脑软件的使用情况。等检查完一圈后，部门负责人也回来了，事情得到圆满交接。　　分析：在政企间打交道时，一定要小心谨慎，保持一个谦恭良好的态度。不能为了个人的颜面争一时义气，这可能会给企业带来不必要的麻烦。另外就是懂得讲话的技巧，该说的要说，不该说的坚决不说，千万不能争强硬撑。　　3．报刊订阅　　企业一般都会订阅大量的报刊杂志，这项工作很简单，年初根据企业领导和各部门的需求统一预订，然后每天收发就可以了。但就是这么简单的工作有时也会碰到麻烦，比如下面这个案例：　　案例8：　　某企业订阅了《南方XX报》，送报人每天八点左右都会把报纸送到办公楼一楼，交给前台小姐。但有一段时间，送报人为了图方便，到了门口朝前台小姐打个招呼，把报纸丢下就走了。时间长了，经常搞得报纸脏兮兮的，给前台文员的工作带来了很大麻烦。前台小姐跟送报人说了很多次，问题仍然没有得到彻底解决。部门负责人得知此事后，告诉前台文员，以后送报人把报纸丢在门口不要去捡，而是打电话给订报点投诉没有收到报纸。下次还是这样就继续投诉，直接投诉到他们改正为止。没过多久，问题就彻底解决了。　　分析：在实际工作中，企业之间的业务来往，实际上都建立在个人与个人的来往上。都是个人之间的来往，人和人之间的交往不知不觉就影响到企业的原则。而最终要维护原则时，就要跳出个人的身份，上升到企业与企业之间的层面来解决。
　　4．会务安排　　无论企业大小，会议都少不了，项目讨论会、业务洽谈会、公司例会、部门例会大会小会不断，越是大企业会议越多。行政部要做好挥舞安排，就要合理安排会议时间，准备会议设备、会议资料和饮食服务等。　　案例9：　　某企业，星期一上午十点要开了一个重要的项目会议。行政文员上周五就把所有工作准备完毕，只有会议上要用的投影仪被业务部经理借出，要星期一上午九点上班时才能拿回。等到星期一上班，行政文员去找业务部经理拿投影仪，结果业务部经理临时有事，星期日就出差了，投影仪锁在他的柜子里，别人没有钥匙。行政文员一看会议马上就要开始，赶快找到会议主持人商量，是否可以使用其他方式替代投影仪（如白板），或者将使用投影仪的会议内容放在会议的后半段，自己再想办法找投影仪。主持人最终同意晚些使用投影仪。行政文员马上采取措施，一方面在获得业务部经理的同意下联系开锁师傅上门开锁；另一方面去附近企业借投影仪。最后顺利借到了投影仪，企业会议圆满完成。　　分析：企业的重要会议，必须保证准备工作万无一失，上述案例中投影仪未落实到位就是危险隐患。而一旦出现突发情况，可能影响到整个事件进展时，会务安排人员首先要保持冷静，然后多管齐下，从不同角度尝试解决问题，加强成功率。　　5．办公费用　　几乎每个企业控制办公费用都是一个头疼的问题，管紧了，影响办公效率；管松了，办公费用又居高不下。为此很多企业都采取了一定的管控措施，但如何让这些措施得到落实就成了关键问题。　　案例10：　　某企业，之前是把复印机放到了前台，各部门员工想复印直接到前台自己复印即可。方便员工的同时也造成了极大的浪费，尤其是复印纸的用量更是惊人。企业领导面对日益增高的办公费用，要求行政部加强这方面的管理。行政部负责人刚开始出了几次通知要求全体员工节省用纸，杜绝浪费，效果并不明显。后来，行政部负责人干脆将复印机搬到行政部办公室，在复印机旁边显著位置张贴“复印请登记”标示及公司的复印机管理使用制度，并指派专人监督提醒员工进行复印登记。复印纸的浪费现象终于得到有效遏制。　　分析：企业中有些管理制度单靠员工们的自觉性很难落实，需要讲究一定的方法。比如，加强监督检查、加大奖惩力度等。等制度约束变成一种习惯时，管理工作就会变得轻松。　　6．办公设备　　一般企业的办公设备都是由行政部来管理，其中包括，电脑、复印机、传真机、打印机等。对办公设备的管理应遵循配套的《固定资产管理制度》，注意设备的检查、登记、统计等工作。　　案例11：　　某企业为了控制成本、节约用电，规定下班后员工必须关闭自己负责的办公设备（包括电脑、显示器和打印机等）的电源，如有违反每次罚款10元。包括电脑、显示器和打印机等。一天行政助理在下班后的例行检查中，发现市场部放置在员工A桌面上的打印机没有关。根据规定，行政部给员工A开了一张罚单。但是员工A认为自己不应该受到处罚，因为打印机只是放置在他的桌面，实际使用权归市场部共有，那天最后使用完打印机的员工没有关机，这个责任不应该由他来承担。　　行政部负责人得知此事后，并没有与员工A争论违规行为是谁的责任，而是将罚单直接交给了市场部负责人。因为在市场部发生违规行为根据规定需要进行处罚，这是事实，至于谁的责任可以由市场部经理来裁决。　　分析：当工作遇到困难时，不要纠缠于困难本身，要善于跳出迷局看问题。这样就可能会发现其他更直接的解决方法。另外处理复杂问题时还是懂得“借力打力”，利用其他资源帮助自己解决问题。　　7．印章管理　　行政事务还涉及到企业印章的管理，企业印章是企业合法存在的标志，是企业权利的象征，为了保证企业印章的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护企业的利益，杜绝违法违规的行为发生，企业都会制定严格的《企业印章使用管理制度》。作为企业的印章管理人，必须严格按照规章制度执行，遵循企业印章的使用流程。　　案例12：　　一天，因着急出一批货，生产部经理急匆匆找到行政文员，要求在《货物放行单》上盖上企业的行政章。按规定，要使用企业的印章，必须要有《用章申请单》并且经过行政部负责人签字才可以。可正好行政部负责人有事外出了。生产部经理解释，情况紧急，要行政文员先给盖章，等行政人事部门负责人回来后再补上《用章申请单》和签名。　　按规定一定要先申请后盖章，可事情又涉及到企业的生产需要及业务运营，确实很紧急。行政文员赶紧联系部门负责人，向部门负责人说明了具体情况。在得到部门负责人同意后，才帮助生产部经理盖了章。　　分析：每个岗位都有自己的职权范围，常规情况下大家一般都是按照规范流程来做，不会出现什么问题纠纷。而一旦出现非常规的情况，超越了当事人的职权范围，切忌不要为了息事宁人而擅作主张，应该立即请示上司，由该职权范围内的人来处理。　　8．宣传通知　　信息是企业经营决策和计划工作的基础，是监督和控制生产经营活动的重要依据。企业信息能否得到快速、准确的传递，对改善企业经营管理，增强企业竞争能力，提高企业的经济效益都有着至关重要的作用。实际工作中信息的宣传通知工作一般是由行政部来负责，如何保证这些信息及时到位就考验文控文秘的执行能力了。　　案例12：　　某企业刚刚开展完一次全员培训活动，企业负责人要求每个部门至少交一篇感想心得。结果通知下发了一周，过了收稿期，还是有些部门没交稿。行政文员去催时，有的部门负责人却说不知道这件事，没接到过通知云云，让行政部很被动。后来行政部负责人要求，本部发出任何通知、通告、公文等，接收部门或个人必须签字确认。从而堵住了这个漏洞。　　分析：日常工作中，很多人为了贪方便、图快捷，口头说一声，就当通知通告了，结果到最后就出现很多推脱、扯皮的情况。想要解决这种问题，就必须规范信息的发布传递流程，并严格按照流程来执行。这样才能保证信息传递的及时到位。　　以上的几个案例仅仅是文控文秘工作中的“冰山一角”。想要做好这份工作，不仅要明确自己的职责、具备相应的能力，还要有清醒的头脑和丰富的工作经验，更需要从业者脚踏实地的努力。
　　五、工作态度与晋升通道　　从业者刚接触文控文秘工作一般都是斗志昂扬、满腔热血。但过了一段时间后，发现整天干来干去都是些芝麻绿豆般的小事工作很难有出彩的地方，或者是工作中遇到了挫折打击，就会逐渐失去斗志，工作态度也慢慢消极了。出现这种情况，其实还是心态在作祟，只有端正心态，才有利于自己工作的开展。　　1．困难让自己更强大　　“天将降大任于斯人也，必先苦其心志，劳其筋骨，饿其体肤，空乏其身，行拂乱其所为，所以动心忍性，曾益其所不能。”当在工作中遇到困难时，我们应以积极乐观的态度来迎接挑战。任何困难都会过去，当我们战胜、逾越它后，我们会发现，困难给予我们的不止是磨练，还有更大程度的提升。在逆境面前要乐观，在顺境面前要悲观，保持这样的良好心态，就没有什么困难能难倒我们。　　2．平凡中彰显伟大　　平凡的人，做平凡的事，过平凡的生活，享受平凡的幸福，这难道不是一种平凡的伟大吗？心态放平再放平，把自己的欲望放低，脚踏实地的工作，从业者就能在平凡的工作中发现乐趣。　　3．忙里偷闲，闲里找忙　　行政工作的时间没有一定规律，作为从业者就要有自我调节的能力，懂得“张弛有度，劳逸结合”。 忙的时候要注意休息放松，比如业余时间参与户外运动、游泳、打球等；闲的时候可以自我总结提升，比如查阅专业资料、参加短期培训等。合理安排利用时间，就能够更好维持工作和生活的质量。　　4．带着思想出发，每一步都是进步　　经常听到领导会对下属说，干活别蛮干，要用点脑子干活。其实就是告诉我们工作中要善于观察、开动脑筋，能够灵活应变、举一反三。即使是最简单的工作，只要用了心思花了脑筋去认真干，也能促使从业者的工作水平不断进步。　　与企业其他部门一样，行政人事部门的岗位也有一定的晋升通道。一般来说，行政人事部的岗位晋升路线是这样的，见图示：　　　　文控文秘工作繁杂、技术含量不高，但却非常能够锻炼一个人，很多行政人事的负责人都是从这步干起的。作为一个部门负责人，作为一名合格的职业经理人，没有务实的工作作风和圆滑的交际能力是不行的。只有经过基层的锻炼，熟悉并掌握各岗位的基础工作，才能具备统筹全局的能力和魄力。
　　@随风风1
11:35:00　　五、工作态度与晋升通道　　从业者刚接触文控文秘工作一般都是斗志昂扬、满腔热血。但过了一段时间后，发现整天干来干去都是些芝麻绿豆般的小事工作很难有出彩的地方，或者是工作中遇到了挫折打击，就会逐渐失去斗志，工作态度也慢慢消极了。出现这种情况，其实还是心态在作祟，只有端正心态，才有利于自己工作的开展。　　1．困难让自己更强大　　“天将降大任于斯人也，必先苦其心志，劳其筋骨，饿其体肤，空乏其身，...........　　-----------------------------　　太有用了！！！感谢楼主的无私奉献！等待楼主的更新。。。
　　马克之
　　第三章 组织活动　　---------------------------------------------------------------------------------------------　　组织活动在企业中很常见，一般是企业为员工提供的公益服务。为的是拉近员工与企业之间的距离，塑造团结协作、和谐共荣的企业文化。
　　第三章 组织活动　　组织活动是行政工作中的重头戏，无论是从企业的费用支出上、还是行政部精力投入上都占有较大的比重。企业在紧张的生产经营之余开展多种多样的活动，也是为了丰富员工的业余文化生活、拉近员工和企业之间的距离，加强企业员工的凝聚力、向心力，塑造积极向上的企业文化，为企业的发展进步提供一个和谐稳定的环境。　　组织活动作为企业的公益服务，不仅是企业对员工的一种福利，也体现出企业对员工的人文关怀。在这里，员工不仅仅是劳动力，也是企业价值的受益者。企业通过各种形式的活动，将经营利润与员工共享，达到企业与员工同甘苦、共奋斗的美好愿景。　　作为组织活动的直属部门，行政部必须对组织活动的分类及特点充分了解，这样才能有效地利用企业给予的资源，合理地分配实施，达到预期的效果。
　　一、组织活动的分类及特点　　1．活动分类　　1）常规活动：一般企业有很多常规活动，这些活动很常见、规模也比较大，如：春茗晚宴、运动会（篮球比赛、羽毛球比赛、乒乓球比赛、趣味项目比赛等）、员工旅游、迎春晚会（包括团年饭、节目表演、员工抽奖等）。　　2）节日活动：有一些专门为烘托特殊节日气氛而举办的活动，如：元宵节灯会、三.八红旗手、五.一劳动模范、五.四青年联谊会、十.一红歌比赛、中秋节游园活动、元旦迎新晚会等。　　3）企业活动：主要是指针对企业层面的正式活动，如：周年庆典、供应商年会、新品发布会、技能比赛、优秀员工评比等。　　4）其他福利活动：包括其他员工福利方面的活动，如：员工生日会、交友联谊会等。　　以上活动形式各有不同，但组织活动的流程都差不多，从业者用心参与筹办几次大规模的活动以后，自然就掌握了组织活动的方法。当一种活动形成固定模式后，对组织者来说，就该考虑如何变换花样、推陈出新了。　　2．活动特点　　1）人数多：企业组织的活动，参与人数都比较多，不是几个部门，就是整个企业全员参与。少则几十或几百人，多则上千人，这对于组织方是一个很大的挑战。在时间和财力允许的条件下，一个活动在场地、物资、项目等方面的准备工作不会出现重大问题，唯独人员的组织有很大的风险，企业最担心的也是活动中员工的安全问题。所以活动组织者必须要细心谨慎，不能有一丝疏漏，每个细节都要考虑周全，必要情况还要做好危机应对预案。　　案例13：　　某大型集团公司，要组织全体员工（共3000多人）吃“团年饭”。为了运送员工往返酒楼和公司，活动组织方租用了30辆大巴，提前分派好了员工的乘坐车号、乘车顺序及就餐桌号等，并规定聚餐后原人原车返回公司。　　当天，一切都按计划进行，非常顺利。谁知道晚宴结束时，问题出现了。由于每个员工吃饭时间长短不一样，活动又规定了原人原车返回公司，早吃完的员工很早就在酒楼门口等还没到的员工。随着聚集的人越来越多，场面开始混乱起来，酒楼门口的交通也被堵塞了。活动负责人发现问题后，为了尽快疏散员工，赶紧找到各部门负责人协助组织本部门员工就近上车，先送一部分员工回公司，然后再回来接第二批人员、第三批人员。终于有惊无险将全部员工平安送回了公司　　分析：这次活动的不足之处在于运送员工的车辆安排失误。没有考虑到人员众多的特殊性，返程车辆安排过于教条死板，还好及时调整方案，幸运的渡过了危机。
　　2）周期长：一般情况，企业举办的大型活动周期都比较长。比如“员工运动会”举办过程至少要一天或几天的时间。像“春节晚会”这样的活动，加上筹备过程，甚至需要一个月或者更长的时间。作为活动组织方要协调好参与活动员工的工作安排、休假安排及福利补助等，还要做好活动的组织和跟进工作，确保各项目按照进度执行。　　3）投入大：这里的投入是指财力和精力的投入。为举办一次活动，企业肯定要支付一定数额的活动费用，用以准备活动的各项配置。据了解有些企业每年花在组织活动方面的费用高达百万。当然想要举办一次成功的活动，在财力保障的同时，也需要投入很大的精力。无论是管理层、还是员工都要花费一定时间和精力来筹划、准备、参与活动，有时甚至需要停工停产。所以活动负责人组织者，必须有一定的统筹规划能力，平衡好活动与工作的关系。　　4）常态化：企业在设立一个活动时，要有一定规律性、延续性，争取把该项活动做到常态化。如员工运动会、员工旅游、员工生日会等类似的活动，尽量按固定周期举办下去，形成独特的企业文化，树立独特的品牌形象。　　5）影响远：一般情况企业组织一场活动或者一系列的活动，都有一定目的性，所以活动的成功或失败，在未来很长一段时间里都会对企业发展造成一定的影响。比如，成功地组织了一次拓展培训活动，能够打破部门之间的壁垒，拉近员工之间的距离，对企业氛围的融合、企业文化的建立将起到长期的促进作用。
　　二、活动的组织团队　　一场大型活动，单靠一个人或一个部门很难组织完成，有时需要组建一个跨部门的团队，让各部门员工参与进来。这样既体现了企业活动的全局性，又方便了活动的组织协调。　　有些企业组织活动完全依靠行政部来完成，如果遇到大型活动，再临时一个相应的临时团队。这样的做法，放在中小企业中勉强可以应付，因为活动不多，参与人员也较少。而大型企业一般会设立不同的团队，分别参与组织相应类别的企业活动。这些组织或团队一般包括：　　1．党组织　　一般来说，比较大型的企业都设有自己的党组织，这是开展政府工作的需要，也是为了发挥党组织的战斗堡垒作用和共产党员的先锋模范作用。现今国家提倡各地区基层党组织发挥自身优势，维护国家的和谐稳定工作。并且提供场地和资金支持，开展各种各样的文化活动。那么企业内部的党组织刚好可以利用这样的机遇，发动党员协助企业组织一些活动，既扩大了活动的影响力，给员工提供更广阔的舞台；又响应了政府的号召，对企业、对国家都是一件好事。　　每年各地“党建办”组织的活动都很多，比如：乒乓球比赛、书画比赛、歌唱比赛等。企业党组织可以将同类活动与自己企业的活动结合在一起，在活动经费、宣传广告、比赛场地等方面都可以借助一些的优势。比如，企业内部的红歌比赛就可以与党委组织的红歌比赛结合在一起举办。　　2．团组织　　现在企业员工都趋向年轻化，大部分都是80、90后，接受过正规院校的教育，思想进步、活泼好动，喜欢丰富多彩的活动。如果企业能够建立一个属于年轻人的组织，把这部分人团结起来，发挥他们思维活跃、善于创新、乐于组织的特点，参与到企业的各项活动中来，一方面可以起到展示自我、稳定人心的作用，另一方面也可以锻炼和培养他们的能力，为企业储备后续人才，可谓一举两得。　　案例14：　　某集团公司，喜欢体育活动的员工很多，为此企业决定建立一个体育运动俱乐部，将爱好运动的员工集合在一起。企业出资配备运动装备，设立奖励，由行政部组建并定期开展一些活动，以稳定人心、丰富企业文化。　　组建俱乐部的过程很顺利，俱乐部成立后的活动也开展得有声有色。但由于行政部工作繁杂、人手有限，随着时间的推移，逐渐放松了对体育运动俱乐部的管理，俱乐部的活动越来越少，活动间隔时间也越来越长，失去了组建俱乐部的意义。经过仔细思考后，行政部负责人向企业建议将体育运动俱乐部转交相对清闲的公司团委来管理。就这样，俱乐部移交之后，在公司团队的精心组织下，体育运动俱乐部的活动开展得更加丰富多彩，受到了员工的广泛支持。　　分析：以上案例的成功之处，就是企业能够合理分配资源。体育运动俱乐部的存在符合企业和员工需求的，由行政部组建完成也很合理。之后交给公司团委来管理，就在工作时间、与员工的沟通和经费等方面，保证了俱乐部可以顺利运转下去。
　　3．工会　　工会是企业和员工之间沟通的桥梁，在企业中起到至关重要的作用。企业和员工天生的差异性注定看待问题的角度不同，有时在企业角度看来很有意义的活动，员工却不在乎，同样有时员工喜欢的活动，也得不到企业的支持。结果导致劳民伤财、怨声载道。　　工会的基本职能就是维护员工的利益、谋求员工的福利。而有些活动就是企业给予员工的一种福利。如果以工会的名义来组织，效果会更好。比如说：员工生日会、企业间联谊活动、家庭旅游等。　　三、活动的实施　　企业组织一场大型活动需要投入大量人力和财力，而且面临很多的困难和挑战，要想最大限度的保证企业的投入能够收到有效回报，避免不必要的浪费和潜在的风险。作为活动组织方要了解活动实施的步骤，掌握每个步骤核心要素，做好活动策划方案，并且以强大的统筹掌控能力，保证活动按照步骤有序的实施。下面介绍一般企业活动的实施步骤。　　一般活动步骤图：　　
　　1．活动的策划　　做一份组织活动的策划方案本身并不难，关键在于要了解企业的现状、摸清企业负责人的想法，审时度势的分析和策划，才能保证方案的可行性和有效性。在实际工作中，最忌讳的是活动策划人过于执着自己的想法，对形势洞察不清，所提方案与企业负责人的想法南辕北辙。活动策划的主要项目包括：　　1）活动目的和主题：企业举办的每项活动都有一定的目的，作为组织者必须明确活动的目的并将其总结凝练成活动的主题。这样在活动策划、组织和实施过程就能够围绕这个目的和主题展开工作。不至于活动组织者和参与者偏离既定方向。　　2）活动的组织者和参与者：主要是确定该项活动由谁来组织，谁来参加。组织者的确定与上一节“活动的组织团队”有关。而参与者就要视活动的内容和针对范围来确定了。　　3）活动的时间和地点：活动的时间和地点比较容易确定，主要是活动时间选择时，要考虑企业生产经营情况及天气状况等；而活动地点选择时，要考虑参与者如何前往活动地点及路途中人员的组织秩序。　　4）活动的内容和日程安排：这是策划方案的重点，主要是确定活动项目、日程安排、餐饮安排、住宿安排等。这里需要组织者尽量征求各方面的意见，反复的修改和完善，保证活动的可操作性。　　5）活动的执行和注意事项：这里主要是明确组织活动过程中的人员分工及执行力度，确保活动能够按照日程安排进行。另外还包括活动期间的注意事项，如活动纪律、财物安全、人身安全、物资准备等。　　2．活动的审批　　活动组织者想确保策划的方案顺利通过审批，就要在策划的过程中与企业负责人保持密切的沟通。随时了解企业负责人的需求及意见，及时的完善和修补方案，这样才能保证方案不会大规模修改，争取一次过关。另外在与企业负责人的沟通过程中，组织者还可以有意识的了解一些其他信息，这些信息对于活动的顺利开展同样很重要。　　1）活动的基调：企业的活动到底应该大张旗鼓的宣传，还是要尽量低调温和，这与企业特点和领导风格直接相关。虽然活动方案上不会体现这一点，但这些对于活动的成功举办一样非常重要。　　2）调整的空间：为了应对活动期间的突发情况，保证活动顺利进行。活动组织者有必要提前了解到企业负责人能够给予自己的调整空间，比如活动项目临时变动、活动费用突然增减等。这样就避免了活动期间事事都要汇报，或者活动结束后遭到批评。　　3）领导的安排：这里的领导安排是指单独针对重点人物的行程安排，比如说，某位领导因特殊情况，对饮食、住宿、休闲等方面有什么特别要求等。　　4）可支配资源：组织一场大型活动，肯定要调配资源、抽调人手。当有些资源超越组织者的职权范围时，最好事先征得老板的同意，这样才能取得先机、避免争执，为活动的顺利实施铺平道路
　　3．活动的准备　　活动策划方案审批完毕，就进入到了活动的准备阶段。此时活动负责人有必要召集参与活动的工作人员开一个筹备会议。公布活动的主题、时间、地点、项目内容等，并做出明确的责任分工，确保每项准备工作都能按期完成。下面是某活动责任分工表：　　
　　4．活动的协调　　在准备工作分派完成后，活动负责人避免陷入到某项具体事务的处理中，要把自己抽身出来，站在全局的角度，监控每项任务的进展情况。当一项任务遇到困难时，活动负责人要及时发现，快速处理，避免任务陷入停顿状态，影响到整个活动的进行。　　5．准备工作的落实　　这里是指在组织活动进入到执行阶段前，要对活动的所有准备工作重新检查落实，必须做到万无一失。这就要求活动负责人越是时间紧迫，越要思路清晰、沉着冷静。　　6．活动的执行　　进入到活动的执行阶段，参与者和组织者的境况就完全不同了。对于参与者只是按照活动的既定流程按部就班的进行即可，相对比较容易；而对组织者就要忙前满后协调活动的进展、监督参与者的执行情况、随时解答参与者的疑问、及时排除困难和障碍等。相对要辛苦很多。　　7．活动的总结　　等活动结束后，员工们回到各自的工作岗位。活动负责人还要做好活动的收尾工作，包括：活动的后期宣传、活动的总结、工作人员的慰问等。　　1）后期宣传：企业举办一次活动都希望能够最大限度发挥活动的附加价值，比如说，通过积极正面的舆论宣传，提升企业形象、树立员工信心、建设企业文化等。组织者可以在公告栏上张贴活动的宣传海报；也可以在企业网站上开一个活动专栏；还可以通过VCR或幻灯片进行展示等。　　2）活动总结：活动过程中肯定存在一些优点和不足，作为组织者要善于将活动中的优点进一步发扬光大，应用到下次活动中去；而对于不足要吸取教训，要想办法克服或改正，避免再次发生。　　3）活动慰问：组织一场活动，离不开幕后辛辛苦苦的工作人员。这些工作人员往往都顶着很大的压力服务全程，却享受不到活动的快乐。作为活动负责人要尽量为这些工作人员争取一点纪念品或其他福利，以此作为企业对他们辛苦付出的慰问。　　案例15：　　某企业组织全体员工外出旅游，出发前，行政部负责人安排行政助理收齐员工的身份证，这样在员工游玩时，行政助理就可以先到酒店办理入住手续，员工游玩结束后就可即刻入住酒店。到达旅游地，行政助理顺利办理完房卡后返回了员工队伍，协助组织活动的秩序。到游玩结束打算回酒店时，行政助理发现装有员工身份证和房卡的包不见了。这下可糟了，全部员工的身份证如果都丢失了，后果不堪设想。还好最后终于在旅游大巴车上找到了行政助理的包，结束了一场虚惊。　　分析：组织活动中人多手杂，重要物资不应该集中在一个人的手里，即使万不得已需要找人保管，这名保管人也必须要做到“物不离身”。通过这个案例，大家应该能够理解工作人员在活动中的那份责任了。
　　四、活动的成功要素　　无论企业负责人、还是活动负责人都希望举办的每场活动都能够顺利完成，不要因为人为的原因造成这样或那样的失误。下面总结几点组织活动的成功要素，希望从业者能够领悟其中的道理，少走弯路。　　1．信息汇总点　　是指企业举办大型活动时，必须建立一个信息汇总点。通俗的讲，就是指定了一个活动负责人。这个负责人是个活动的中心点，每个工作人员都要把活动的进展情况汇报给这个负责人。这里的活动负责人不同于活动执行人，实际组织活动中有时会出现有执行人，却无负责人的情况。而此时一旦出现意外，就可能无人出来承担责任。　　为什么要设立信息汇总点，信息汇总点的主要作用有哪些呢？　　1）横向沟通，纵向结合：当一个活动进入准备阶段时，单项任务被分配下去，每个单元开始了各自的准备工作。在这个过程中各单元之间需要依赖信息汇总点进行相互的沟通和协调。当准备工作完成后，还需要通过信息汇总点把各单元的信息纵向的结合起来，形成一个完整体。　　2）平息分歧，统一思想：在活动的准备阶段需要博采众长，但到确定方案时，就需要统一思想了，如果此时还有意见分歧，就需要活动负责人来定夺了。　　3）集思广益，解决问题：活动任务拆分后，每个单项都可能出现个人力量难以解决的问题。问题出现时可以向活动负责人反映，活动负责人可以自行解决，也可以召集工作人员开会，一起商讨对策。　　4）综合判断，发现问题：当各单元的信息集中到信息汇总点时，就可能会发现新的问题。因为有些情况放在局部看并没有问题，而汇总到一起时，问题就很明显了。比如案例3中的事故就有这方面原因。　　5）统管全局，了如指掌　　这点非常重要，一个大型活动涉及到的内容很多，工作人员各管一摊，谁都不了解全局的情况。而一旦出现事故，需要了解更多信息时，没有信息汇总点，就会出现“一问三不知”或者“踢皮球”的情况。　　案例16：　　某集团A公司计划在公司内部举办一场篮球赛，集团领导得知后，建议全集团各分公司都派队参加，整场比赛仍由A公司负责组织承办。但A公司没有及时转变观念，只关注本公司活动的准备工作，对整场比赛的准备工作及具体细节都没有做任何准备，还在等待集团领导布置任务。由于其他分公司对比赛的细节不了解，纷纷追问A公司的活动负责人，这时才发现，篮球赛的举办时间、地点、比赛规则、奖励标准等所有细节都还没有落实。就这样拖了很久，才由集团领导确定了篮球赛的具体细节，整场活动开展得非常被动。　　分析：这个案例失误的地方在于缺少一个信息汇总点，没有一个统筹整个集团篮球比赛的负责人。各分公司不知道从何处获取真实、准确的信息，所以都在观望。直到集团领导督办下来，才临时抱佛脚，当然不会有好的活动效果。　　2．全面策划　　一个活动的成功关键就在于策划，而策划方案的成功关键就在于它的全面性，活动策划人必须从多角度吸纳各方面的意见才能制定出一个合理有效的策划方案。那么实际工作中有哪方面意见必须要考虑呢？　　1）工作人员：组织活动中的工作人员，不仅是活动过程中的执行者，也是活动策划中的参与者，他们的意见具有实际的应用价值。活动负责人在策划之初就要把团队成员召集起来，集思广益，为活动出谋划策。　　2）管理层：无论活动的准备阶段，还是活动的实施阶段，都少不了企业管理层的支持。必要的情况下活动负责人可以与管理层一起讨论策划方案的可行性，一方面表达出策划人对管理层的尊重，以获得更积极的支持；另一方面确实可以从中获得不少的有用信息。　　3）企业负责人：企业负责人的意见，对于策划方案有方向性的指导作用，可以说是必不可少的。　　3．责任心　　举办一场活动，尤其大型活动，想要取得圆满的成功，作为组织者必须要有一颗强烈的责任心。因为一场活动从准备到实施少则要忙碌几天，多则要忙碌几个月。组织者可能刚开始时热情高涨，中间遇到一些困难后就很容易心灰意冷、失去信心。而一旦出现这种情绪，组织者就会放松对活动的要求，忽略很多的细节，比如说：会场是否清晰、会场布置是否到位、会场后勤服务工作是否能准确落实等等。这些细节看来无关轻重，但也会决定活动的成败。　　4．不怕啰唆　　组织活动中人多事杂，经常临场出现疏漏，所以宣传工作不能怕啰唆，无论是重要信息、还是基本常识都要做到多次通知、反复提醒。比如说，活动需要携带的证件、活动服装、活动设备等等。　　案例17：　　某企业组织员工参加拓展训练，因为运动强度较大，活动前，组织者已经反复强调参加拓展的员工必须要吃早餐。活动当天活动负责人还特意分派每车领队一些面包和牛奶，以备不时之需。结果有个领队忘了询问车上员工是否吃早餐，也没有告之预备了早餐。恰巧就是这个队伍里有个员工没有吃早餐，在上午的训练中差点虚脱。幸好发现及时，停止了训练，并对该员工进行了治疗，才没有酿成危险。　　分析：像这样丢三忘四的情况，在实际组织活动中时有发生，有时可以弥补，有时则无法挽回，当出现事故时再追究谁的责任已经没有意义。所以作为组织者必须一而再再而三的提醒和嘱咐，尽量避免疏漏或遗落。
　　嗯，很实用
　　五、活动铸造企业文化　　企业文化是一个很大的范畴，涵盖的内容很广，包括企业的发展史、经营理念、价值观、愿景、宗旨、制度规范，员工的业余生活、福利待遇、礼仪道德等等。企业文化在企业的发展进步中起着至关重要的作用，就如一个人想取得事业上的成功必须具有他独特的“个性”，这个“个性”就是他的人格魅力。而一个企业想要做大做强也要有它独特的“个性”，这个“个性”就是专属于它的“企业文化”。　　企业文化不是做几个制度、喊几句口号就行的，它需要把一种抽象的理念通过具体事物表现出来。那么作为中小型企业如何建立属于自己的企业文化呢？其实把企业的每项活动做好也是树立企业文化的办法之一。　　首先，企业文化是一种比较抽象的概念，需要通过一些实实在在的事物表现出来，组织活动刚好就成为塑造企业文化的载体。企业通过组织各类型的活动，向员工、向客户、向社会传达出自己的一种经营态度，经过传承和发扬逐渐就成为了企业文化的一部分。　　其次，企业是由员工组成的，企业文化也包括员工文化。管理者在生产经营中通过行政手段维护企业的文化特征。而在组织活动中就可以用人性化的方式影响员工的文化，两者并行，对树立企业文化更为有效。　　再次，组织活动中淡化了管理阶层，拉近了管理者和员工的距离，使得管理者在制定政策时更加务实，员工在执行政策时也更加尽心。企业的劳资关系更加和谐，为建立优秀的企业文化打下了坚实的基础。　　组织活动是行政六大模块中实操性最强的一个模块，组织者要珍惜每次活动的机会，全力投入、用心付出。从业者为企业举办的每一次成功活动，都是自己职业生涯中的精彩一页，相信自己付出每一滴汗水都会有十倍的收获。
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