采购运营手册
采购运营手册第一章企业文化行知精神：扎实做事、诚信做人、创新立业、多赢发展 行知作风：专注机会、迅速反应、脚踏实地、百折不挠 核心价值观：为客户提供优质图书、为社会创造精神财富 团队精神：高效务实、精诚团结、健康愉快 经营理念：锐意进取、依靠规模、追求效益 用人理念：尊重知识、尊重人才，但不迁就人才。 质量理念：产品合格率100% 市场理念：诚信、多赢，共同成功 服务理念：以顾客满意度为准绳，持续提高行知附加值 品牌理念：行知连锁、精品图书、精品服务、成长伴侣 短期目标：打造贵州省导航型专业图书连锁公司 长期目标：发展成为区域性资本多元化、经营多元化优秀的文化教育集团。采购运营手册第二章 采购组织管理一、采购中心组织架构董事会总经理采购经理教辅采购主管综合采购主管评估督导主管战 略 采 购 员次 重 采 购 员一 般 采 购 员计 划 分 发 员综 合 采 购 员期 刊 采 购 员计 划 分 发 员信 息 管 理 员采 购 督 导 员? 本组织架构为混合式采购组织架构； ? 战略采购员是指公司对上游出版社战略合作伙伴的采购管理； ? 次重采购员是指对仅次于战略合作伙伴的供应商管理； ? 一般采购员是指对产品知名度不高，对公司教辅图书组织采购处于不是至关重 要，或者是没有排他性的垄断性的供应商； ? 便于加强采购管理，提升采购效率，并且贴近市场，每一个采购员采用一条龙 服务，既要负责采购计划的编制、供应商管理、货款结算，又要负责图书的分 发，保障信息畅通。 ? 信息管理员主要职责是供应商信息的搜集、供应商的跟踪管理、供应商的前期 开发、询价招标、比价议标、决标签约； ? 采购督导员主要是对本部门人员的采购业务的监督与评估、考核、稽查、催约。2采购运营手册 二、采购组织设计的原则 采购管理围绕着采购领导制度、经济责任制度、监督制度、民主管理制度为 原则进行设计。 1、采购领导制即采购决策制度，按采购什么、采购多少、什么时候采购等 决策权属于哪一级来划分领导制度，主要是以混合制。 混合制是指公司内所需的产品相同，并且采购金额特别大，由公司总部统一 采购， 对各个子公司、 分店、 渠道进行分发。 利于公司采购资金较合理统一管理， 同时又能满足经营需求。 2、经济责任制，利于明确经济责任，维护采购人员的良好工作秩序，提高 工作效率，重视经济核算。主要是采用岗位责任制。 岗位责任制是指每一岗位的工作人员享受的权利与承担的责任， 将权利与责 任有机结合起来，所以岗位责任制是采购制度的中心环节。 3、采购中心门的人员应承担的职责有： ①采购负责人和计划人员的职责。制定采购计划；制定和修订采购制度；统 筹安排采购资金；监督和考评采购人员，并指导其工作；合同的审议和管理；组 织采购人员搜集市场信息，预测可供货源及其趋势，为总经理当好决策参谋；指 导采购人员与供应商处量好关系。 ②一般采购人员的职责。货源、价格、服务等市场调查；与供应商谈判，确 定有关事项，如，折扣、质量、交货及结算条件等；处理退货、索赔；发票的核 对与付款；办理图书入库手续；与供应商建立良好的关系；搜集调拨信息，预测 可供资源及其趋势，供领导决策参考；节省采购费用支出，提高公司效率。 4、监督制度 贯彻采购制度必须坚持严格监督与考核，没有约束机制，采购会流于形式， 严格的监督机制是以考核为基础。 ① 采购经理对各部门组织和采购人员执行情况进行纵向检查； ② 财务总监、审计主管、运营总监等进行横向联合检查； ③ 采购人员自查。 5、民主机制 一方面要建立内部民主制， 采购经理对一些重大的采购决策不能只是个人说 了算， 要组织采购人员讨论， 每一采购人员天天与供应商打交道， 熟悉市场行情， 吸收采纳他们意见，提高采购的准确度。 另一方面，应征求营销部门的意见，因为他们天天与客户打交道，了解消费 者需求，了解市场变化的需求，听取他们的合理化建议，往往能确保图书适销对 路，满足消费需求。 三、混合式采购制度的优势 1、优点： ①集中采购可以使采购数量增加，提高与出版商的谈判力量，较易获得折扣 的优势与良好的服务。 ②集中在采购中心，采购方针与作业规则，比较容易统一实施。 ③采购功能相对集中，可以减少人力浪费，便于人才培养与训练；推行分工 专业化，使采购作业成本降低，效率提升。 可以统一安排供需数量，避免各自为政，产生过多的存货，各系统或子公司 与分店之间过剩图书可以相互调配。 2、缺点：3采购运营手册 ①采购过程长，延误时效，零星、地域性及紧急采购状况难以适应。 ②采购与销售部门分离，采购效益差，所以应加强采购中心与营销中心的沟 通协调能力及流程的对接。 四、采购工作目标 1、总体目标 确保公司经营的图书需要，实现采购合量化，有效降低采购成末，提升公司 竞争力，改善公司内外部的工作关系。 2、目标分解 ①保证公司经营图书与服务的正常供应，支持公司销售活动顺利进行； ②加强采购过程及供应商管理过程以提高图书质量； ③控制、减少与采购相关的成本； ④ 建立图书供应配套体系； ⑤ 利用供应商的专业化优势，参与公司自版图书的开发； ⑥ 塑造、维护公司形象； ⑦ 管理与采购相关的文件及信息； 3、工作事项 ①制定采购战略； ②编制采购计划； ③进行采购预算； ④确定采购方式； ⑤进行采购管理； ⑥采购招投标管理； ⑦采购认证管理； ⑧采购绩效管理； 五、采购中心编制 总编制 5 人 1、采购经理 1 名 2、教辅采购部 3 人 ①教辅采购主管 1 名，兼计划分发员； ②战略采购员 1 名； ③次重采购员 1 名； ④一般采购员 1 名，不计编，将其业务在另外岗位分划。 3、综合采购部 ①综合采购主管 1 名，不计编，采购经理兼，并且兼计划分发员； ②综合采购员 1 名，不计编，由综合采购主管兼； ③期刊采购员 1 名，不计编，由综合采购主管兼。 4、评估督导部 1 人 ①评估督导主管 1 名； ②信息管理员 1 名，不计编，由评估督导主管兼； ③采购督导员 1 名，不计编，由评估督导主管兼。4采购运营手册 六、采购中心部门职能贵州行知连锁图书有限公司 部门职责说明书编制日期：2005 年 8 月部门名称 人员编制 采购中心 5人 对内：公司各职能部门 沟通关系 对外：分销商、加盟店、出版社、运输协作单位。 管理范围 直接上级 图书采购与开发管理 总经理部门职责： 1、调查、分析和评估省内图书市场以确定客户需求和采购时机。 2、拟定和执行采购战略。 3、收集、整理、分析各地区新教材的使用情况和教育考试变化情况。 4、分析、评估、选择、淘汰、确定出版商和收集供应商的出版发行信息。 5、制订并有效管理采购计划。 6、改进采购工作流程和标准。通过尽可能少的流通环节，减少库存时间，以达到图书 周转的目标。 7、管理和培训采购人员，以确定产品符合客户需求。 8、分析、掌握出版社的销售目标、销售政策、期望及要求，协商洽谈签订年度供货合 同，并督促履行合同。 9、填报供应商订单，进行业务跟踪。 10、处理来货差错和损耗。 11、制订分书计划，并监督落实。 12、收集、汇总、汇报图书的销售及库存动态，及时调整库存结构。 13、制定并实施进、调和退货计划，及处理出版社的调货、退货、接待事宜。 12、及时处理图书日常添、订业务。 13、协助财务对账和清理账务。 14、定期向出版社填报库存，并据此拟订并执行图书采购付款计划。 15、参加年度图书订货会。 16、建立出版供应商台账及档案。 17、定期向管理层提供采购报告。 18、维护与销售部、系统开发中心、市场部、连锁部及其他组织相关部门的内部沟通渠 道。 19、采购成本、费用的控制。 20、采购风险的控制。 部门结构图 部门设置 采购中心组织架构图 教辅采购中心、综合采购中心、评估督导部5采购运营手册贵州行知连锁图书有限公司 部门职责说明书编制日期：2005 年 8 月部门名称 人员编制 教辅采购中心 3人 对内：公司各职能部门 沟通关系 对外：分销商、加盟店、教辅出版社、运输协作单位。 管理范围 直接上级 教辅图书采购与开发管理 采购经理部门职责： 1、调查、分析和评估省内教育图书市场以确定客户需求和采购时机。 2、协助采购经理拟定和执行教辅图书采购战略。 3、收集、整理、分析各地区新教材的使用情况和教育考试变化情况。 4、分析、评估、选择、淘汰、确定教辅出版商和收集教辅供应商的出版发行信息。 5、制订并有效管理教辅图书采购计划。 6、协助采购经理改进教辅采购工作流程和标准。通过尽可能少的流通环节，减少库存 时间，以达到教辅图书周转的目标。 7、管理和培训本部门采购人员，以确定教辅产品符合客户需求，达到供销对路。 8、分析、掌握教辅出版社的销售目标、销售政策、期望及要求，协商洽谈签订年度供 货合同，并督促履行合同。 9、填报教辅供应商订单，进行业务跟踪。 10、处理教辅图书来货差错和损耗。 11、制订教辅图书分发计划，并监督落实。 12、收集、汇总教辅图书的销售及库存动态，及时调整库存结构。 13、制定并实施教辅图书进、调和退货计划，及处理出版社的调货、退货、接待事宜。 12、及时处理教辅图书日常添、订业务。 13、协助财务对账和清理账务。 14、定期向教辅出版社填报库存，并据此拟订并执行教辅图书采购付款计划。 15、参加年度教辅图书订货会。 16、建立教辅出版供应商台账及档案。 17、定期向管理层提供教辅图书采购报告。 18、维护与销售部、系统开发中心、市场部、连锁部及其他组织相关部门的内部沟通渠 道。 19、教辅图书采购成本、费用的控制。部门结构图 部门设置采购中心组织架构图 战略采购员、次重采购员、一般采购员、计划分发部6采购运营手册贵州行知连锁图书有限公司 部门职责说明书编制日期：2005 年 8 月部门名称 人员编制 综合采购中心 不定编 对内：公司各职能部门 沟通关系 对外：分销商、加盟店、社科图书出版社、期刊出版社、运输协作单位。 管理范围 直接上级 综合类图书、期刊采购与开发 采购经理部门职责： 1、调查、分析和评估省内综合类图书及期刊市场以确定客户需求和采购时机。 2、协助采购经理拟定和执行采购综合类图书及期刊战略。 3、收集、整理、分析各地区综合类图书的销售情况和期刊变化情况。 4、分析、评估、选择、淘汰、确定综合类图书和期刊出版商，收集相关供应商的出版 发行信息。 5、制订并有效管理综合类图书、期刊采购计划。 6、协助采购经理改进综合类图书、期刊采购工作流程和标准。通过尽可能少的流通环 节，减少库存时间，以达到综合图书、期刊周转的目标。 7、管理和培训本部门采购人员，以确定产品符合客户需求，保障供销对路。 8、分析、掌握综合类图书、期刊出版社的销售目标、销售政策、期望及要求，协商洽 谈签订年度供货合同，并督促履行合同。 9、填报综合类图书、期刊供应商订单，进行业务跟踪。 10、处理综合类图书、期刊来货差错和损耗。 11、制订综合类图书、期刊分发计划，并监督落实。 12、收集、汇总综合类图书、期刊的销售及库存动态，及时调整库存结构。 13、制定并实施综合类图书、期刊进、调和退货计划，及处理出版社的调货、退货、接 待事宜。 12、及时处理综合类图书、期刊日常添、订书业务。 13、协助财务对账和清理账务。 14、定期向综合类图书、期刊出版社填报库存，并据此拟订并执行付款计划。 15、参加年度综合类图书、期刊图书订货会。 16、建立综合类图书、期刊出版供应商台账及档案。 17、定期向管理层提供综合类图书、期刊采购报告。 18、维护与销售部、系统开发中心、市场部、连锁部及其他组织相关部门的内部沟通渠 道。 19、综合类图书、期刊采购成本、费用的控制。 部门结构图 部门设置 采购中心组织架构图 综合采购主管、综合采购员、期刊采购员、计划分发员7采购运营手册贵州行知连锁图书有限公司 部门职责说明书编制日期：2005 年 8 月部门名称 人员编制 评估督导部 1人 对内：公司各职能部门 沟通关系 对外：分销商、加盟店、社科图书出版社、期刊出版社、运输协作单位。 管理范围 直接上级 采购监督与评估、考核 采购经理部门职责： 1、 协助采购经理制定采购管理制度、采购标准、采购流程，并监督执行； 2、 建立供应商评估管理体系； 3、 运用供应商评估管理平台进行供应商考评； 4、 收集供应商出版信息，建立供应商资源数据库，并有效与教辅采购中心、综合采购 中心及营销中心对接。 5、 对与公司合作的出版商进行跟踪管理，确保良好合作关系。 6、 利用供应商资源信息，协助人员前期供应商的开发、询价、招投标。 7、 利用专业知识对潜在的出版合作伙伴进行比价议标； 8、 参与综合评估潜在的图书供应合作伙伴决标签约； 9、 采购合同的管理； 10、对采购业务绩效进行监督与评估、考核； 11、协助采购经理对采购中心各部门采购成本进行稽查，有效控制采购成本； 12、督促采购人员遵循履约义务，确保战略合作伙伴、次重合作伙伴信誉，维护公司形 象； 13、协助采购经理制定采购绩效评估考核标准； 14、 接受公司内部及外部对采购中心其他各部门采购人员或采购业务的投诉， 并进行跟 踪处理； 15、跨部门协调营销中心、物流中心、财务中心业务对接关系，维护公司内部良好的合 作关系。 16、采购经理交办的其他工作事项。部门结构图 部门设置采购中心组织架构图 评估督导主管、信息管理员、评估督导员8采购运营手册七、采购中心工作职能和岗位职责职 位 说 明 书职位名称 直接主管职位名称 采购经理 总经理 所属系统 部门/分支机构 填写日期：2005 年 8 月 31 日 采购中心职位综述（目的） ： 全面负责采购中心的体系建设、组织管理、采购控制与采购管理，并对图书供应保障及 库存控制负责。 主要职责： 1、调查、分析和评估省内图书市场以确定客户需求和采购时机。 2、拟定和执行采购战略。 3、根据图书产品的价格、促销、图书分类和质量，有效地管理图书的计划和分配。 3、管理采购经理和其他采购人员以确定采购的图书符合客户的需求。 4、发展、选择和处理出版商关系，如价格折扣谈判、采购环境、图书质量、供应链和 数据库等。 5、编制公司图书采购计划与预算。 6、签核图书采购合同及订购单。 7、负责与上游出版单位的沟通，参加图书订货会，并监督图书采购货款的执行情况。 8、采购制度的建立与改善。 9、撰写采购中心周报或月报。 10、主持采购人员教育训练。 11、建立与供应商的良好关系，尤其是战略合作伙伴。 12、督促采购人员全盘业务及人员考核。 13、主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门间的协调工作。 14、负责公司图书库存结构的控制，确保良好的供销衔接。 15、对采购成本、费用管理与控制负责。 16、公司采购风险控制。 工作关系： 向上关系：总经理 平行关系：财务总监、营销总监、总编、行政人事总监、物流总监、运营总监等 向下关系：教辅采购主管、综合采购主管、评估督导主管 任职要求： 专业和学历资格：本科或以上学历，经济、管理、图书发行专业毕业 行业背景：具有一线采购管理经验，熟悉图书发行规律，善长管理与沟通 从业年限：8 年以上 知识技能：具备一定的文字功底，熟练掌握采购运营、项目管理专业知识，能操作计算机， 有图书采购管理经验最优。 专业经验：5 年以上相关经验 素 质：职业素质良好，具有一定的开拓精神和创新能力，务实能干，协调合作意识强 性 别：不限 年 龄：30 岁以上 职位任命权限 提议：总经理 任命：总经理9采购运营手册职 位 说 明 书职位名称 直接主管职位名称 教辅采购主管 采购经理 所属系统 部门/分支机构 填写日期：2005 年 8 月 31 日 采购中心 教辅采购部职位综述（目的） ： 全面负责教辅采购中心的采购控制与采购管理，并对教辅图书供应保障及库存控制负 责。 主要职责： 1、调查、分析和评估省内教育图书市场以确定客户需求和采购时机。 2、协助采购经理拟定和执行教辅图书采购战略。 3、收集、整理、分析各地区新教材的使用情况和教育考试变化情况。 4、分析、评估、选择、淘汰、确定教辅出版商和收集教辅供应商的出版发行信息。 5、制订并有效管理教辅图书采购计划和分发计划。 6、协助采购经理改进教辅采购工作流程和标准。通过尽可能少的流通环节，减少库存 时间，以达到教辅图书周转的目标。 7、管理和培训本部门采购人员，以确定教辅产品符合客户需求，达到供销对路。 8、分析、掌握教辅出版社的销售目标、销售政策、期望及要求，并协助采购人员与供 应商谈判价格折扣、付款方式、交货日期、运输方式等。 9、分派本部门采购人员的日常工作。 10、负责主要战略合作伙伴图书采购。 11、制订教辅图书分发计划，并监督落实。 12、签核并实施教辅图书进、调和退货计划，及处理出版社的调货、退货、接待事宜。 13、采购进度之追踪。 14、参加年度教辅图书订货会。 15、签核教辅图书采购结算。 16、定期向管理层提供教辅图书采购报告。 17、维护与销售部、系统开发中心、市场部、连锁部及其他组织相关部门的内部沟通渠 道。 工作关系： 向上关系：采购经理 平行关系：综合采购主管、评估督导主管等及其他相关职位 向下关系：战略采购员、次重采购员、一般采购员、计划分发员 任职要求： 专业和学历资格：本科或以上学历，经济、管理、图书发行专业毕业 行业背景：具有一线采购管理经验，熟悉图书发行规律，善长管理与沟通 从业年限：5 年以上 知识技能：具备一定的文字功底，熟练掌握采购运营、项目管理专业知识，能操作计算机， 有图书采购管理经验最优。 专业经验：3 年以上相关经验 素 质：职业素质良好，具有一定的开拓精神和创新能力，务实能干，协调合作意识强 性 别：不限 年 龄：28 岁以上 职位任命权限 提议：采购经理 任命：总经理10采购运营手册职 位 说 明 书职位名称 直接主管职位名称 战略采购员 教辅采购主管 所属系统 部门/分支机构 填写日期：2005 年 8 月 31 日 采购中心 教辅采购部职位综述（目的） ： 协助教辅采购主管负责公司战略合作伙伴教辅图书采购与管理， 并对教辅图书供应保障 及库存控制负责。 主要职责： 1、执行战略合作伙伴教辅图书采购计划。 2、负责建立所管理的合作伙伴教辅供应商档案并有效管理。 3、负责战略合作伙伴教辅图书采购协调与沟通。 3、执行采购管理制度、运作流程等规范性文件。 5、负责教辅行业供应信息、资料和内部采购信息的收集、整理、分析和传递。 6、收集、汇总所管理采购图书销售及库存动态，及时调整库存结构。 7、处理所管理出版单位残次品及积压图书退货。 8、图书样品的管理，做好样品的收集、整理与记录工作。 9、及时处理所管理教辅图书日常添、订书业务。 10、负责所管理教辅图书的分发。 11、与仓储组、财务中心门核对当月图书采购与退货，及下线代理商图书调、退货情况 的情况。 12、定期向教辅出版社填报库存，收集销售信息、市场信息、库存信息并据此拟订并执 行教辅图书采购付款计划。 13、采购合同管理及其他档案管理工作。 14、定期向教辅采购主管提报战略合作伙伴图书采购报告。 15、不定期协调助财务中心、物流中心进行库存盘点； 16、教辅采购主管安排的其他工作。 工作关系： 向上关系：教辅采购主管 平行关系：次重采购员、一般采购员、计划分发员等及其他相关职位 向下关系：无 任职要求： 专业和学历资格：专科或以上学历，经济、管理、图书发行专业毕业 行业背景：具有一线采购管理经验，熟悉图书发行规律，善长沟通 从业年限：3 年以上 知识技能：具备一定的文字功底，熟练掌握采购管理、项目管理专业知识，能操作计算机， 有图书采购管理经验最优。 专业经验：2 年以上相关经验 素 质：职业素质良好，具有一定的开拓精神和创新能力，务实能干，协调合作意识强 性 别：不限 年 龄：25 岁以上 职位任命权限 提议：教辅采购主管 任命：采购经理11采购运营手册职 位 说 明 书职位名称 直接主管职位名称 次重采购员 教辅采购主管 所属系统 部门/分支机构 填写日期：2005 年 8 月 31 日 采购中心 教辅采购部职位综述（目的） ： 负责公司次重合作伙伴教辅图书采购与管理，并对教辅图书供应保障及库存控制负责。 主要职责： 1、执行次重合作伙伴教辅图书采购计划。 2、负责建立健全所管理的合作伙伴教辅供应商档案并有效管理。 3、负责所管理的合作伙伴教辅图书采购协调与沟通。 3、执行采购管理制度、运作流程等规范性文件。 5、负责教辅行业供应信息、资料和内部采购信息的收集、整理、分析和传递。 6、收集、汇总所管理采购图书的销售及库存动态，及时调整库存结构。 7、处理所管理出版单位残次品及积压图书退货。 8、图书样品的管理，做好样品的收集、整理与记录工作。 9、及时处理所管理教辅图书日常添、订书业务。 10、负责所管理教辅图书的分发。 11、与仓储组、财务中心门核对当月图书采购与退货，及下线代理商图书调、退货情况 的情况。 12、定期向教辅出版社填报库存，收集销售信息、市场信息、库存信息并据此拟订并执 行教辅图书采购付款计划。 13、采购合同管理及其他档案管理工作。 14、定期向教辅采购主管提报次重合作伙伴图书采购报告。 15、不定期协调助财务中心、物流中心进行库存盘点； 16、教辅采购主管安排的其他工作。 工作关系： 向上关系：教辅采购主管 平行关系：战略采购员、一般采购员、计划分发员等及其他相关职位 向下关系：无 任职要求： 专业和学历资格：专科或以上学历，经济、管理、图书发行专业毕业 行业背景：具有一线采购管理经验，熟悉图书发行规律，善长沟通 从业年限：3 年以上 知识技能：具备一定的文字功底，熟练掌握采购管理、项目管理专业知识，能操作计算机， 有图书采购管理经验最优。 专业经验：2 年以上相关经验 素 质：职业素质良好，具有一定的开拓精神和创新能力，务实能干，协调合作意识强 性 别：不限 年 龄：25 岁以上 职位任命权限 提议：教辅采购主管 任命：采购经理12采购运营手册职 位 说 明 书职位名称 直接主管职位名称 一般采购员 教辅采购主管 所属系统 部门/分支机构 填写日期：2005 年 8 月 31 日 采购中心 教辅采购部职位综述（目的） ： 负责公司一般合作伙伴教辅图书采购与管理，并对教辅图书供应保障及库存控制负责。 主要职责： 1、执行一般合作伙伴教辅图书采购计划。 2、负责建立健全所管理的合作伙伴教辅供应商档案并有效管理。 3、负责所管理的合作伙伴教辅图书采购协调与沟通。 3、执行采购管理制度、运作流程等规范性文件。 5、负责教辅行业供应信息、资料和内部采购信息的收集、整理、分析和传递。 6、收集、汇总所管理采购图书销售及库存动态，及时调整库存结构。 7、处理所管理出版单位残次品及积压图书退货。 8、图书样品的管理，做好样品的收集、整理与记录工作。 9、及时处理所管理教辅图书日常添、订书业务。 10、负责所管理教辅图书的分发。 11、与仓储组、财务中心门核对当月图书采购与退货，及下线代理商图书调、退货情况 的情况。 12、定期向教辅出版社填报库存，收集销售信息、市场信息、库存信息并据此拟订并执 行教辅图书采购付款计划。 13、采购合同管理及其他档案管理工作。 14、定期向教辅采购主管提报一般合作伙伴图书采购报告。 15、不定期协调助财务中心、物流中心进行库存盘点； 16、教辅采购主管安排的其他工作。 工作关系： 向上关系：教辅采购主管 平行关系：战略采购员、次重采购员、计划分发员等及其他相关职位 向下关系：无 任职要求： 专业和学历资格：专科或以上学历，经济、管理、图书发行专业毕业 行业背景：具有一线采购管理经验，熟悉图书发行规律，善长沟通 从业年限：3 年以上 知识技能：具备一定的文字功底，熟练掌握采购管理、项目管理专业知识，能操作计算机， 有图书采购管理经验最优。 专业经验：2 年以上相关经验 素 质：职业素质良好，具有一定的开拓精神和创新能力，务实能干，协调合作意识强 性 别：不限 年 龄：25 岁以上 职位任命权限 提议：教辅采购主管 任命：采购经理13采购运营手册职 位 说 明 书职位名称 直接主管职位名称 计划分发员 教辅采购主管 所属系统 部门/分支机构 填写日期：2005 年 8 月 31 日 采购中心 教辅采购部职位综述（目的） ： 负责教辅图书采购计划、 分发计划的编制， 并对教辅图书采购计划、 分发计划的准确性、 有效性负责。 主要职责： 1、调查、分析和评估省内教育图书市场以确定客户需求和采购时机。 2、收集、整理、分析各地区新教材的使用情况和教育考试变化情况。 3、分析、收集教辅供应商的出版发行信息。 4、制订并有效管理教辅图书采购计划，并呈报审批； 6、分析、掌握教辅出版社的销售目标、销售政策、期望及要求，跟踪履行合同情况。 7、制订教辅图书分发计划，并监督落实。 8、及时跟踪教辅图书的销售及库存动态，协助采购人员有计划调整库存结构。 9、制定并实施教辅图书进、调和退货计划，并提报审批。 10、协助财务对账和清理账务。 11、对向出版社库存申报，教辅图书采购付款计划执行进行跟踪。 12、协助经理维护与销售部、系统开发中心、市场部、连锁部及其他组织相关部门的内 部沟通渠道。 13、教辅图书采购成本、费用执行情况分析。 工作关系： 向上关系：教辅采购主管 平行关系：战略采购员、一般采购员、次重采购员等及其他相关职位 向下关系：无 任职要求： 专业和学历资格：专科或以上学历，统计、管理、图书发行专业毕业 行业背景：具有一线采购管理经验，熟悉图书发行规律，善长沟通 从业年限：3 年以上 知识技能：具备一定的文字功底，熟练掌握采购计划管理、项目管理专业知识，能操作计算 机，有图书采购管理经验最优。 专业经验：2 年以上相关经验 素 质：职业素质良好，具有一定的开拓精神和创新能力，务实能干，有条理性、协调合 作意识强 性 别：不限 年 龄：25 岁以上 职位任命权限 提议：教辅采购主管 任命：采购经理14采购运营手册职 位 说 明 书职位名称 直接主管职位名称 综合采购主管 采购经理 所属系统 部门/分支机构 填写日期：2005 年 8 月 31 日 采购中心 综合采购部职位综述（目的） ： 全面负责综合采购中心的采购控制与采购管理， 并对综合类图书、 期刊的供应保障及库 存控制负责。 主要职责： 1、调查、分析和评估省内图书、期刊市场以确定客户需求和采购时机。 2、协助采购经理拟定和执行综合图书、期刊采购战略。 3、收集、整理、分析各地区综合类图书的销售情况和期刊变化情况。 4、分析、评估、选择、淘汰、确定综合类图书、期刊出版商和收集综合类图书和期刊 出版发行信息。 5、制订并有效管理综合类图书、期刊采购计划和分发计划。 6、协助采购经理改进综合类图书、期刊采购工作流程和标准。通过尽可能少的流通环 节，减少库存时间，以达到综合类图书、期刊周转的目标。 7、管理和培训本部门采购人员，以确定综合类图书、期刊产品符合客户需求，达到供 销对路。 8、分析、掌握综合类图书、期刊出版社的销售目标、销售政策、期望及要求，并协助 采购人员与供应商谈判价格折扣、付款方式、交货日期、运输方式等。 9、分派本部门采购人员的日常工作。 10、负责主要重点合作伙伴图书、期刊采购。 11、制订综合类图书、期刊分发计划，并监督落实。 12、签核并实施综合类图书、期刊进、调和退货计划，及处理出版社的调货、退货、接 待事宜。 13、采购进度之追踪。 14、参加年度综合类图书、期刊订货会。 15、签核综合类图书、期刊采购结算。 16、定期向管理层提供综合类图书、期刊采购报告。 17、 维护与销售部、 系统开发中心、 市场部、 连锁部及其他组织相关部门内部沟通渠道。 工作关系： 向上关系：采购经理 平行关系：教辅采购主管、评估督导主管等及其他相关职位 向下关系：综合采购员、期刊采购员、计划分发员 任职要求： 专业和学历资格：本科或以上学历，经济、管理、图书发行专业毕业 行业背景：具有一线采购管理经验，熟悉图书发行规律，善长管理与沟通 从业年限：5 年以上 知识技能：具备一定的文字功底，熟练掌握采购运营、项目管理专业知识，能操作计算机， 有图书采购管理经验最优。 专业经验：3 年以上相关经验 素 质：职业素质良好，具有一定的开拓精神和创新能力，务实能干，协调合作意识强 性 别：不限 年 龄：28 岁以上 职位任命权限 提议：采购经理 任命：总经理15采购运营手册职 位 说 明 书职位名称 直接主管职位名称 综合采购员 综合采购主管 所属系统 部门/分支机构 填写日期：2005 年 8 月 31 日 采购中心 综合采购部职位综述（目的） ： 负责公司综合类图书采购与管理，并对综合类图书供应保障及库存控制负责。 主要职责： 1、执行综合类图书采购计划。 2、负责建立健全所管理的合作伙伴供应商档案并有效管理。 3、负责所管理的合作伙伴图书采购协调与沟通。 3、执行采购管理制度、运作流程等规范性文件。 5、负责综合类图书行业供应信息、资料和内部采购信息的收集、整理、分析和传递。 6、收集、汇总所管理采购图书销售及库存动态，及时调整库存结构。 7、处理所管理出版单位残次品及积压图书退货。 8、图书样品的管理，做好样品的收集、整理与记录工作。 9、及时处理所管理采购图书日常添、订书业务。 10、负责所管理采购图书的分发。 11、与仓储组、财务中心门核对当月图书采购与退货，及下线代理商图书调、退货情况 的情况。 12、定期向出版社填报库存，收集销售信息、市场信息、库存信息并据此拟订并执行图 书采购付款计划。 13、采购合同管理及其他档案管理工作。 14、定期向综合采购主管提报综合类图书采购报告。 15、不定期协调助财务中心、物流中心进行库存盘点； 16、综合采购主管安排的其他工作。 工作关系： 向上关系：综合采购主管 平行关系：期刊采购员、计划分发员等及其他相关职位 向下关系：无 任职要求： 专业和学历资格：专科或以上学历，经济、管理、图书发行专业毕业 行业背景：具有一线采购管理经验，熟悉图书发行规律，善长沟通 从业年限：3 年以上 知识技能：具备一定的文字功底，熟练掌握采购管理、项目管理专业知识，能操作计算机， 有图书采购管理经验最优。 专业经验：2 年以上相关经验 素 质：职业素质良好，具有一定的开拓精神和创新能力，务实能干，协调合作意识强 性 别：不限 年 龄：25 岁以上 职位任命权限 提议：综合采购主管 任命：采购经理16采购运营手册职 位 说 明 书职位名称 直接主管职位名称 期刊采购员 综合采购主管 所属系统 部门/分支机构 填写日期：2005 年 8 月 31 日 采购中心 综合采购部职位综述（目的） ： 负责公司期刊采购与管理，并对期刊供应保障及库存控制负责。 主要职责： 1、执行期刊采购计划。 2、负责建立健全期刊合作伙伴供应商档案并有效管理。 3、负责期刊采购协调与沟通。 3、执行采购管理制度、运作流程等规范性文件。 5、负责期刊行业供应信息、资料和内部采购信息的收集、整理、分析和传递。 6、收集、汇总期刊销售及库存动态，及时调整库存结构。 7、处理期刊出版单位残次品及积压图书退货。 8、期刊样品的管理，做好样品的收集、整理与记录工作。 9、及时处理期刊日常订书业务。 10、负责期刊的分发。 11、与仓储组、财务中心门核对当月期刊采购与退货，及下线代理商期刊调、退货情况 的情况。 12、定期向出版社填报期刊库存，收集销售信息、市场信息、库存信息并据此拟订并执 行图书采购付款计划。 13、期刊采购合同管理及其他档案管理工作。 14、定期向综合采购主管提报期刊采购报告。 15、不定期协调助财务中心、物流中心进行库存盘点； 16、综合采购主管安排的其他工作。 工作关系： 向上关系：综合采购主管 平行关系：综合采购员、计划分发员等及其他相关职位 向下关系：无 任职要求： 专业和学历资格：专科或以上学历，经济、管理、图书发行专业毕业 行业背景：具有一线采购管理经验，熟悉期刊发行规律，善长沟通 从业年限：3 年以上 知识技能：具备一定的文字功底，熟练掌握采购管理、项目管理专业知识，能操作计算机， 有图书采购管理经验最优。 专业经验：2 年以上相关经验 素 质：职业素质良好，具有一定的开拓精神和创新能力，务实能干，协调合作意识强 性 别：不限 年 龄：25 岁以上 职位任命权限 提议：综合采购主管 任命：采购经理17采购运营手册职 位 说 明 书职位名称 直接主管职位名称 计划分发员 综合采购主管 所属系统 部门/分支机构 填写日期：2005 年 8 月 31 日 采购中心 综合采购部职位综述（目的） ： 负责综合类图书、期刊采购计划、分发计划的编制，并对综合类图书、期刊采购计划、 分发计划的准确性、有效性负责。 主要职责： 1、调查、分析和评估省内综合类图书及期刊市场情况，以确定客户需求和采购时机。 2、收集、整理、分析各地区综合类图书销售情况和期刊变化情况。 3、分析、收集综合类图书、期刊供应商的出版发行信息。 4、制订并有效管理综合类图书、期刊采购计划，并呈报审批； 6、分析、掌握综合类图书、期刊出版社的销售目标、销售政策、期望及要求，跟踪履 行合同情况。 7、制订综合类图书、期刊分发计划，并监督落实。 8、及时跟踪综合类图书、期刊的销售及库存动态，协助采购人员有计划调整库存结构。 9、制定并实施综合类图书、期刊进、调和退货计划，并提报审批。 10、协助财务对账和清理账务。 11、对向出版社库存申报，综合类图书、期刊采购付款计划执行进行跟踪。 12、协助经理维护与销售部、系统开发中心、市场部、连锁部及其他组织相关部门的内 部沟通渠道。 13、综合类图书、期刊采购成本、费用执行情况分析。 工作关系： 向上关系：综合采购主管 平行关系：综合采购员、期刊采购员等及其他相关职位 向下关系：无 任职要求： 专业和学历资格：专科或以上学历，统计、管理、图书发行专业毕业 行业背景：具有一线采购管理经验，熟悉图书发行规律，善长沟通 从业年限：3 年以上 知识技能：具备一定的文字功底，熟练掌握采购计划管理、项目管理专业知识，能操作计算 机，有图书采购管理经验最优。 专业经验：2 年以上相关经验 素 质：职业素质良好，具有一定的开拓精神和创新能力，务实能干，有条理性、协调合 作意识强 性 别：不限 年 龄：25 岁以上 职位任命权限 提议：综合采购主管 任命：采购经理18采购运营手册职 位 说 明 书职位名称 直接主管职位名称 评估督导主管 采购经理 所属系统 部门/分支机构 填写日期：2005 年 8 月 31 日 采购中心 评估督导部职位综述（目的） ： 负责对采购中心采购绩效监督与评估，并采购中心采购业务有效性负责。 主要职责： 1、 协助采购经理制定采购管理制度、采购标准、采购流程，并监督执行； 2、 建立供应商评估管理体系； 3、 运用供应商评估管理平台进行供应考评； 4、 收集供应商出版信息，建立供应商资源数据库，并有效与教辅采购中心、综合采购 中心及营销中心对接。 5、 对与公司合作的出版商进行跟踪管理，确保良好合作关系。 6、 利用供应商资源信息，协助人员前期供应商的开发、询价、招投标。 7、 利用专业知识对潜在的出版合作伙伴进行比价议标； 8、 参与综合评估潜在的图书供应合作伙伴决标签约； 9、 监督采购合同的管理； 10、定期对采购业务绩效进行监督与评估、考核； 11、协助采购经理对采购中心各部门采购成本进行稽查，有效控制采购成本； 12、督促采购人员遵循履约义务，确保战略合作伙伴、次重合作伙伴信誉，维护公司形 象； 13、协助采购经理制定采购绩效评估考核标准； 14、 接受公司内部及外部对采购中心其他各部门采购人员或采购业务的投诉， 并进行跟 踪处理； 15、跨部门协调营销中心、物流中心、财务中心业务对接关系，维护公司内部良好的合 作关系。 16、协助采购经理对采购风险的控制。 17、采购经理交办的其他工作事项。 工作关系： 向上关系：采购经理 平行关系：教辅采购主管、综合采购主管等及其他相关职位 向下关系：信息管理员、评估督导员 任职要求： 专业和学历资格：本科或以上学历，经济、管理、图书发行专业毕业 行业背景：具有一线采购管理经验，熟悉图书发行规律，善长管理与沟通 从业年限：5 年以上 知识技能：具备一定的文字功底，熟练掌握采购运营、项目管理专业知识，能操作计算机， 有图书采购管理经验最优。 专业经验：3 年以上相关经验 素 质：职业素质良好，具有一定的开拓精神和创新能力，务实能干，协调合作意识强 性 别：不限 年 龄：28 岁以上 职位任命权限 提议：采购经理 任命：总经理19采购运营手册职 位 说 明 书职位名称 直接主管职位名称 信息管理员 评估督导主管 所属系统 部门/分支机构 填写日期：2005 年 8 月 31 日 采购中心 评估督导部职位综述（目的） ： 负责对供应商信息收集、跟踪管理、前期开发、询价招投标、比价议标、决标签约，并 对图书、期刊供应商信息有效性负责。 主要职责： 1、 立足于公司经营图书、期刊，结合省内经济特性及地域特性，对目标市场需求进行 分析，并收集相关信息； 2、 了解图书期刊品种在市场上的紧缺情况、 市场前景等， 提报采购经理进行决策参考； 3、 收集图书、期刊品种的用途、价格折扣、印刷情况、装运特性等，为公司进行制定 采购战略提供依据。 4、 分析图书、 期刊市场的范围、 主要供应商的情况、 市场环境条件和交通地理条件等， 了解供应商品种数量多少，相互间的竞争态势、各自的市场份额。 5、 对主要供应商的经济实力、管理水平、策划水平、资信水平、服务水平、公共形象、 竞争力和产品质量、价格折扣等进行分析；还要弄清本公司的采购对手对于供应商 的重要程度，以及供应商对于本公司采购和造货的重要程度等，为选择供应商和制 定进货战略提供依据。 6、 建立图书期刊资源库，并提炼编制分析报告，呈报管理层； 7、 利用供应商资源信息，协助人员前期供应商的开发、询价、招投标。 8、 利用专业知识对潜在的出版合作伙伴进行比价议标； 9、 参与综合评估潜在的图书供应合作伙伴决标签约； 10、经理交办的其它工作事项。 工作关系： 向上关系：评估督导主管 平行关系：评估督导员及其他相关职位 向下关系：无 任职要求： 专业和学历资格：本科或以上学历，统计、市场营销、图书发行专业毕业 行业背景：具有一线信息调研或市场情报工作经验，熟悉图书发行规律，善长沟通 从业年限：3 年以上 知识技能：具备一定的文字功底，熟练掌握采购运营、项目管理专业知识，能操作计算机， 有图书采购管理经验最优。 专业经验：2 年以上相关经验 素 质：职业素质良好，具有一定的开拓精神和创新能力，务实能干，有条理性，协调合 作意识强 性 别：不限 年 龄：25 岁以上 职位任命权限 提议：评估督导主管 任命：采购经理20采购运营手册职 位 说 明 书职位名称 直接主管职位名称 评估督导员 评估督导主管 所属系统 部门/分支机构 填写日期：2005 年 8 月 31 日 采购中心 评估督导部职位综述（目的） ： 负责采购业务的监督与评估、考核、稽查、催约，并对采购时效性负责。 主要职责： 1、 监督采购合同的管理； 2、定期对采购业务绩效进行监督与评估、考核； 3、协助经理对采购中心各部门采购成本进行稽查，有效控制采购成本； 4、督促采购人员遵循履约义务，确保战略合作伙伴、次重合作伙伴信誉，维护公司形 象； 5、协助经理制定供应商评估标准； 6、受理并登记汇总公司内部及外部对采购中心其他各部门采购人员或采购业务的投诉 并提报； 7、协助经理跨部门协调营销中心、物流中心、财务中心业务对接关系，维护公司内部 良好的合作关系； 8、分析和收集供应商是否遵守比方约定的行为准则； 9、收集和分析供应商是否具备基本的职业道德； 10、分析供应商是否具备良好的售后服务意识； 11、收集供应是否具良好的质量改进意识和开拓创新意识； 12、收集供应商是否具备良好的运作流程、规范的企业行为准则和健全的管理制度； 13、分析供应商是否具有良好的沟通和协调能力； 14、了解供应商是否有良好的企业风险意识和风险管理能力； 15、分析供应商是否有在约定的交货期内提供符合公司适销的图书能力； 16、利用以上信息对供应商进行有效的评估，并形成书面报告，提报管理层。 工作关系： 向上关系：评估督导主管 平行关系：信息管理员及其他相关职位 向下关系：无 任职要求： 专业和学历资格：本科或以上学历，统计、市场营销、图书发行专业毕业 行业背景：具有一线信息调研或市场情报工作经验，熟悉图书发行规律，善长沟通 从业年限：3 年以上 知识技能：具备一定的文字功底，熟练掌握采购运营、项目管理专业知识，能操作计算机， 有图书采购管理经验最优。 专业经验：2 年以上相关经验 素 质：职业素质良好，具有一定的开拓精神和创新能力，务实能干，有条理性，协调合 作意识强 性 别：不限 年 龄：25 岁以上 职位任命权限 提议：评估督导主管 任命：采购经理21采购运营手册第三章 采购人员管理一、采购人员知识素质要求 在采购工作中， 一方面采购人员要与不同类型的供应商打交道，另一方面采 购图书、期刊品种繁多，版别不一，且图书市场供求变化快，为此采购人员应具 备承担采购任务所需要的相关知识。政策、法律知识市场学知识心理学知识 采购人员业务知识文化知识自然科学知识知识素质结构图 1、政策、法律知识 政策、法律知识包括图书出版发行行业相关法规、价格政策、专营方向，教 育政策、法规及经济合同法规等； 2、市场学知识 了解消费需要，掌握市场细分策略以及图书、价格折扣、渠道、促销方面知 识，合理地选择采购图书的品种，从而保证采购图书适销对路。 3、业务知识 业务知识包括谈判技巧、图书知识、签约的基本知识等，这是做好本职工作 的关键， 将有助于与供应商的沟爱， 能主动进行价值分析， 开发新来源或替代品， 有助于公司降低采购成本。 4、心理学知识 了解客户的心理活动， 把握市场消费者的心理需求，从而提高采购工作的针 对性。 5、自然科学知识 包括数理知识、计算机知识。将现代科技知识用于采购过程，把握市场变化 规律，从而提高采购工作的效率与准确性。 6、文化知识 图书发行业是一个文化传播行业， 没有一定的文化基础知识作铺垫是难以胜 任本职工作的。 二、采购人员能力素质要求22采购运营手册 1、分析能力 分析图书市场状况及发展趋势， 分析消费者购买心理， 分析出版商销售心理， 从而在采购工作中做到心中有数。 2、协作能力 采购过程是一个与人协作过程，一方面采购人员要与公司内部打交道，如财 务中心门打交道解决采购资金、报销等问题；与物流中心打交道，了解库存动态 等。另一方面要与出版商打交道，如询价、谈判等，采购人员应处理好与供应商 和公司内部各方面的关系，为以后工作的开展打下基础。 3、表达能力 采购人员通过语言文字与供应商沟通的，因此，必须做到正确、清晰地表达 所想采购图书的各种条件，如版别、数量、价格折扣、交货期限、付款方式、服 务情况等。如果口齿不清，说话含糊不清，颠三倒四，只会浪费时间，导致交易 失败。 4、成本分析和价值分析能力 采购人员必须有成本分析能力，要学会精打细算。对于出版商的报价，要结 合提供的图书的品质、功能、服务、政策约束力、资源背景、版权归属情况等因 素综合分析，以便采购到适合销售的图书。 5、预测能力 图书市场，特别是教辅图书市场，其季节性销售特别明显，时效性差，采购 人员应根据图书市场行情及发展趋势等方面来预测图书采购量及价格情况。 三、采购人员品德素质 1、公正； 2、诚实； 3、清廉； 4、有很强的工作责任心和敬业精神； 5、树立良好的职业道德形象，把公司利益放在首位，严把好进货关。 6、良好的心理素质，要能应对不同的复杂环境和承受各方面的压力。 四、采购人员的选拔 针对图书发行业， 因涉及图书发行业的特性采购的策略是内部招收为主，外 部招聘为辅。对于外部招聘应选择有类似行业（比如报纸、期刊、出版、音像及 快速消费品业）从业经验为佳，便于能缩短培训期，短期内进入工作角色。 选择方法有以下几种： 1、观察法 对于从公司内部人员选择， 可以根据平时对员工的了解，观察其日常工作表 现，结合采购工作的要求，把适合从事的采购工作的员工充实到采购队伍中来。 这种方法适合对仓储管理或营销业务处理，熟悉图书业务及市场行情的人员，前 提条件是坚持公正的原则，对每一个员工有一个正确、全面的了解。 2、测试法 ①心理测试； ②知识考试； ③情景模拟； ④自荐法，指通过内部竞聘的原则，评审员工是否适合采购工作； 五、采购人员的培训 对于培训不仅仅是对新聘员工的培训，而且要强化老采购员工培训，通过培23采购运营手册 训，提升采购人员的素质和能力，有利于采购工作的开展。 1、采购人员培训的原则 ①学用结合，比如统计分析知识、计划预测知识等； ②解决好学习与工作之间的矛盾。 主要体现在时间上， 提倡以业余学习为主， 激励采购人员自觉成长。 ③有计划地开发适合成人教育特点的培训课程，对于老采购人员思维能力 强，记忆力差，实践经验丰富，专业知识缺乏，工作时间长，家庭负担重的特点， 提高培训效率。 ④培训形式灵活多样。 要结合成人的特性，组织提升采购人员素质的培训方 式。 2、采购人员培训形式 ①岗前培训； ②在职学习； ③内部导师制， 通过总经理办公室内部聘任资质较深人员对采购人员进行专 业方面的培训； ④外聘培训讲师到公司培训，补充新的贴近采购方面专业知识，提升采购人 员素质。 六、采购人员行为规范 1、上班时间必须佩戴工作证。 2、使用文明用语、 使用普通话。 3、不迟到、不早退、不旷工。 4、勤奋好学、积极向上、相互协作、相互支持。 5、积极进取、公私分明，公正廉洁、豁达开朗。 6、勇于拼搏、诚实信用、礼貌待人、乐于助人。24采购运营手册第四章 采购计划一、采购战略内容 战略 内容 采购品种 包括图书、期刊品种种类、性质、数量、质量等选择 采购方式战略 包括采购主体、采购技术、采购途径、联合方式等的选择 供应商选择战略 包括考核方式、评价方式、销售方式等的选择 包括采购的品种、版别、数量、质量、折扣、服务和风险分摊、 订货谈判战略 责任、权利和义务等 采购进货战略 包括运输方式、运输路径、运输商等的选择 二、采购计划的内容 计划 内容 公司对各个品种的学生对于品种需求情况进行分析，了 学生需求分析 解品种在出版中的重要程度，确定各品种能否互相替代， 采 需求的数量、质量要求等。 购 主要了解品种在市场上的紧缺情况、市场前景等。有些 品 图书品种供应商特别多，供应充足，甚至供大于求；有 种 市场供求分析 些品种少，甚至是独家代理，往往供应困维。总之要谨 战 慎采购，限制采购。 略 主要弄清品种的用途、价值、装运特性等，为制定采购 品种性质分析 战略提供依据。 弄清资源市场的范围、性质、主要供应商的情况、市场 资源市场分析 环境条件和交通地理条件等；开清该品种供应商对省内 供 市场发行量多少，相互间的竞争态势、各自的市场份额。 应 对主要供应商的经济实力、管理水平、出版水平、资信 商 水平、服务水平、公共形象、竞争力和产品价格等进行 战 供应商分析和 分析；还要弄清本公司对于供应商的重要程度，以及供 略 选择 应商对于本公司采购和经营的重要程度等，为选择供应 商和制定进货战略提供依据。 是确定采用什么样的采购运作方式。例如：是征订包销、 经销、经销包退、全面退货制等；是采用折扣采购还是 采购方式方案战略 招标采购。要在综合具体分析需求特性、品种特性、供 应商特性和市场特性的基础上，选择合适的采购方式方 案。 在采购订货时，从供应商进行交易谈判到最后签订合同 整个过程所采用的行动策略战略。双方就采购品种、价 订货谈判战略 格、服务和风险分担等问题进行反复的讨价还价、进攻 与防守、最后取得共识，签订一个双方都能接受的合同。 指将采购得到的图书运进自己的仓库全过程的实施方案 战略。这个进货过程包括了各个方面进行沟通协调，要 进货战略 保证运输安全和运输质量，控制进货风险，需要采取相 应的战略和策略。这些战略和策略的集合就构成了进货 战略。25采购运营手册三、采购实施计划的制定 计划 内容 为实现给定的采购任务而组建的人员岗位职务责任体系。 采购组织 采购组织可以是长期固定的，同样可以是临时项目制的，还可 以是虚拟的。 为采购组织各个岗位配备好合适的人员， 是搞好采购工作的关 键。 采购人员 要根据各个人的能力和特长安排适当工作。 在充分发挥各自的 主观能动性、才智的同时，要注意约束、管理和控制 管理目标和要求，既要有总体的管理目标和要求，又要落实到 采购目标和要求 每个岗位、每个人，即制定工作规范、考核指标等 规范整个采购过程中各项工作以及各个环节的重要文件。 它不 采购作业流程 但规定每个人应当做些什么、如何去做、负什么责任、达到什 么要求，还规定了各个人之间如何衔接、如何配合。 就是规定各项工作时间进度的计划。 这个进度计划不但控制各 进货计划 项工作完成的进度，同时保证各项工作在实践上的顺利衔接， 使得各项工作按部就班进行 就是为了实现各项工作所需要提供的各种条件，例如资金、人 保证措施 员、工具、物资条件等，要落实到位。这样就能保证工作顺利 开展，保证采购计划的顺利完成 四、采购计划工具表单及流程 采购计划表 填写人： 产品名称及版别 上旬 计划销售量 中旬 下旬 填写日期： 库存量 计划订 购量26采购运营手册月度采购计划表 年 序号 产品名称及版别 计划数量 月 日 计划到货 日期 实际到货 日期实购数量制表：审核：核准：采购计划与预算流程制定认证计划 采购 计划 与预 算制定订单计划编制采购预算27采购运营手册制定订单计划流程开始按受需求 准备订单环境资料进行准备制定订单计划说明书 分析市场需求 分析与确定 需求 计算总量 进行计算 计算首批到货量 分析供应商资料 计算补货量 综合平衡 对比需求分析 确定余量认证计划 确定订单需求分析经营需求制定认证计划结束28采购运营手册第五章 采购运营规则一、采购原则 1、 以需定进的原则。 公司采购必须结合市场需求要什么， ， 需要多少进多少， 保证需求又不积压形成损失。 因此公司必须把采购与需求结合起来，做到进需协 调、不积压、不缺乏。 2、注重质量原则。采购人员必须注重质量的原则，如果一味注重低折扣的 图书，因图书质量不能满足市场需求（尤其是三类图书） ，将会对公司造成不可 估量的经济损失，导致行知品牌流失。 3、资金安全原则。公司采购要充分保证资金的安全性。公司采购是一种货 币转变为图书的交换活动，由于出版商是以订货量扣除公司库存来计算应回额， 从而使图书销售与付款结算在空间上、时间上分离，从而增加公司资金的风险。 4、经济核算原则。公司要比确保经济效益出发，对采购过程中的各种费用、 成本、差价等进行核算，优选进货渠道和进货时机。在组织货源时要综合考虑进 货距离远近、图书流向、运输条件、时间快慢和费用高低，以及图书资源是否是 排他性垄断等因素， 并对上述各因素进行逐项核算， 减少劳动占用和资源的损耗。 5、信守合同原则。公司要根据签订的采购合同从事采购活动。因为图书发 行业，尤其是市场中主流产品为垄断性、排他性资源，需强力维护，减少采购中 的经济、 法律纠纷， 有利于公司树立和维护良好的形象， 利于吸引出版资源加入， 提升公司品牌。 二、采购管理要考虑的问题出版链 采购品种 供应商分析 进货管理 资源市场监控采购采购管理基础采购需求 分析采购 组织订货 时机订货 量订 货 方法谈判 技巧验收 入库采购 评估三、采购运营规则29采购运营手册采购业务规范及标准第一章 采购目标及计划制订 一、采购目标管理 1、提供最新最全的教育考试资讯。 2、向零售店提供最全的经营品种及项目。 3、满足连锁店的品种需求，要求不断货。 4、进货的科学和效益。 5、采购的规模化、批量化。 6、业务发展的可持续性。 7、经营损耗的最小化。 8、每年引进 30%的新品种，淘汰 20%的滞销品种。 二、采购目标分解 1、采购业务部需参与公司销售目标的制订。 2、采购中心主要的年度 KIP 指标有：销售量、进货量、退货率、进货差价、 费用率等指标。 3、采购目标分解的要求： ①目标分解到个人； ②目标分解至每个出版社； ③按月度分解； ④按与出版社的合同为基础分解； ⑤在新学年开始前确定。 4、 采购中心目标分解后， 公司与采购中心和采购业务员签订 《目标责任书》 。 5、按采购目标责任书进行年度考核。 三、采购原则 1、以销定进原则：根据需求及销售来确定进货，进货为销售服务。 2、20/80 原则：公司 80%的销售来源于 20%的品种，须抓好 20%的重点出版 社和重点品种。 3、科学原则：进货时，须进行科学预测、正确分析评估，确定最科学的， 最接近实际的进货数量。 4、经济高效原则：尽量选择价廉物美的图书，选择高效的供货单位，用销 量争取折扣优惠。 5、诚信原则：诚实信用、实事求是、立足长远，不急功近利。 6、少进勤添原则：对没把握的品种及新产品，采取少进勤添的方针，以维 护产品优势及保持与出版社的业务关系。 四、采购计划 1、年度计划：根据公司发展和销售计划由采购中心在每年 6 月前制订年度 采购计划，根据经营定位，确定经营重点品种，供货商、策略及进销存的规模。 2、学期计划：根据学期特点及近期教育考试规律的变化情况由采购中心在 每年 12 月制订。 3、订货会计划： ①确定参加订货会的目的目标。 ②确定争取的出版社及品种。 ③订货和供货商的拜访计划及订货会的日程安排。30采购运营手册 ④参加订货会的人员安排及费用预算计划。 4、开店的采购计划 ①根据开店计划来制订采购计划； ②确定需要进货的规模及品种； ③确定供货单位及资金预算； ④制订实施细则及进度安排； 5、新上品种的采购计划 ①上品种之前必须作好销售市场需求调查。 ②了解竞争对手的经营情况。 ③了解该种产品供货商的情况。 ④拟定新进品种具体实施方案 以上计划须以书面形式制订上报。 五、采购成本控制 图书行业是量大利薄的行业，采购环节的成本控制尤其重要。 1、通过争取折扣优惠来减少成本。 2、要加快退书速度、减少损失来获取成本优势。 3、科学进书、减少退货费用。 4、选择合理经济的运输方式。 5、勤俭节约、减少个人费用开支，建立一个节约型的采购团队 六、年度产品经营计划或营销方案 产品经营计划按出版社单位单独制订，由采购员在每学年开始前负责制订， 采购中心总监审核，由总经理批准后报出版社。 1、与供货单位沟通促销方案。 2、与经销商商讨地区经销方案。 3、分析供货商去年经营数据和业务得失。 4、制定产品或供货商经销方案。 5、制定管理政策。 6、制定工作计划及进度安排。 第二章 采购组织管理 一、采购中心实行采购经理领导下的采购员负责制。 二、采购中心下设教辅采购中心、综合采购中心、评估督导部。 三、采购员负责供货单位产品的售前预测、报订、分销、促销、广告宣传、 库存监控、信息反馈、调货、退货、对账、付款以及沟通汇报等工作，采购员代 表供货单位全权管理产品的进、销、存、退等事宜。 四、采购员考核指标，主要为公司与供货单位签订的合同指标（销售任务量 和退货率） ，采购员的收益与供货单位在贵州市场的经营绩效完全挂钩。 第三章 采购预测及评估 一、业务信息收集 1、业务信息收集的内容 采购决策的科学化、合理化，必须有市场信息的支撑，需收集以下信息。 ①当地的教育发展情况：学校数、学生人数、升学率、考生人数等。 ②教材变化情况及分布：使用的教材版本、教辅资料版本及教材目录。 ③客户的销售规模及其需求：营业面积、经营产品的比例、经营特色、客户 的期望及要求。31采购运营手册 ④竞争对手的产品经营情况：主要竞争对手的主要独家产品销售的规模、数 量、 销售渠道及其与出版社的合作方式；本期市场上的畅销品种及其销售情况及 发展潜力；竞争对手近期的经营策略及经营管理举措。 ⑤出版社的情况：地位、目标、规模、发货、退货要求、营销政策、发展趋 势、畅销产品及有潜力的产品、发行领导及区域负责人等 ⑥教育图书产品情况：教育图书的变化趋势，需求的变化趋势，营销方式的 变化趋势，主要的供货单位。 ⑦现有产品的销售分析： 对出版社和产品进行销量分析，结合销量进行利润 和利润率分析，总结前期进货得失。从而确定本学期的重点客户重点品种、淘汰 品种等采购政策及措施。 ⑧终端客户的需求情况： 掌握学生及老师各年级、各阶段对教育图书的需求 情况；集体团购对供货时间、价位、品种偏好及折扣等的要求；零售顾客对产品 的购买时机、动机等。 2、省市场的销售情况：了解重点产品在外省的销售情况，外省畅销的品种、 销量及营销方式。 3、以上业务信息的收集，需以书面形式总结分析，并留档备查。总经理办 公室每月检查 1―2 次。如果部门未形成书面材料，将按照公司考核指标进行考 核。 二、与供货商信息的沟通 1、了解新书出版情况。 2、了解供货商的发展变化情况。 3、了解公司与供货商的业务往来情况。 4、了解供货商的期望及要求。 5、汇报供货商产品在当地的销售情况及库存情况。 6、汇报终端及读者对供货商产品的反馈意见。 7、汇报公司的促销策略及措施。 8、汇报贵州图书市场的变化情况 9、沟通日常业务处理情况 采购中心与重点出版社及重点品种的供货商每月至少应沟通一次； 有潜力的 出版社及供货商每三个月至少沟通一次；一般的供货单位每半年至少沟通一次。 与出版社沟通前应做好详细准备，沟通后应作书面备忘录。 三、供货信息的汇总及处理 1、采购中心根据以上内容制定相应的信息统计表格，由各销售点汇总上报 采购中心。 2、采购中心在每年 3 月份及 10 月份分别书面整理、汇总以上信息，提出分 析报告，报总经理审核，同时召开采购工作会议。 3、采购中心根据公司政策和方针、分析报告制定年度和学期采购计划。 四、经销商的信息沟通 1、了解市场需求情况 2、了解产品的销售情况 3、了解当地的教育情况 4、了解当地的竞争对手情况 5、了解当地的经济情况 6、了解经销商的自身情况32采购运营手册 7、了解经销商的进货信誉情况 8、提供新书的到货情况 9、提供相关的进货计划 10、提供产品的订货情况 11、提供重点图书的库存情况 12、提供业界新书的出版情况 13、交流行业内的变化情况 采购中心应定期与有代表性的经销商进行交流和沟通， 应根据经销商的意见 制定进货计划和添货计划。 五、销售信息的汇总分析 1、每月十日、二十日、三十日电脑汇总一次总销售信息并上报。 2、每月五日、十五日、二十五日对重点产品的经营情况进行电脑分析。 3、每月二十五日至三十日提出一次下月书面退货计划。 4、每月一日至五日制定一次本月付款计划。 5、每月十日、二十日听取零售点意见。 6、每月一日、十一日、二十一日统计一次畅销书、滞销书排行榜。 7、每月一日至五日统计汇总书面上报供货商重点出版社、重点图书的销售 情况。 8、每周一、周四下午听取连锁部、批销中心及物流中心的意见。 9、每月十日、二十日、三十日汇总一次缺货的满足情况及订书的满足情况。 六、业务信息汇总 1、每学期旺季进货之前必须汇总一次业务信息。 2、每次订货会之前的两个星期汇总一次业务信息，参加会后的两个星期内 收集、汇总、过滤、处理业务信息。 3、听取供销客户的业务意见，并汇总业务信息。 4、每个学期结束之前进行一次收集、汇总、分析、总结本学期的业务得失。 5、每个月对当地的教育考试变化情况进行收集汇总整理一次。 6、每个月要听取两次其他采购中心门对需求的反馈意见。 7、分析库存结构及零售店销售库存情况。 8、每月汇总一次《图书商报》及《中华读书报》反映的行业趋势及畅销品 种等。 9、每月汇总一次出版社的出版信息。 以上汇总以书面的方式进行，并报总经理办公室备查。 第四章 供应商及产品的选择 一、供应商的选择 1、知名的、权威的出版发行机构 2、专业的、规模大的出版发行机构 3、有发展潜力的出版发行机构 4、产品有独特性的出版发行机构 5、资金实力雄厚的出版发行机构 6、积极开发新产品、新渠道的出版发行机构 7、拥有知名作者的出版发行机构 8、经营思路与我们较为接近的出版发行机构 9、信誉度较好的出版发行机构33采购运营手册 10、有经营指导及促销支持的出版发行机构 二、品种策略 1、品种选择的原则： ①满足需求与独有原则：市场需求的，上市后又有独特性的产品，从而构筑 公司产品的竞争力。 ②量大原则：销售量大、适用面广。 ③畅销原则。 ④独特性原则。 ⑤与当地使用教材配套的原则。 ⑥竞争对手未作，又有市场需求的。 ⑦经营发展计划需要的。 ⑧常销性原则。 ⑨有营销广告支持的。 2、新产品开发的原则： ①独特性：填补本公司的产品空白。 ②系列化：成套开发品种齐全。 ③准备化：与其它产品配套、补充。 ④补充淘汰产品。 ⑤调整供应商结构。 ⑥总代理单位的品种。 ⑦同类别产品以不超过 5 家为宜。 3、开发新产品的方法： ①专业报刊的推荐文章及排行榜。 ②终端客户的意见及信息。 ③外省客户的信息。 ④书目信息的汇总整理。 ⑤盗版图书使用情况。 ⑥学校用书情况。 4、图书的分类 ①按经营分为： A、吸引顾客的品种，用来吸引读者主动上门，如新书、畅销书等品牌图书。 B、常销品种，是书店的储备兵团，具有面广及前瞻性。 C、重点品种，是书店的中坚力量，是利润的源泉。 ②按销售分为： A、主力商品群，在经营中应占 70%。 B、连带商品群，在经营中占 10%。 C、辅助商品群，在经营中占 15%。 D、刺激商品群：战略性商品，开发性商品，特选性商品，在经营中占 5%。 5、图书组合 图书组合包括商品的广度、深度和高度。 ①广度，也可称密度，指产品的品种数量。 ②深度，指经营的同类产品的不同的出版社及版本，是指读者的选择余地。 ③高度，指某个产品的库存量。 6、不选择的品种34采购运营手册 ①与我们的销售定位无关的。 ②质量低劣的。 ③盗版的。 ④不配套的。 ⑤付款条件苛刻的尽量不选。 ⑥退货条件苛刻的。 三、重点管理原则及方法 1、重点出版社、重点产品的确定 ①重点出版社的确定 A、进入公司销售排行榜前 20 名的客户。 B、大出版社、名出版社及大供应商。 C、教育社及师大社中前几名的出版社。 D、独家代理的销售在前 50 名的出版社。 E、有新课标教材出版权的出版社。 ②重点品种的确定 A、销量在公司排前 50 名的品种。 B、重点出版社的重点品种。 C、著名权威机构或权威作者的能反映经营特色的品种。 D、填补市场空白的品种。 E、利润率高的品种。 F、有促销支持及奖励政策的品种。 G、门店品类管理中需要的品种。 H、常销的、没有退货压力的品种。 2、重点出版社的管理 ①重要品种销售至所有网络，陈列在显著位置。 ②专人负责管理进、销、存、退业务。 ③重点产品的进货量不低于 500 册，年业务增长量不低于 25%。 ④每月汇总上报出版社 1 次销售、库存情况。 ⑤每月主动对账付款 1 次。 ⑥每月须分析一次重点出版社产品的销售情况。 ⑦每学期至少对重点出版社的产品有一次促销活动。 ⑧相同条件下以推重点品种为主。 ⑨帮助出版社打击盗版图书。 ⑩参加出版社的所有业务会议。 3、重点产品及重点出版社在门店的管理 ①明确门店出版社产品负责人。 ②备货充足，突出陈列。 ③门店主动将产品送学校，供老师选择和征订。 ④每旺季一周或 10 天报库存一次。 ⑤重点出版社的重点产品实行超任务奖励。 ⑥广告材料及时按要求张贴或悬挂。 ⑦门店参与促销活动。 ⑧对重点出版社的重点产品应作售前预测。 ⑨收集重点出版社和重点产品的销售信息。35采购运营手册 ⑩实行调货期制度。 4、重点产品新书分发 ①凡重点产品适合零售的，所有门店数、理、化不低于 5 本，语、英、生不 低于 3 本，政、史、地不低于 2 本。 ②适合订书的产品， 各店至少需有 1 套以上样书，并在清单上给注明适合订 书的对象及方式。 5、淘汰产品的确立及管理办法 ①淘汰产品的确立 A、销量低于 5 万的供货单位 B、单品种销量低于 100 册的品种 C、退货高于 40%的品种 D、发货高于 3 家的品种 E、品种低于 20 种，销售低于 8 万的品种 F、同类品种有 5 套以上，销售量滞后的品种 G、将货发至地级销售商的品种 H、不符合公司经营目标的品种 I、销量低劣的品种 ②淘汰产品的管理办法 A、淘汰 20%的品种 B、凡已淘汰的品种应与供货商对清账目，退清存货，结清账款，并坦诚讲 明原因。 C、退货结账在本学期内进行 D、由采购中心提出淘汰计划，经总经理批准实施。 E、对重点出版社、重点品种供货商，淘汰产品时应谨慎进行。 F、凡淘汰产品的结账应谨慎进行。 第四章 库存管理 一、库存控制 a 库存量的多少以及货物流动的速度是提高效益的关键: 1、按销售预测及计划来制定并实施采购计划。 2、要科学合理地进行采购。 3、要及时清退际椤 4、随时分析库存变化情况。 5、监督科学地分发图书。 6、监督检查库房的规范情况。 二、库存管理 1、 对重点出版社、 重点产品在旺季主管采购员每 10 天检查物流中心及批销 中心等库存 1 次；淡季每 15 天检查 1 次。 2、非重点出版社、非重点产品每 15 天检查 1 次库存。 3、主管采购员根据库存情况，提出调货计划，经采购经理和营销总监同意 后进行调货。 4、主管采购员根据门店情况及产品情况，制订该产品不同时期的安全库存 量。 5、凡未标准占用库存图书，或拒不调货的，采购员可提出罚款或根据占用 比例提出处罚意见。36采购运营手册 第五章 日常业务管理 一、订书的报订及业务管理 采购中心信息员在接到客户的传真订单后， 先要对客户所需的图书资料进行 核实、确认、查看电脑或清点实物库存。此时会出现两种情况： 1、库存数能满足客户的订数，物流中心立即生成发货数据，开具清单发货。 2、经查库存数不足或者缺货，由信息员向采购员或主管经理传递所需报订 的数量。对客户订货的原始依据由信息员保存以备查。 3、采购人员必须在《客户订货记录表》上签字确认，由信息员保存，回复 客户订货情况及大约到货时间，库房收货后方算完毕。 4、客户急件订货，是指客户产生批量订购，在最短的时间内满足客户需求， 并根据双方的承诺或约定不退的图书。 5、分销代表订书及门店订书一律使用传真报订。 采购人员接到信息员交来的急件订单后，先审阅该订单的内容是否完整，清 楚， 在采购人员根据提供的库存数量和销售的季节填报订单时，可以考虑适量增 减数量，并且最低要满足客户订购数量。 6、采购中心确认核实后，3 小时内报出版社。将制作的订单传真到出版社， 这时会出现两种情况： ①出版社缺货时， 要求出版发行单位在一小时内，将缺书或其他异常情况回 告采购人员，由采购人员把该次的订货情况反馈给信息员，及时反馈客户。 ②若出版发行单位有货时，在 24 小时之内（节假日除外）一定发出图书； 需付现款时，采购人员填写《请款单》通知财务中心办理汇款，时间不能超过 12 小时（节假日除外） ，财务人员将汇款凭据告之或传真给出版发行单位，要求 及时发货。 7、采购中心报订完毕，2 小时内反馈经办情况。 8、报订后，由采购中心填写订书业务处理单，一联交信息员，一联交物流 中心。 9、由采购中心监督、检查订书的到货及收货等过程。 10、如发生订书业务差错，采购经理及直接经办人处以 20-200 元的罚款。 11、订书如发生差错，必须在 3 天内处理完毕。 12、订书一律不退换，应向客户讲明。 二、重点图书添货的报订及业务管理 1、重点图书的缺货不得超过 3 天。 2、根据不同的重点品种，不同的时期，确定安全库存量，订货次数及批量， 安全库存量须报总经理认可。 3、重点图书旺季时的报订须听取批销中心、物流中心、连锁部及各连锁门 店的意见。 4、分析重点图书销售跟踪表，如重点品种缺货达 3 天，将予采购负责人及 采购员处以 20-200 元的罚款。 三、常销图书的报订及业务管理 1、确定常销图书的经济库存量。 2、旺季来临前检查一次常销书的销售库存情况。 3、常销书断货不得 7 天。 4、制定常销书管理统计表格。 5、报订前分析管理统计表格及检查库存情况。37采购运营手册 四、新书采购 新书采购是根据各种渠道收集的新书信息进行采购， 主要有出版发行单位传 真的征订单、邮寄的征订书目、电告或订货会收集的新书目、行业报刊等媒体的 宣传广告； 或者是终端市场的读者及顾客反映等的方式所获取的新书信息。关于 对新书信息的采购具体步骤如下： 1、关于新书的采购，我们应考虑的因素： ①公司目前所经营的品种、类别、范围。 ②公司目前经营产品的结构，要做到产品结构的合理化、主次分明。 ③产品的广度、深度、宽度，做到优化组合。 ④是否能增量，即该图书的销售前景。 2、新书采购的程序： ①订书信息的获取是采购人员必须要做的工作前提， 采购人员根据供货商提 供的征订单或者书目等，首先要了解该书的大概内容，是什么样的一本书，是否 适合我们销售？它的适用对象，包括该书的开本，定价等都得首先了解。 ②由读者顾客等提供的新书信息，我们要要求提供此书的人或者部门填写 《重点书、新书采购表》 ，内容包括“书名、版别、定价、适用的对象、该书的 基本特征及目前销售情况等作基本的介绍。 这样才能给采购人员提供可调查的依 据。 ③根据所提供的新书信息，采购人员要对该信息进行收集、整理、汇总。先 货后款，先由供货单位将所需的图书发出，根据口头约定或签订的协议再结款； 先款后货， 是根据口头约定或签订的销售协议先将货款汇出，供货单位收到汇款 单的传真件或汇款后方可办理发货，该情况必须要有财务的配合，公司总经理认 可后执行。 ④根据调查的情况， 作好该书的采购意见及调查的结果在业务讨论会上进行 讨论： A、目前不需要采购该品种或其他原因不能满足。 B、急需采购，需要讨论出采购的数量，作出采购计划，付款方式等。 ⑤根据业务会讨论的结果对急需采购的图书，制作订单，寻找供货单位，进 一步洽谈相关的采购事宜，如发货方式、结算方式，进货折扣，合作方式，销售 协议等等。 ⑥一切就绪，将制作的订单传真给供货单位，安排发货，有两种方式： A、先货后款，先由供货单位将所需的图书发出，根据口头约定或签订的协 议再结款； B、先款后货，是根据口头约定或签订的销售协议先将货款汇出，供货单位 收到汇款单的传真件或汇款后方可办理发货，该情况必须要有财务的配合，公司 总经理认可后执行。 ⑦库房收货。 五、新书信息传递 1、每年元月、六月整理、编辑两次可供书目。 2、重点出版社、重点品种的新信息在一星期内整理下传。 3、订货会进货后一星期及新书到货前一星期传递新书信息。 4、每月十日、二十日、三十日下传新书到货及订货、添货、退货计划信息。 5、新书信息传递由采购中心全程负责。 六、业内动态传递38采购运营手册 1、收集传递零售店的经营经验。 2、收集传递出版社的经营信息。 3、收集传递管理动态。 4、收集传递行业的最新发展趋势。 5、收集传递销售动态。 6、收集传递促销办法。 7、收集国家对书业界的政策法规。 8、传递的方法有： ①每周的业务会议。 ②书面简报。 ③电话交流。 ④面对面沟通。 负责内动态收集由采购中心，总经理办公室负责编辑、印刷，物流中心和营 销中心负责下发。 七、差错处理 差错是指库管人员在收货的过程中，货物与随货清单不相符合，出现品种， 数量、单价，折扣等情况与实收货物不同产生的差错。 收货人员记录的差错情况一定要真实、清楚，及时上报，必须当天反馈差错 情况，并填写《收货差错单》 ，采购人员在收到《差错单》 ，3 天内必须传真或电 告出版发行单位处理， 并要求出版发行单位在 3 天内将处理结果电告我方，差错 单的内容一定要清楚 ，包括收货票号、件数、运输方式、包装情况、清单号、 差错原因、应收码洋、应收实洋，差错情况等。 1、常见的差错原因有： ①货数量不符。 ②单价不符。 ③品种不符。 ④多收品种。 ⑤计算有误。 2.处理程序: ①由库房人员解包， 清点核对完该组货物以后， 确认差错的原因， 说明情况， 在清单上作好标记，切记不能在原单上进行涂改。 ②收货人员根据收货的清单，交库管负责人进行清点，复核签字确认差错属 实，再由采购人员清点，复核签字认可，若是由于收货人员粗心或人为收错，全 年不得超过 5 次，超过一次罚款 100 元。 ③清单上必须有收货人、库管负责人、审核人三人签字认可，并由收货人填 写“差错单” 。该单一式三份，一份库管留存，一份交财务中心作账，一份交采 购中心。 ④ 处理完毕后，该批图书方可入库分发等处理。 由采购人员根据收货差错单向供货单位电告或发传真等方式告知对方， 要求 2 天内必须给予答复，以便财务处理。 八、促销活动 1、出版社有要求时。 2、新上的重点出版社重点品种应做促销。 3、公司经营中的支柱品种、重点品种需做促销。39采购运营手册 4、退货压力大的品种。 5、独家经销且又有市场潜力的品种。 6、产品促销活动由采购员与出版社协商后，提出预算，经企划部门提出方 案，报出版社批准后执行。 7、促销活动的具体内容： 促销的目的：扩大图书知名度和增加图书销售量。 促销的方式：围绕增加图书销售量和扩大图书知名度进行各种促销组合。 主要方式有： ①铺货面、铺货网点及铺货数量。可根据对出版社的承诺，在 60 多家连锁 店铺货，铺货数量按照出版社的要求进行，并将销售目标分解到各连锁店。 ②陈列。 主要品种在连锁店显著位置陈列。公司连锁管理部门监督检查各门 店将图书陈列到位。 ③广告。 A、出版社广告：包含 POP、横幅、招帖、宣传品等，及时发放，监督各门 店张贴、悬挂到位。 B、广告做公司重点产品目录、做出版社专题宣传品、做部门产品的专题 POP 广告。 C、在媒体上（报刊和电视）做专题广告，须与出版社沟通，得到承诺后安 排，但须提出具体方案和报价等。 D、请贵州当地知名的教育专家和教师撰写××图书的推介文章。 ④人员促销。 首先是提高营业员及直销人员的产品知识和业务能力，具体做 法为专题产品知识培训， 并明确专人负责；其次是采购人员的专人负责制及配套 考核办法，物流人员及财务人员的配合。 ⑤活动。 A、专题或出版社全品种的月度主题展销，今年可做天鸿、龙门、金星及师 大联展、教育联展等活动。 B、学校展销：可以某出版社图书为主题的展销活动。 C、向教研室、向希望小学等赠书的社会公益活动，需出版社同意。 D、教师及优秀学生谈“××”图书的使用体会。 E、教师教研活动时的赞助及送书活动。每年的语文、数学等学科年会的赠 送活动。 ⑥政策。 A、奖励政策 ? 教师订书到一定量给予返利。 ? 销售完成目标给予奖励。 B、陈列及铺货：须按公司要求严格执行。 C、库存及库存管理：全月控制及按要求调货。 九、退货管理 1、退货计划的制定 ①退货品种的确定： 根据出版社的要求来确定退货的品种。 A、根据自身库存确定退货品种。 B、根据市场销售情况确定退货品种。 C、根据销售季节确定退货品种。40采购运营手册 ②退货时间的界定： A、根据出版社的要求制定时间。 B、根据图书体例来确定退货时间。 C、每次退货必须有时间界限。 ③退货费用预算： A、发货费用。 B、折损费用。 ④发货方式：铁路快件、慢件、汽运 A、根据出版社的要求确定发货方式。 B、根据自身的费用预算情况确定发货方式。 C、根据退货的缓急情况确定发货方式。 D、根据发货的方便与否确定发货方式。 2、退货要求 ①根据供货商的要求进行调退货：对供货商平时要求的调退货，必须积极配 合。 ②按照双方的口头或书面协议进行退货。 ③对库房退货人员的要求: A、规范开单要求：所有退货单据必须规范 B、数量准确要求：所有出库的货物必须做到准确无误，清单和货物必须吻 合。 C、包装时应尽量避免混包，每包必须标识清楚，如有清单应注明“清单” 字样。 D、在填发货票时，应按表格要求仔细填写清楚，填完后应交采购中心审查 后方能发货。 E、货物发出以后，应于第二天向承运人索要提货票，三天之内把提货票寄 出。 3、退货应遵循的原则 ①损失最小化原则 ②科学性原则 ③合理性原则 ④跟踪市场原则 ⑤计划性原则 ⑥时效性原则 4、退货过程中应注意的问题 ①所退货物必须与原供应商相吻合。 ②收货地址、收货人及其联系方式必须准确无误。 ③同一品种的图书应一次退完（出版社要求的调货除外） 。 ④所有退货必须在供应商规定的时间内进行。 十、订货会的要求及规范 1、目标明确：明确进货目标、品种、争取的出版社等。 2、科学计划：制定订货会计划，科学选择品种。 3、合理安排：合理组织安排参会人员。 4、信息全面：全面收集出版发行信息和目录，尽量浏览出版社图书。 5、突出重点：抓住重点出版社、重点品种，发现经营重点。41采购运营手册 6、有礼有节：注重交往礼仪和个人形象，说话掌握分寸。 7、谦虚谨慎：低调稳重、切忌骄狂、不诋毁竞争对手及同行。 十一、新单位的建立 1、了解新单位经营产品及发展潜力。 2、根据公司经营定位及发展方向，确定与该单位是否建立合作关系。 3、与主管负责人沟通谈判。 4、确定经营产品，签订供货合同。 5、建立新单位的客户档案。 6、将相关资料交于财务中心，建立财务档案。 十二、采购业务流程处理的要求 1、首次报订。 ① 上年的销售数据进行汇总分析。 ② 市场的需求和变化情况。 ③ 征求销售部门和下面门店的意见。 ④ 根据同类产品的数量。 ⑤ 教育教改的情况。 ⑥ 本省的经济情况和学生人数。 ⑦ 与出版社进行沟通。 ⑧ 根据以上分析填报数据。 ⑨ 经部门经理和公司领导确认。 ⑩ 向出版社报订。 2、新书分发 ①了解新书编写体例特点、使用对象、销售方式。 ②门店的销售及产品情况。 ③新课标的改变情况及使用人数。 ④当地教师使用教辅图书的习惯。 ⑤ 新书来货的数量。 ⑥ 在书单上注明调货期和退货比例。 ⑦ 由采购经理及公司领导确定发货折扣。 ⑧ 由采购人员注明书面的分书计划并留档备查。 ⑨ 经采购经理在分书方案签字。 3、添货处理 ①根据该书的现有库存。 ②了解书在门店的销售情况。 ③根据书的销售时段确定添货。 ④收集销售部及门店的意见反馈。 4、供货商要求调货处理 ①接到调货通知后及时检查库存情况。 ②根据该书在当地的销售情况确定是否调货。 ③确定调货数量。 ④检查调货具体情况。 ⑤给对方传真货票。 5、对现库存压力申请调货。 ①主动与供货商沟通要求调出库存压力产品。42采购运营手册 ②确定调货数量。 ③督促物流中心准确、及时的调出。 ④传真货票。 ⑤跟踪检查到货并确认对方已收货情况。 6、退货流程 ①根据出版社通知或该书的销售周期确定退货。 ②制订退货计划， （时间、数量等）交储运部下发。 ③督促物流中心退货计划的实施。 ④寄发清单和取货凭证。 7、付款 ①协助财务中心与供应商对清账务。 ②根据资金现有情况。 ③查看现有库存情况，确定付款额度。 ④根据供应商及图书的发展潜力确定付款金额度。 ⑤由采购人员填写付款申请报部门经理及采购经理同意。 ⑥报总经理批准后执行。 ⑦监督财务中心办理并反馈。 十三、廉政规范 1、公私分明。 2、业务招待和应酬活动中，应当符合“必须不奢侈”的原则。 3、礼品、礼金必须如实上交有关部门。 4、对于供货商的回扣如实上交。 5、凡自行主持召开的各种订货会，业务洽谈会，经办者不得分享礼品。 十四、业务对账 1、对账可分为年对账、学期对账、月对账。对账必须各种票据完整齐全。 2、年对账：每年 12 月 25 日前与供货商对清全年往来账务。 3、学期对账：春季和秋季须对清本季度账务（春季在元月 1 日至 5 月 30 日之间，秋季在 6 月 1 日至 12 月 25 日之间） 。 4、月对账：对当月所发生的一切业务必须对清，在次月 5 日前必须对清上 月账务。 十五、结清账务的原则 结清账务时应考虑的因素: 1、该图书的销售情况 2、该图书库存情况 3、财务的资金状况 4、未来的合作意向 十六、折扣原则 1、利用公司销量优势力争在每笔业务中获得 5 个扣的优惠。 2、如是独家代理的书，批发折扣应高于进货折扣的 10 个点以上。 3、市场上有的书，批销折扣与之相同，如有变动应随时调整。 4、销售折扣一视同仁，量大者通过年终奖励来体现。 5、直销员的发货折扣低于批销折扣时，由总经理批准。 6、批发中心的教师订书折扣必须高于批发折扣。 7、退货超额部分按码洋的 20%计提折损。43采购运营手册第六章 客户关系管理 一、接待供应商 1、规范性原则 2、及时性原则 3、热情接待原则 4、经济性原则 5、效率性原则 6、公私分明原则 二、客户档案 1、必须建立建全供货客户档案（制订客户档案表） 2、供货客户档案是公司的资源和商业秘密。 3、签订业务合同或收到第一批发货起一星期之内建立。 4、客户档案应该真实完整，并随时更新。 5、客户档案由采购中心制定，并登记填写。 第七章 采购绩效管理 一、绩效指标体系的建立 1、库存商品周转率=年销售码洋÷年平均库存码洋×100%公司要求在 4 次以上。2、商品进销比率=商品销售码洋÷商品进货码洋×100%应高于 82%3、 商品开发及淘汰率=单位时间内商品开发或淘汰品种数÷平均库存总品种 数×100%开发率 30%，淘汰率 25%3、商品畅销比率=某类图书上畅销排行榜数÷该类商品总品种数×100%畅销率 70%二、绩效分析 绩效分析就是收集实际发生的数据，与绩效指标进行对比，据此对采购绩效 进行评估。绩效评估的主要方法有： 1、环比和同比分析 2、行业内比较分析 3、趋势分析 三、绩效改进的内容与方法 1、绩效改进的内容：营造良好的组织氛围，充分发掘潜力；以业界最佳指 标为奋斗目标， 不断寻找差距， 优化工作方法； 对采购绩效进行测评， 奖励先进， 鞭策落后。 2、绩效不高的表现有： ①库存商品周转率过低。 ②商品进销比过大。44采购运营手册采购中心与公司相关部门的协作一、总经理办公室 总经理办公室作为公司的一个重要部门，积极发挥着它的行政职能，总经理 办公室提供以下协作。 1、协调采购中心与其他部门之间的关系。 2、在进行业务活动中，提供采购中心所需的相关证明。 3、在必要时根据采购中心提供的资料进行制作支持。 4、协助采购中心作好供货单位来人的接待工作。 二、财务中心 1、为便于采购中心能和谐、愉快地与供货单位开展业务活动，财务中心提 供以下协作。 ①核算供货商往来账务情况，以便根据销售计划付款。 ②及时主动与供货单位对清账务。 ③根据采购中心提供付款计划及时报批处理。 2、采购中心对财务中心提供的协作。 ①提供出版社所准确的业务信息。 ②督促物流中心等部门及时处理业务并及时传单。 ③采购中心}