七大策略：酒店采购成本如何控制？
【酒店高参】酒店业的微利时代已经到来，成本控制在酒店运营与管理中显得愈发重要。采购部门要与业务部门紧密合作，从战略层面为酒店贡献价值、节约成本，考虑总成本概念而不只是价格。
为了尽可能有效地控制成本，制定合适的采购策略可以使酒店采购人员更加了解酒店的需求，并运用这些策略使酒店得以控制和降低成本。
1、采购效益最大化
为了实现采购效益最大化，采购经理们必须评估所有可能的选择，比如是否选择集团采购或参加大型酒店用品市场组织的供需见面会。
大规模的采购能够以较低的成本获得产品，还可以使供应商不必在同一个地区往返数次，酒店采购可以以帮助供应商缩减成本来增强自身讨价还价的实力。同时，买方有效的采购程序和管理机制，也会让卖家给予更优惠的价格，提供更优质的服务。
供应商与采购商之间需要诚信合作。但因为信息不对称、沟通脱节，往往阻碍了双方的合作。供应商自身的推广精力和能力有限，难寻一个长期合作的酒店和有实力的经销商。
同时，对于酒店采购人士来说，由于对卖家背景了解不清楚，找到优质的供应商也不容易。能够真实地深入厂家，实地考察，面对面咨询，最后能够真正实现货比三家，采购到物美价廉、称心如意的产品是采购者最大的心愿。
此外，酒店业还流行一种“点对点”的“联姻”活动，更为直接、高效、达成目标。由行业协会或相关单位组织协调一些或一批有意向采购的酒店总经理和采购部门负责人直接到一家颇有实力的酒店用品生产企业考察、体验，或去一个酒店用品生产企业集中地考察、观摩。
其目的就是要促进供需双方面对面交流，通过与企业直接沟通、洽谈交流，更多有实力、有潜力的买家能更加直观地了解企业的规模、实力、文化以及优势产品等各个方 面，而彼此之间的深入了解也有利于双方信心的建立。
2、比较供应商
采购经理们在与供应商打交道时应时刻关注并清楚产品的供求关系。尽管一般意义上“最佳价格中标”，酒店都愿意以最佳的价格采购产品，但负责任的采购经理更应该做的应是比较各供应商及其提供的产品，有时候价格最低的产品不一定能够保证产品的质量和稳定性。
比较供应商首先应看其资质。但所谓资质分很多种，有硬性资质，比如企业是否具备一定规模的生产能力，是否是官方认可的合格生产企业等。如能入选到行业标准或有获评行业荣誉等的单位则更能加分。但当前供应商的各种荣誉是鱼龙混杂，实在很难衡量，此项只能作为参考。
比较供应商时应评核其经营标准。比如，供应商企业若没有实行完善的卫生措施，产品可能就不是安全的。一个拥有HACPP食品安全管理体系认证的企业总比一个毫无资质的企业看上去更加适于合作。
比较供应商时还应评估其送货方式以判断其是否能够及时送货上门，在送货过程中能否按照规定的温度保存产品等。
比较供应商时还应评估其结算方式。实行较灵活的多次结算方式的供应企业一般会被认为财力雄厚，容易被选择合作，而那些希望一次性支付的供应商一般不被选择。这也不应作为唯一衡量依据。
比较供应商时还应评估其退换货政策。一个拥有良好的退换货政策的供应企业，一般较受欢迎。
3、比较品牌
在采购中，采购经理们经常会面对一些新产品和新品牌，往往要比较相似的产品以确定这些产品是否符合需要、质量是否一致、能否达到使用目的。我们需要讨论的是是否一定得使用品牌或名牌产品?
在烹饪的物料选择上，不同产地、不同品种的马铃薯的用途也是不一样的，有的适于炸薯条，有的则适于熘炒。
同样炸薯条，一些品牌的马铃薯可以做出味道极佳的法式炸薯条。一些品牌的马铃薯在烘烤后的保鲜时间显然超过其它品牌的马铃薯，这些马铃薯可能就会被用于宴会和自助餐。同样，不同产地、质地的海参，价格也是不等的，这取决于客人的需求。
同样，酒店对产品的选择，是否考虑品牌或名牌产品，还与酒店的定位有关。定位奢华和定位高档的酒店，也许都是五星级，但酒店的建设标准、客源层次还是有其差异性，所以在品牌的选择和使用上也是有其区别的。很多国际酒店品牌就制定了严格的品牌标准，以规范物品采购中的标准问题，便于采购部门的甄选。
另一种情况是，无论是名牌产品还是普通品牌，很有可能它们的效用基本上是相同的，因为都达到了国家标准，甚至于都超出了国家标准。
比如国际品牌和国内品牌，很有可能国际品牌也是国内代工的。名牌也许意味着更好的保证性，但往往只有在特殊要求下才有必要使用名牌产品。
如果酒店一味采购名牌产品，就会提高采购的价格，这个道理是浅而易见的。所以说酒店采购经理们要和各物品使用部门负责人沟通的是，能确保质量又不影响对客服务的，尽量还是使用替代品牌。
根据酒店的档次、星级标准、客人的需要进行针对性的采购，正确的认识品牌、比较品牌、选用品牌，是有效控制采购成本的有效环节。
4、利用具有成本效益的各种折扣
供应商在推销产品时，适时推出优惠价及各种折扣也是其有效策略之一。在大多数情况下，有经验的采购经理往往会不局限于某一种品牌而放弃利用折扣的机会。
在特定的情形下，如果酒店此前并没有和供应商签订此类产品的供货合同，性价比高的折扣产品将会被优先选择，前提是确保维持产品的质量和稳定性。
此外，酒店赊账乃至拖延支付供应商货款的情形是当前酒店业的普遍现象，供应商往往允许酒店在30日内支付所欠款项而不收取任何利息。如果酒店能用现金创造出高于利息成本的利润，那么以赊账的方式支付可能更具成本效益。
因此供应商也有通过现金折扣的方式，鼓励酒店客户提早付款，甚至预付款。在营销实务中，这是加快资金周转的有效方式，是商品流通领域中常见的经营策略之一。对酒店而言，现金付款如能带来具有成本效益的价格优惠(比如折扣)，也是可以接受的。
5、采购适量的存货
存货占用的资金是在评估折扣和单位价格时必须考虑的因素。大量的存货会增加浪费、偷盗和食品过期变质的可能性，但同时酒店又不应陷入缺货的尴尬困境，因为这必将失去客人。
菜单上的食品是否应该保证100%供应，一流酒店的回答是肯定的、必须的，这与酒店的定位与豪华水平相关。然而在酒店业内，一般通行的做法却是菜单上的食品能够90-95%提供就属正常。
不能提供有多种原因，可能因为当日沽清，可能临时促销结束，也有可能当日根本就没有准备或因供应商供货不足。
90-95%的范围之所以合理，也因为客人不太可能100%的点到所有的菜品，更多的情况是往往某些热销菜式或推广菜式需要多做准备，有的备货可能仅仅为几份或一份，个别特殊菜品甚至需要预订才会提供。
因此，合理的存货量是成本控制的关键之一。大量的存货意味着占用了本可以放在银行里获得利息的资金。如果在酒店淡季某种产品的需求量降低的时候，就是有必要减少这种产品的库存量的时候了。
6、采购节省人工的产品
就算在人力成本较低的中国，近年来人力成本占总成本的比例也在逐年上升。为了省钱而放弃机器化的时代已经过去。酒店业本就属于劳动密集型产业，降低人工成本可以为酒店带来竞争优势。
任何一项采购决定作出之前，应进行价值分析以确定这项采购对于人工的影响。比如员工餐厅拟申购两台面条机，费用不到几百元，但是因此会节省了一个人的人工成本，这项采购就是值得的、划算的。
这和买一个切片机还是投入人工将萝卜按菜单要求切片的问题如出一辙。另一个方面，采购设备的质量高低也决定了其对人工成本的影响。
全自动咖啡机做出的咖啡口感显然要好于半自动咖啡机的，更重要的是全自动咖啡机更加节省人工(比如无需研磨咖啡豆)，乃至客人可以自行完成。
7、以符合道德标准的方式进行采购
在采购过程中，卖方和买方都有可能出现不道德的行为。由于在采购这个领域很容易出现不道德行为与合谋欺诈(如串标等)，就必须有一些规章制度等来限制这些不道德行为，比如制定出书面的道德准则要求。
单纯追求传统销售收入的时代已经过去，但凡省下来的都是利润，而采购则贯穿了“省”的全过程。
杰克韦尔奇说过：“在一个公司里，采购和销售是仅有的两个能够产生收入的部门，其他任何部门发生的都是管理费用。”采购在控制成本，增加利益方面起到了决定性的作用。
酒店采购过程中往往会遇到一种或多种选择，这些选择也决定了成本控制的效果。一般围绕如下方面：
是否有可能制造这种产品而不是采购这种产品?
是否需要采购某一特定品牌的产品(是否根据部门的申购单购买)?
是否可能尽量推迟采购或延期付款?
是否应该支付现金?
综合衡量价格、质量、稳定性及服务等多种因素，哪个供应商更值得信赖与选择?
文章来源：锦派酒店顾问
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宝龙酒店集团主营业务集中在国际品牌酒店、自创品牌连锁酒店。目前在全国范围内已有多家开业的国际品牌五星酒店和自创品牌连锁酒店。旗下原创酒店品牌有艺珺酒店、艺悦酒店 · 精选、艺悦酒店、艺筑酒店。已开业和在筹开酒店例如有上海宝龙艾美酒店、上海临港艺悦精选酒店、杭州滨江艺珺酒店、上海吴泾艺悦酒店等。
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酒店高参，中国酒店业的高级参谋。
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今日搜狐热点饭店采购如何管理_百度知道
饭店采购如何管理
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　　采购流程：采购申请→采购审批→物品购买→物品审核→入库登记→出库登记→保管维护　　1、采购申请（制表），由各岗位员工根据实际情况及需要，并在分清主次的情况下提出书面采购申请书，并将书面申请书交给上级主管部门审核。　　2、采购审批（制表），上级主管部门在接到采购申请书时，必须根据本店实际情况，秉承务实的原则方可审批，避免浪费。审核权限为：50元以下领班即可审批，100元以下部门经理即可审批，1000元以下报总经理审批。每日菜品采购由后厨经理审批签字。　　3、物品购买，采购员必须认真考擦市场，不得图方便或者走关系购买物品，更不能吃回扣。在选择物品时应秉承物美价廉的原则。　　4、物品审核，由采购申请者和库房管理员共同审核签字验收，必须有二人共同签字的收据方可报销，采购申请者主要验收质量，库房管理员验收数量。签字格式为：质量符合，采购申请者姓名。数量符合，库房管理员姓名。　　5、入库登记（制表），对于非一天用品必须登记造册，如实填写入库单，入库单必须由采购员与库房管理员共同签字，方可入库。签字格式为；数量符合，签字人姓名。入库产品库房管理员必须妥善保管，对于即将过期的食品应及时上报处理。对于非食品类必须按产品说明归类摆放。　　6、出库登记（制表），出库物品时必须登记造册，出库单上必须由，库房管理员与领物员共同签字，并且写清领物原因，如，工作需要，其他原因。出库物品主要分两大类，一类为可量化产品，一类为不可量化产品（操作难度大）。不可量化物品原则上要求领物员根据个人经验和当日订餐情况等综合原因，确定领多少，领物时间为每日16：00前。　　7、物品保管（制表），对于出库物品由领物员妥善保管，对于物料必须严格按照产品说明存放，严禁使用过期劣质品。对于硬件等非食品类必须定期注意保养维护并检查，严禁乱堆乱放，不按要求存放等行为。
烦恼解答者
一、分权。
采购人员共分为几个，每个人各负责相应几样采购物资，只采购几种管理比较方便，更能严格管控。二、换人。
采购人员每三个月看履职情况对换、轮换、不易建立回扣方式。三、招标。
供应商招标，每种类型货物有三个供应商，两个后备供应商，一个合同供应商，方便货物价格对比又方便供应商质量严管。四、诚实度考核
每月每期定诚实度调查和考核，并挂钩考核工资，自评分占20%，调查结果评分占80%。
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转载以下资料供参考酒店采购管理规定第一条　基本原则　　1．廉洁自律，严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量，处理好与供应商的关系，不接受供应商礼金、礼品和宴请；　　2．严格遵守采购规范流程，按流程办事，能及时按质按量地采购到所需物品，在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；　　3．加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，做好采购相关文档的存档、备份工作，以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量；　　4．所有采购, 必须事前获得批准. 未经计划并报审核和批准，除急购外不得采购，急购需按《紧急采购管理流程》要求进行采购；　　5．凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中办理采购，可以核定物品项目，通知各申购部门提出请购，然后集中办理采购；　　6．采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买， 不得随意变更供应商；　　7．科学、客观、认真地进行收货质量检查；　　第二条 供货商的确定原则　　1．初选供货商：要深入细致的进行市场考察，要从所在城市找出三家以上有代表性的供货商，进行综合考察，在考察中要重点了解供货商的实力，专业化程度，货物来源，价格、质量极其目前的供货状况。　　2．试用供货商：对于同类商品找出两家同时供货，重点从质量、价格、服务三方面来进行比较尝试。　　3．确定供货商：在使用两个月的基础上、由总经理、副总经理、财务人员、厨师长、采购人员组成审查小组，以民主表决的方式集中投票表决来确定。　　4．签定供货合同：确定供货商后，由总经理与供货商签定供货合同，合同的期限不得超过一年。供货合同一式三联：一份供应商；一份财务部；一份仓管员。合同应确定定价时间、供货质保金、货物的质量要求等。　　5．供货商的更换与续用：在合作的过程中，如发现供货商有不履行合同的行为，在合同期满前，由审查小组集中讨论决定是否更换、续用。　　第三条 市场调查原则　　1．由总经理、财务人员、采购人员、厨师长每月不少于两次进行市场调查。调查后需有调查记录，写明调查人员，调查时间、地点及调查结果，由全体人员签字后交会计存档。　　2．调查时间、地点的选择，每项15天调查一次，以批发市场早市开市期间为调查区间，不能选择雨、雪天及极端天气情况后的当日或次日调查。。市场的调查以供货商所在的市场为准。　　3．调查的方法和程序。调查组应遵循先蔬菜、鲜货、后干杂调料、粮油、酒水的原则，单项货品的调查不应低于三家。调查中要坚持集中调查的原则，调查时应实行看、闻、摸等手段、必要时可进行采样。对被调查的商品要详细的了解产地、规格、品种、生产日期、保质期等。在询价后要进行讨价还价，切记只记录买方一口价。　　4．出实地调查外，当地的报刊、杂志、电视等所刊出的价格，同行报价也是调查的手段和依据。　　5．调查结果由调查小组结合实地调查结果和咨询结果进行综合讨论通过。　　6．零星物品的调查由总经理或委托其他人（采购人员除外）实施。　　第四条 采购的定价原则　　1. 设立寻价员：由厨师长、仓管员、质检员组成，三人每月初、月中旬分两次入市场寻价，在市场调查的基础上，每半月制定一次，零星物品的采购价格不定期进行。　　2. 定价程序：由总经理同采购人员一起根据市场调查的结果与供货商讨价还价后予以确认，并由总经理、采购人员签字以书面形式告知库管、财务执行。　　3. 价格管理原则：对于供货价格实行最高限价制，根据不同的货品，其最高限价范围如下：　　（1） 干杂、调料、粮油、等执行价格不得高于市场批发价格的6%。　　（2） 低质易耗品的价格不得高于市场零售价的平均数。　　（3） 零星物品的价格不得高于市场零售价的　　（4） 鱼类、肉类、鲜货价格不得高于市场批发价格的　　（5） 蔬菜平均在一元以下者，其执行价格不得高于市场批发价格的15%。价格在一元以上者，其定价不得高于市场批发价的10%。　　4． 春节、国庆等节假日期间以及灾害性天气持续时间较长的月份，由于供货价格波动太大，其定价原则可适当放宽。　　第五条 审购程序　　(一） 耗用物品的审购程序　　1、对于经常性项目的采购应由所需部门每月固定时间定期报计划，申购单一式三联（采购员、仓管员、财务部各一联）。写明所需物品的品种、数量、规格等，经总经理审批后，交由采购部门办理。　　2、需临时采购的零星低值物品由所需部门填写申购单，经部门负责人同意后方可办理。　　3、零星物品的采购不得超过两天。需要急购的物品由总经理在申购单写明，限时购买。　　（二） 自购菜品的申购程序　　1、需货部门根据库存和使用情况填写申购物品清单，申购单一式三联（采购员、仓管员、财务部各一联），由部门负责人签字后，交采购部门办理。　　2、库管人员应随时检查库存，当存货降到最低存货点时，库管人员应以书面形式通知采购人员进货。　　（三） 供货商送货的申购程序：　　1、需货部门填写申购物品清单，由部门负责人签字后，经总经理审批后，交采购部门办理。　　2、新进酒水、物料由总经理和采购人员签字以书面形式通知库管，不需填写申购单。　　3、只有采购人员可以电话或书面形式按申购单上的要求通知供货商送货，其他人员非总经理批准不得擅自通知送货。　　第六条 采购数量的确定原则　　为提高经济效益，降低成本，减少资金占有，应根据勤进快销的原则，按单采购的原则来确定日常的采购数量。　　（一） 鲜货、蔬菜、水发货的采购数量。　　1、此类原料实行每日采购，一般要求供货商送货。　　2、用上述原材料的部门每日营业结束前，根据存货、生意情况、储存条件及送货时间，提出次日的采购数量。　　（二） 库存物品（干杂、调料、燃料、粮油、烟、酒水、低质易耗品等）的采购数量。　　1、此类物品的采购数量应综合考虑经济批量、采购周期、资金周转、储存条件等因数，根据最低库存量和最高库存量而定。最高库存量不得超过15天的用量，最低不得低于一天的用量。　　2、库存量上下限的计算公式：　　最低库存量=每日需用量×发货天数　　最高库存量=每日需用量×15天　　第七条：货物的验收原则　　（一） 验收的质量标准：　　根据本公司制定的《采购物资质量标准》进行验收　　（二） 验收的数量标准：　　根据采购人员收取的当日采购申请单上写明的数量据实进行验收，数量差异应控制在申购数量的上下10%左右。　　（三） 验收人员：　　采购人员、库房人员、领用部门负责人、监督员四人共同验收。　　（四） 验收时间：　　每日上午9：30**-10：00 下午4：　　（五） 验收程序：　　1、由库管人员填写“入库单”或“鲜货食品验收单”注明所收商品物资的数量。入库单、验收单填写完后，由采购人员、货物领用部门负责人、库管员签字生效。签字完毕后的入库单或验收单一式三联（采购员或供货商、仓管员、财务部各一联）。　　2、对不符合《采购物资质量标准》和数量超过“申购单”的商品物资（菜品），使用部门有权拒绝收货。　　第八条 仓库管理　　（一）、负责入库货物的验收，保管及发放工作。　　（二）、货物入库　　1、认真验收，查核货物的数量、质量、保存有效期等。符合要求的方能入库。　　2、开出入库验收单　　3、及时登记帐卡，每天结出数量合计数，并录入电脑。　　（三）、库存保管　　1、合理利用仓库条件，分门别类保管好各类货品。　　2、做到先进先出、防止积压变质。　　3、设 “慢流动表”，凡是库存超过100天，都要上“黑名单”，上报部门负责人。　　（四）、发放管理　　1、直入厨房：以收货验收后直接入厨房的鲜活食品、蔬菜等，凭经厨师长签字的“收货单”数量标准直拔。　　2 、仓库发放，厨房各班组必须填写领货单，经厨师长签字认可后出货，店面大堂经店长签字同意后出货。　　第九条 采购事项　　1、采购人员应严格按照“申购单”所列商品物资（菜品）的数量和《采购物资质量标准》以及有关定价原则进行采购。在采购过程中，因市场行情发生变化，而影响采购数量和质量的，要及时与所购商品物资的使用部门联系，征得同意后方可购买。　　2、在采购过程中，自购鲜活食品、蔬菜时，应逐笔填写所购菜品的数量、单价和金额，（预制已列明菜品的一式二联的采购清单，采购人员自留一份，财务结账一份）。菜品要分别堆放装运，以便领货。鲜活及易碎菜品要轻拿轻放，严禁挤压，以免影响菜品质量。冷藏肉品注意保鲜。　　3、对商品物资（菜品）的退货和积压商品的处理，采购部门有积极协助处理的义务。　　4、对采购过程中发生的非正常损失（采购数量与收货数量差异过大），须单独列明并说明原因，报总经理批准方可报账。　　5、采购部工作职责：i、建立供应厂商与价格记录；ii、采购方式设定及市场行情调查；iii、询价、比价、议价、订购工作；iv、送货进度控制与督促；v、来货质量、数量异常处理；vi、付款整理、审查；vii、提交采购工作报告。采购工作报告至少须包含以下要求和分析图表：（1）本月采购货物的类别与比例；（2）本月因采购质量不符存在退货的次数；（3）本月各供应商供货的金额及分布情况；（4）询价与议价结果的差异总金额及各供应商的差额分布情况；（5）供应商送货效率；（6）各供应商存的问题及改进建议；（7）采购中存在的问题及改进建议；（8）与各部门勾通，协调解决处理的问题分析。　　6、采购人员职责：采购人员要严格履行自己的职责，在订货、采购工作中实行“货比三家”的原则，询价后报领导核准供应商，不得私自订购和盲目进货。在重质量、遵合同、守信用、售后服务好的前提下，选购低价物资，做到质优价廉。同时要实行跟踪办事负责到底的责任制，不得无故积压或拖延办理有关商务、帐务工作。为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高商务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好采购工作。必须始终贯彻执行有关政策法令，严格遵守本公司的各项规章制度，做到有令即行，有禁即止。必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，在采购工作中做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。
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