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如何认识和使用财务管理软件_中华会计网校论坛
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如何认识和使用财务管理软件作者:韩成&& 随着计算机技术的发展和广泛应用,会计工作的自动化也在渐渐地普及到各个单位,财务管理软件自然也就成为人们理财的积极选择和高效手段。&& 那么,我们如何去认识和使用财务管理软件呢?这也是广大会计从业人员和各单位管理人员所一直关注的问题。现本人就红星财务管理软件为例,阐述一下财务管理软件的特性和操作使用方法,以提高人们对财务管理软件的认识和实践操作能力。&& 首先让我们了解一下什么是财务管理软件以及财务软件的一般共同的特点。所谓财务管理软件就是人们用来进行财务核算和财务管理的计算机软件,所以财务管理软件主要有两大功能,即财务核算和财务管理的功能,这也是现代财务管理工作的两大主要功能。&& 所谓财务核算就是将财务主体单位的财务活动以数据的形式进行分类记录、计算、汇总和总结,用以进行财务备案、财务统计、财务报告、财务审查、管理参考等。比如:我们要把日常的财务收入和财务支出的情况记录下来,首先,我们要把财务活动按一定的类别(如资产、债务、权益、收入、支出、)进行分类,然后按照所划分的类别进行逐项登记,这样我们就能够随时根据需要从这些数据档案中提取有关的数据进行财务统计和财务分析以及财务决策等。财务管理就是财务主体单位对财务活动的分析、决策和控制,比如财务主体单位通过对本单位财务的收入与支出情况进行系统分析后做出适合本单位经济发展要求的决策以及在决策目标的要求下对财务活动进行合理有效地控制等。&& 财务核算是财务工作的基本内容,也是会计工作的主要内容,它主要包括财务制度的制定、财务活动的分类、财务活动的记录、财务数据的汇总和归结等。财务管理是财务工作的另一重要功能,它主要包括财务分析、财务决策与财务控制等内容,即用户在财务核算的基础上,财务主体单位可以通过对财务核算数据的正确分析制定出适宜主体单位经济发展要求的财务决策并按照决策要求进行财务活动的具体控制。经过历史的不断改进和发展,会计工作逐渐地形成了行业化、体制化、系统化和规范化,到目前为止,通过计算机的应用又使会计工作实现了机械化和自动化,使会计工作变得更加便捷和高效。因为会计工作的性质决定了它属于社会经济管理的范畴,所以,为了加强和完善对社会经济的管理和监督,对于会计工作的管理,也逐渐形成了专门化,社会化、法制化、制度化和规范化,成为接受国家统一管理的并受国家法律制约和制度规范的一个独立行业,又由于其社会经济管理与经济监督职能的不断强化及其相应的要求,其自身实践的方法、程序也不断地得以发展和完善,逐渐形成了专业化、规范化、系统化、理论化和自动化。因此,对于现代财务管理工作的特点可以归纳为:专业化、系统化、规范化、制度化和自动化。会计工作的特点众根本上决定了财务管理软件的特点,现就红星财务管理软件为例说明阐述一下目前财务管理工作的特点及实践方法、规范和程序。&& 财务管理软件是通过计算机实现会计自动核算与管理的一种专业的工具,它本质上是一种可以在计算机中运行和使用的应用程序。财务管理软件与其他软件一样只能通过计算机去运行和使用,所以,使用该软件时必须要求使用者要有一台能够运行该软件的计算机,没有能够运行该软件的计算机就无法运行使用软件,因此,具有适合软件运行标准的计算机是用户使用财务管理软件的必备的物质基础。有了计算机,用户便可以把财务管理软件按指定的方法安装到计算机中去,在安装完毕后,用户便可以正常使用财务管理软件进行财务核算与财务管理了。一般情况下,财务管理软件的发行者为了保护自己财务管理软件产品的产权便会要求用户在安装财务管理软件产品时需要进行相应必要的注册。&& 财务管理软件的特点主要应该具有以下几方面:&& (一)专业性&& 专业性是财务管理软件的基本特点。作为以财务管理为主要功能的计算机软件当然要完全适应财务管理工作的需要,因此它就要具备财务管理工作的所有特性,如专业性、系统性、程序性和规范性等。目前,国家为适应行业财务管理的不同要求,按照各行业经济活动的特点制定出了13种不同的会计制度,其充分体现了会计工作的专业性、技能性、系统性、程序性和规范性。会计主体单位在起动会计工作之前,先要根据其自身业务的内容及特点和自身经济管理的目的与要求确定会计制度,因此,在选择购买财务管理软件时,首先要确定该软件能否适应本单位的行业管理的特点和要求。&& 财务管理软件按其所应用行业的范围可分为通用型、专业型,通用型软件是能够适应所有行业会计管理工作需求的财务管理软件,是一种统一性的财务软件,用户可以根据自身行业的特点自由进行设置和使用。专业型软件是指只能适应一种或几种行业财务管理工作的需求的财务管理软件,它具有相当强的针对性和专业局限性。&& 财务管理软件按其应用主体的经营规模可分为大型财务管理软件和小型财务管理软件等。财务管理软件的这种区别标准主要在于主体单位的经济活动指标额度的大小和主体会计工作程序、方法的特殊的要求。&& (二)便捷性&& 财务管理软件的另一最大特点就是便捷性,这主要体现在它的会计处理方式的自动化上。人们之所以将计算机作为会计业务的处理工具,当然是由于计算机的应用可以大大减少用户的手工操作,如计算、登记凭证、登记账簿、生成报表等,用户只需在完成一些必要的设置后便可以通过计算机自动完成相应具体的工作。另外会计技术、会计方法在财务管理软件中的集成应用也使一些本应由用户亲自进行计算、处理的工作实现了自动化,从而使会计处理工作变得更加简便和快捷。&& 现在就以红星财务管理软件为例说明具体说明一下财务管理软件的特点和使用方法。&& 红星财务管理软件是由本人开发的适用于某些大型和中小型企事业、行政机关、社会团体、个体业户及家庭财务管理需求的一种通用型的财务管理工具,其主要功能包括财务会计核算和财务管理两大功能。其中本人对会计核算功能的设计完全是按照正常会计业务处理的顺序和方法进行完成的,并将一些会计方法集成到软件中,如存货的计价方法等,因此,红星财务管理软件有效地实现和突出了会计工作的程序性、逻辑性、系统性,同时为了方便广大用户的使用和操作本人也最大限度地实现了会计核算工作与财务管理工作的自动化,最大程度地实现了财务管理软件的便捷性。红星财务管理软件的特点主要体现在以下几个方面:&& (一)随意购买、快速安装&& 用户只需提出必要的请求而无需履行复杂的手续,便可从作者那里直接取得软件的使用权。取得软件后,软件的安装也非常快捷,无需进行注册。&& (二)信息及操作规程的完整性、系统性、规范性&& 红星财务管理软件不仅将主体财务数据作为根本和主要数据对象,也将用户的机构信息(包括机构基本信息、职员信息等)、职员工作日志等纳入了档案管理,以便于内部的工作管理和外部的审查监督。另外,用户在使用时,须先进行用户机构信息的注册,注册完毕后被注册的职员即可以相应的身份(如负责人、会计负责人、主管会计、会计、出纳、记账等身份)进行登录操作,系统会按照登录用户的身份提供相应的职能。在用户机构信息注册完毕后,会计负责人即可登录系统建立进行财务管理的对象,即会计主体,建立后需要重新启动用户注册窗口分配相应的操作任务,然后各注册用户便可以登录到系统对主体进行相应的财务管理工作。职员操作日志是系统自动保存的信息,系统会自动记录下每个职员的每项操作内容,以便于单位对财务工作的管理和监督。&& 红星财务管理软件也增加了对会计基本前提信息的要求,并将其集中显示在建立主体功能窗口的首页,以供用户进行必要的详细设置。这些信息的要求,充分显示了红星财务管理软件对信息要求的完整性和严谨性,同时也方便了用户对会计主体的管理。&& (三)用户机构注册&& 用户机构信息是财务管理工作的一项基本相关信息,红星财务管理软件将其纳入管理范畴是为了实现财务管理工作信息的完整性,以便于财务主体单位的内部管理和外部门及人员对本单位财务信息的审查。&& (四)主体的建立&& 红星财务管理软件将财务管理对象即会计主体的建立工作集中到一起,要求用户一次性完成,以利于用户简化和统一系统地去执行工作。系统也在用户建立主体过程中最大限度地提供了预置信息和自动化、快捷的处理方式,用户只需进行很少的必要的设置工作便可以迅速建立会计主体。&& (五)会计制度的选择&& 红星财务管理软件在用户建立会计主体时提供了目前国家制定的所有的13种行业会计制度,另外还可以满足个体业户以及家庭财务管理的需要,用户可根据需要自由进行选择。&& (六)财务核算&& 红星财务管理软件提供的财务核算功能包括:&& 1、凭证录入、审核、修改&& 凭证数据是财务管理工作的基础数据资料,凭证编制与录入是所有财务会计工作的基础工作。会计凭证的编制与录入,直接关系到财务核算与财务管理数据的正确性,也直接决定着财务核算方法与财务管理方式的实现,它体现了用户财务管理的技巧和方法,也是衡量和体现一个单位财务管理工作好坏和效率高低的基本标志。在凭证的编制录入过程中,操作人员应完全按照会计制度的规定以及单位制定的会计方法的要求进行编制记录,也应保障数据录入的准确无误。凭证的每项信息都是非常关键和重要的,尤其是会计科目的设置和具体运用,以及凭证摘要的设置和使用,这些都直接关系到财务核算方法的实现和财务管理效率的优劣,灵活巧妙地设置、运用科目以及摘要,正确有效地编制会计记录,会极大地方便财务核算与财务管理工作。比如:同样的一笔业务,不同的记录方式会产生不同的核算结果;准确赅详完善的科目、摘要设置会给财务统计、财务核算以及财务分析等带来极大的方便。&& 在录入凭证时,系统提供了快速摘要、凭证模板等功能,以便用户快速录入凭证。用户在录入凭证时,可以先通过系统提供的快速摘要功能定义常用摘要的代码,录入时直接录入代码即可,系统会自动将代码转换为相应的摘要内容;用户还可以通过系统提供的凭证模板功能将常用的或者备忘登记的凭证保存成凭证模板,在需要录入相同或相似凭证时,便可随时调用凭证模板自动生成凭证,这大大方便了用户的凭证录入的操作,大大提高了用户的工作效率。&& 因为,红星财务软件将物资专项(按物资进出库顺序进行数量与金额核算)核算集成应用到了程序之中,用户只需在设置科目时设置好需要进行物资专项核算的科目,并设置好相应的物资项目及其计价方法,便可以在用户录入完相应凭证后由系统根据用户设置的科目类型及专项核算物资的计价方法自动核算出该类物资的数量、价格及金额的进销存信息。在用户修改了这些凭证后,系统也会自动修改其后含有该项物资记录的凭证的记录,被修改的凭证将由系统自动设为“未审核”的或“错误”凭证,需用户重新进行审核。&& 2、登账、结账与期末转账&& 凭证必须经过审核合格后方可登记入账,这是会计工作的正常要求,也是红星财务软件的正常要求,在用户进行登账操作时,若有未审核合格的凭证,系统会提醒用户操作。红星财务管理软件也采用按月结账方式进行结账,结账时,系统会自动结算出各科目的本月合计发生额、月末余额、当前年总发生额等信息,并将当月余额自动结转到下月生成下月月初余额。在用户完成了所有会计期间的核算后,便可以进行期末转账,将当前期间的各科目余额信息及其他相关信息数据自动结转到下一会计期间,并由系统自动生成下一期间的核算进程及相应的数据库文件。&& 3、会计报表&& 红星财务管理软件提供了自定义报表和自动统计报表两种类型的报表。自定义报表是由用户自行定义和设置的报表,用户在使用此类报表时,需自定义该类报表的名称、报表报告期间的数目(即报告期数)、报表行(报表行标题、报表行字体、报表行数据来源科目、报表行科目数据计算方式)等。定义后,用户可以在核算进程期间内随时打开报表,系统会按用户选择确定的报告期生成指定报告期的数据,用户还可以编制报表说明。这种自定义报表功能也不是一般财务管理软件所具备的。除自定义报表外,红星财务管理软件还提供了多种固定模式的统计报表,用户可以按照自己的需要自由选择报表的类型和格式来自动统计会计数据。对于所有报表,用户均可以根据需要自由调节其数据的精度。&& 4、专项核算&& 红星财务软件提供了物资专项核算功能,用户可以将需要按照物资的进出库顺序进行数量、金额的进销存核算的物资项目在“物资专项”科目里进行核算,系统便会自动按照用户定义的各项物资的计价方法和凭证的记录数据及记录顺序进行相应的核算。这项功能是一般财务管理软件所不具备的。&& 5、相关信息&& 会计工作除了凭证、账簿、报表等主要数据信息外,还包括一些必要的辅助信息,如汇率、票据、物资等,红星财务管理软件对这些必要的信息都提供了相应的管理功能。&& 6、资料查询与打印&& 在使用红星财务管理软件时,用户可以随时查看凭证、账簿、报表及辅助信息等,还可以随时将这些信息打印出来。&& (七)财务管理&& 红星财务管理软件主要提供以下财务管理方面的功能:&& 1、财务预算&& 红星财务管理软件提供了财务预算功能,用户可以通过些功能设置各个科目的各项预算数据,包括本币、外币、数量等预算数据。&& 2、财务分析&& 红星财务管理软件提供了预算分析、比率分析、计算分析、和科目分析等财务分析功能。预算分析是系统根据用户定义的预算数据及实际核算数据自动生成的一种比率式的分析数据。比率分析是由用户自行定义分析算式、分析算式的计算科目及科目的数据计算方式,定义后,系统会按照用户选择的数据类型自动计算生成比率式分析结果。科目分析是系统按照用户所选的期间自动生成固定类型的数据图示。&& 3、财务决策与控制&& 财务决策与控制是红星财务软件提供的一项有关会计管理方面的功能。目前的财务软件产品很少有这方面的功能,因为由电脑自动作出财务决策是要以许多数据资料为基础的,资料的繁杂和程序的复杂以及自动执行的局限性、不灵活性使财务决策与控制的自动化有着相当大的实现难度。红星财务管理软件只是提供给用户一个编制财务决策与控制数据的平台,使用户能够自行制定修改财务决策与控制指标数据,使用者亦可随时进行查阅。&& (八)数据维护&& 红星财务管理软件提供的数据维护功能主要包括以下几个方面:&& 1、主体进程导入&& 在使用红星财务管理软件时,用户(有权限的人)可以随时导入会计主体核算进程(会计主体单位在一个会计期间内的核算体系),导入后,需在机构注册窗口中进行任务分配后,用户才能对其展开相应的核算与管理的操作。&& 2、主体进程文件导出&& 在使用红星财务管理软件时,用户可以随时将打开的主体核算进程文件导出备份,以方便用户进行保存、使用、恢复和交流主体核算进程的核算与管理数据。&& 3、主体进程文件另存&& 在使用红星财务管理软件时,用户可以随时更改打开的主体核算进程文件的保存位置,以适应对主体核算进程文件管理的需要。&& 4、主体进程删除&& 在使用红星财务管理软件时,用户可以随时删除打开的主体核算进程。用户在删除主体进程时,应经过慎重的考虑,必要时可以将进程文件导出备份,否则可能会导致数据删除后而无法进行恢复使用。&& 5、系统数据备份&& 在使用红星财务管理软件时,用户可以随时利用系统备份功能进行系统文件备份,以便需要时进行系统文件恢复,从而维护系统安全。&& 6、系统数据恢复&& 在使用红星财务管理软件时,用户可以随时根据需要进行系统文件恢复,为保障最新数据的安全和工作的效率,用户须在操作过程中及时备份系统文件,以便在系统发生故障时能够及时恢复到最新的操作状态。&& (九)其他系统工具(帮助文档、计算器、财务参考、工作文档、留言通知、背景设置)&& 红星财务软件提供了一些会计工作的实用工具和参考文档。&& 帮助文档是用户必读的参考资料。&& 红星财务管理软件提供的计算器包括标准计算器、价值计算器、汇兑计算器、折旧计算器四种计算器,可以供用户进行标准计算、货币时间价值计算(存、贷款本利计算)、货币兑换计算和固定资产折旧计算。&& 红星财务管理软件提供了大量的用于会计核算和财务管理的参考文档,如:财务公式、复利现值系数、复利终值系数、年金现值系数、年金终值系数、会计法规等,用户可以根据需要随时查阅。&& 红星财务管理软件提供了编制财务会计工作文档的功能,这些文档包括工作交接书、备忘录。工作交接书是主体单位会计机构人员变动情况及交接人员交接工作情况的记录档案;备忘录是为了提醒用户避免工作遗漏而设置的功能,用户可以将备忘事项记录到备忘文档,然后设置提醒方式,系统便会在用户登录时自动提醒用户,每位职员的备忘录都是独立和保密的。&& 红星财务管理软件为了方便发布工作指示和通知,也为了方便各职员之间的信息交流,提供了留言通知功能,用户可以根据需要对职员发布留言和通知,用户在启动登录系统后即可收到相应的信息。&& 以上就红星财务管理软件的主要功能和特点说明了财务管理软件的一般原理及使用方法,在上述的众多功能特点中,有的是财务管理软件所应必备的基本功能,有的则是红星财务管理软件独特的功能。要想掌握财务管理软件的原理和使用方法,首先要学习掌握好必要的会计专业知识(至少要知道会计科目的意义和使用方法),了解会计行业制度和财务法规的相关规定,其次就要弄懂和掌握财务管理软件的使用方法和技巧。附:&& 相关会计概念:&& 1、会计&& 会计原意应为汇集计算之义,现在则是指对专业财务工作的一个职务称谓或对从事特定财务职业工作人员的一种称谓。&& 2、会计制度&& 会计制度是指国家为了管理会计工作维护社会经济秩序而制定的用以规定和约束财务会计工作方法、方式和内容的一项社会管理制度。&& 3、会计项目&& 会计项目是指为了方便对单位财务活动的管理和监督而按照单位经济活动业务的性质、内容和特点对财务活动内容进行按类归集和划分而形成的项目,包括资产、负债、所有者权益、收入、支出、损溢等六大项。&& 4、会计科目&& 会计科目是指为了分别详细核算会计项目的具体业务内容而设置的核算类目,一级科目可以称为会计账户,如现金科目是为了详细核算现金收、支和结存情况的一个科目,可以称之为现金账户,用户可以在此科目下设置若干个明细科目以核算明细项目。&& 6、会计平衡&& 会计平衡是指会计核算方法所规定的会计项目之间的关系,其定义等式是:资产-负债=所有者权益+收入-支出。&& 7、会计报表&& 会计报表是根据会计核算数据而统计生成的用于反映和汇报单位经济业务活动情况的专业的财务报告文档。&& 8、会计核算&& 会计核算是按照一定的方式、方法对财务活动内容进行专业地归纳、记录、计算和总结的行为。&& 9、会计分析&& 会计分析是指以会计数据为依据,按照一定的专业的会计方法对财务活动情况进行统计、比较,研究和判断主体单位财务管理情况和经济运行情况的好坏。&& 10、会计预算&& 会计预算是指对指定期间的单位财务活动情况作出具体的数据计划目标,可以帮助单位进行经济活动控制。&& 11、汇率&& 汇率是指本币(本国货币)与外币(外国货币)之间进行等价值换算的比率。汇率分为直接汇率和间接汇率,直接汇率是指单位外币兑换等价值本币的比率,间接汇率是指单位本币兑换等价值外币的比率。&& 12、借贷记账法&& 借贷记账法就是会计记账的一种方法,是指首先将单位的财务按性质和内容划分为收(借)支(贷)项目和资产、负债、所有者权益、收入、支出、损溢等六大科目项目,每个科目项目都设有收入增加和支出减少这两个明细项目(在会计凭证和账簿中体现为借贷两个栏目),具体核算财务项目内容的增加和减少,然后根据财务活动的有收(入)必有支(出),收支必平衡的原理进行全面的归类和记录,也就是任何一项业务都要既反映出它涉及到的所有收增的项目,还要反映出它涉及到的所有支减的项目。每项财务活动项目在会计记录中就反映为科目项目(即资产、负债、所有者权益、收入、支出、损溢),这些科目项目是在进行会计核算之前必须根据单位财务的性质和内容预先就设置好的,它们是都有收入增加和支出减少两个明细项目,在会计记录即凭证、账簿记录中则反映为借和贷两个栏目,单位的每项财务业务都会涉及到一项或几项科目项目,但都是有收必有支,有支必有收,收支也一定是相互对应和平衡的,或一收对一支,一收对多支,又或多收对一支,多收对多支,借贷记账法就是要把财务业务所涉及到的各项内容都无一遗漏地全面地反映出来的一种记账方法,具体就是把每项业务的信息根据其性质和内容分别登记到凭证和账簿中相应的科目项目下的相应的借贷栏目中,也就是把每一项财务所涉及的收入增加项目都记录到凭证和账簿的相应科目下的借方栏目,把涉及到的支出减少项目都记录到凭证和账簿相应科目下的贷方栏目,所有借方栏目总额要等于所有贷方栏目总额,即借贷要平衡,另外还要遵循会计等式(即资产-负债=所有者权益+收入-支出)。如:用现金购买水电,本业务即涉及了现金的支出减少,又涉及到了相应费用的增加,故应在凭证和账簿的现金科目的贷方栏目中登记相应信息(包括日期、摘要、金额、数量、外币等信息),同时又要在费用科目(管理费用或生产费用科目)的贷方栏目中登记相应的信息。作者:韩成(中国绥化)博客: 邮箱:
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四款在线财务软件的功能及简介
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