第06版:综合
浅谈企事业单位档案管理工作的重要性
　　高金堂　　合理科学地对档案进行管理,不但可以对企业或事业单位的业绩给予衡量,还可以对企业或事业单位的管理水平给予衡量。由于档案中所记录的内容包括着发展过程的优秀成果,因此,档案可以为日后企业或单位的发展提供最完全的准备资料,方便做出科学合理的分析,是制定发展方向最好的参考资料。因为企业或单位的资源取向、模式、战略,以及未来的发展都受档案管理工作的影响,所以档案管理工作对企业或单位在市场竞争中健康发展有着重要的意义。　　档案管理工作主要有两项重要的作用:其一,作为考察依据的作用。由于档案所具有的自身特点及自然的形成方式,使档案的记录更具客观性,成为更容易令人信服的证据,因此,档案作为真实凭证而存在。例如:企业或单位重要文件存档、手稿、印信等；其二,作为参考的作用。由于档案属于最可靠的参考材料,没有被篡改过,很多都涉及亲笔签名或是手稿,有些还包含着照片或是录音带等,因此是反映历史最为客观的材料,是最有利的事实凭据。　　由于档案管理工作内容比较复杂,工作量较大,为了方便管理必须将档案管理工作纳入到统一管理中来,建立相对完善的档案管理制度,增强管理依据性、规范性及权威性,对单位文件进行编制归档,充分发挥档案管理最大作用,促进事业单位各项工作的顺利开展。　　为了确保单位档案的完整性,必须加强档案管理一体化,确保档案资料的准确性。档案管理人员可以利用信息技术将纸质档案转化为电子档案,电子档案便于查阅,具有方便、快捷的特点,不过电子档案涉及到企业内部信息等重要资料,一旦丢失便很难找回。因此,档案管理人员必须对档案的归档、保存工作做好,实现企事业单位档案的安全管理。　　企事业单位必须加大对档案信息化建设的力度,用低成本方式来实现档案管理工作的具体运行,将网络信息技术完美融合到事业单位档案管理中,为企事业单位的全面发展打好基础。随着我国经济结构的改变,档案管理工作越来越趋于科技化管理模式,管理模式的转变对档案管理人员的自身素质水平提出了更高的要求。企事业单位必须加强对档案管理人员的系统培训,不断提高档案管理水平,与时俱进,才能真正促进企事业单位的健康发展。
　　　　　
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浅议如何加强财务档案管理
　　［摘 要］ 会计档案是一种在会计核算活动中形成的具有一定保存价值的会计记录，各种会计记录都是经济活动的生动记录和客观写照。对会计档案的重视程度如何，也反映了有关单位经济秩序是否正常和合法。会计档案在保证一个单位的正常工作秩序、生产秩序和科研秩序等方面，具有十分重要的利用价值。随着理论和技术的进步，全面加强财务档案管理工作，有效提升了财务档案管理工作的信息化和规范化水平已显得尤为重要。 中国论文网 /3/view-1476608.htm　　［关键词］ 加强 财务档案 管理 　　 　　一、现行会计档案管理工作存在的问题 　　随着社会的发展和科技的进步，档案管理越来越得到各部门的重视，而财务档案管理方面却相对较差，存在各方面的问题，现归纳以下几点： 　　1.财务档案管理意识淡薄。财务档案工作是保存历史、服务现实,承上启下的一项重要工作,但在当前各单位财务工作人手少、工作繁杂、档案管理经费又较为紧张的形势下,对财务档案工作的重要性认识不足、重视不够,存在应付思想。档案资料的收集、整理往往被忽视,以致单位形成的一些重要合同及文件等资料散失、霉变;有的甚至将一些资料据为己有,在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走。 　　2.财务档案没有专人负责。除一些大型企业设有专门的财务档案管理人员外，大部分企业机构缺乏对财务档案的重视和正确认识，对于财务档案的管理责任不明晰，该归档案部门管理还是财务部门管理不明确，出现了乱堆乱放的现象。归财务部门存放的，年久丢失损坏的较多；归档案部门存放的，分类不明确，没有按会计流程编号，查找费时费力。 　　3.会计档案内容不全、不规范。应归档的会计档案不但包括各种凭证、账簿、报表，还应包括纳税申报表及税务的其他材料，各种票据的领用使用登记簿，财务人员移交清单及交接登记簿，会计电算化磁盘拷贝及光盘，各种经济合同、资产评估报告，借款合同及抵押合同，验资报告、审计报告及各种内部审计报告等。而大部分单位只将凭证账表等归档，对于一些重要的应永久性保存的合同却不整理，以致多年后查无实据。 　　4.档案室的设施不完善。有的企业没有设专门的档案室，有的企业将财务档案与其他档案混放同柜，还有一些企业档案室条件差，以致有些档案潮湿、污损,也没有配备一些专用设备，国家规定的《档案法》中的防虫、防火、防湿、防盗、防尘、防霉、防光的“七防”要求相差甚远。 　　5.管理制度不健全。多数财务档案管理部门没有系统的规章制度，日常工作无章可循，基本上凭经验办事，可随便借阅，有些档案保管期限不明确。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。 　　二、做好会计档案管理工作的几点建议 　　1.强化档案管理意识。要提高财务档案管理水平，首先应从意识上着手，必须要让领导层意识到财务档案管理对于整个企业或者单位的重要性，让领导层深刻了解财务档案对整个企业经济活动和生产经营的重要影响，提高档案意识，能够将财务档案工作纳入到财务管理工作的议事日程上。 　　从事财务档案管理的人员也应强化档案管理意识，明白财务档案不仅是对企业提供信息保障，还是对财务工作的监督检查。不仅是维护正常经济、工作秩序的法定书证，也是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库。 　　2.财务档案管理由专人负责。对于一些小型企业可由一名财务人员专或兼职财务档案的管理工作，但出纳人员不得兼任此项工作。由财务人员做这项工作，能很好的把握财务档案工作中的细节，能按会计工作流程序时地将会计档案整理成册，不易造成编号混乱，利于查找。如企业档案不是很多，也可由财务人员将财务档案整理归档后，统一交由档案室分别归柜存放。 　　负责财务档案整理的人员除了熟悉财务的处理流程外，还应学习档案管理知识，参加上一些档案部门组织的业务培训，这样才能不断提高自身水平，将财务档案管理工作做得更好。 　　3.做好财务档案的分类，提高现代化管理水平。财务档案信息电子化是档案管理工作发展的必然趋势。科学划分财务档案手续，充分利用档案管理信息系统，按照档案分类标准，将档案划分为会计凭证、会计帐簿、财务报告、预决算管理、票据管理、资产管理、重要合同、其他财务会计资料等八大类，对整理好的所有档案资料进行分类录入。 　　只有在档案细分类的基础上，我们才能逐步建立财务档案数据库，并探索积极将电子文件归档管理和档案信息化资源数据库等档案信息化建设的重要内容主动纳入建设规划,探索利用统一的网络平台整合档案信息资源,最大限度实现信息资源共享的有效途径，实现财务档案数据化，网络化。 　　4.加强硬件设施建设。不断加大财务档案管理硬件投入，配备了专门的档案柜、计算机、灭火器、湿度计、干燥剂、档案凭证专用装订机、切纸机等专用设备，原则上应有专门的财务档案室，如企业规模小可统一归入一个档案室，档案室应由专人管理，外人不得入内，档案室内应通风好，保持干燥整洁，这样才能为财务档案规范化管理奠定坚实的基础，为提高财务档案管理水平的提高提供保障。 　　5.完善财务档案管理制度。依据《会计法》和《档案法》等法律法规，依法加强财务档案管理工作，首先要建立和完善财务档案管理的各项规章制度，将财务档案管理纳入到整个企业工作的整体规划中来，制定财务档案管理的工作目标，建立诸如《财务档案工作人员守则》、《财务档案查阅制度》等一系列规章制度，规范财务档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作环节，使财务档案工作真正做到有法可依、有章可循。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制定电子档案管理办法。 　　总之，加强会计档案管理工作是我们当前财务管理中急待改进和加强的重要工作，高度重视、积极行动，从基础工作做起，切实提高财务管理工作水平，加强和完善电算化会计档案管理,将成为各个企业在财务工作以及在整个企业经营管理工作中必须考虑的问题,财务档案管理的好坏将直接影响到企业的管理和效益。 　　 　　参考文献: 　　[1]《中华人民共和国档案法》 　　[2]《会计档案管理办法》 　　[3]刘淑杰: 如何加强财务档案管理信息化建设的几点思考[J]管理观察，2010（8） 　　[4] 史迎春:会计电算化及其对财会业务内部控制的影响[J].辽宁师范大学学报(自然科学版),2001(6)
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xzbu发布此信息目的在于传播更多信息，与本网站立场无关。xzbu不保证该信息（包括但不限于文字、数据及图表）准确性、真实性、完整性等。浅谈档案精细化管理
东方烟草报
档案管理员正在帮助机关相关科室人员查阅档案资料。
　　随着烟草行业改革发展的深入，内容的多样性、使用的便捷性、覆盖的全面性逐渐成为档案管理的主流需求。提高新时期档案管理规范化、科学化水平，需从精细化角度入手。
　　精细化管理是一种理念、一种文化，它有助于提高企业的竞争力，推动企业向纵深发展。基于对目前企业档案管理工作存在的问题，加强新时期档案管理工作，不妨从“五精四细”入手，切实解决发展瓶颈，推动档案管理水平稳步提升。
去粗取精，找准发展关键点
　　档案管理涉及面广，内容繁多，是企业发展过程的展示镜。要想体现档案的真正价值，就要把握重点，去粗取精，从要点入手、从需求入手，才能找准发展方向，达到事半功倍的效果。
　　把握精髓，完善档案制度体系。无规矩不成方圆。档案作为企业的一种无形资产，其收集及时与否、整理是否规范以及保管储存是否安全妥当，与管理制度密不可分。应进一步健全关于档案管理的各项规章制度，建立一套包括保管制度、保密制度、借阅制度、查询制度、档案管理员岗位职责等在内的科学完备的规章制度，并强化制度贯彻执行，夯实档案管理基础。
　　对标精品，打造高品质档案资料。一份档案资料收集是否完整、准确，分类是否合理，储存是否得当，直接影响到其后期的使用。打造高品质的档案资料，确保每一份档案的完整性、准确性、合法性，就要：从收集源头上把关，切实做到无盲区；从整理规范上把关，切实做到无疏漏；从储存安全上把关，切实做到无损坏。
　　立足精通，建设高质素档案管理团队。档案管理人员自身的工作态度与综合素质高低，直接决定着档案管理水平和管理质量的优劣，因此，强化队伍建设对档案管理工作至关重要，应当不断加强对档案管理人员的教育和培训。通过技能培训，提高档案管理水平；通过适当激励，促使档案管理人员能够充分发挥工作热情和创新能力，从而打造一支业务精、质素高的档案管理团队。
　　突出精华，培养档案管理文化。企业档案包含文字、图片、影音资料、实物等载体，真实记录了企业管理的点点滴滴和改革发展的全貌。档案室不仅是企业的信息基地和历史文化资料中心，还是塑造企业形象、传播企业文化的重要窗口。要把企业档案室作为企业文化阵地来建设，深入挖掘、整合档案资源，定期组织员工参观“企业大事记”、“企业经营史”、“企业荣誉榜”等全宗介绍、机构沿革和荣誉成就等，增强员工的荣誉感、自豪感、责任感和使命感，推动档案管理从制度管理向文化管理迈进。
　　聚焦精密，建立数字化网络平台。当今社会已进入数字化时代，尤其是计算机网络技术的应用，在很大程度上促进了档案管理工作的革新和进步。因此，档案数字化资源的建立和开发已成为档案管理的必然趋势。要不断完善各种档案管理硬件设备，建立网络管理平台，将计算机技术、通信技术、光盘技术以及多媒体网络技术，广泛地应用于档案管理工作中，实现信息资源的共享和快速流通，提高工作效率，降低管理成本。
夯实基础，细微之处见真功
　　档案工作是一项长久性、历史性的工作，是永无止境的追求过程，是不能完结的企业管理发展过程。因此，只有细化管理过程，以刚性制度规范人的行为，强化责任落实，形成优良的执行文化，才能真正做到细微之处见真功。
　　细化目标。档案管理工作事务繁多，工作量大，很多档案管理人员开始时无从下手，没有明确目标。要严格按照“细”的标准，找准关键问题、薄弱环节，细化目标，分阶段、分重点地做好基础工作。只有从细微入手，从小到大，循序渐进，才能做到忙而不乱，打下扎实基础。
　　细解流程。要将复杂的事情简单化，简单的事情流程化，流程的事情定量化，定量的事情信息化，让档案管理人员明确自己“要做什么，每一步怎么做，达到什么效果”，对岗位职责、流程和效果一目了然，从而避免走弯路，避免不必要的疏漏，提高工作质量。
　　细查执行。档案管理制度的执行，比制度的建立更为重要。要将档案整理归档工作落实到位，就应将功夫下在平时，做到该交时一定要交，该审查时一定要严格审查。在实际工作中做到对事不对人，所有工作严格按照程序、流程、要求执行，保障档案管理工作规范化、制度化与科学化。
　　细分职责。要落实各级档案管理员的管理责任，将责任具体化、明确化、细节化，要求各单位、部门专（兼）职档案管理员履职尽责，在日常档案整理、保管、移交等环节中，切实做到重细节、重过程、重基础、重具体、重落实、重质量、重效果，专注地做好每一件事，尽量一次性把工作做到位。要定期对档案管理工作进行梳理检查，发现问题及时纠正、及时处理，力求精益求精。
[山东威海市局（公司）]
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