第二章 账套管理 账套管理是单位在使用企业管理信息系统过程中处于核心地位的基础工作，单位领导、系统管理人员必须认真对待。账套管理主要包含了对数据库的管理（以下简称为DBA）、核算账套的管理等。账套管理以更加方便、实用的方式提供了数据库的管理功能。 DBA的运用 账套管理在Oracle版本中作为单独的一个模块，可在不启动主程序的情况下单独运行，共有：系统、数据库、核算单位、账套以及工具等五个功能项。在“开始”菜单中的名称是“金算盘账套管理系统”，安装目录下文件名“DBA.EXE”。 系统 1、系统登录 运行DBA前，系统先进入“数据库登录”对话框，如 REF _Re\h 图 2- 1。 图 2- SEQ 图_2- \* ARABIC 1 在录入了正确的连接信息后，系统才能连接上数据库服务器并进入DBA。进入DBA后若要重新连接服务器，可选择DBA中“系统”菜单下的“系统登录”子菜单，或通过工具栏的 ，进入数据库登录对话框。注：新安装的Oracle系统管理员system的口令为“manager”。 2、退出 单击“系统”菜单中的“退出”、按Alt+F4键或工具栏图标，均能退出DBA。 数据库 1、初始化 当第一次启用数据库或对软件版本进行更新后，必须先对数据库进行初始化才能正常使用，它的作用是创建适用于当前软件版本的数据库结构，使软件能正确存取账套数据。否则将无法在DBA中进行新建账套等主要功能的操作。 点击“数据库”菜单项中的“初始化”，系统将自动计算完成初始化需要的时间，并出现提示如 REF _Re\h 图 2- 2。确认开始执行初始化后，将不能作取消操作。 图 2- SEQ 图_2- \* ARABIC 2 2、修改口令 这里的修改口令（也称为密码），是指对系统管理员登录DBA时的口令进行修改。单击“数据库”菜单项“修改口令”，出现修改口令对话框如 REF _Re\h 图 2- 3。 图 2- SEQ 图_2- \* ARABIC 3 在对话框中录入新口令，在确认框内再次录入相同的新口令即可完成对口令的修改。基于数据库安全的角度出发，强烈建议修改管理员的密码。 核算单位 设置核算单位主要是对账套进行分类管理，用户可以根据情况设置不同的核算单位，并且在不同核算单位下建账。系统预设了一个名为“核算单位”的核算单位，此单位名称不允许修改或删除，双击它时，将显示所有的核算单位以及相应账套。 1、新增核算单位 在新建账套之前，应先设置该账套所属的核算单位。单击“核算单位”菜单的“新增”项或工具栏的，进入新增核算单位对话框 REF _Re\h 图 2- 4。 图 2- SEQ 图_2- \* ARABIC 4 录入核算单位的编码、名称以及相应的口令即可。在新增核算单位时，单位编码必须唯一。单位编码是一个层次编码，下级编码中包含有上级编码，上级编码与下级编码以“-”相隔表示。如：01为上级编码，01-001为01的下级编码。 2、修改核算单位 单击“核算单位”菜单的“修改”项或工具栏中的，即可进入修改核算单位对话框对其进行修改。 您也可以对核算单位的编码进行合并操作，对于同级的末级编码可以进行合并。合并编码后，两个核算单位下的账套将一起显示。 3、删除核算单位 单击“核算单位”菜单的“删除”项或工具栏中的时，即可对核算单位进行删除。删除核算单位时，系统将出现相应的提示，对于非末级核算单位或核算单位下仍有账套的，不能删除。 账套 账套菜单中包含了DBA的主要功能，下面将详细介绍各功能的具体操作。 1、新建账套 用户可根据单位的具体情况建立一个或多个账套来处理实际的财务核算和管理。选择一核算单位后，单击“账套”菜单下“新建账套”或在账套列表中选择右键菜单的“新建账套”，即可进入新建账套向导如 REF _Re\h 图 2- 5。 账套名称 录入新账套的名称，新建账套的名称不能与已有账套的名称重复，否则将不能完成新建账套的操作。账套属性，默认为基层账套。选择账套属性时需看清说明框的信息来确定该账套属性。这里主要介绍如何新建基层账套，集团账套将在第十二章集团应用中介绍。新建账套名称应是核算单位（公司）的全称，它以本单位名称出现在报表中。 图 2- SEQ 图_2- \* ARABIC 5 会计制度 REF _Re\h 图 2- 5中单击“下一步”按钮（或单击对话框顶部的“会计制度”标签），进入会计制度页面，在此选择适合的会计制度。 行业 REF _Re\h 图 2- 5中单击“下一步”按钮（或单击对话框顶部的“行业”标签），进入行业页面，选择适合的行业性质： 用户可以使用“行业”栏中的滚动条来查阅

将金算盘财务软件数据导入

金算盘财务软件后台数据库为

系统中虽然提供了金算盘财务软件的接口，但由

无法直接采集金算盘财务软件的备份数据。

科目字段中既有科目编码也有科目名称，

自带功能可以很方便地实现分离，因此只要能备份出数据库的三张表成

以成功地将金算盘财务软件数据导入

系统，现简单介绍以供审计实践中参考。

、导出凭证表、科目代码表。

金算盘财务软件的凭证表、

科目代码表是单独的表，

辅助的表中的信息对审计来说意义

不大，可忽略，故视为在

数据库中以单表的形式存放。

方法一、利用第三方工具。打开

后，输入源数据库用户名、口令等参数连接

工具导出，方法同上类似。来源：

方法二、也可以直接编写

文件，比较麻烦，不做叙述。

、导出科目余额表。来源：考试大

金算盘财务软件的科目余额表是交叉表，在

数据库中以多表的形式存放。

弹出对话框后选中打印机选项，

用金算盘财务软件的数据导出功能导出科目余额表。

导出，在弹出界面的左侧账套结构树中，分别在

表，再设定导出文件的存储路径后导出，在导出文件的存储路径下，利用

建立科目余额表的副本并改为

文件，发现科目字段下有科目编码和科目名称，中间是空格，在要

分离的字段后插入空白列，选中需要分离的字段，执行

作为分割符号，点击下一步完成，给分离后的字段命名。

的字段类型可能会在导入到

均可以查看并进行修改，若有报错，则利用上述两种软件

等文件类型，故均可成功导

对常见用友财务软件的转换技巧

在审计实践中，用友系列财务软件出现的机率很高，然而，

采集转换的方法也各不相同，

现将常见的用友财务软件的采集转换方法

自带转换模版的财务软件

用友财务软件备份数据能直接运用

— PAGE \* Arabic 1 — 数据采集软件使用手册 数据采集软件使用手册 第一章操作说明 一、采集软件的特点 （一）简便性 数据采集软件是一套免安装的应用软件，在使用该软件的时候可以直接在光盘上运行，为我们的使用提供了很大方便。同时，由于该软件不需要安装，因此不会对企业的计算机造成任何的影响。 （二）智能化 无需用户提供企业所用财务软件的版本、应用数据库类型，能实现自动搜索财务软件类型、财务软件应用数据库、自动破解数据库密码（仅限服务器端）、自动搜索财务软件帐套。 附表：在服务器端或客户端及非财务软件计算机上采集的区别 （三）通用性 提供高级采集工具，通过数据库连接的建立，实现万能采集。（仅限Windows系列操作系统） （四）安全性 数据采集软件仅用于将企业的涉税电子数据转换成标准的电子文档，供“涉税鉴证软件”使用。其采集的文档经过加密计算的处理，其他任何程序无法读取其数据，为企业信息的安全提供了保障。 二、代替符号的说明 为了使本说明书更加简洁、明了，我们在编写本书的过程中使用了一些简单的符号代替部分图形和文字描述： 第二章采集软件的操作 一、采集软件运行与退出 (一)采集软件的运行 将涉税鉴证业务软件光盘放入到企业的装有财务软件的计算机中，双击桌面上的〖我的电脑〗，选择光盘上的〖数据转换系统〗下的“数据采集软件”并双击打开，这时系统将自动运行数据采集软件，运行的界面如下图所示： 数据采集软件根据企业所使用的财务软件的性质大致分为三大类：〖国内软件〗、〖地方软件〗、〖国外软件〗和〖其它软件〗。 〖国内软件〗按软件的种类分成九小类；〖其它软件〗涵盖了铁路通信、电力等行业软件；〖国外软件〗和〖地方软件〗则根据我们所接触到的加以补充。在使用的过程中，我们可根据企业实际采用的财务软件种类和版本加以区别选择。 (二)采集软件的退出 在上面显示的运行主界面中,单击〖退出〗,即可退出数据采集软件。 二、采集软件的示范说明 （一）金蝶软件 金蝶软件为深圳金蝶软件科技有限公司产品，目前主要分金蝶2000财务软件、k3企业管理软件及KIS三个系列。金蝶2000主要包括总帐报表版、标准版、工业版、商业版和行政事业版，采用Access数据库，其操作方式基本相同；K3主要包括工业版和商业版，采用SQL Server数据库；KIS系列中的标准版、迷你版采用Access数据库（数据转换操作同金蝶2000系列），KIS专业版采用SQL Server数据库（数据转换操作同金蝶2000系列）。以下分别针对有代表性的K3 系列及2000系列介绍数据转换操作： 金蝶K3版本/金蝶KIS专业版(SQL Server) 金K3工业版/商业版：（可采集金蝶K3系列及金蝶kis专业版） 1、自动方式（前提：必须在金蝶K3的服务器端或者客户端上） 采集软件自动在企业网络中搜索能提供金蝶K3服务的计算机，如果有两台或两台以上服务器，显示在“服务器”的下拉列表中 注：若显示为“（local）”，则表示当前运行采集软件的计算机能提供K3服务当采集软件在财务软件的服务期端运行时，用户名称及密码均默认为空，无需填写，直接点击“密码”后的“望远镜”按钮 提示：当采集软件运行于财务软件客户端时，需要将用户名称填写为“sa”，密码询问企业相关人员。 “帐套信息”中显示出财务软件中的所有帐套 采集软件自动判断该帐套文件包含的数据年度 采集软件自动显示数据年度中包含的期间 按照企业实际情况选择采集数据范围，即是否使用软件核算存货 单位名称由采集软件自动填写 选择导出路径，或直接使用默认路径 开始转换 2、手工方式（通常应用于拷贝数据库进行恢复时） 通过点击“服务器”后面的“望远镜”按钮，手动指定SQL SERVER服务器 点击“帐套信息”后的“刷新”按钮，显示出指定的SQL SERVER服务器中的所有数据库，选中恢复的数据库 注：通常表现为AIS＋建帐时间 采集软件自动判断该数据库包含的数据年度 采集软件自动显示数据年度中包含的期间 按照企业实际情况选择采集数据范围，即是否使用软件核算存货 单位名称由采集软件自动填写为数据库名称，可手动修改调整 选择导出路径，或直接使用