excel每天更新总人数 如何自动算出每天新增的人数？_百度知道
excel每天更新总人数 如何自动算出每天新增的人数？
如图，如何使我在日输入1640是 自动写出今日新增19呢。重点在我需要输入总人数就自动写好新增，而不需要任何手动操作（比如写好公式下拉）。
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若你新增人数在C列，在C3输入公式并下拉：=if(B3=&&,&&,B3-B2)
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求助excel大神！！！如何对已用公式返显出的数据再通过公式进行使用？
如在B行内输入一个编号，因该编号后3位是变化的，我需提取中间数值为人员编号，这个每个人是固定的。提取返显出后，根据这个编号返显出姓名。姓名在sheet2中制定。但因人员号本身为公式导出，现无法根据人员号得到姓名返显。急急急，求助！请各位大神帮帮忙吧...
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看了半天 没看懂你在说啥， 发文件
已发！谢啦！！！
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来自团队：
=if(E3=&&,&-&,vlookup(mid(B2,5,4),sheet2！$A$2:$F$118,2,0)）
因为E3的数据也是公式倒出的，所以用这个公式无法获取。
那就把E3也转换成MID函数
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小果总金额：=SUMIF(A2:A18,&&0&,D2:D18)小果均价：=IF(SUM(A2:A18)&&0,SUMIF(A2:A18,&&0&,D2:D18)/SUM(A2:A18),&&)大果总金额：=SUMIF(B2:B18,&&0&,D2:D18)大果均价：=IF(SUM(A2:A18)&&0,SUMIF(B2:B18,&&0&,D2:D18)/SUM(A2:A18),&&)
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我们会通过消息、邮箱等方式尽快将举报结果通知您。excel统计信息每天新增一行，之前已统计的信息保持之前的值不变，而不使用公式更新? - 知乎4被浏览719分享邀请回答03 条评论分享收藏感谢收起0添加评论分享收藏感谢收起写回答当前位置： >>
Excel基础知识(很有用)
目录目录 ............................................................................................................................................. 1 第一章、 第一节、 第二节、 第三节、 第四节、 第二章、 第一节、 第二节、 第三节、 第四节、 第三章、 第四章、 第五章、 第一节、 第二节、 第六章、 第一节、 第二节、 第七章、 第一节、 第二节、 第三节、 第四节、 第八章、 第九章、 第一节、 第二节、 第三节、 Excel XP 函数实用教程 ........................................................................................ 5 Excel XP 函数新增功能 ................................................................................ 5 Excel XP 函数快速上手 ................................................................................ 5 Excel XP 数据库速成 .................................................................................. 12 Excel XP 网络集成 ...................................................................................... 14 体验 Microsoft office XP .................................................................................... 15 随用随变的“工作助理窗”..................................................................... 15 随需随出的“智能标签”......................................................................... 15 其他新特性 ................................................................................................ 15 组件的改进 ................................................................................................ 16 EXCEL 小技巧 ..................................................................................................... 16 系统中的 ffastun.ffa 文件 ................................................................................. 17 Excel 文字输入技巧 ........................................................................................... 17 直接输入文字 ............................................................................................ 17 定义相关格式输入文字 ............................................................................ 17 让 Excel2000 自己操作 ...................................................................................... 17 自动打开文件 ............................................................................................ 18 自动保存文件 ............................................................................................ 18 让电子表格发出动听的声音 ............................................................................ 18 准备工作 .................................................................................................... 18 录制声音 .................................................................................................... 19 声音与表格的合成 .................................................................................... 19 听表格内的声音 ........................................................................................ 19 EXCEL 中错误提示信息的含义及解决办法 ..................................................... 19 Excel 应用技巧七则 ........................................................................................... 20 利用 Excel 创建序列目录 .......................................................................... 20 在工作表的页眉或页脚中加上文件的全文件名(路径加文件名) .......... 20 Excel 表格中打印行号和列标 ................................................................... 20 1第四节、 第五节、 第六节、 第七节、 第十章、 第一节、 第二节、 第三节、 第四节、 第十一章、 第一节、 第二节、 第三节、 第十二章、 第十三章、 第十四章、 第一节、 第二节、 第三节、 第十五章、 第一节、 第二节、 第十六章、 第一节、 第二节、 第十七章、 第一节、 第二节、 第三节、 第十八章、在多个工作表内输入相同内容................................................................. 21 在 Excel 中编辑单元格中的超级链接 ...................................................... 21 不用公式也可以进行快速计算................................................................. 21 使用鼠标右键拖动单元格填充柄............................................................. 21 用 Excel 2000 建立商品月销售明细表 ............................................................. 21 建立名为“2001 年某月商品销售明细表”的 Excel 文件 ..................... 22 建立日销售明细表 .................................................................................... 22 建立月销售明细总表 ................................................................................ 22 销售情况分析 ............................................................................................ 22 Excel 在会计中的应用 ............................................................................... 22 制作会计报表 ............................................................................................ 23 汇总报表 .................................................................................................... 23 网上合并工作表 ........................................................................................ 24 Excel 中用自动运行宏提高工作效率 ....................................................... 24 用 Excel 合并会计报表 .............................................................................. 25 用 MS Office 提高工作效率的三个途径 ................................................... 26 模板、样式和自动编号 ............................................................................ 26 填充柄 ........................................................................................................ 27 个性化设计 ................................................................................................ 27 用 Excel 2000 建立简单、实用的进销存系统 ......................................... 27 功能需求分析 ............................................................................................ 27 功能的实现 ................................................................................................ 28 用 Excel 实现招标评分自动化 .................................................................. 29 实例内容 .................................................................................................... 29 实现步骤 .................................................................................................... 29 用 Excel 函数计算年龄几法 ...................................................................... 30 利用 DAYS360、CEILING 和 TRUNC 函数.................................................. 30 YEAR 和 RIGHT 函数 ................................................................................... 31 N 和 INT 函数 ............................................................................................. 31 用 Excel XP 轻松输入成绩 ......................................................................... 312第十九章、 第二十章、 第二十一章、 第二十二章、 第二十三章、 第二十四章、 第二十五章、 第二十六章、 第二十七章、 第二十八章、 第二十九章、 第三十章、 第三十一章、 第三十二章、 第三十三章、 第三十四章、 第三十五章、 第三十六章、 第三十七章、 第三十八章、 第三十九章、 第四十章、 第四十一章、 第四十二章、 第四十三章、 第四十四章、 第四十五章、 第四十六章、 第四十七章、 第四十八章、利用 Excel 2000 管理学生成绩 ................................................................. 33 用 EXCEL 进行医学统计 ............................................................................. 35 在 EXCEL 2000 中快速输入特定文本 ........................................................ 36 用 Excel 实现进销存自动统计 .................................................................. 37 请评委亮分 ................................................................................................ 39 用 Excel 进行票面计算 .............................................................................. 39 巧打印拼接图片 ........................................................................................ 40 用 Excel 2000 建立项目概算汇总表 ......................................................... 40 “Microsoft Office 工资表”全攻略............................................................ 42 用 Excel 制定产品最优组合决策 .............................................................. 43 用 Excel 制作工程计量支付证书 .............................................................. 44 更胜一筹──Office XP 的新功能 ............................................................. 47 用 Office 2000 搭建邮购管理系统 ............................................................ 49 Excel XP 数据分析应用指南 ...................................................................... 51 Excel 2000 斜线表头轻松做 ...................................................................... 61 Excel XP 中的复制技巧 .............................................................................. 62 巧用 Excel 格式工具 .................................................................................. 63 Excel 中妙用双击功能 ............................................................................... 63 自定义 Office XP 中的定位按钮 ................................................................ 64 Excel 单元格内文本换行三法 ................................................................... 65 Excel 名称框使用技巧 ............................................................................... 65 巧用替换命令让单元格变色..................................................................... 66 在 Excel 中轻松移动或复制工作表 .......................................................... 66 已激活的 Office XP 保存方法 .................................................................... 67 Office 中 Enter 键的妙用 ........................................................................... 67 Excel XP 函数运用实例四则 ...................................................................... 68 巧算现金支付的面额搭配......................................................................... 70 用 Excel 巧解智力趣题 .............................................................................. 71 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.............................................................................. 80 巧用 Excel 解方程 ...................................................................................... 81 用 Excel XP 做个语音累加器 ..................................................................... 82 数据透视表汇总数据──做可查询，能自动计算的汇总表 ................. 83 让表格自动填色 ........................................................................................ 84 数据透视表应用拓展──让表更智能和更有个性................................. 85 巧用 Excel 函数分辨出人员身份 .............................................................. 87 对《巧用 Excel 函数分辨人员身份》一文的补充 .................................. 87 让 Excel 与 IE 携手──在 Web 上发布你的 Excel 数据 ......................... 88 Word 与 Excel 联手制作工资审批表 ........................................................ 91 统计成绩之高效奇技 ................................................................................ 92 Excel XP 技巧 100 ....................................................................................... 934第一章、Excel XP 函数实用教程张迎新 Excel 是集表格、计算和数据库为一身的优秀软件，其数据处理的核心是函数和数据 库。本文介绍 Excel XP 函数的新增功能、 常用函数和数据库的使用方法， 以及 Excel XP 的网络集成特性。 第一节、 Excel XP 函数新增功能 A、 公式错误检查 公式是 Excel 处理数据的主要工具，由于它的运算符和参数比较复杂，用户构造公式 时极易发生错误。为了加快错误的排除速度，Excel XP 提供了公式错误检查功能。当单元格中的公式出现错误时，其左侧会出现智能标记 按钮。单击该按钮可以打开一个智能标记菜单，其上端显示出错误的名称（如“无效名称错 误”，能帮助用户迅速发现错误原因。 ） B、 函数工具提示 用户直接输入公式的函数名和参数时，不能看到函数格式和参数的提示，这是公式发 生错误的一个重要原因。为此，Excel。 XP 增加了函数工具提示功能。 以公式 “=SUMIF （A1:A8） 为例， ” 当你输入 “=SUMIF ” （） 后，公式下方会显示黄色的函数工具提示条，提供了有关函数和参数的语法信息。你只要单 击其中的函数或参数名称，就可以打开帮助获得更多信息。 C、 用自然语言搜索函数 Excel 拥有数百个函数，寻找适用的函数是初级用户面临的难题。为此，Excel XP 在“插入函数”对话框中增加了“搜索函数”功能。假如你要完成数据排序任务， 可以单击工具栏中的 “插入函数” 按钮打开对话框， 在其中的 “搜索函数” 框内输入 “排序” ， 然后单击“转到”按钮，对话框下面的“选择函数”框中显示“RANK”等排序函数。 D、 监视窗口 如果一个工作表的不同单元格或者多个工作表设置了公式，要想查看其内容和计算结 果，必须在不同单元格或工作表中转换。为此，Excel XP 增加了一个名为监视窗口的工具。其使用方法是：选中含有公式的待监视单元格， 再用鼠标右键单击工具栏选择“监视窗口” 。然后单击“监视窗口”中的“添加监视”按钮， 被监视的公式及其计算结果就会显示在监视窗口中。 E、 公式审核 Excel XP 新增了一个 “公式审核” 工具栏， 它提供了几个新的数据审查工具， 例如 “错 误检查”“追踪引用单元格”和“公式求值”“错误检查”与语法检查程序类似，它用特定 、 。 的规则检查公式中存在的问题，可以查找并发现常见错误，你可以在“选项”对话框的“错 误检查”选项卡中启用或关闭这些规则。 “追踪引用单元格”可以用蓝色箭头等标出公式引用 的所有单元格，追踪结束后可以使用“移去单元格追踪箭头”按钮将标记去掉。 “公式求值” 可以打开一个对话框，用逐步执行方式查看公式计算顺序和结果，能够清楚了解复杂公式的 计算过程。 第二节、 Excel XP 函数快速上手 A、 求和函数 SUM 语法：SUM（number1，number2，．） ．．。 参数：number1、number2．．为 1 到 30 个数值（包括逻辑值和文本表达式） ． 、区域或 引用，各参数之间必须用逗号加以分隔。 注意：参数中的数字、逻辑值及数字的文本表达式可以参与计算，其中逻辑值被转换5为 1，文本则被转换为数字。如果参数为数组或引用，只有其中的数字参与计算，数组或引 用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值则被忽略。 应用实例一：跨表求和 使用 SUM 函数在同一工作表中求和比较简单，如果需要对不同工作表的多个区域进行 求和，可以采用以下方法：选中 Excel XP“插入函数”对话框中的函数， “确定”后打开“函数参数”对话框。切换至第一个 工作表，鼠标单击“number1”框后选中需要求和的区域。如果同一工作表中的其他区域需要 参与计算，可以单击“number2”框，再次选中工作表中要计算的其他区域。上述操作完成后 切换至第二个工作表，重复上述操作即可完成输入。 “确定”后公式所在单元格将显示计算结 果。 应用实例二：SUM 函数中的加减混合运算 财务统计需要进行加减混合运算， 例如扣除现金流量表中的若干支出项目。 按照规定， 工作表中的这些项目没有输入负号。这时可以构造“=SUM（B2:B6，C2:C9，-D2，-E2） ”这样 的公式。其中 B2:B6，C2:C9 引用是收入，而 D2、E2 为支出。由于 Excel 不允许在单元格引 用前面加负号，所以应在表示支出的单元格前加负号，这样即可计算出正确结果。即使支出 数据所在的单元格连续，也必须用逗号将它们逐个隔开，写成“=SUM（B2:B6，C2:C9，-D2， -D3，D4） ”这样的形式。 应用实例三：及格人数统计 假如 B1:B50 区域存放学生性别，C1:C50 单元格存放某班学生的考试成绩，要想统计 考试成绩及格的女生人数。可以使用公式“=SUM（IF（B1:B50=″女″，IF（C1:C50&=60，1， 0）），由于它是一个数组公式，输入结束后必须按住 Ctrl+Shift 键回车。公式两边会自动 ）” 添加上大括号， 在编辑栏显示为 “{=SUM （IF （B1:B50=″女″， （C1:C50&=60， 0）） ， IF 1， ） }” 这是使用数组公式必不可少的步骤。 B、 平均值函数 AVERAGE 语法：AVERAGE（number1，number2，．） ．．。 参数：number1、number2．．是需要计算平均值的 1～30 个参数。 ． 注意： 参数可以是数字、 包含数字的名称、 数组或引用。 数组或单元格引用中的文字、 逻辑值或空白单元格将被忽略，但单元格中的零则参与计算。如果需要将参数中的零排除在 外，则要使用特殊设计的公式，下面的介绍。 应用实例一：跨表计算平均值 标签名为“一班”“二班”和“三班”的工作表存放各班学生的成绩，则它们的总平 、 均分计算公式为“=AVERAGE（一班!C1:C36，三班!C1:C32，三班!C1:C45）。式中的引用输入 ” 方法与 SUM 跨表求和时相同。 应用实例二：忽略零的平均值计算公式 假设 A1:A200 随机存放包括零在内的 48 个数值， AVERAGE 参数中去掉零引用很麻烦， 在 这种情况可以使用公式“=AVERAGE（IF（A1:A200&&0， A1:A200，″″）。公式输入结束后按住 Ctrl+Shift 回车，即可对 A1:A200 中的数值 ” （不包括零）计算平均值。 C、 逻辑函数 IF 语法：IF（logical_test，value_if_true，value_if_false） 。 参数： logical_test 是结果为 true 真） false 假） （ 或 （ 的数值或表达式； value_if_true 是 logical_test 为 true 时函数的返回值，如果 logical_test 为 ture 并且省略了 value_if_true，则返回 true。而且 value_if_true 可以是一个表达式；value_if_false 是 logical_test 为 false 时 函 数 的 返 回 值 。 如 果 logical_test 为 false 并 且 省 略6value_if_false，则返回 false。Value_if_false 也可以是一个表达式。 应用实例一：个人收入调节税计算 假设个人收入调节税的稽征办法是：工资在 1000 元以下的免征调节税，工资 1000 元 以上至 1500 元的超过部分按 5%的税率征收，1500 元以上至 2000 元的超过部分按 8%的税率 征收，高于 2000 元的超过部分按 30%的税率征收。 假如工作表的 B 列存放职工姓名， 列存放工资， C 选中 D 列的空白单元格输入公式 “=IF （C2&=1000， ″″， （ IF （C2-1000） &=1500， （C2-1000） *0.05， （C2-E2&=1500， IF （C2-1500） *0.08，IF（C2&2000， （C2-2000）*0.3））” ）），回车后即可计算出 C2 工资应缴纳的收入调节 税。 公式中的 IF 语句是逐次计算的，如果第一个逻辑判断 C2&=1000 成立，则公式所在单 元格被填入空格；如果第一个逻辑判断式不成立，则计算第二个 IF 语句；直至计算结束。如 果税率征收标准发生了变化， 只须改变逻辑和计算式中的值， 1000、 如 1500 和 2000 等即可。 应用实例二：消除无意义的零 用 SUM 函数计算工资总额等问题时，若引用的全部参数均为空白单元格，公式仍然会 计算出一个“0” 。这样打印出来的报表不仅很不美观。为此可将计算公式设计为“=IF（SUM （A1:B1，D2:E8）&&0，SUM（A1:B1，D2:E8） ，″″），即是当 SUM（A1:B1，D2:E8）计算结 ” 果不等于零时，公式所在单元格显示 SUM（A1:B1，D2:E8）的计算结果，否则显示一个空格。 上面这个问题在财务计算中依然存在，如公式“=A1-A6-A9”有可能为零或显示负数。 为了避免打印零或负数，可以设计公式“=IF（A2-A6-A9=0，″″，IF（A2-A6-A9&0，RMB （A2-A6-A9）A2-A6-A9）”当 A2-A6-A9=0 时在单元格中填写零， ， ）。 否则进行下一个逻辑判断。 如果 A2-A6-A9&0 则在结果前添加一个“￥”符号，否则进行正常运算直至结束。 应用实例三：多条件求和 假设 C1:C460 区域内存放着职工的职称，D1:D460 区域存放着职工的性别。如果要统 计具有高级职称的男性职工总数， 可以使用公式 “=SUM IF C1:C460=″高级″，（D1:D460=″ （ （ IF 男″，1，0））。这是一个数组公式，输入结束后按住 Ctrl+Shift 回车即可计算出结果。 ）” D、 快捷方式或链接创建函数 HYPERLINK 语法：HYPERLINK（link_location，friendly_name） 。 参数：link_location 是文件的路径和文件名，它可以指向文档中的某个具体位置。 如 Excel 工作表中的特定单元格或区域， 或某个 Word 文档中的书签， 也可以指向硬盘中的文 件或是 Internet 或 Intranet 的 URL。 Friendly_name 为单元格中显示的链接文字或数字， 它 用蓝色显示并带有下划线。如果省略了 friendly_name，单元格就将 link_location 显示为 链接。 应用实例：管理文档或网站地址 如果你拥有大量文档或收集了许多网站地址，管理起来一定有困难。如果能够将其中 的文档名、 等与文档等对象链接起来， URL 不仅管理方便， 还可以直接打开文档或访问站点。 具体操作方法是：首先根据文档类型建立管理工作表，其中的文件名或网站名必须使用以下 方法输入：选中一个空白单元格，单击 Excel XP 工具栏中的“粘贴函数”按钮，打开“粘贴函数”对话框，在“函数分类”框下选 中“查找与引用” ，然后在“函数名”框内找到 HYPERLINK 函数。单击对话框中的“确定”按 钮，弹出“HYPERLINK”函数向导。在“link_location”框中输入文件的完整路径和名称（包 括扩展名） ，如“C:＼my documents＼IT 网站集锦.doc” ，然后在“friendly_name”框中输入文件名（如“IT 网站集锦”。 ） 确认输入无误单击 “确定” 按钮， 所选单元格即出现带下划线的紫色文件名 “IT 网站集锦” 。7此后你就可以从工作表中打开文档，方法是：打开工作表，在其中找到需要打开的文 件。箭头光标指向文件名会变成手形，若停留片刻则会显示该文件的完整路径和名称，单击 则会调用关联程序将文件打开。 如果你收集了许多网站的 URL， 还可以用此法建立一个大型 “收藏夹” 既可以用 Excel 。 的强大功能进行管理，又可以从工作表中直接访问 Web 站点。 E、 计数函数 COUNT 语法：COUNT（value1，value2，．） ．．。 参数：value1，value2．．是包含或引用各类数据的 1～30 个参数。 ． 注意：COUNT 函数计数时数字、日期或文本表示的数字会参与计数，错误值或其他无 法转换成数字的文字被忽略。如果参数是一个数组或引用，那么只有数组或引用中的数字参 与计数；其中的空白单元格、逻辑值、文字或错误值均被忽略。 应用实例：及格率统计 假如 C1:G42 存放着 42 名学生的考试成绩，在一个空白单元格内输入公式“=COUNTIF （C1:C42，″&=60″）/COUNTA（C1:C42） ”回车，即可计算出该列成绩的及格率（即分数为 60 及以上的人数占总人数的百分比） 。 F、 最大值函数 MAX、最小值函数 MIN 语法：MAX（number1，number2，．） ．．，MIN（number1，number2，．） ．．。 参数：number1，number2．．是需要找出最大值（最小值）的 1 至 30 个数值、数组或 ． 引用。 注意：函数中的参数可以是数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本形式，如果参数 是不能转换为数字的内容将导致错误。如果参数为数组或引用，则只有数组或引用中的数字 参与计算，空白单元格、逻辑值或文本则被忽略。 应用实例：查询最高分（最低分） 假如 C1：G42 存放着 42 名学生的考试成绩，则选中一个空白单元格，在编辑栏输入公 式“=MAX（C1:C42），回车后即可计算出其中的最高分是多少。 ” 如果将上述公式中的函数名改为 MIN，其他不变，就可以计算出 C1：G42 区域中的最 低分。 G、 条件求和函数 SUMIF 语法：SUMIF（range，criteria，sum_range） 。 参数：range 是用于条件判断的单元格区域，criteria 是由数字、逻辑表达式等组成 的判定条件，sum_range 为需要求和的单元格、区域或引用。 应用实例：及格平均分统计 假如 A1:A36 单元格存放某班学生的考试成绩， 若要计算及格学生的平均分， 可以使用 公式 “=SUMIF （A1:A36， ″&=60″， A1:A36） /COUNTIF （A1:A36， ″&=60″） 公式中的 。 “=SUMIF （A1:A36，″&=60″，A1:A36） ”计算及格学生的总分，式中的“A1:A36”为提供逻辑判断依 据的单元格引用， “&=60”为判断条件，不符合条件的数据不参与求和，A1:A36 则是逻辑判 断和求和的对象。公式中的 COUNTIF（A1:A36，″&=60″）用来统计及格学生的人数。H、贷款偿还计算函数 PMT语法：PMT（rate，nper，pv，fv，type）. 参数：如今贷款买房子或车子的人越来越多，计算某一贷款的月偿还金额是考虑贷款8的重要依据，Excel XP 提供的 PMT 函数是完成这一任务的好工具。语法中的 rate 是贷款利率；nper 为贷 款偿还期限；pv 是贷款本金；fv 为最后一次付款后剩余的贷款金额，如果省略 fv，则认为 它的值为零；type 为 0 或 1，用来指定付款时间是在月初还是月末。如果省略 type，则假设 其值为零。 应用实例：购房还款金额 假如你为购房贷款十万元，如果年利率为 7%，每月末还款。采用十年还清方式时，月 还款额计算公式为“=PMT（7%/12，120，-100000）。其结果为￥-1，161.08，就是你每月须 ” 偿还贷款 1161.08 元。 I、 样本的标准偏差函数 STDEV 语法：STDEV（number1，number2，．） ．．。 参数： number1， number2，． 为对应于总体样本的 1 到 30 个参数， ．． 它们可以是数值、 引用或数组。 注意：STDEV 函数的参数是总体中的样本，并忽略参数中的逻辑值（true 或 false） 和文本。如果需要用全部数据计算标准偏差，则应使用 STDEVP 函数。如果参数中的逻辑值和 文本不能忽略，请使用 STDEVA 函数。 应用实例一：成绩离散度估计 假设某班共有 36 名学生参加考试， 随机抽取的五个分数为 A1=78、 A2=45、 A3=90、 A4=12 和 A5=85。如果要估算本次考试成绩相对平均分的离散程度，即学生的考试成绩偏离平均分 的多少，可以使用公式“=STDEV（A1:A5）。其计算结果为 33.，标准偏差的数值越 ” 大成绩越分散。 应用实例二：质量波动估计 质量控制等场合也能用到 STDEV 函数，如从一批钢丝绳中随机抽出若干进行试验，分 别测出它们的抗拉强度。根据 STDEV 函数的计算结果即可判断钢丝绳的抗拉强度是否分散， 如果计算的标准偏差比较小，说明抗拉强度的一致性好，质量比较稳定。反之说明钢丝绳的 质量波动较大，抗拉强度不够一致。 J、 排序函数 RANK 语法：RANK（number，ref，order） 。 参数：number 是需要计算其排位的一个数字；ref 是包含一组数字的数组或引用（其 中的非数值型参数将被忽略） ；order 是用来说明排序方式的数字（如果 order 为零或省略， 则以降序方式给出结果，反之按升序方式） 。 应用实例：产值排序 假如图 1 中的 E2、E3、E4 单元格存放一季度的总产值。 (图 1) 计算各车间产值排名的方法是：在 F2 单元格内输入公式“=RANK（E2，$E$2:$E$4）， ” 敲回车即可计算出铸造车间的产值排名是 2。再将 F2 中的公式复制到剪贴板，选中 F3、F4 单元格按 Ctrl+V， 就能计算出其余两个车间的产值排名 3 和 1。 如果 B1 单元格中输入的公式 为“=RANK（E2，$E$2:$E$4，1），则计算出的序数按升序方式排列，即 2、1 和 3。 ” 需要注意的是：相同数值用 RANK 函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续数 字的序数空缺。假如上例中 F2 单元格存放的数值与 F3 相同，则按本法计算出的排名分别是 3、3 和 1（降序时） 。即 176.7 出现两次时，铸造和维修车间的产值排名均为 3，后续金工车 间的排名就是 1（没有 2） 。 K、 四舍五入函数 语法：ROUND（number，num_digits） 。9参数：number 是需要四舍五入的数字；num_digits 为指定的位数，number 将按此位 数进行四舍五入。 注意：如果 num_digits 大于 0，则四舍五入到指定的小数位；如果 num_digits 等于 0，则四舍五入到最接近的整数；如果 num_digits 小于 0，则在小数点左侧按指定位数四舍五入。 应用实例：消除计算误差 假设 Excel 工作表中有 D2=356.68、E2=128.12，需要将 D2 与 E2 之和乘以 0.1，将计 算结果四舍五入取整数，再将这个结果乘以 1.36（取两位小数）得到最终结果。 一般用户的做法是选中某个单元格（如 F2） ，使用“单元格”命令将它的小数位数设 为零，然后在其中输入公式“F2=（D1+E1）*0.1” 。再将 G2 单元格的小数位数设成两位，最 后把 F2*1.36 的结果存入其中就可以了。 从表面上看， 上述方法没有什么问题。 （D1+E1） 因为 *0.1 在 F2 单元格显示 48 （注意： 是显示 48） 如果 F2 单元格的小数位数为零， ， （D1+E1） *0.1 经四舍五入后的结果就是 48。接下去却出了问题，因为 F2*1.36 的计算结果是 65.90，根本 不是 48*1.36 的正确结果 65.28，其中 65.90 是（D2+E2）*0.1 未经四舍五入直接乘以 1.36 的结果。 以上计算结果说明： “单元格格式”“数字”选项卡设置的“小数位数” 、 ，只能将单元 格数值的显示结果进行四舍五入，并不能对所存放的数值进行四舍五入。换句话说，单元格 数值的显示结果与实际存放结果并不完全一致，如果不注意这个问题，计算工资等敏感数据 就会出现错误。 例如在上例中， 单元格内的数值虽然显示为 48， F2 但实际存放的却是 48.45， 自然得出了 48.45*1.36=65.90 的结果（按计算要求应为 65.28） 。 要解决这个问题并不难，你只须在 G2 单元格内输入公式“=（ROUND（ （D2+E2）*0.1， 0） *1.36” 就可以按要求计算出正确结果 65.28。 ） ， 式中的 ROUND 函数按指定位数对 （D2+E2） “ *0.1”进行四舍五入，函数中的参数 0 将“ （D2+E2）*0.1”四舍五入到最接近的整数。 L、 条件计数函数 COUNTIF 语法：COUNTIF（range，criteria） 。 参数：range 为需要统计的符合条件的单元格区域；criteria 为参与计算的单元格条 件，其形式可以为数字、表达式或文本（如 36、″&160″和″男″等） 。条件中的数字可以 直接写入，表达式和文本必须加引号。 应用实例：男女职工人数统计 假设 A1:A58 区域内存放着员工的性别，则公式“=COUNTIF（A1:A58，″女″） ”统计其中 的女职工数量， “=COUNTIF（A1:A58，″男″） ”统计其中的男职工数量。 COUNTIF 函数还可以统计优秀或及格成绩的数量，假如 C1：G42 存放着 42 名学生的考 试成绩，则公式“=COUNTIF（C2：G2，″&=85″） ”可以计算出其中高于等于 85 分的成绩数 目。如将公式改为“=COUNTIF（C2：G2，″&=60″），则可以计算出及格分数的个数。 ” M、 百分排位预测函数 PERCENTILE 语法：PERCENTILE（array，k） 。 参数： array 为定义相对位置的数值数组或数值区域， 为数组中需要得到其百分排位 k 的值。 注意：如果 array 所在单元格为空白或数据个数超过 8191，则返回#NUM！错误。如果 k&0 或 k&1，则返回#NUM！错误。如果 k 不是 1/（n-1）的倍数，该函数使用插值法确定其百 分排位。 应用实例：利润排行预测 假设 C1:C60 区域存放着几十个公司的利润总额。 如果你想知道某公司的利润达到多少，10才能进入排名前 10%的行列，可以使用公式“=PERCENTILE（C1:C60，0.9）。如果计算结果 ” 为 9867 万元，说明利润排名要想进入前 10%，则该公司的利润至少应当达到 9867 万元。 N、 数值探测函数 ISNUMBER 语法：ISNUMBER（value） 。 参数：如果 value 为数值时函数返回 ture（真） ，否则返回 false（假） 。 应用实例一：无错误除法公式 如果工作表为 C1 设计了公式“=A1/B1” ，一旦 B1 单元格没有输入除数，就会在 C1 中 显示错误信息“＃DIV／0！。这不仅看起来很不美观，一旦作为报表打印还可能引起误会。 ” 为避免上面提到的问题出现，可将 C1 单元格中的公式设计成“=IF（ISNUMBER（B1） ， A1/B1，″″）。式中的 ISNUMBER 函数对 B1 单元格进行探测，当 B1 被填入数值时返回 true ” （真） ，反之返回 false（假） 。为真时 IF 函数执行 A1/B1 的运算，为假时在 C1 单元格中填 入空格。 应用实例二：消除无意义的零 使用 SUM 函数计算工资总额时，若引用的单元格区域没有数据，Excel 仍然会计算出 一个结果“0” 。这样打印出来的报表不符合财务规定，为此可将公式设计成“=IF（ISNUMBER （A1:B1） ，SUM（A1:B1） ，″″）。 ” 式中 ISNUMBER 函数测试 SUM 函数所引用的单元格区域是否全部为空，当不为空时返回 true（真） ，反之返回 fales （假） 。为真时 IF 函数执行 SUM（A1:B1） ，为假时在存放计算结果的 F1 单元格中填入空格， 这样即可避免在 F1 单元格中出现“0” 。 O、 零存整取收益函数 PV 语法：PV（rate，nper，pmt，fv，type） 。 参数：rate 为存款利率；nper 为总的存款时间，对于三年期零存整取存款来说共有 3*12=36 个月；pmt 为每月存款金额，如果忽略 pmt 则公式必须包含参数 fv；fv 为最后一次 存款后希望得到的现金总额， 如果省略了 fv 则公式中必须包含 pmt 参数； type 为数字 0 或 1， 它指定存款时间是月初还是月末。 应用实例：零存整取收益函数 PV 假如你每月初向银行存入现金 500 元， 如果年利 2.15% 按月计息， （ 即月息 2.15%/12） 。 如果你想知道 5 年后的存款总额是多少，可以使用公式“=FV（2.15%/12，60，-500，0，1） ” 计算，其结果为￥31，698.67。 式中的 2.15%/12 为月息；60 为总的付款时间，在按月储蓄的情况下为储蓄月份的总 和；-500 为每月支出的储蓄金额（-表示支出） 表示储蓄开始时账户上的金额，如果账户 ；0 上没有一分钱，则为 0 否则应该输入基础金额；1 表示存款时间是月初还是月末，1 为月初 0 或忽略为月末。 P、 内部平均值函数 TRIMMEAN 语法：TRIMMEAN（array，percent） 。 参数： array 为需要去掉若干数据然后求平均值的数组或数据区域； percent 为计算时 需要除去的数据的比例，如果 percent = 0.2，说明在 20 个数据中除去 4 个，即头部除去 2 个尾部除去 2 个。如果 percent=0.1，则 30 个数据点的 10%等于 3，函数 TRIMMEAN 将在数据首尾各 去掉一个数据。 应用实例：评比打分统计 歌唱比赛采用打分的方法进行评价，为了防止个别人的极端行为，一般计算平均分数 要去掉若干最高分和最低分。 假如 B1:B10 区域存放某位歌手的比赛得分， 则去掉一个最高分11和一个最低分后的平均分计算公式为“=TRIMMEAN（B1:B10，0.2）。公式中的 0.2 表示 10 ” 个数据中去掉 2 个（10×0.2） ，即一个最高分和一个最低分。 Q、 日期年份函数 YEAR 语法：YEAR（serial_number） 。 参数：serial_number 为待计算年份的日期。 应用实例： “虚工龄”计算 所谓“虚工龄”就是从参加工作算起，每过一年就增加一年工龄，利用 YEAR 函数计算 工龄的公式是“=YEAR（A1）-YEAR（B1）。公式中的 A1 和 B1 分别存放工龄的起止日期，YEAR ” （A1）和 YEAR（B1）分别计算出两个日期对应的年份，相减后得出虚工龄。 R、 起止天数函数 DAYS360 语法：DAYS360（start_date，end_date，method） 。 参数：start_date 和 end_date 是用于计算期间天数的起止日期，可以使用带引号的 文本串（如&&） 、系列数和嵌套函数的结果。如果 start_date 在 end_date 之后， 则 DAYS360 将返回一个负数。 S、 取整函数 TRUNC 语法：TRUNC（number，num_digits） 。 参数：number 是需要截去小数部分的数字，num_digits 则指定保留到几位小数。 应用实例： “实工龄”计算 实际工作满一年算一年的工龄称为“实工龄” ，如 1998 年 6 月 1 日至 2001 年 12 月 31 日的工龄为 3 年。计算“实工龄”的公式是“= TRUNC（ （DAYS360（″″，″″） ）/360，0），公式中的 DAYS360 ” （″″，″″）计算两个日期相差的天数，除以 360 后算出日期相差的 年份（小数） 。最后 TRUNC 函数将（DAYS360（A1，B1）/360 的计算结果截去小数部分，从而 得出“实工龄” 。如果计算结果需要保留一位小数，只须将公式修改为“= TRUNC（ （DAYS360（″″，″″） ）/360，1） ”即可。 如果你要计算参加工作到系统当前时间的实工龄，可以将公式修改为“= TRUNC（ （DAYS360（″″，NOW（））/360，0）。其中 NOW（）函数返回当前 ） ” 的系统日期和时间。 T、 字符提取函数 MID 语法：MID（text，start_num，num_chars）或 MIDB（text，start_num，num_bytes） 。 参数： text 是含有要待提取字符的文本， start_num 是要提取的第一个字符的位置 （其 中第一个字符的 start_num 为 1 以此类推） ，num_chars 指定 MID 从文本中提取的字符个数， Num_bytes 指定 MIDB 从文本中提取的字符个数 （按 字节计算） 。 应用实例：姓氏提取和统计 假如工作表 C 列存放着职工的姓名，如果想知道某一姓氏的职工人数，可以采用以下 方法。首先使用公式“=MID（C1，1，1） ”或“=MIDB（C1，1，2） ，从 C1 中提取出职工的姓 氏，采用拖动或复制的方法即可提取其他单元格中的职工姓氏。然后使用公式“=COUNTIF （D1:D58，″张″） ”统计出姓张的职工数量，随后改变公式中的姓氏就可以统计出其他姓氏 职工的数量。 第三节、 Excel XP 数据库速成 Excel XP 具有强大的数据库功能，对包含大量数据的表格进行排序、筛选等处理易如 反掌，下面介绍常用的数据库操作。 1．数据排序12Excel XP 第一行的单元格具有特殊作用，其中的文字相当于数据库字段名，可作为关 键字参与排序、记录单等各种操作。 （1）文本排序 选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序，Excel 提供了比较好的解决办法。如果你要 将图 1 数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法：选中排序关键字所在列（或行） 的首个单元格，单击 Excel“数据”菜单下的“排序”命令打开对话框，再单击其中的“选 项”按钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序” ，再根据数据排列方向选择“按 行排序”或“按列排序”“确定”后回到“排序”对话框。如果你的数据带有标题行（如“单 ， 位”之类） ，则应选中“有标题行” （反之不选） ，然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其 中的“单位” ，选中排序方式（ “升序”或“降序” ）后“确定” ，表中的所有数据就会据此重 新排列。此法稍加变通即可用于“第一名”“第二名”等文本的排序，请大家自行摸索。 、 （2）自定义排序 如果你要求 Excel 按照“金工车间”“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重排工 、 作表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方法解决： 首先单击 Excel“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自定义序列” 选项卡。 选中左边 “自定义序列” 下的 “新序列” 光标就会在右边的 ， “输入序列” 框内闪动， 你就可以输入“金工车间”“铸造车间”等自定义序列了，输入的每个序列之间要用英文逗 、 号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表，可以选中序列所在的 单元格区域单击 “导入” 这些序列就会被自动进入 ， “输入序列” 无论采用以上那种方法， 框。 单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中备用。 使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是你要打开“排序选项”对话框 中的“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。回到“排 序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”“确定”后即可完成数据的自定义排序。 ， 2．数据检索 如果 Excel XP 工作表中的数据字段很多时，查看一条或几条记录需要左右滚动屏幕，此时可以采 用以下方法检索并查看：单击“数据”菜单下的“记录单”命令打开对话框（图 2） 。 再次单击其中的 “条件” 按钮。 对话框中的字段就会变成空白等待输入， 并且 “条件” 按钮变为“表单”按钮。在对话框的相应字段位置输入条件，如果在“序号”字段框内输入 12 回车， 则序号为 12 的数据就会显示在对话框中。 当然， 你输入的检索条件可以使用&、 &=、 &、 &=、&&逻辑符号。例如单击“条件”按钮后在“总分”框内输入“&170” ，则表示检索总分大 于 170 的记录，回车后第一条大于 170 的数据就会显示在对话框中。继续单击“上一条”或 “下一条”按钮，可以查看检索出来的其他数据。 3．数据筛选 上面介绍的方法可以检索满足某一条件的记录，但是检索条件比较复杂时（如检索总 分大于 170 和小于 120 的纪录） ，这种检索方法就无能为力了。此时可以使用 Excel XP 提供的自定义筛选功能，操作方法是：单击“数据”“筛选”子菜单下的“自动筛 、 选”命令，每个字段名的右侧会出现一个下拉按钮。根据你要筛选的字段单击下拉按钮，在 下拉菜单中选择“自定义”命令打开对话框（图 3） 。 单击第一行左侧的下拉按钮，选择其中的“大于” ，然后在其右边输入 170；按相同方 法在第二行中选择“小于” ，并在右边输入 120，选中两行中间的“或”后单击“确定”按钮， 工作表会自动显示所有符合筛选条件的记录。筛选出来的记录可以执行复制等操作，如果你 要清除筛选结果，只要将“数据”“筛选”子菜单下的“自动筛选”前的选中标记去掉即可。 、 4．数据汇总13小计、合计是应用非常广泛的数据统计方式，Excel XP 分类汇总是此类操作的高手。你只要将光标放在工作表的任一单元格中，单击“数 据” 菜单下的 “分类汇总” 命令打开对话框。 如果要对某个班级的数学、 语文成绩进行汇总， 则应在“分类字段”中选中“班级” ，在“汇总方式”中选择“求和” ，在“选择汇总项”中 选中“数学”和“语文” 。如果选中“汇总结果显示在数据下放” ，单击“确定”按钮后汇总 结果会显示在工作表数据的下面，反之则会显示在工作表数据上方。如果你想清除工作表中 的分类汇总结果，只要打开“分类汇总”对话框，单击其中的“全部删除”按钮就可以了。 5．数据透视表 数据透视表是 Excel XP 数据库功能的重要组成部分，它能够非常灵活的汇总数据。如果你要对一个学生成 绩工作表进行统计，计算所有学生的数学成绩总分，采用数据透视表可以快速完成任务。 单击“数据”菜单下的“数据透视表和数据透视图”命令打开向导，首先选择数据源 类型和创建的报表类型，完成后单击“下一步”按钮。这时要选择建立数据透视表的数据区 域，你只要用鼠标在工作表中拖动即可将引用的数据区域放入对话框。接着选择数据透视表 的位置，可以选择“新建工作表”或“现有工作表” 。单击“完成”按钮，将“数据透视表字 段列表”中的“数学”拖入工作表的指定位置，Excel XP 会立刻计算出所有学生的数学成绩合计。 6．数据查找 数据筛选的对象是工作表中的某条记录，这里介绍的查找对象则是单元格中的数据， Excel XP 可以执行的查找有以下几种类型： （1）普通查找 它利用编辑菜单中的查找命令查找特定的数据，操作方法如下：单击“编辑”菜单中 的“查找”命令，打开“查找”对话框。在“查找内容”后输入要查找的内容，单击“查找 下一个” 按钮， 光标就会停留在首先发现数据的单元格中。 如果没有发现要查找的数据， Excel XP 会弹出对话框告知用户。 （2）特殊查找 特殊查找可以找出包含相同内容（如文本）或格式的所有单元格，或者存在内容差异 的单元格，其操作步骤如下：如果你要找出工作表中含有文本的所有单元格，请选中含有文 本任意一个单元格，然后单击“编辑”菜单中的“定位”命令。再单击对话框中的“定位条 件”按钮，选中“定位条件”对话框中的“常量” ，再选中复选项中的“文本” 。单击“确定” 按钮后，所有符合条件的所有单元格就会选中。 如果你要找出数据行或列中与活动单元格不匹配的部分，可以打开“定位条件”对话 框。如果需要找出特定行中与活动单元格不同的单元格，可以选择“行内容差异单元格” ；若 要找出列中与活动单元格不同的单元格，则应选中“列内容差异单元格” ，单击“确定”按钮 即可完成查找。 第四节、 Excel XP 网络集成 1．Web 数据共享 Excel XP 可以从网页中导入数据进行分析。你只须选择“数据”“导入外部数据”子 、 菜单下的“导入数据” ，在“选取数据源”对话框中找到 Web 页，单击“打开”按钮就可以将 其导入 Excel。当你进行过一次数据导入后，用鼠标右键单击打开的网页，可以看到快捷菜 单中增添了“导出到 Microsoft Excel”命令。如果希望从远程数据源导入数据，则应使用“数据连接向导” ，它可以 从 Microsoft SQL14Server、开放式数据库连接（ODBC）以及联机分析处理（OLAP）等数据源中查找并导 入数据。 此外，Excel XP 可以直接粘贴 Word XP 表格，从而共享其中的数据，进一步扩大了两 者协同工作的范围。 2．E-mail 功能 Excel 的“常用”工具栏带有一个“电子邮件”按钮。单击它可以在当前窗口显示一 个邮件发送工具栏，其界面与 Outlook Express 很相似，你只要输入收件人的 E-mail 地址和主题等，就可以将文件以附件或 正文的形式发送出去。作为正文发送时，只须填写对方的 E-mail 地址，并在“主题”栏内进 行简单介绍，然后单击“发送该工作表”按钮（如果你选中了工作表中的部分区域，该按钮 变成“发送所选区域” ）即可。当其他用户收到邮件后，可以直接对正文进行编辑修改，处理 完毕后用同样方法将文件发给你。单击“附加文件按钮” ，可以打开“插入附件”对话框，像 Outlook Express 那样插入并发送附件。 3．网页保存和预览 Excel XP“文件”菜单下有一条“保存为 Web 页”命令，用户可以选择将工作簿或当前工作 表保存为 Web 页（HTML、XML） ，还可以在工作表中添加交互功能。 Excel XP 内建了网页浏览功能，如果你想将工作表发布到网上，只要单击“文件”菜 单下的“Web 页预览”命令，Excel XP 就会自动调用 IE 打开工作表。 第二章、 体验 Microsoft office XP王艳菲 本月上旬， 微软宣布将它的下一代操作系统 Whistler 和办公软件 Office 10 分别 更名为 Windows XP 和 Office XP，并于今年内推出。对于 Windows XP，大家都比较熟悉了(本报曾于 2000 年第 47 期作过详细报道)，而对于 Office XP，我们就感到比较神秘了。XP 是英文“体验”(Experience)的意思，如果你想一睹 Office XP 的真面目，那就随本文一起来体验一番吧。 第一节、 随用随变的“工作助理窗” 当你第一次启动 Office XP 并创建一个新文档后，每一个 Office 应用程序都开一个“工作助理窗” ，在“工作 助理窗”里显示了一系列常用的任务命令，而这些任务命令会随你执行的不同操作而变。 Office XP 中另一个“酷”的特性就是“格式比较功能” ，你可以对两段选中的文本进行格式 对比，看看它们之间有什么区别。此外，它还可以使你进行邮件合并。(图) 第二节、 随需随出的“智能标签” 当你在 Word 中拷贝一段文字时， Word 就会在拷贝的文本后添加一个 “智能标签” ， 单击该图标后会弹出一个下拉菜单，在菜单中提供了许多格式选项。智能标签总是在你需要 它的时候出现，当你执行了其他任务后它就会自动消失，取而代之的是新的“智能标签” 。 第三节、 其他新特性 恢复数据：在 Office XP 中，如果 Word、Excel、PowerPoint 这三个软件中的任15何一个崩溃了，都会弹出一个对话框并帮助你恢复数据和重启软件。 加密功能： 以前版本的 Word 和 Excel 都提供了文档加密选项， 而现在 PowerPoint 也将拥有加密功能，这样你的演示文档就不会轻易被人看到了。 Office 助手：那个有点令人讨厌的 Office 助手相信没有多少人会用它， Office 在 XP 中它在缺省方式下不再是开启的，如果你真的喜欢它的话，可以手动打开它。 搜索特性： Office XP 中新的搜索特性将给你一个耳目一新的感觉，除了可以输 入你想查找的文本外，还可以限制搜索的文件类型、文档拥有者、字数等相关信息。 改进剪贴板：Office XP 在用户界面上有了很多改进。Word 可以让你把文档中非 连续的部分放到剪贴板中，新的 Office 剪贴板将可以储存 24 个剪贴内容，并且在每一个剪 贴项目前都有一段简短的文字说明。 绘图工具栏：新的绘图工具栏也能和 Office XP 很好结合，它提供一个图表选项 可以让你添加组织图表、圆形图表等各种各样的图表。 第四节、 组件的改进 前面讲到的一些新特性大部分都是整个 Office XP 都拥有的，对于个别的应用程 序还有一些特定的改变值得你关注。 1.Word 的随意翻译功能 Word 将会自带英语、法语和西班牙语等语言包，你可以随意翻译单词或选中的文 本。Word 支持数字签名，这样就可以显示出该文档是否被修改过。而表格功能也有了很大的 改进：你可以用拖放操作来拷贝整个表格，表格排序功能也有了明显的增强。 2.Excel 的帮助修复错误功能 在 Excel 中一旦公式发生错误将会自动触发“智能标签”以帮助你修复错误。如 果你输错了一个公式，在单元格的一角会出现一个绿色三角形以示警告。值得一提的是，新 的边界绘图工具可让你轻松设置表格的边框颜色和样式。 3.PowerPoint 的增加打印预览功能 PowerPoint 的动画选项和界面在新版中得到了增强，并且增加了打印预览功能。 在打印 PowerPoint 演示文稿时，你还能同时打印注释页面。 4.FrontPage 的增强处理表格功能 FrontPage 总体上没有太大的改进， 只是增强了处理表格的功能和网站发布功能。 5.Access 的支持表格功能 Access 将会支持表格，这样你就不必到 Excel 中去创建表格了。 总体来说，Office XP 主要的变革还是在人机界面的友好性方面，功能上并没有 质的飞跃。而且 Office XP 对内存的要求更大了，相信等到今年 5 月或 6 月时，正式版的 Office XP 一定不会 令人失望的！ 第三章、 EXCEL 小技巧宏宏 当我们在 Excel 中输入公式时通常都以“=”开头，否则 Excel 就会把它当作字符 串而不是公式加以计算。如果你觉得每次都要以“=”开头不方便，你也可以进行如下设置： 选择“工具”菜单中的“选项” ，在“1-2-3 的帮助”标签中选中“转换 Lotus 1-2-3 公式”选项，最后“确定” 。这样以后，当你在单元格中直接输入 1+3，回车后 即可得到结果 4， 不必输入前面的等号； 若以符号 ‘开头， 再输入 1+3， 则可得到字符串 1+3。16第四章、 唐i系统中的 ffastun.ffa 文件我们计算机用户经常会发现硬盘根目录上有这样一些的文件 ffastun.ffa、 ffastun.ffl、 ffastun.ffo、 ffastun.ffx， 并且占用大量的空间。 这些文件到底是什么文件， 可以删除它们吗？ 其实它们都是 Office 的杰作。安装了 Office97/2000 之后，一般会在“启动”中 看到下面两项内容： “office 启动(osa.exe)”和“Microsoft 文件检索(findfast.exe)” ，这 两项会在 Office 启动时自动加载，该程序可以自动检索个人计算机用户的硬盘中的 Office 及 Web 等文档，默认值为 2 小时。这就是为什么在使用计算机的过程中，有时候突然出现硬 盘指示灯狂闪而程序运行变慢的一个原因。 并且它会在每个分区中都要产生像 ffastun.ffa、 ffastun.ffl、ffastun.ffo、ffastun.ffx 类似的隐藏文件。 那这两个文件到底有什么作用呢？可不可以删除呢？有时候个人计算机用户发现 把它们从自动启动菜单中清除之后， 好像也没有什么事情发生。 其实它们只与 Office 软件有 关。如果个人计算机用户的 Word，Excel 文件很多的话，而且频繁使用，相互调用，共享数 据资源，那么加上这两个文件，以加快文件的搜索，否则就把这两个项目删除就行了。删除 方法很简单，只要到“控制面板→文件搜索”中，取消掉所有的文件检索任务即行了，当然 也可以在安装 Office 的时候选择自定义安装，在 Office 工具中不选“文件检索” 。 第五章、 Lql 在使用 Excel 电子表格时，有时我们需要输入大段文字或进行表格与文字混排， 此时若掌握一些技巧，会大大提高工作效率。 第一节、 直接输入文字 在输入词组时，若正好在词组中间需要换行，则不能用词组进行输入，只能把词 组拆开输入。用这种方法输入文字后，当我们要对输入的内容作添加或删除时，就会发现原 来整齐的排版变得杂乱了， 此时可用 “段落重排” 的方法分别对每段文字进行排版。 方法是： 文字内容改好后，先排好每段第一行文字，按段落要求首行缩进两个汉字，并在需要的位置 回车换行。接着从第二行文字开始选择需要放置文字的区域，点击“编辑菜单→填充”项， 再点击“段落重排” ，则余下的文字就会整齐排版。 第二节、 定义相关格式输入文字 1.合并单元格： 首先选择文字放置的区域， 然后依次点击 “格式→单元格→对齐” ， 在文本控制栏下选中“合并单元格”及“自动换行” 。接着可放心输入文字，若输入的文字超 出所定义的表格范围，则需要调整单元格的行高。注意这种方法在需要换段落时，要用 “Alt+Enter”键换行。 2.插入文本框：表格中需要输入较多的文字时，可采用插入文本框的方法。在绘 图工具栏中点击插入文本框图标，移动光标到需插入文字的表格内，点击光标左键并拖动鼠 标，放开鼠标后就会出现一个文本框。注意要使文本框的边框与表格线重合。调整好文本框 后，光标插入到文本框内输入文字，文字会在文本框内按要求整齐排版。 第六章、 让 Excel2000 自己操作 Excel 文字输入技巧宋文奇17第一节、自动打开文件在 Excel 2000 中有一个名叫 XLSTRAT 的文件夹，默认位置为：C:\Program Files\Office\office， 它是专门用来存放需要自动打开的文件的， 所以我们只要将要 自动打开的 Excel 文件复制到该文件夹下，你每次打开 Excel 2000 就会自动运行 XLSTRAT 文件夹中的文件，即自动将该文件打开，这样你就可以省 下“打开文件”这一步了。 但是，有许多朋友并不想将它放在 XLSTRAT 文件夹下，而将这些文件存放在某个 专门的文件夹中，如我的文档下。但存在这些文件夹下的文件不能自动打开，所以我们只能 将这个文件夹设置为“替补启动目录” ，才能使该文件夹下的文件自动打开。具体方法如下： 打开需要自动运行的 Excel 文件，再执行“工具/选项”命令，打开“选项”对话 框，选择“常规”选项卡，然后在“替换启动目录”框内输入这个文件所在的目录，接着再 单击“确定”就可以将该文件自动打开了。 第二节、 自动保存文件 大家一定会对 Word 2000 中的文件自动保存功能大加赞美，因为在使用过程中它会给我们带来许多方便， 如突然断电时可以恢复一些。其实 Excel2000 也有这个功能，只不过大家要跟我一起来实现 它。 1.加载宏 单击“工具”菜单中的“加载宏”命令，打开加载宏对话框。然后将“自动保存” (应该是最后一项)设置为选中状态， 单击 “确定” 退出。 经过上述操作后你只要点击一下 “工 具”菜单，里面就出现了“自动保存”项，而且这一项为勾选状态，表明正在执行中。 2.设定自动保存时间 单击“工具”菜单下的“自动保存”命令，打开自动保存对话框，系统默认的自 动保存时间间隔为 10 分钟， 大家可以根据自己的需要作相应的设置， 如笔者把这个时间设置 成 5 分钟一次。 如果选中其中的 “保存前提示” 则在每次自动保存之前会提示用户确认， 项， 设置完成后单击“确定”即可。 第七章、 让电子表格发出动听的声音朱忠保 假如你是一位教师，用多媒体教学已经是很普遍的了，当你要制作一张表格时， 是否想过在制作的过程中，让电子表格会发出你要对学生讲话的声音？如果你是某个企业的 业务员，要通过电子表格向客户介绍你公司的产品，而你的声音又不够甜美时，可否想过在 制作一张电子表格时，事先找一个声音甜美的人，在制作这张表格时，让她讲话，当你向客 户介绍你的商品时，只要打开这张电子表格，它就会发出那甜美的声音？又或者要向你的知 心好友介绍某一张表格的内容时，能够听到你的声音？等等。我可以告诉你，这些你都完全 可以做到。 第一节、 准备工作 启动电子制表软件 Microsoft Excel，单击“插入”菜单，在弹出的菜单中单击“对象”命令，再在弹出的对话框中 单击“对象类型”框，将光标移到“声音”上，再单击“确定”按钮，这时就会弹出“录音 机 Book1 的声音”框，将麦克风的插线插入主机箱后面的声卡的 MIC IN 的插孔里。18第二节、录制声音在你制作表格的过程中，你一边编辑表格，一边对着麦克风讲话，或者你可以打 开收录机播放音乐，又或者直接在 CD-ROM 里面播放光盘，只要将麦克风对着发声部位即可。 对好以后，再单击一下麦克风图标，随着声音的变化，可以在音频显示屏上出现声音的频率 和幅度的变化曲线，同时在音频框的右侧显示录音时间。如果录音完成，你只要单击一下停 止键即可停下来。录音完成后，你可单击放音键试听，如果你认为不满意，可以重新录制， 直到你认为满意为止。 第三节、 声音与表格的合成 录音完成后，单击“文件”菜单，单击“退出”命令。在录音机提示“??在继 续之前，是否先更新 Book1 的声音？”在弹出的对话框中单击“是(Y)”按钮，几秒钟后，代 表已录制声音的麦克风图标被编辑到表格文件内， 你可以用鼠标将它拖到文件内的任意位置， 并且将鼠标移到麦克风图标的任一角上，将该图标进行放大或缩小，而表格内的任意部分内 容都可以不用文字而用声音代替。这样，一张能发出你声音的电子表格就制作完成了。 第四节、 听表格内的声音 对于这样一张会发声的电子表格，你不但可以听取整个表格的内容，还可以听你 任意想听的某一部分内容的声音。操作如下：单击“编辑”菜单下的“声音对象”命令，在 其下级子菜单下单击“播放”命令(也可以在表格内右击麦克风图标，在弹出的快捷菜单中单 击“声音对象”下的“播放”命令)，即可以播放录制的声音。当你想听到表格内某一单元格 内的声音时，只要将麦克风图标移到该单元格内，按上述方法就可以听到，非常方便。 全部文件编辑完成以后，你可以将它保存下来，存盘方法与我们平常的存盘方法 相同。这些工作完成以后，你可以将该发声的电子表格用 E-mail 发送给你的朋友，让他们在 远方也可听到你的声音，或者你对他们的祝福。你看，多美呀！ 第八章、 EXCEL 中错误提示信息的含义及解决办法刘冠军 在 Excel 中输入计算公式后，经常会因为输入错误，使系统看不懂该公式。 在单元格中显示错误信息，常常使一些初学者手足无措。现将 Excel 中最常见的一些 错误信息，以及可能发生的原因和解决方法列出如下，以供初学者参考。 A、 #### 错误原因：输入到单元格中的数值太长或公式产生的结果太长，单元格容纳不下。 解决方法：适当增加列的宽度。 B、 #div/0！ 错误原因：当公式被零除时，将产生错误值#div/0！ 解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。 C、 #N/A 错误原因：当在函数或公式中没有可用的数值时，将产生错误值#N/A。 解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，在这些单元格中输入#N/A，公式 在引用这些单元格时，将不进行数值计算，而是返回#N/A。 D、 #NAME？ 错误原因：在公式中使用了 Microsoft Excel 不能识别的文本。 解决方法：确认使用的名称确实存在。如所需的名称没有被列出，添加相应的名称。 如果名称存在拼写错误，修改拼写错误。19E、 #NULL！ 错误原因：当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时，将产生以上错误。 解决方法：如果要引用两个不相交的区域，使用和并运算符。 F、 #NUM！ 错误原因：当公式或函数中某些数字有问题时，将产生该错误信息。 解决方法：检查数字是否超出限定区域，确认函数中使用的参数类型是否正确。 G、 #REF！ 错误原因：当单元格引用无效时，将产生该错误信息。 解决方法：更改公式，在删除或粘贴单元格之后，立即单击“撤消”按钮以恢复工作 表中的单元格。 H、 #VALUE！ 错误原因：当使用错误的参数或运算对象类型时，或当自动更改公式功能不能更正公 式时，将产生该错误信息。 解决方法：确认公式或函数所需的参数或运算符是否正确，并确认公式引用的单元格 所包含均为有效的数值。 第九章、 王东 第一节、 利用 Excel 创建序列目录 这两天在翻看 《电脑报》 1999 年的报纸， 发现在第 3 期软件版中有一篇文章 《克隆 ‘目 录’，它谈的是具有序列特征的目录的建立，如 DISK001，DISK002...等，它介绍利用一个 》 小软件来实现的方法。我在工作中曾经遇到过种情况，我是利用 Excel 来实现这个功能的。 比如要建立 Disk001 到 Disk020 共 20 个目录。打开一个 Excel 的空白工作簿，在 A1 输入 md，在 B1 中输入 Disk001；选中 A1，用鼠标拖动右下角的填充柄向下拉到 A20，这样从 A1 到 A20 全为 md；选中 B1，用鼠标拖动右下角的填充柄向下拉到 B20，结果从 B1 到 B20 为 Disk001 到 Disk020 序列。 然后选择保存， 在保存对话框中选择保存类型为 MS-DOS 文本文件， 文件名为 Test.bat， 即批处理文件。 系统会提示你不能保存格式， 不要理会它， “确定” 选择 即可。退出 Excel。将 Test.bat 文件复制到你需要创建目录的地方，执行它，你的序列目录 就自动创建好了。 第二节、 在工作表的页眉或页脚中加上文件的全文件名(路径加文件名) 在工作簿的页眉或页脚中打印上文件的全文件名是一个查询文件位置的好办法。可是 在 Excel 中用常规的方法只能插入文件名， 是不能实现像 Word 中页眉或页脚中插入文件的全 文件名的功能的。但是用 VBA 的方法就能做到。请看一个在页脚左边插入全文件名的例子： Sub InsertFullName()? ActiveSheet.PageSetup.LeftFooter = ActiveWorkbook.FullName End Sub 如果改变其中的“LeftFooter”代码为“CenterFooter”或是“RightFooter” 就可实现在页脚中间或右边插入文件的全文件名。如果你想将全文件名插入页眉的左 边、中间或右边，可以修改其中的“LeftFooter”代码为“LeftHeader” “CenterHeader”或 是“RightHeader”即可。 第三节、 Excel 表格中打印行号和列标 Excel 中一般打印时是不会打印行号(数字) 和列标(字母) 的。但由于行号和列标用于定位工作表中信息的确切位置，所以在有些特殊时候还是 Excel 应用技巧七则20需要表格上标出行号行列标的。要使行号和列标能打印机出来，你可以按以下步骤操作：单 击“文件”菜单中的“页面设置”命令，选择其中的“工作表”选项卡，选中“行号列标” 复选框即可。预览一下，你就会发现带有行号和列标的表格了。 第四节、 在多个工作表内输入相同内容 有时，我们会遇到因为某些原因要在同一个工作簿的不同工作表中某些单元格上输入 相同的内容，你这时不必利用复制、粘贴，而直接采用下述方法即可： 1.在按下 Ctrl 键的同时， 用鼠标单击需要输入相同内容的不同工作表， 使得非当前工 作表的标签变为白色，这样就为这些工作表建立了联系。 2.在其中的任意一个工作表中输入所需要的内容，这样数据就会自动出现在选中的其 它工作表之中。 3.输入完成之后，按下 Ctrl 键，使用鼠标单击先前所选择的多个工作表，解除这些工 作表之间的联系。 这个方法可以在需要输入时反复使用， 最适合于几个工作表中的内容既有相同的部分， 又有不同部分的情况。 第五节、 在 Excel 中编辑单元格中的超级链接 如果你的 Excel 单元格中有超级链接，你是否会认为编辑它是件很麻烦的事。因为当 你使用鼠标点击单元格时， 其中的超级链接将自动打开 Internet 浏览器窗口， 可那并不是你 所希望的结果。然而使用键盘会让你很容易编辑超级链接：很简单，你只要先用键盘或鼠标 定位到要编辑单元格邻近的单元格， 然后用箭头键选择要编辑的单元格， 再按下 F2 来编辑单 元格内容。编辑完成后，按 ENTER 键确认改动或者按 ESC 键取消改动。 其实对于任意的单元格来说，F2 都是有效的，只不过对于编辑带有超级链接的单元格 更有用处。 第六节、 不用公式也可以进行快速计算 你也许会遇到这样的情况，随时想知道所选中的单元格中数值的和，或者是平均值之 类的，又不想占用一格单元格来存放公式及结果。如果选中的范围随时可能变化，用公式也 处理不了这个问题。 Excel 其实提供了这个功能，它的默认操作是“求和” 。你选中一些单元格，在状态栏 中就会显示所选单元格的总和。鼠标右击状态栏，在弹出的菜单中单击“平均值” ，你就可以 在状态栏中看到平均值了。 该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、最小值、最大值。你还可利用这个方法 计算包含数字的单元格的数量(选中 “计数值” 或者计算已填充单元格的数量(选中 )， “计数” )。 第七节、 使用鼠标右键拖动单元格填充柄 大家都习惯用鼠标左键拖动单元格填充柄来自动填充数据序列。其实，使用鼠标右键 拖动单元格填充柄更加灵活。当你在一单元格内输入数据后，按住鼠标右键沿着要填充序列 的方向拖动填充柄一直到你所想要填充的范围，将会出现一个菜单，其中有三组命令选项。 第一组为“复制单元格”“以序列方式填充”“以格式填充”“以值填充” 、 、 、 ；第二组为“以天 数填充”“以工作日该充”“以月该充”“以年填充” 、 、 、 ；第三组为“线性增长”“几何增长” 、 、 “序列?” 。此时，你可以根据自己的需要选择一种填充方式。 第十章、 用 Excel 2000 建立商品月销售明细表任利民 现在市面上商务软件种类很多，但是对于普通个体经销者并不一定适用。其实，如果 电脑中装有 Office212000 就完全可以利用 Excel 电子表格管理一些简单的商务活动。 本文介绍普通个体经 销户如何用 Excel 2000 建立商品月销售明细表的一般步骤与方法。 第一节、 建立名为“2001 年某月商品销售明细表”的 Excel 文件 同时由于 Excel 默认工作簿内只有三个工作表，请点击“工具/选项”菜单，在出现的 对话框中，选“常规”选项卡，然后设置“新工作簿内的工作表数”为 32。 第二节、 建立日销售明细表 打开“2001 年 月商品销售明细表” ，双击左下“SHEET1” ，键入“1 日” ，按回车，照 此依次分别将“SHEET2、SHEET3?? SHEET31”改为“2 日、3 日??31 日” 。将“SHEET32”改为“月销售明细总表” 。分 别选单元格 A1、B1??K1，依次键入“编号、品名、规格、单位、销售数、损耗数、销售价、 进价、销售额、成本、毛利” ，选单元格 A2、A3??A21，单元格 B2、B2??B21，单元格 C2、 C3??C21，单元格 D2、D3??D21，H2、单元格 H3??H21(假设所经营的商品只有 20 种) 分别在相应的单元格中输入商品编号、品名、规格、 ，单位和进价。在单元格 A22 中键入“合 计”(如图)。 分别选单元格 i2，j2，k2，分别键入“=E2*G2”“=(E2+F2)*H2”“=I2-J2” ， ， ，选单元 格 i2， 将鼠标移至单元格右下角， 出现黑 “+” 标志后， 按住鼠标左键向下拖动至单元格 i21， 按此方法将单元格 j2，k2 分别拖至单元格 j21，k21，分别选单元格 i22，j22，k22，在单元 格中依次键入“=SUM(i2：i21)”“=SUM(j2：j21)”“=SUM(k2：k21)” ， ， 。用鼠标左键点击“1 日”表最左上角处，定义整个工作表，点“复制”按钮，接着选工作表“2 日” ，用鼠标左键 点击“2 日”表最左上角处，定义整个“2 日”表，点“粘贴”按钮，按此方法将“1 日”表 中的内容分别复制到“3 日”“4 日”??“31 日”表中。 ， 第三节、 建立月销售明细总表 选“月销售明细总表”工作表，按上述方法将“1 日”表内容复制到“月销售明细总 表”中。选单元格 E2，键入“=1 日！E2+2 日！E2??+31 日！E2” ，选单元格 E2，将鼠标对 准单元格右下角， 出现黑 “+” 标志后， 按住鼠标左键向右拖至单元格 K2。 分别选单元格 E2， F2，I2，J2，K2，按住鼠标左键向下拖动至单元格 E21，F21，21，J21，K21，选单元格 E22， 键入“=SUM(E2：E21)” ，选单元格 E22，将鼠标对准单元格右下角，出现黑“+”后，按住鼠 标左键向右拖至 K22。分别用鼠标左键点“G”“H”,选取整个“G”列、 、 “H”列,点工具栏中 “编辑”项，选“删除”按钮，删除“G”和“H”列。 至此“销售月明细表”就建成了。 第四节、 销售情况分析 “2001 年 月商品销售明细表”建好后，只须在每日销售明细表中输入销售数，损耗数和销售价 格， 其他数据都将自动生成， 每天每月的销售额， 利润和每个品种销售额， 利润都一目了然。 同时利用 Excel 2000 强大的数据处理功能进行数据查询，筛选并绘制各种动态分析曲线和图表，可以 及时掌握商品销售动态，变化情况，从而便于经营品种的订购与营销。 第十一章、 Excel 在会计中的应用 张向东 Microsoft Excel 是一个拥有大量用户的优秀电子表格程序。其优秀就在于它能在各种场合发挥22出特有的作用，对于会计工作来说更不例外。本文就 Excel 在会计工作中的应用作一些简要 介绍。 第一节、 制作会计报表 由于会计报表有动态与静态报表之分，从时间上有月报、季报、年度报表之分，还有 单位会计报表、汇总报表，个别会计报表和合并会计报表，内部会计报表、外部会计报表等 类型， 根据需要企业会计要按不同的标准进行分类填制， 因此， 尽管市面上有许多财务软件， 但具体到不同的企业应用上可能会有一定的差别，特别是一些涉及到政策性较强的部门，其 报表的个别科目名称会随不同的时期发生一定的变化。而且目前市场上财务类软件价格还比 较昂贵，一般中小企业难以承受。用 Excel 制作会计报表则能满足企业报表特别是一些临时 性报表的需要。 下面以制作“资产负债表”为例，讲述会计报表的简单制作方法。一般我们将“Excel 工作表”的第一行作为报表的表头，将第一行合并及居中后，输入标题，字号选择“20～24 号字或小初至二号字” 字体一般采用 ， “宋体字” 并加粗； 第二行留作填写 “编制单位、 日期” 等项目， 其日期的写法可先设置好单元格格式， 每次制表时， 只须输入相应阿拉伯数字即可： 选定单元格，在“格式”栏中选取“单元格式” ，再点击“数字” ，选择“日期” ，从类型中将 “1997 年 3 月 4 日”或“一九九七年三月四日”?这是 Excel 的内存模式，这两种模式会产 生不同的日期方式 选定，确定后，在该单元格中输入日期(可直接用数字输入)，如输入 “”(“00/10/1”“”“00-10-1”等都可以)，回车后，单元格内马上 、 、 显示出“2000 年 10 月 1 日”或“二○○○年十月一日”的日期；从第三行起开始制作表身， 样表制作好之后，再将各单元格对应关系输入公式，并将有公式的单元格设置为锁定保护状 态，以避免误操作删除公式。 资产负债表反映出了资产、负债和所有者权益之间的内在关系，左方和右方应该是绝 对平衡的，为防止输入数据或填制表格时发生错误，我们可以设计一个检查单元格：在表格 的底部或右侧选择一个空单元格， 在其中输入 “='资产总计数据单元格'-'负债和所有者权益 总计数据单元格'” ，那么，表格填写完毕后，此单元格内显示的数据应为“0” ，如是其他数 字，就要及时查找原因和更正。 第二节、 汇总报表 上级财会部门需要将下级单位的报表进行汇总，以前这项工作要靠手工完成，是一个 繁琐、繁重、极为耗时的工作，相信使用 Excel 进行汇总一定会使你事半功倍，大大提高工 作效率。 根据下属单位的多少复制出子报表，首先在工作簿中插入空白工作表：选择“工具” 菜单中的“选项”命令，出现“选项”对话框。单击“常规”标签，在“新工作簿内工作表 数”的数值框内输入想要的工作表数目(在一个工作簿里最多可包含 255 个工作表)， “确定” 后点击“新建” ，工作簿即出现想要的工作表，我们可将第一个空白工作表标签改为“00” ， 制作好会计报表表样；将下属单位依次编号为“01，02，03??20”(假设有 20 个单位)，并 相应更改其工作表标签名称。然后按下述方法进行操作：⑴打开被复制的工作表(即“00”工 作表)；⑵按“Ctrl+A”或单击工作表左上角行号与列号相交处，选定整个工作表，选择复制 命令；⑶单击第一个空白工作表标签(“01”工作表)，按住“Shift”键点击最后一个工作表 标签(“20”工作表)，即选中所有要复制的工作表；⑷单击要复制工作表的第一个单元格， 使用“粘贴”命令，即复制出多个相同内容的工作表。 在“00”(汇总)工作表中汇总的第一个单元格中输入“=SUM('01:20'！B5)” ，后面的 “B5”指单元格名称；然后将此单元格公式复制到其他需要汇总的所有单元格中。复制可采 用快捷方式：选中该存放公式的单元格，移动空心十字光标至单元格右下角，待光标变成小 实心十字时，按住鼠标左键沿列(对行计算时)或行(对列计算时)拖动，至数据结尾完成公式23的复制。这样，你的汇总工作表就制作好了，只要将下属单位的报表数据输入到相应的工作 表中(注意编号)，所有的汇总工作就完成了。 第三节、 网上合并工作表 上面介绍的汇总工作表仍需要汇总单位进行数据的输入，算得上半自动化吧。如果各 个单位都已联网，那么报表的朝夕汇总就只在了。具体操作步骤如下： 1.打开上面介绍的制作好的汇总报表的工作簿， “工具” 单击 菜单中的 “共享工作簿” 选项；在“共享工作簿”对话框中单击“编辑”选项卡；选中“允许多用户同时编辑，同时 允许工作簿合并”复选框；单击“高级”选项卡，在“修订”栏中选定“保存修订记录”单 选按钮，然后在文本框中输入天数(根据报表修改及报送时间设定)，单击“确定”按钮； 2.单击“文件”菜单中的“另存为”选项，为其他下属单位制作共享工作簿的备份， 并为每个备份取不同的名字，发往下属单位(如果下属单位未联网，则可用软盘)，由下属单 位在自己编号的工作表中填写数据；为防止下属单位随意更改其他单位报表，可分别将其他 单位(编号)工作表设为保护(全部)状态； 3.收到下属单位填写好的报表后，放在同一个文件夹中，打开制作备份时的那个共享 工作簿，单击“工具”菜单中的“合并工作簿” ，此时会出现提示保存共享工作簿；在“将选 定文件合并到当前工作簿” 对话框的文件列表中， 将下属单位报送的报表备份选中(按住 Ctrl 或 Shift 键依次单击各个文件名)，单击“确定”按钮后，所有的工作即自动完成。 第十二章、 Excel 中用自动运行宏提高工作效率 在日常工作中， 我们经常需要在每次打开同一个 Excel 文件时都进行一些例行的操作， 如改变表格的格式、更新报表日期、打印文件、对工作表进行保护或取消保护等等。Excel 的自动运行宏“Auto_Open”可在文件打开后立即完成这些例行的操作任务，既快速又准确。 假设我们在 Excel 文件的工作表 Sheet1 中有一个《销售日报表》如下图：(图) 下面我们在这个文件中建立一个 Auto_Open 宏， 让它在文件打开后自动完成下面任务： 1. 取消工作表保护； 2. 把“当日销售”列里的数据值复制到“上日销售”一列； 3. 将日期增加一天； 4. 恢复工作表保护。 具体做法如下： 1. 在“工具”菜单上选择“宏”子菜单，打开“宏”对话框，在“宏名”一栏里键入 “Auto_Open” ，再点击下面的“新建”钮，进入宏编辑状态。注意不要把宏名字输错了，否 则宏不会自动执行。 2. 在宏编辑状态下，把下面 VBA (Visual Basic for Application) 语句输入到 Auto_Open 下面： Sub Auto_Open() Sheets(“Sheet1”).Activate '取消工作表保护 ActiveSheet.Unprotect '将当日销售值拷贝到上日销售一栏 x = MsgBox(“把当日销售值拷贝到上日销售栏吗？”, vbYesNo) If x = vbYes Then Range(“B5:B8”).Copy Range(“C5”).Select24Selection.PasteSpecial Paste:=xlValues Application.CutCopyMode = False End If '将日期增加一天 x = MsgBox(“把日期增加一天吗？”,vbYesNo) If x = vbYes Then Range(“C2”)= Range(“C2”)+ 1 End If '重新保护工作表 ActiveSheet.Protect End Sub 将文件保存并关闭。重新打开此文件，体验一下 Auto_Open 宏是如何为你工作的吧。 如果你想用 Auto_Open 完成其它的操作而又不知道如何用 VBA 语句直接建立宏， Excel 的录制宏的功能可以帮助你，但是别忘了把所录制的宏取名为 Auto_Open。关于录制宏的方 法请参阅一般的 Excel 功能手册。 第十三章、 用 Excel 合并会计报表 刘昌松 我看了《电脑报》2001 年 4 月 2 日第 13 期《Excel 在会计中的应用》一文，其中 提到利用 Execl 汇总报表的方法，但每次都要把下属单位的报表数据手工输入子报表中，如 果下属单位}