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物资管理系统使用手册
物资管理系统使用手册GIM(V9.50) For C/S、Internet用友政务软件有限公司二○○四年五月
前言I前手册阅读指南言本手册是针对物资管理系统的详细使用说明。它提供给用户使用该系统进行物
资 管理所需要的全部信息。为了便于用户阅读，本手册分为四个部分为您进行详细 讲解。第一部分运行环境与系统安装配置全面介绍系统正常运行所要求的硬件、软件环境，软件的安装步骤，系统安装成 功后，如何启动、配置等；第二部分使用基础详细说明系统中的基本操作，例如常用的快捷键、屏幕上经常出现的工具图标， 各类型的窗口及其基本构成， 预览/打印/删选/查找等公用模块的使用。 除此之外还 介绍了物资管理系统的一些基本概念、操作流程、系统菜单、常用功能等；第三部分系统初始化通过该部分主要说明用户如何完成模块的初始化工作，包括新系统运行所需的帐 套建立、权限分配、基础资料设置等，使建立的账套满足本单位物资工作的需要 并真正为本单位的物资管理工作服务。II物资管理系统使用手册第四部分日常业务处理主要介绍如何完成入库、出库、调拨、盘点和物资查询分析等一系列具体的物资 管理事务，这部分内容是与物资管理工作最为密切相关的。同时介绍了如何进行 物资的成本核算，并生成凭证传递到财务系统中去。第五部分系统维护着重向您介绍系统提供的配置和维护基本知识。例如：如何管理帐套信息、操作 日志以及更换操作员口令、重新登录等。第六部分后台数据库管理工具后台数据库管理工具是专为系统管理员而设的，它将新建帐套、数据升级、数据 库表浏览修改、数据的备份与恢复、卸载与重装等集成在一起，功能强大，是系 统后台维护必不可少的工具。阅读方法本手册是物资管理模块的使用手册，着重介绍如何通过使用物资管理模块更好的 进行物资管理工作。本手册的读者为物资管理模块的操作人员。如果您有一定的计算机知识，则可以开始跟随本手册开始学习物资管理模块的使 用 方 法 ； 如 果 您 的 计 算 机 基 础 比 较 薄 弱 ， 则 最 好 先 熟 悉 Windows 95/98 或 Windows2000 中的基本操作， 然后阅读 《基础手册》 中的相关内容， 对用友安易 R9 软件在总体上有所了解，然后再跟随本手册学习物资管理模块的使用方法。单位在正式应用物资管理模块进行物资管理之前，最好由系统管理员创建一个实 验账套，以便操作人员在参看本手册的同时，能够试着使用物资管理模块在实验前言III账套中录入一些基础资料和日常各种业务单据，查询输出一些账表，这样学习的 效果会更好一些。手册使用过程中的注意事项手册中的一些图形界面可能与软件中实际的界面稍有不同，但功能是完全相 同的，请用户在使用中注意； 由于种种原因，手册中的一些说明可能与实际的软件有所不同，此时，以软 件为准，请用户在使用中予以注意。本手册图形符号约定“ ” 【】：在本手册中代表系统中的一个按钮； “ 【XX|XX|】：在本手册中代表菜单的路径； ”系统简介物资管理信息系统是特别针对行政单位的物资管理需求建立起来的面向库存工作 的管理软件，同时它也广泛适用于各类企业、事业单位日常的物资管理工作。 物资管理系统是针对入库、出库、调拨、移位、盘点一系列的库存流程进行计算 机辅助管理的软件，并且为用户提供内容详实、准确的各类账表以及必要的预警 和分析。同时，物资管理系统中涉及物资款项的单据处理后可自动记账、计算成 本、结账、生成并传递凭证并入财务系统。版权声明IV物资管理系统使用手册本手册的版权归用友政务软件有限公司所有，未经我公司书面许可，任何单位或 个人不得以任何形式复制或传播本手册的任何部份。 本手册所述内容如有更改，恕不另行通知。通信地址 ：北京海淀区海淀大街 38 号银科大厦 11 层用友政务软件有限公司 邮 电 网 编 ：100081 话 ：(010) 址 ：.cn目录I目第一章录使用基础 ..........................................................................................................................1§ 1.1 物资管理模块与其它模块的关系 ................................................................................1 § 1.2 基本概念 ........................................................................................................................2 § 1.3 操作流程 ........................................................................................................................3 § 1.4 常用工具图标 ................................................................................................................6 § 1.5 物资管理模块常用功能 ................................................................................................7 § 1.6 系统菜单 ......................................................................................................................10 第二章 系统初始化 ....................................................................................................................15§ 2.1 操作员权限分配 ..........................................................................................................15 § 2.2 部门职员设置 ..............................................................................................................15 § 2.3 往来单位设置 ..............................................................................................................21 § 2.4 代码定义 ......................................................................................................................30 § 2.5 物资信息设置 ..............................................................................................................35 § 2.6 仓库资料设置 ...............................................................................................................41 § 2.7 凭证模板设置 ..............................................................................................................47 § 2.8 账套参数设置 ..............................................................................................................49 第三章 日常业务处理 ................................................................................................................54§ 3.1 入库单 ..........................................................................................................................54 § 3.2 出库单 ..........................................................................................................................60 § 3.3 调拨单 ..........................................................................................................................65 § 3.4 移位单 ..........................................................................................................................69 § 3.5 盘点表 ..........................................................................................................................72 第四章 核算管理 ........................................................................................................................77§ 4.1 单据记账 ......................................................................................................................77II物资管理系统使用手册§ 4.2 成本计算 ......................................................................................................................79 § 4.3 结账 ..............................................................................................................................86 § 4.4 生成凭证 ......................................................................................................................88 § 4.5 传递凭证 ......................................................................................................................90 第五章 账表分析 ........................................................................................................................92§ 5.1 库存收发存日报 ...........................................................................................................93 § 5.2 库存收发存报表 ...........................................................................................................94 § 5.3 入库物资明细表 ...........................................................................................................96 § 5.4 出库物资明细表 ...........................................................................................................97 § 5.5 出入库物资明细表 .......................................................................................................99 § 5.6 部门分用途出库汇总表 .............................................................................................100 § 5.7 收发存及分用途出库汇总表 .....................................................................................102 § 5.8 收发存及分用途出库汇总表（物资类别） .............................................................103 § 5.9 入库汇总表（分类型） .............................................................................................104 § 5.10 出库汇总表（分类型） ...........................................................................................105 § 5.11 部门入库分类汇总表 ...............................................................................................106 § 5.12 部门出库分类汇总表 ...............................................................................................108 § 5.13 部门出库明细汇总表 ...............................................................................................110 § 5.14 物资账存实存表 ....................................................................................................... 111 § 5.15 物资库存表 ...............................................................................................................112 § 5.16 库存物资台账 ...........................................................................................................113 § 5.17 库存物资明细账 .......................................................................................................115 § 5.18 库存物资汇总账 .......................................................................................................116 § 5.19 库存物资类目明细账 ...............................................................................................117 § 5.20 库存物资类目明细汇总账 .......................................................................................119 § 5.21 库存物资类目汇总账 ...............................................................................................120 § 5.22 保质期预警 ...............................................................................................................122 § 5.23 库存数量预警 ...........................................................................................................124 § 5.24 库存结构分析 ...........................................................................................................125 § 5.25 存货增长率分析 .......................................................................................................127 第六章 系统功能 ......................................................................................................................129目录III§ 4.1 计算器 ........................................................................................................................129 § 4.2 重新注册 ....................................................................................................................129 § 4.3 操作员管理 ................................................................................................................129 § 4.4 更改口令 ....................................................................................................................130 § 4.5 操作日志 ....................................................................................................................130
第二章系统初始化1第一章使用基础本章着重向您介绍使用物资管理模块的一些基本知识，包括： 物资管理模块与其它模块的关系 基本概念 操作流程 常用工具图标 物资管理模块常用功能 菜单§ 1.1 物资管理模块与其它模块的关系物资管理模块与其它子模块的关系可以用图 1-1 表示：图 1-12物资管理系统使用手册说明： 物资模块与财务处理模块存在数据传递关系，在物资管理模块中根据入库单和出 库单数据文件可自动生成的记账凭证需要到财务处理模块中进行审核、 记账处理。 通过领导查询可以直接查到物资管理模块的库存情况和相关报表情况。§ 1.2 基本概念一、冻结： 若某条信息暂时不想使用， 又不想删除或删除不掉， 则可以将该条记录设置为 “冻 结”状态。处于冻结状态的信息，在编制凭证中将不被显示出来，不可以使用， 但账表查询中通过选择，可以显示该条信息的有关信息。 二、计量方式： 用于计量某种物品的一系列计量单位以及这些计量单位之间的换算关系共同构成 的一种组合。 三、系数： 指的是该计量单位与基本单位之间的换算关系 四、凭证模板： 实际上是一张凭证的范本。凭证模板中将凭证涉及到的会计科目设定好，单据记 账时系统根据选定的凭证模板自动生成一张记账凭证。 五、模板：第二章系统初始化3是生成凭证的依据和规则，模板的定义要考虑到本单位的业务特点，由财务人员 设定，需要正确、完整。 六、盘盈/盘亏： 盘盈指通过盘点发现的未在账上反映的物资。盘亏指通过盘点发现的已在账上登 记但无实物的物品。§ 1.3 操作流程物资管理模块的操作可分为基础信息设置、日常业务处理、核算管理和账表分析， 总体的操作流程图如下所示：4物资管理系统使用手册系统登录 权限分配 参数设置系 统 初 始 化部门职员 信息定义往来单位 代码、计量方式、出入库 物资信息及部门物 仓库资料 凭证模板 信息定义 类型以及物资用途定义 资领用量的设置 定义 设置日 常 业 务选择业务种类填写单据审核单据定期盘存单据记账 成本计算 库存收发存分析结账生成凭证核 算 管 理帐 表 分 析库存物资分析预警分析传递凭证存货结构及 增长率分析财 务 系 统图 1-2第二章系统初始化5操作流程说明： 1、系统运行前的准备： （1）确认已经安装了物资管理系统的客户端应用程序 （2）确认已经建立本单位的核算账套 （3）确认正常安装并运行加密服务程序 （4）确认正确配置了中间层服务器 2、操作流程说明： （1）系统初始化 在正式使用物资管理系统进行日常业务处理之前，需要完成系统初始化过 程，建立必要的基础资料信息。包括：操作员权限分配、账套参数设置、部 门职员信息定义、往来单位信息定义、代码、计量单位、出入库类型及物资 用途定义、物资信息定义、部门物资领用量定义、仓库资料定义、凭证模板 设置等。 详细操作说明请参阅本手册第二章“系统初始化”。 （2）日常业务处理 主要包括：入库单、出库单、调拨单、移位单的填写与审核，定期生成盘点 表。详细操作说明请参阅本手册第三章“日常业务处理”。 （3）核算管理 主要包括：单据记账、成本计算、结账、生成凭证、传递凭证到账务系统等。 详细操作说明请参阅本手册第四章“核算管理”。 （4）账表分析 主要包括：库存收发存报表、物资账表、存货预警与分析等。 其中库存收发存报表包括库存收发存日报， 库存收发存报表、 入库物资明细 表、出库物资明细表、出入库物资明细表、部门分用途出库汇总表、收发存 及分用途出库汇总表(物资)、 收发存及分用途出库汇总表(物资类)、 入库汇 总表（分类型）、出库汇总表（分类型）、部门入库汇总表、部门出库汇总 表、部门出库明细汇总表。 其中物资账表包括物资账存实存表、物资库存表、库存物资台账、库存物资6物资管理系统使用手册明细账、 库存物资汇总账、 库存物资类目明细账， 库存物资类目明细汇总账、 库存物资类目汇总账。 其中库存物资预警与分析包括保质期预警、库存数量预警、存货结构分析、 存货增长率分析。 详细操作说明请参阅本手册第五章“账表分析”。§ 1.4 常用工具图标按钮 名称 打印 预览 设置 筛选 撤销恢复 新增 修改 确认 取消 查找 禁止 允许 记账 反记账 打印报表、单据 对打印内容进行预览 对打印格式进行设置 定义记录显示范围 取消筛选结果，显示初始数据 增加一条新记录 修改原有记录 对当前修改结果进行存盘 放弃当前修改结果，回到初始数据状态 对记录进行精确定位 将信息冻结，禁止使用此纪录 将信息解冻，允许使用此纪录 对已审核的单据或凭证自动进行记账操作 对已记账的单据或凭证进行反记账操作 功 能第二章系统初始化7刷新 增加 删除 科目 保存模板 单据 执行 作废 新单 审核 销审 帮助 退出更新当前显示数据为最新数据 在光标所在行位置新增一条记录 删除当前记录 显示科目信息窗口 将定义的模板格式存盘 显示出与编辑状态的单据内容 依据要求执行操作 将错误单据或凭证置于作废状态 产生空白单据 对编制完成的单据进行审核处理 对已审核的单据进行销审处理 获取系统在线帮助 退出当前窗口§ 1.5 物资管理模块常用功能登记簿在本模块中使用了大量的登记簿，在这些登记簿中的操作基本相同，用户只要学 会了一种登记簿的使用方法，其它登记簿的使用方法也就会了。因此，此处将登 记簿中涉及的主要功能作一统一说明，在以后的说明中遇到登记簿功能时，对于 已在此处详细描述的具体功能仅列示该功能，并不作具体说明；对于某登记簿中 特有的功能，则在说明该登记簿的使用方式时会有详细的说明。8物资管理系统使用手册一、作用与功能 系统以登记簿的形式显示相关的单据信息，在登记簿中一张单据以一个记录行的 形式显示；在登记簿中，分页显示处于不同状态的单据信息。 二、屏幕格式 登记簿的屏幕格式如图 1-3 所示。图 1-3 三、操作说明 登记簿中通常涉及如下操作： 1. 查询 ① 进入登记簿，可以看到有些登记簿中的信息是分页显示的，进入不同的页， 可以查询不同的信息；第二章系统初始化9②通过筛选功能实现对特定信息的查询。 2. 增加 该功能主要用于相关信息的新增操作。 点击 操作； 3.编辑 该功能主要实现对选定信息的修改操作。 点击 修改； 4.删除 该功能主要实现选定信息的删除操作。 在登记簿中选择需要删除的信息行，单击注意： 1.当前单据已经被后续的操作调用后，当前单据不能进行删除； 2.未作废的单据不能被删除； 3.删除有多条信息的单据时，只能从最大的序号开始删除；按钮，系统弹出相关信息的录入窗口，在该窗口中完成相关信息的录入按钮，系统弹出处于编辑状态的单据窗口，在该窗口中完成相关信息的按钮，完成选定信息的删除操作；5.审核 审核操作主要是主管人员对单据中内容的再次确认，单据审核后不可以修改。 进入“未审核”页，选择本次需要审核的信息，单击 审核操作；注意：只有未审核的信息才能执行审核操作。按钮，完成选定信息的6.销审 单据审核后不能进行修改，若希望对已审核的信息进行修改，则必须首先对其进10物资管理系统使用手册行销审操作。 进入“已审核”页，选定本次需要进行销审操作的信息行，点击 定信息的销审操作。注意： 1.只有已审核的单据才能进行销审操作； 2.只有未进行后续操作的单据才能进行销审操作。按钮，完成选7.记账 单据审核后才能进行记账，进入“已审核”页，选定本次需要进行记账操作的信 息行，点击 8.预览/打印 点击【预览/打印】按钮，完成相应的预览/打印操作。详细的操作说明请参阅《基 础手册》 “第三章 操作基础”。 9.筛选/恢复 点击【筛选/恢复】按钮，完成相应的筛选/恢复操作。详细的操作说明请参阅《基 础手册》 “第三章 操作基础”。 按钮，完成选定信息的记账操作。§ 1.6 系统菜单工具图标显示直观、使用方便，具有较高的使用率。但是，因为工具图标在显示 上的特殊性，所以只能将系统中一小部分常用功能设置为工具图标，而系统中大 多数功能项的调用及之间的跳转还是通过系统菜单来实现的。 与菜单有关的操作，请参阅《基础手册》中的说明，本节仅就系统主窗口菜单进 行介绍，各功能中具体的菜单在以后章节具体展开时再分别做详细说明。第二章系统初始化11菜单栏【功能】的具体弹出菜单项如下： 一级菜单 基础资料 日常业务 核算管理 账表分析 退出 其中： 【功能|基础资料】展开菜单说明： 二级菜单 描 述 设置各个部门信息和归属于该部门的职员信息。设置的部门及人员信息可以 部门职员 在单据中引用，系统可以按部门和职员汇总统计各项业务及业绩。如果账务 系统与物资系统在部门设置上有不同时，可以通过录入物资部门与账务系统 部门代码间的对应关系来解决 设置往来单位以及所属地区信息。如果账务系统与物资系统在往来单位设置 往来单位 代码定义 物资信息 上有不同时，可以通过录入物资往来单位与账务系统往来单位代码间的对应 关系来解决。 对计量方式、出入库类型、物资用途和重要程度进行设定。 设置核算单位所经营的物资以及物资所归属类别的信息。 设置的物资类别和物资信息可以在单据中引用，系统可以按类别和物资汇总 统计各项业务。 定义和管理仓库及各级货位的基本信息。 仓库资料 凭证模版 设置的仓库及货位资料可以在单据中引用，系统可以进行多仓库的管理，可 以按仓库或货位查询物资。 针对不同的日常业务单据（入库单、出库单等）生成相应的会计凭证的样式 账套参数是描述账套的信息。系统在建立账套后，由于业务的变更，发现一 账套参数 些账套信息与核算内容不符，需要进行账套参数的调整。此时就需要通过账 套参数设置模块实现。账套参数设置模块可以显示本账套的详细信息，可以 设置整个账套的基础参数 描 述 主要包括系统启用时的基础资料准备工作 主要针对各种单据的填写、审核与记账 对物资进行存货成本核算、结账和生成凭证并传递到财务系统 生成各种表单账目进行统计分析与查询 退出物资管理信息系统12物资管理系统使用手册【功能|日常业务】展开菜单说明： 二级菜单 入库单 出库单 调拨单 移位单 盘点单 描 述 对入库单的各种状态进行分类操作管理，从而实现对入库业务的管理。 对出库单的各种状态进行分类操作管理，从而实现对出库业务的管理 对不同仓库间的物资转移进行管理。 对同一仓库不同货位间的物资转移进行管理。 盘点时可以利用本功能生成一张空盘存表。盘点结束后系统可以根据结存数 和录入的盘存数自动计算盈亏。【功能|核算管理】展开菜单说明： 二级菜单 单据记账 对已审核签章的正式单据记账。 计算物资出库成本。成本计算的方式本系统提供三种。分别是：全月加权平 均、移动加权平均和先进先出法，同时通过相关账表进行查询。这些报表可 分为两类。第一类：正式的账表，包含库存物资类目明细账、库存物资明细 成本计算 账、库存物资汇总账、库存物资类目汇总账。第二类：用于成本计算系统的 报表：包含部门分用途出库汇总表、收发存及分用途出库汇总表、部门入库 分类汇总表、部门出库分类汇总表、入库汇总表（分类型）、出库汇总表（分 类型）。 结账 生成凭证 传递凭证 对所选会计期结账。 将本系统的业务单据根据所定义的凭证样式自动的生成凭证 将本系统生成的记账凭证传递到账务系统 描 述【功能|账表分析】展开菜单说明： 二级菜单 库存收发存日报 库存收发存报表 入库物资明细表 出库物资明细表 描 述 用于查询某天的物资收发存情况 查询仓库中所有物资在选定日期范围内的收发存情况 查询某种物资在选定的日期范围内的入库明细记录 查询某种物资在选定的日期范围内的出库明细记录第二章系统初始化13出入库物资明细表 部门分用途出库汇总表 收发存及分用途出库汇总表 收发存及分用途出库汇总表 （按物资类） 入库汇总表（分类型） 部门入库分类汇总表 出库汇总表（分类型） 部分出库分类汇总表 部门出库明细汇总表 物资账存实存表 物资库存表 库存物资台账 库存物资明细账 库存物资汇总账 库存物资类目明细账 库存物资类目明细汇总账 库存物资类目汇总账 保质期预警 库存数量预警 存货结构分析 存货增长率分析查询在选定的日期范围内的某种物资的出入库明细记录 分用途统计各个部门使用物资的情况 分用途统计指定仓库中一些物资收发存情况 分用途统计指定仓库中一些物资类收发存情况 按入库类型统计各个仓库物资的入库情况 分部门统计各个仓库物资类别的入库情况 按入库类型统计各个仓库物资的出库情况 分部门统计各个仓库物资类别的出库情况 分部门统计各种类物资的出库数量、成本、金额 用于查询物资的账存实存对比情况。 用于查询每个仓库或货位对应的库存物资信息。 记录物资的每一次入库、出库的数量信息，以及对应的结 存数量信息。 记录本期物资的详细信息和每一次出入库收发存数量、金 额等 记录本期物资每一次出入库收发存数量、金额信息 按类别反映在选定业务日期范围内的物资收入、成本、税 金的逐笔明细信息。 按类别反映在选定业务日期范围内的物资收入、成本、税 金的汇总类别明细信息。 按类别反映在选定业务日期范围内的物资收入、成本、税 金的汇总信息。 用来查询超保质期的物资 库存数量高于最高储量或低于最低储量的物资 各物资/物资类占用总资金比例的分析 分析库存物资积压或货源是否充足的重要依据菜单笺[ 系统 ]的具体弹出菜单项：14物资管理系统使用手册菜单名称计算器 重新注册 操作员管理 更改口令 操作日志 提供常用的数据计算功能描重新选择账套、进入日期及操作员述进行工作组/操作员信息管理及操作员权限管理 对当前登录用户的口令进行修改 记录显示本模块使用情况菜单笺【窗口】的具体弹出菜单项：菜单名称功能树 平铺 重迭 关闭当前窗口 关闭所有窗口 前一窗口 后一窗口 我的桌面描述在窗体中显示或隐藏功能树 将当前窗口在系统主界面内最大化 将打开的多个窗口重迭展示 将当前非主窗口关闭 关闭除主窗口外所有打开的窗口 回到当前窗口的前一窗口 转到当前窗口的后一窗口 回到主窗口菜单笺【帮助】的具体弹出菜单项：菜单名称帮助目录 帮助索引 法律法规 关于描述调用在线帮助目录 调用“快速浏览”目录 调用相关的国家法律法规相关政策 显示有关本模块最新版本的基本信息第二章系统初始化15第二章系统初始化正式启用物资管理系统前，必须首先进行系统初始化工作，对操作员进行适当的 权限分配，进行账套参数设置、建立日常业务处理所需的基础资料信息,满足单位 的需要。本章将着重向您介绍在进行业务之前的准备工作，包括如下内容： ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ 操作员权限分配 部门职员设置 往来单位设置 代码定义 物资信息设置 仓库资料设置 凭证模版设置 账套参数设置§ 2.1 操作员权限分配通过菜单【系统|操作员管理】可以进入“操作员管理”功能，详细的操作方法请 参阅《管理员》手册“第六章 操作员权限分配”。§ 2.2 部门职员设置一、功能概述 本功能用于定义部门与职员的具体信息，职员信息隶属于最明细级部门。用户可16物资管理系统使用手册以根据单位具体情况或业务需要进行部门及职员的增加、修改、删除工作。在进 行单据填写、查询时，系统将要求输入部门或职员信息。 二、屏幕说明 通过菜单【功能|基础资料|部门职员信息】进入部门职员信息设置窗口，屏幕格 式如图 2-1 所示。图 2-1 窗口说明： 窗口左边为部门分级的树形结构，窗口右上方为部门信息的编辑窗口，右下方为 职员信息列表，每增加一个职员信息，职员信息列表就增加一条记录。 三、操作说明 （1） 新增部门1. 无论是增加以及部门还是明细级部门，只需光标选择需要则增加下级部门第二章系统初始化17的节点处，单击菜单【执行|增加部门】或右键菜单“增加部门”项 2. 在右侧“部门信息”中输入该部门信息，其中包括： 部门代码：最长12位,只能用数字0―9或字符A―Z表示；非空且唯一；必 须按指定级次的先后次序建立。部门代码分级情况见编码方案（账套参 数设置之编码方案）。 部门名称：最长30个字符，可为汉字、数字或英文字母；不能为空；同 级部门间名称必须唯一，不同级次间的部门名称可以重复。 负责人：系统提供当前存在的所有职员信息供用户选择。 电话号码：不为必输项。 使用状态：程序根据其使用状态自动定义，若为已使用的部门，则系统 自动增加标志 。冻结：若某部门暂时不想使用，又不想删除或删除不掉，则可以将该部 门设置为“冻结”状态。处于冻结状态的部门，在编制凭证中将不被显 示出来，不可以使用，但账表查询中通过选择，可以显示该部门的有关 信息。 3. 所有信息输入好后，单击【确定】进行保存，左方“部门分级”的树形结 构中自动添加该新部门代码及名称；或按【取消】放弃此次定义操作。新增部门时注意事项 ① ② 若某部门已被使用，增加该部门的下级部门时，系统将该部门的所有业务信息都转到新建 立的明细部门中； 增加某部门的下级部门时，该部门下的职员也将同时被转移到新增加的明细部门中。（2）删除部门 |删除部门】或右键菜单“删除部门”项执行删除部门的操作。1. 在左方“部门分级”树形结构中选择当前要删除的部门，通过菜单【执行 2. 系统自动提示是否真正删除， 【确定】则实现删除操作；删除部门时的注意事项 ① ② ③ 已有业务数据及期初余额数据的部门不允许删除； 处于冻结状态的部门不允许被删除； 当部门中存在职员时，则该部门不允许删除，若想删除该部门，则只能先删除该部门中的18物资管理系统使用手册 职员或将职员放在其他部门中； ④ 某部门及其下级的明细部门均处于“未使用”且“未冻结”状态，当删除该部门时，其下 级的明细级部门将同时被删除。（3）修改部门 行|修改部门】或右键菜单“修改菜单”执行修改部门的操作。1. 在左方 “部门分级” 的树形结构中选择当前需修改的部门项， 通过菜单 【执 2. 在右方“部门信息”中修改该部门信息； 3．修改完毕，单击【确定】存盘，否则【取消】忽略此次修改操作。修改部门时的注意事项：部门代码不可以修改，但其他信息可以修改。（4）新增职员 辑职员信息窗口”如图 2-2 所示；1. 通过菜单【执行|增加职员】或点击屏幕上“增加”的图标，可以进入“编 2. 在自动弹出的“编辑职员信息框”窗口（图 2-2）中依次填入该职员相关 信息； 3. 调用右键菜单的“添加修改照片”项，可在“职员图片选择”窗口中选 择代表该职员照片的图片文件，点击【打开】后，该图片自动显示在职员 信息卡片中的右上角照片框中；调用右键菜单的“清除照片”项，系统自 动将卡片右上角照片框中的照片图片清除； 4. 点击“ ”确认并保存此次操作，或“ ”取消此次编辑，清空当前已输入的所有信息，变为指针指向的职员的信息； 5. 如想不改变部门继续添加职员，则可点击【增加】 ，职员信息各栏自动清 空，接收下一条信息输入；如需变换部门添加职员，则点击【增加】 ，输 入职员信息，在“部门”输入框中输入或选择该职员所在的部门。第二章系统初始化19图 2-2 项目说明： 代码：最长 6 位，只能用数字 0―9 或字符 A―Z 表示；非空且唯一。 姓名：最多可输入 40 个字符，可以是汉字或英文字母；不能为空。 助记码：由系统根据姓名自动产生，用户亦可自行定义。 部门：由系统根据所属部门自动产生，也可选择输入。 其它信息：性别、文化程度、出生年月、到职日期、身份证号码、离职日期、 电话、职务、E-Mail、备注等。 （5） 删除职员1. 在左方“部门分级”树形结构中选择当前需删除职员的部门项 2. 在职员信息列表中选择该职员所在行，通过菜单【执行|删除职员】或单 击屏幕上“删除”图标来删除职员； 3. 如此时处在“编辑职员信息”子窗口，则可将当前需删除的职员信息完全 清空，点击“删除职员时的注意事项 ① 已使用的职员如有业务及余额数据，则不允许删除； ② 已冻结的职员不允许被删除。”确认操作，该职员亦可被删除。20物资管理系统使用手册（6）修改职员 职员信息列表中选择该职员所在行；1. 在左方“部门分级”树形结构中在选择当前需修改职员的所在部门项，在 2. 通过菜单【执行|修改职员】或右键菜单“修改职员”项，调出“编辑职 员信息”窗口，在其中修改职员信息，如想改变现有职员的所属部门，只 需更改部门代码即可实现； 3. 修改完毕后单击“ 恢复修改前状态； 4. 利 用窗 口中可在所有存在的职员范围中前后移动职员记 录， 直到找到下一条需修改的记录后， 继续修改操作； 【关闭】 或 退出 “编 辑职员信息”窗口，返回“部门职员”主窗口，重新定位部门及职员，继 续修改操作。修改职员时注意事项：职员代码不允许修改，修改职员代码，则只能将职员删除再重新建立。”确定存盘，或单击“”取消此次修改操作，（7）查找职员 操作方法请参阅第四章“操作基础”中的相关说明 （8）筛选 操作方法请参阅第四章“操作基础”中的相关说明 （9）预览/打印 操作方法请参阅第四章“操作基础”中的相关说明 （10）数据输出 操作方法请参阅第四章“操作基础”中的相关说明 （11）部门打印列宽调整 本功能主要用于部门资料在打印时列宽的调整。 屏幕格式如图 2-3 所示。第二章系统初始化21图 2-3 说明： ① ② 在窗口中拖动列的宽度，从而达到调整列宽的目的； 双击某列可以将该列置于锁定状态，而双击某锁定列可以解除该列的锁定。 若信息在一列上打印不下，打印在多列上，某列处于锁定状态，则每页上都 将打印该列的信息； ③ ④ 单击【预览】则可以对设置的结果进行预览，此时预览的只是各列的相对位 置，表中并没有实际数据； 所有列宽度设置完成后，单击【确定】保存操作结果或单击【取消】放弃此 次操作。§ 2.3 往来单位设置一、功能概述 本功能由于设置往来单位，并将以归属与某地区。 往来单位被划分为“所有单位”、“供应商”、“客户”和“其他单位（两则都 不是）”四类，一个单位可以同时属于不是一种单位类别（如可同时即为供应商， 又为客户） 二、屏幕说明22物资管理系统使用手册通过菜单【功能|基础资料|往来单位资料】进入往来单位资料窗口，其屏幕格式 如图 2-4 所示。图 2-4 三、操作说明 （1） 增加地区（创建下级地区）在“往来单位资料”窗口中通过菜单【执行|增加地区】，或用鼠标左键选中“所 有地区”，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“创建下级地区”项目，即 可增加地区。 项目说明 地区代码：最长 12 位，可以数字 0―9 或字符 A―Z 表示；非空且唯一；可分 级（地区代码的分级方案在【功能|基础资料|账套参数设置】中的“编码方 案”功能中设置。）。 地区名称：最多可输入 40 个字符，可以是汉字或英文字母；非空且同级地区 名称必须唯一。第二章系统初始化23负责人：输入项目，表示所建立地区的负责人，最多可以输入 20 个字符，可 以为空。 电话号码：输入项目，地区负责人的电话号码，最多可以输入 20 个字符，可 以为空。 所有项目输入完成后，单击【确定】保存，或单击【取消】放弃此次操作。 （2） 修改地区在“往来单位资料”窗口中可以通过菜单【执行|修改地区信息】或在窗口左边地 区信息中单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“修改地区信息”项，修改地区信 息。修改地区时的注意事项: 地区代码不可以修改，其他信息可以修改。 若要修改地区代码，则只能将该地区删除，然后再重新建立。（3）删除地区进入“往来单位资料”窗口，在左边的地区信息中选择要删除的地区，然后单击 鼠标右键，在弹出的菜单中选择“删除当前地区”项，或通过菜单【执行|删除地 区】删除选定地区。删除地区时的注意事项 ① ② 删除地区时将同时删除属于该地区的所有往来单位，所以，请用户在删除地区时一定要十 分小心； 删除某地区时，其下级地区将同时被删除；（4）查找地区进入“往来单位资料”窗口，在左边地区信息中，单击鼠标右键，在弹出的菜单 中选择“查找”项，弹出“查找”窗口。在窗口中输入/选择希望查找的地区代码 /名称后点击【确定】，系统自动在树形结构图中定位至该代码对应地区，如无此 地区，则显示为空。查找地区时的注意事项:只有使用右键菜单中的“查找”功能才能对地区进行查找，菜单【执 行|查找】和快捷按钮只适用于对往来单位的查找。（5）显示地区代码24物资管理系统使用手册进入“往来单位资料”窗口，在左边地区信息中，单击鼠标右键，在弹出的菜单 中选择“显示地区代码”项，则在地区信息中可以看到地区名称之后显示了地区 代码信息，否则系统将只显示地区名称。该选项默认状态处于选中状态，当其处 于选中状态，再次单击该选项时，此选项就变为未选中状态。 （6） 自动按地区筛选往来单位进入“往来单位资料”窗口，在左边地区信息中，选中某地区，单击鼠标右键， 在弹出的菜单中选择“自动按地区筛选往来单位”项，则在右边的单位信息中， 将只显示属于选定地区的往来单位，否则，在单位信息中系统显示所有单位的信 息。该选项默认状态处于选中状态，当其处于选中状态，再次单击该选项时，此 选项就变为未选中状态。 （7） 新增往来单位进入“往来单位资料”窗口，通过菜单【执行|增加往来单位】或单击快捷按钮则 出现“编辑往来单位”窗口，如图 2-5、2-6、3-7、3-8 所示。 常用信息图 2C5 其中，“常用信息”窗口中主要包含如下信息：第二章系统初始化25代码：往来单位的代码，最长 20 位，可以数字 0―9 或字符 A―Z 表示；非空 且唯一，代码分级。（代码分级方案在【功能|基础资料|账套参数设置】中 的“编码方案”功能中设置。） 简称：往来单位名称的简称，最长 40 位，可以是汉字或英文字母；非空且单 位名称必须唯一。编制凭证、账表查询中使用的都是单位简称。 记忆码：由系统自动根据单位简称自动产生。 单位全称： 往来单位的全称， 最长 80 位， 可以是汉字或英文字母； 不能为空。 系统会根据单位简称自动生成单位全称，默认情况下单位简称与单位全称相 同。 地区：该往来单位所属的地区； 上级单位：选择该往来单位的上级主管单位； 冻结：如暂时不想使用该往来单位，可将此标志置为“√”，此往来单位将 不再被用。 为便于统一管理，建议用户将往来单位分属于各自的地区之下，实行分地区管理 往来单位。 通信图 2-626物资管理系统使用手册① ②该窗口主要记录往来单位的通信联络方式，具体划分为通用信息及因特网信 息两部分； 该窗口中所有内容均为键盘输入，且不为必输项。但为了基础资料的完整， 以备后查及联络方便，建议用户尽量将有关信息录入完全。 银行/执照图 2-7 ① ② ③ 该窗口主要记录往来单位的银行信息及营业信息两部分内容。 如该往来单位存在外币业务，则需将核算外币标志置为“√”，且选择相应 币种，否则保持该标志为空。 该窗口中所有内容多为键盘输入，且不为必输项。但为了基础资料的完整， 以备后查及联络方便，建议用户尽量将有关信息录入完全。注意：此处的核算外币与否只作为信息记录，对账套参数不产生影响。真正的核算外币参数设 置在账套参数之普通参数中定义。其他信息第二章系统初始化27图 2-8 该窗口主要记录往来关系与信用控制两部分内容。 系统将往来单位划分为客户或供应商。 允许一个往来单位可同时为客户和供应商。 如为客户，则需选择定义将要涉及使用的应收科目；如为供应商，则需选择定义 将要涉及使用的应付科目。 有关该往来单位的备注信息可写入“备注”栏中。 所有信息输入完成后，单击 键保存操作结果，或单击 键放弃本次操作。若需 要继续增加新的往来单位，则请直接单击【增加】，则系统会自动保存现往来单 位信息并开始一个新的往来单位的录入界面。 单位信息输入完毕后，返回“往来单位资料”窗口，在单位信息显示区中我们可 以看到系统将单位信息分为“所有单位”、“供应商”、“客户”和“其它单位” 四类，并分页显示。“所有单位”中显示所有的往来单位信息，根据用户在“其 它信息”中定义的“客户”/“供应商”性质将往来单位归入相应类，如两者都没 定义，则归入“其它单位”类。新增往来单位时的注意事项:若某往来单位已被使用，增加该往来单位的下级单位时，系统将 该往来单位的所有业务信息都转到新建立的明细单位中；（8）为往来单位指定核算科目进入“往来单位资料”窗口，通过菜单【执行|往来核算科目】进入“往来核算科 目”窗口，如图 2C9 所示。在该窗口中可以为往来单位指定核算科目。若在此处28物资管理系统使用手册为往来单位指定了核算科目，则在编制凭证及账表查询时，系统会根据科目来筛 选往来单位。图 2-9 系统自动将所有涉及往来辅助核算的科目列示于“待选科目”框中，“核算科目” 框中用于存放用户定义的该往来单位所能使用的往来科目项。用户可在“待选科 目”框中光标选定某科目后，利用 将其移入“核算科目”框中，亦可利用 将“核算科目”框中的科目移回到“待选科目”框中。 如此处不定义该往来单位的往来核算科目，则在凭证编制中，该往来单位将出现 在所有往来核算科目的往来单位选择中。为往来单位指定核算科目时的注意事项 ① 除了通过上述方式为往来单位指定核算科目外，还可以通过单击“编辑往来单位”窗口中 的“其它信息”页中的“往来核算科目”按钮调出“往来核算科目”窗口，并在该窗口中 为往来单位指定核算科目。 ② 新增往来单位，只有存盘后，在“其它信息”页中的“往来核算科目”按钮才会出现。 ③ 可以为所有往来单位都分别指定核算科目，也可以不为任何往来单位指定核算科目。当不 为任何往来单位选择核算科目时，在编制某按往来单位核算科目的凭证时，在“选择单位” 窗口中将出现所有往来单位信息；而当为某往来单位指定核算的科目信息后，在编制某按 单位核算科目的凭证时，“选择单位”窗口中则只显示按该科目核算的往来单位的信息。 ④ 若已经为某些往来单位指定了核算科目，则所有往来单位都应指定核算科目，以免在编制 凭证时找不到该往来单位的信息；第二章系统初始化29如何一次为多个往来单位指定核算科目？ 若某些往来单位的核算科目相同，则可以同时为这些往来单位指定核算科目。方 法是：在“往来单位资料”窗口中，同时选中多个核算相同科目的往来单位，然 后单击【科目】图标为选定多个往来单位指定核算科目即可。 （9） 修改往来单位进入“往来单位窗口”，在“单位信息显示区”中选中某往来单位，通过菜单【执 行|修改往来单位】，或直接双击该选中的往来单位信息，进入“编辑往来单位” 窗口，在该窗口中对单位信息进行修改即可。修改往来单位时的注意事项:单位代码不允许修改，若要修改单位代码，则只能将该往来单位 删除，然后再重新建立。（10）删除往来单位进入“往来单位资料”窗口，在往来单位信息显示区中选中某往来单位，通过菜 单【执行|删除往来单位】达到删除往来单位的目的。删除往来单位的注意事项 ① 已经使用的往来单位不允许删除； ② 已冻结的往来单位不允许删除； ③ 某往来单位和它下级的往来单位都处于“未使用”状态（也未被冻结），删除该往来单位 时，其下级的往来单位将同时被删除；（11）查找 操作方法请参阅《基础手册》“第三章 操作基础”中的相关说明 （12） 预览/打印操作方法请参阅《基础手册》“第三章 操作基础”中的相关说明 （13） 数据输出操作方法请参阅《基础手册》“第三章 操作基础”中的相关说明 （14） 地区打印列宽度调整30物资管理系统使用手册本功能主要用于部门资料在打印时列宽的调整。屏幕格式如图 2-10 所示。图 2-10 说明： 1) 在窗口中拖动列的宽度，从而达到调整列宽的目的； 2) 双击某列可以将该列置于锁定状态，而双击某锁定列可以解除该列的锁定。 若信息在一列上打印不下，打印在多列上，某列处于锁定状态，则每页上都 将打印该列的信息； 3) 单击【预览】则可以对设置的结果进行预览，此时预览的只是各列的相对位 置，表中并没有实际数据； 4) 所有列宽度设置完成后，单击【确定】保存操作结果或单击【取消】放弃此 次操作。§ 2.4 代码定义一、功能概述 “代码定义”功能用于定义计量方式、出入库类型、物资用途、重要程度。 由于这里所定义的各种代码会在其他功能中被引用，因此尽量在引用它们之前首 先定义好这部分的内容。第二章系统初始化31例如：在定义物资信息时需要引用“计量方式”和“重要程度”。 在录入出入库单据时需要引用“出入库类型”和“物资用途”。 其中： 计量方式必须定义，而且必须在定义物资资料之前定义。 出入库类型有一部分由系统自定义，如有其他出入库类型，用户也可以自定义。 物资用途、重要程度则由用户根据需要定义。 二、屏幕说明 通过菜单方式【功能|基础资料|代码定义】进入“代码设置”窗口，如图 2-11 所 示。图 2-11 三、操作说明 进入“代码定义”功能后弹出“代码设置”窗口。这是一个多页窗口。我们知道 代码定义包括：计量方式、出入库类型、物资用途和重要程度四部分，因此在窗 口中用四个不同的页签分别对应这四部分。可以通过鼠标单击页签选择不同的页32物资管理系统使用手册进行操作。 （1）设置计量方式 选择“计量方式”页，可以进行计量方式的设置。 所谓计量方式，我们可以理解为用于计量某种物品的一系列计量单位以及这些计 量单位之间的换算关系共同构成的一种组合。 例如：丝袜的计量单位：双 换算关系： 包 箱 1 箱=100 包1 包=12 双以上计量单位和换算关系就构成了一种计量方式。 ①方式代码、方式名称 计量方式的代码和名称。方式代码的最大长度为 4 位。方式名称的最大长度为 20 位（10 个汉字）。用户可以根据实际需要和使用习惯自由定义。 计量方式代码必须与计量方式一一对应，不允许重复。 ②基本单位 基本单位指的是某种计量方式的最小计量单位。 基本单位一旦定义，不能随便更改。 ③计量单位名称、系数 对于某种计量方式，系统允许设置五种不同的计量单位（如果再加上基本单位， 实际上可以定义六种计量单位）。用户可以根据自己的需要选择定义其中的一种 或几种。 在定义每种计量单位时，必须确定该计量单位的名称和系数。所谓系数指的是该 计量单位与基本单位之间的换算关系。计量单位名称最大长度可以为 8 位（4 个 汉字）。 例如： 基本计量单位是“双”，计量单位“包”与“双”之间的关系为：1 包=12 双。 则此处的系数应为：12第二章系统初始化33（2）设置出入库类型 选择“出入库类型”页，可以查询和定义出入库类型。 可以通过单选钮选择“入库方式”或“出库方式”，选中后系统自动将对应的各 种方式列示在窗口中。 1．系统提供的入库方式有： R1 外购入库 R4 销货退回 R7 借出还回 RA 赠进入库 RD 调价入库 RG 自定义入库 2．系统提供的出库方式有： C1 销售出库 C4 进货退出 C7 借入还出 CA 赠出出库 CD 调价出库 C2 委托代销出库 C5 借出出库 C8 调拨出库 CB 报损出库 CE 发货出库 C3 受托代销退还 C6 委托代存出库 C9 盘亏出库 CC 领用出库 CF 自定义出库 R2 受托代销入库 R5 借入入库 R8 调拨入库 RB 报溢入库 RE 产成品入库 R3 委托代销还回 R6 受托存入入库 R9 盘盈入库 RC 期初入库 RF 暂估入库3．定义出入库类型图 2-1234物资管理系统使用手册新增入库类型 通过单选钮选择“入库类型”后单击【增加】钮，在窗口中定义新增的入库类型 代码和名称，然后单击【确定】钮予以确认。单击【取消】钮则取消所做的定义。 新增出库类型 新增出库类型操作与新增入库类型相似，唯一区别在于通过单选钮选择的是“出 库类型” 。 新增的入库类型代码首位为：R，新增的出库类型代码首位为：C。 删除新增出入库类型 新增的出入库类型可以删除。 删除的方法为： 首先在列表中选择需要删除的入库类型或出库类型，然后单击【删除】钮，这时 系统弹出提示窗口：“真的删除吗？”，确认后所选入库类型或出库类型即被删 除。 修改原有的出入库类型 修改的方法为： 首先在列表中选择需要修改的入库类型或出库类型，然后单击【修改】钮，在窗 口中修改入库类型名称，然后单击【确定】钮予以确认。单击【取消】钮则取消 所做的定义。 （3）设置物资用途 选择“物资用途”页，可以进行物资用途的设置。 用户可以根据本单位管理的需要，自定义物资用途。 例如：物资用途可以是“领用”或“销售”等。 操作方法“增加、修改、删除”同“出入库类型”页 （4）设置物资重要程度 选择“重要程度”页，可以进行物资重要程度的设置。第二章系统初始化35例如： 重要程度代码 01 02 03 … 重要程度描述 A级 B级 C级 …操作方法“增加、修改、删除”同“出入库类型”页§ 2.5 物资信息设置一、功能概述 在系统正式使用之前，应正确的设置好物资类别和归属于某类别的物资信息，以 便计算机进行分类统计，准确地进行库存分析。此功能用于设置核算单位的库存 类别信息和归属与某一类的物资信息。主要作用于物资档案的的建立和管理，用 户可以根据单位的实际情况或业务需要进行物资的归类、增加、删除、修改工作、 对物资的使用进行有效的监督。在编制或查询、分析相关单据或账表时，系统要 求输入物资信息。 二、屏幕说明 通过菜单方式【功能|基础资料|物资目录资料】进入“物资目录资料”窗口，如 图 2-13 所示。36物资管理系统使用手册图 2-13 1．类别代码 类别代码是由用户自行定义的，与物资所属类别信息一一对应的编码。类别代码是 区分同一种物资不同类别的唯一标识，因此定义物资时，类别代码必须输入。 类别代码建立后，可以在录入单据和报表查询时引用。用户在定义类别代码时应注意以下几点： 类别代码允许的最大长度为 2 位，可以采用数字、字母、‘-’和‘_’混合编码。 代码一旦定义好，请不要随意更改。2．类别名称 类别名称指的是物资种类对应的名称或说明信息。类别名称允许的最大长度为 12 位（6 个汉字） 。定义类别时，类别名称必须输入。 3．类别其他信息 类别其他信息包括：仓储数量相关信息（最高、最低和最佳储量） 、存货相关信息 （物资所在仓库、计量方式、出库击加方式和保质期） 、备注以及物资代码规则。 这些均属备查信息，用户可以根据管理需要选择录入。 如果在系统中已经设置了“仓库资料和计量方式”的有关信息，仓库和计量方式两第二章系统初始化37项可以通过下拉菜单选择录入。 4. 物资代码 一类物资中可以包括许多种不同的计量方式，来自不同的产地、生产厂商，有多种 不同的型号规格。物资代码是由用户自行定义，识别不同物资的代码。在定义物资 时，物资代码必须输入。 物资代码建立后，可以在录入单据和查询时引用。用户在定义物资代码时应注意以下几点： 物资代码的总长度不得超过 10 位，可以采用数字、字母、‘-’和‘_’混合编码。 代码一旦定义好，请不要随意更改。5．物资名称 物资名称指的是物资对应的名称或说明信息。 物资名称允许的最大长度为 20 位 （10 个汉字） 。在定义物资时，物资名称必须输入。 6．物资其他信息 物资其他信息包括：物资类别、计量方式、计量单位、型号规格、生产厂家、产地、 物资别名、注册商标、物资条码、重要程度、保质期、最低储量、最高储量、最佳 储量以及备注。 这些均属备查信息，用户可以根据管理需要选择录入。 如果在系统中已经设置了“物资类别、参数设置、往来单位”的有关信息，物资类 别、计量方式、计量单位、生产厂家、产地这几项可以通过单击该项后面的按钮引 导录入，重要程度可以通过下拉菜单选择录入。 三、操作说明 （1）创建物资类别 1. 在&物资目录资料&窗口左边的类别树中选中需要创建子类别的结点。 2. 单击鼠标右键弹出功能菜单， 在菜单项中选择&创建子类别&后， 系统弹出 “增 加子类别”窗口。38物资管理系统使用手册图 2-14 3. 在“增加子类别”窗口中录入新增类别代码及类别名称并确认，系统增加一 条类别信息，新增的类别结点自动加到类别树中。 4. 在窗口右边的物资类别信息栏中录入新增类别的其他信息， 录入完毕单击 【确 定】钮保存即可。 （2）编辑类别信息 在“物资目录资料”窗口左边的类别树中选中需要编辑的类别结点，选择窗口右 边的信息栏中的“物资类别”页，选中的类别信息自动显示出来，进行编辑操作， 完成后单击【保存】钮保存。注意：&储量信息&、&计量方式&和&保质期&的定义均为该类别下属物资对应项的默认值。这种 定义方式可以避免大量信息的重复录入。例如：类别信息中定义的保质期为 30 天，则 该类别下属物资保质期的默认值均为 30 天，当然如有不同也可以再修改。（3）删除类别 1. 在“物资目录”窗口左边的类别树中选中需要删除的类别结点。 2. 单击鼠标右键弹出功能菜单。在菜单项中选择“删除当前类别”，系统弹出 “删除当前类别”窗口，并在窗口中显示将要删除类别的主要信息。 3. 用户可以根据显示信息判断是否确实删除所选类别。确认后单击【删除】钮， 系统删除类别信息，同时在类别树中删除掉对应的结点。（4）修改类别节点第二章系统初始化391. 在“物资目录”窗口左边的类别树中选中需要修改的类别结点。 2. 单击鼠标右键弹出功能菜单。在菜单项中选择“修改类别信息”，系统弹出 “修改类别信息”窗口，并在窗口中显示将要修改类别的主要信息。 3. 用户可以根据显示信息判断是否确实修改所选类别。确认后单击【确定】钮， 在“物资目录资料”窗口信息栏中的“物资类别”页进行修改操作，完成后 单击【保存】钮保存。（5）查找类别节点 1. 在&物资目录资料&窗口左边的类别树显示区单击鼠标右键弹出功能菜单。在 菜单项中选择&查找类别结点&，系统弹出&类别查找&窗口。 2. 输入完整准确的代码信息进行查询。 3. 在窗口中录入查找的类别信息，确认后单击【查找】钮。如果找到该类别， 系统自动定位到类别树中的对应结点。如果找不到，则显示&没有该结点&信 息。 （6）增加物资信息 1. 在“物资类别资料”窗口左边的类别树中选定新增物资所属的类别。 2. 单击【新增】图标，系统调出一张空白物资信息卡片以供录入物资信息。如 图 2-15 所示 3. 物资信息录入完毕，单击【保存】钮进行保存。图 2-1540物资管理系统使用手册（7）编辑物资信息 1. 在“物资信息资料”窗口右边的信息栏内选择“物资信息”页，物资信息自 动显示出来。 2. 移动光标选择需要编辑的物资信息，选中后鼠标点击【修改】图标，调出该 物资的信息卡片进行编辑。 3. 物资信息编辑完毕，单击【确定】钮进行保存。 （8）删除物资信息 1. 在&“物资目录资料”窗口右边的信息栏内选择“物资信息”页，物资信息自 动显示出来。 2. 移动光标选择需要删除的物资信息，选中后单击【删除】钮，所选物资信息 即被删除。 （9）控制物资领用数量 （如图 2-16 所示） 1. 选择控制物资耗材部门，通过单击该单位名称项后面的按钮引导录入 2. 输入控制时间范围，选择计划年度和区间范围，类似于会计区间 3. 填写领用限量，单击【保存】钮进行保存。 4. 如果想删除某种物资的使用限制，直接在下面的情况列表选中此种物资，单 击【删除】钮即可。注意：已经产生领用现象的物资限制不可删除。第二章系统初始化41图 2-16§ 2.6 仓库资料设置一、功能概述 在本系统中可以实现多个仓库的管理。要进行仓库管理首先必须定义仓库和各级 货位的基本信息。在“仓库资料”功能中可以完成这个任务。 系统中我们将仓库也理解为一个货位，只不过它是一种特殊货位，包含更多的信 息。系统的仓库及货位树中每个结点均对应一个货位，其中的一级货位被默认为 仓库。 仓库货位采用分级设置的方法。每个上级货位可以包含一个或多个下级货位。任 何一个下级货位代码的前几位必须是其上级货位代码。 二、屏幕说明 通过菜单方式【功能|基础资料|仓库资料】进入“仓库资料”窗口，如图 2-17 所 示。42物资管理系统使用手册图 2-17 1．仓库代码 仓库代码是由用户自行定义的，与仓库信息一一对应的编码。仓库代码是区分不 同仓库的唯一标识，因此定义仓库时，仓库代码必须输入。 仓库代码建立后，可以在录入单据和报表查询时引用。用户在定义仓库代码时应注意以下几点： 仓库代码允许的最大长度为 2 位，可以采用数字、字母、‘-’和‘_’混合编码。 代码一旦定义好，请不要随意更改。2．仓库名称 仓库名称指的是仓库对应的名称或说明信息。 仓库名称允许的最大长度为 12 位 （6 个汉字）。定义仓库时，仓库名称必须输入。 3．仓库其他信息 仓库其他信息包括：仓库地址、电话、库管员、主管、部门、使用面积、容量、 使用性质、使用状态等。 这些均属备查信息，用户可以根据管理需要选择录入。第二章系统初始化43如果在系统中已经设置了“部门及人员”的有关信息，管理员和上级部门两项可 以通过单击该项后面的按钮引导录入。 4．货位代码 仓库可以划分为一个或多个货位，而每个货位又可以继续划分为一个或多个下级 货位。货位代码是由用户自行定义，用于标识不同货位的代码。在定义货位时， 货位代码必须输入。 货位代码建立后，可以在录入单据和查询时引用。用户在定义货位代码时应注意以下几点： 货位代码的总长度不得超过 10 位，可以采用数字、字母、‘-’和‘_’混合编码。 不同货位的下级货位分级方法可以不同。（例如：仓库 01 下级货位代码长度为 2 位。仓库 02 下级货位代码长度为 1 位。）但同一货位的下一级货位代码长度必须相同，否则被认为非法。 代码一旦定义好，请不要随意更改。5．货位名称 货位名称指的是货位对应的名称或说明信息。货位名称允许的最大长度为 20 位 （10 个汉字）。在定义货位时，货位名称必须输入。 6．货位其他信息 货位其他信息包括：管理员、上级部门、使用面积、容量、使用性质、使用状态 等。 这些均属备查信息，用户可以根据管理需要选择录入。 如果在系统中已经设置了“部门及人员”的有关信息，管理员和上级部门两项可 以通过单击该项后面的按钮引导录入。 三、操作说明 选择系统菜单项【功能｜基础信息｜仓库资料】执行本功能。 进入“仓库资料”功能后弹出“仓库资料”窗口。这是一个目录窗口。左边的目44物资管理系统使用手册录区中显示了一棵仓库及货位树。这棵树的一级结点为设置的仓库，二级以上结 点均指仓库货位。若系统中还没有设置过仓库即货位，这棵类别树只有一个根结 点（所有仓库）。窗口右边的编辑／浏览区内显示相应的仓库信息或货位信息， 二者可以通过鼠标单击页签进行切换。 （1） 1. 新增仓库在仓库及货位树中选中根结点。 加仓库”窗口。(如图 2-18 所示)2. 单击鼠标右键弹出功能菜单。在菜单项中选择“新仓库”，系统弹出一个“增图 2-18 3. 4. 在“增加仓库”窗口中录入新仓库代码及名称并确认后，系统增加一条仓库 信息，同时新增的仓库结点自动加到仓库及货位树中。 在窗口右边的编辑／浏览区选中“仓库”页，录入新增仓库的其他信息，录 入完毕后单击【保存】钮保存。(如图 2-19 所示)第二章系统初始化45图 2-19 （2）编辑仓库信息 在窗口右边的编辑／浏览区选择“仓库”页，在上部的浏览区内选中需要进行编 辑的仓库，相应的仓库信息自动显示在下部的编辑区内，用户可以进行编辑操作。 编辑完毕后单击【保存】钮保存。 （3）删除仓库 1. 在仓库及货位树中选中需要删除的仓库结点。 2. 单击鼠标右键弹出功能菜单。在菜单项中选择“删除当前仓库”，系统弹出 一个“删除当前仓库”窗口，并在窗口中显示删除仓库的主要信息。 3. 用户可以根据显示信息判断是否确实删除所选仓库。确认后单击【删除】钮， 这时系统删除仓库信息，同时在仓库及货位树中删除掉对应的结点。 （4）新增货位 新增货位操作与新增仓库相似。 1. 在仓库及货位树中选中新增货位的上级结点。 2. 单击鼠标右键弹出功能菜单。在菜单项中选择“创建下级货位”，系统弹出 一个“增加下级货位”窗口。46物资管理系统使用手册3. 在“增加下级货位”窗口中录入新货位代码及名称并确认，系统增加一条货 位信息，新增的货位结点自动加到仓库及货位树中。 4. 在窗口右边的编辑／浏览区选中“货位”页，录入新增货位的其他信息，录 入完毕后单击【保存】钮保存。(如图 2-20 所示)图 2-20 （5）编辑货位信息 1. 在仓库及货位树中选中需要编辑的货位结点。 2. 在窗口右边的信息栏内选择“货位”页，相应的仓库信息自动显示在下部的 编辑栏内，用户可以进行编辑操作。 （6）删除货位 1. 2. 在仓库及货位树中选中需要删除的货位结点。 单击鼠标右键弹出功能菜单。在菜单项中选择“删除当前货位”，系统弹出 一个“删除当前货位”窗口，并在窗口中显示删除货位的主要信息。 3. 用户可以根据显示信息判断是否确实删除所选货位。确认后单击【删除】钮， 系统删除货位信息，同时在仓库及货位树中删除掉对应的结点。 （7）预览/打印 操作方法请参阅第四章“操作基础”中的相关说明第二章系统初始化47§ 2.7 凭证模板设置一、功能概述 所谓凭证模板实际上是一张凭证的范本。凭证模板中将凭证涉及到的会计科目设 定好，单据记账时系统根据选定的凭证模板自动生成一张记账凭证。 模板是生成凭证的依据和规则，模板的定义要考虑到本单位的业务特点，由财务 人员设定，需要正确、完整。系统生成凭证时将自动删除金额值为零的分录行。 而两者都不为零时则都显示，这样就保证了凭证生成的正确性。 用户可以利用系统提供凭证模板设置功能设置和维护自己的凭证模板。 二、屏幕说明 通过菜单方式【功能|基础资料|凭证模板】进入“凭证模板”窗口，如图 2-21 所 示。图 2-21 三、操作说明48物资管理系统使用手册1．选择单据类型 系统提供以下类型：入库单、出库单 2．录入模板编号、名称 由于某一凭证类别可以对应多张凭证模板，因此采用模板代号和名称来区分。 如果是某一类别的第一张模板，那代号就为“01”，依此类推。 在“名称”栏内可以录入本张模板的名称。 3．在借方和贷方栏目内录入科目代码、摘要公式、取数公式 录入科目代码：在栏目内双击，便可以从系统设置的会计科目选取资料。应将其 设为本单位这种业务类型的顶级科目；如：“办公用品”。系统会根据‘摘要公 式’进行辅助核算 录入摘要公式：摘要是对分录的一个简要的说明，在定义模板时，不仅要考虑到 生成凭证中摘要的明确性，还要注意，系统将自动按照摘要公式来登录辅助核算 信息。例如：只要将物资名称（WZMC）加入到 摘要公式 中系统就能自动将不同 物资写在不同分录行中（即使科目相同），并将其作为“辅助核算”来对待，同 样对往来单位、部门等信息也是一样的。在生成汇总凭证时，相同的摘要将得到 归并。 例如： 摘要公式定义为：BMMC+“ 采购自：”+DWMC+“ 办公用品 ”+SPMC 那么生成凭证中分录行的摘要有可能是： 办公室 法制处 科技处 ↑ WZMC + 采购自： 万通批发市场 采购自： 海淀图书城 采购自： 科展中心 ↑ 采购自 + ↑ DWMC + 办公用品 办公用品 办公用品 ↑ 原材料 + 复印纸 合同法 模型 ↑ SPMC录入定义公式：每个分录行都应该有一个发生金额与之相对应，这个发生金额就第二章系统初始化49是由公式这一列来定义的。 例如： 某一分录行的公式定义为 JE 时，系统将自动从单据中抽取金额的数值，然后按 科目、辅助核算等信息进行分类汇总写到这一分录行上。 4．保存模板 上述步骤完成后，凭证模板宣告制作完毕。单击【保存】钮保存即可。§ 2.8 账套参数设置基础资料设置中的账套参数设置针对当前使用账套的参数进行设置，其中部分信 息在账套建立时已定义不得改动（如起用日期等）。 （1） 数位数设置 利用点击 选择数量、单价、金额和每件系数的小数位数图 2-22 （2） 会计期间设置点击账套参数窗口中的【会计期间】按钮，弹出会计期间界面，如图所示50物资管理系统使用手册图 2-23 1. 首先利用调整钮确定“会计年度”栏内的具体年度； 2. 单击【编辑】键，系统自动按自然月分出 12 个会计期间，其中“结束日期” 允许用户更改； 3. 系统自动根据用户定义的 “结束日期” 类推定义下一会计期间的 “起始日期” ， 且此时的“结账标志”为“活动”； 4. 单击【确定】键保存退出，或【取消】键忽略此次操作。 （3） 编码方案点击账套参数窗口中的【编码方案】按钮，弹出编码方案界面，如图所示第二章系统初始化51图 2-24 1. 对账套中所有涉及的代码，遵循相应的编码定级规则对其进行分级定义。具 体包括：部门、地区、往来单位。 2. 首先在左面“编码分级”框中选定一类代码，作为当前修改定义对象，将其 标志置为 3. 在右面“各级长度”定义框中按从第一到八级的顺序依次定义修改，单击编 辑框右面的调整按钮，增减每级长度。操作时必须遵循代码定义的编码规则； 4. 修改完某代码的编码分级后，可直接重复操作步骤 1，改选其他代码进行编码 定义操作，最后一次性单击【确定】存盘退出；或单击【关闭】忽略此次操 作，不存盘退出 5. 每类代码右面的一行蓝色字符串，意为按一到八级顺序显示该代码当前分级 定义情况，其中数字代表该级次长度，“-”作为级与级之间的分隔符。如 “3-3-2”，代表该代码共分三级，三级长度分别是“3”、“3”、“2”。 （4）选项说明 点击账套参数窗口中的【选项】页签，系统自动替换到选项界面，如图所示52物资管理系统使用手册图 2-25 点击鼠标将所选项目前的空白框置为 ，单击【确定】按钮保存设置 项目说明： 物资自动编码：每种物资对应一个固定的代码用来区别彼此，在输入物资信 息时，可以认为的规定物资代码，也可以通过选择该项有系统自动分配给物 资一个代码 分仓库核算：进行成本核算时，考虑到实际应用情况，可以一个一个仓库进 行独立核算方便管理 允许负库存：在现实情况中，有可能出现还没有入库的物资已经被派发出库 的情况，库存账目中显示的库存数量为负数 允许修改开单日期：在录入和审核单据时尽量按日期顺序进行，不要随意向 前插入单据，当然也不能排除有特殊情况的出现 入库单盘存时提示物资存量超过最大库存：为了保证库存物资的高效利用率， 在定义物资信息时输入最大、最小、最佳储量来控制库存成本，在入库单盘 存时提醒库官员是否物资存量超过最大库存 出库单盘存时提示物资存量低于最小库存：为了保证库存物资的高效利用率，第二章系统初始化53在定义物资信息时输入最大、最小、最佳储量来控制库存成本，在出库单盘 存时提醒库官员是否物资存量低于最小库存 物资按件数辅助核算：物资核算时以最小计量单位计算，在实际工作中人们 已习惯使用记件方式统计管理物资而不是科学规定的标准计量单位，核算时 也可按日常的计量方式进行 使用基础资料中指定的物资类科目代替凭证模板中的相应科目：具体指出会 计凭证中入库物资的具体情况，为会计核算时装入相应的会计科目提供方便 使用基础资料中指定的应收应付科目代替凭证模板中的相应科目：具体指出 会计凭证中会计科目的详细情况，为会计核算时装入相应的会计科目提供方 便 凭证传递时传递单据日期：传递会计凭证时也将生成凭证时所依据的单据日 期一起传给财务系统54物资管理系统使用手册第三章日常业务处理本章开始向您介绍使用物资管理模块所能完成的工作。这部分内容是本手册的核 心部分，有如下几部分组成： 入库单 出库单 调拨单 移位单 盘点表§ 3.1 入库单一、功能概述 入库单是记载物资验收入库的单据，一张入库单可登记多个物资的入库信息。物 资入库时需要填制入库单，录入的入库单经审核才能成为正式单据，审核过程中 自动登记库存物资台账。正式入库单可以执行记账操作，记账过程中自动生成相 应的记账凭证，同时登记库存物资明细账。入库单功能主要完成对入库单进行的 录入修改、审核记账和查询输出。注意：单据中的物资单价一律为未税本位币。二、屏幕说明 通过菜单 【功能|日常业务|入库单】 进入入库单登记簿窗口， 其屏幕格式如图 3-1 所示第三章日常业务处理55图 3-1 入库单登记簿记录了在选定的会计期间内的所有入库单内容，窗口有五个页签， 分别显示未审核的入库单据、已审核的入库单据、已经记账的入库单据、作废的 入库单据和所有的单据。 点击 新单图标，弹出一空白入库单窗口，其屏幕格式如图 3-2 所示图 3-2 窗口说明：56物资管理系统使用手册标示信息 1.入库日期 入库单上的日期是登记库存物资台账的日期，是存货业务的重要信息 建议： 用户在录入和审核单据时尽量按日期顺序进行，不要随意向前插入单据。 日期的默认值为进入系统时所选的业务日期。 如果在账套参数设置中设置了“允许修改开单日期” ，那么可以单击“日期”项后 面的按钮进行修改。否则日期项置灰，不允许修改。 对于成本计价方式为“先进先出”或“移动平均”的物资，入库日期有可能影响 出库物资应负担的成本。 2.单据号 入库单的单据号。 录入一张新单据时，系统自动产生这张单据的单据号。 单据存盘时系统还会自动校验该单据号是否已被占用，如果被占用将重新生成一 个新的编号，以保证单据号的唯一。 3．业务类别 指的是入库单的入库类型。不同类型的入库单其内容也略有不同。 入出库类型在【功能|基础资料|代码定义|出入库类型】功能中定义。 入库类型主要有： ⑴ 外购入库――本单位从其他单位购进物资办理的入库。 ⑵ 受托代销入库――接受其他单位委托代销物资办理的入库。 ⑶ 委托代销还回――委托其他单位代销本单位的物资， 剩余部分还回时办理的入 库。 ⑷ 销货退回――销售出去的物资客户退回时办理的入库。 ⑸ 借入入库――当某种物资因库存量不够却需要急用时， 可能会向其他单位借入 一些物资以解决燃眉之急。这时需要用该类型办理入库。 ⑹ 受托代存入库――受其他单位委托代存物资办理的入库。 ⑺ 借出还回――借出的物资归还时办理的入库。 ⑻ 盘盈入库――为盘盈物资办理的入库。 ⑼ 赠进入库――为受赠物资所办理的入库。第三章日常业务处理57⑽ 报溢入库――办理入库时若发现清点数量多于应收数量， 则超出部分应办理报 溢入库。 ⑾ 期初入库――系统使用初期装入库存余额时，必须按该类型办理入库。 ⑿ 调价入库――调整某物资的库存价格，需要以原价负数入库，再以新价格原数 入库。 ⒀ 调拨入库――将物资从其他仓库调拨进入指定仓库 ⒁ 产成品入库――单位内部生产的产成品进入仓库 ⒂ 暂估入库――当货物先于票据到达办理验货入库时，应该制作一张“暂估”类 型的入库单据。单据中入库数量为验货数量，单价可以根据以往的进货情况估算。 ⒃ 自定义入库――有用户根据实际情况自行定义的入库方式， 可通过点击界面下 方的【增加】按钮进行操作。具体方法请参照第三部分的操作说明。 4.手工编号 手工单据编号。 手工编号用于根据手工单据查询单据信息。保留此编号是为了在手工和计算机管 理并行阶段使得手工单据与录入到计算机的单据一一对应。 5.业务部门、业务员 经手本次入库业务的职员以及该职员所属的部门。 “业务部门”和“业务员”项可以直接输入，也可以引导录入。 6.供应商 入库物资对应的供货商,可以追踪物资的来源。 “供应商”项可以直接录入，也可以引导录入。 7.仓库 入库物资存放的仓库。 8.用途 该入库单中入库物资作何用途。 此处涉及的用途是在【功能|基础资料｜代码定义｜物资用途】功能中定义的。 物资清单 1．物资信息58物资管理系统使用手册物资信息包括：编码、品名、型号规格、计量单位等。 物资信息可以通过输入物资代码的方式录入，也可以引导录入。 引导录入有以下两种方法：从货位物资中选取、从物资目录中选取 点击物资代码栏中的 钮，在弹出的库位物资窗口选择物资后按【确定】，在入 库单上自动列出物资信息；或者右键单击选择菜单项中的“选择物资”项，在弹 出的选择物资窗口中选择物资后按【确定】，在入库单上自动列出物资信息，如 果选择物资窗口中不存在此项物资信息，点击【新建】弹出物资编辑窗口，编辑 物资信息后保存后选择此新增物资，所选物资的信息自动填入表中。 物资的计量单位，取决于物资目录中的定义。物资信息带入的是最小计量单位， 如果对应的计量方式中定义了多个计量单位，可以通过单击“计量单位”栏重新 选择。 每个计量单位称为每件。每个计量单位中含最小计量单位个数称为每件系数。当 计量单位为最小计量单位时，每件系数为1。 2．货位 将物资存放到仓库中的哪一个货位。 3．批号 批号是为某些物资（例如：食品、化工原料、药品等）的特殊管理而设置的，采 用批号可以方便对物资进行跟踪。批号可以是物资自带的，也可以是用户为管理 的需要而编制的，编制的原则应该简洁易记。对于没有特殊管理要求的物资，此 项可以不用填写。 4．数量 入库物资的数量。 5．单价、金额 入库物资的单价和成本金额。 输入入库数量、单价后，入库金额由数量乘以单价计算得出。在一笔输入完成之 后，入库单据的总的合计金额自动显示在单据的下方。 6．生产日期 如果需要对物资保质期进行管理，此项必须输入。 7．到期日 如果需要对物资保质期进行管理，此项必须输入。 8．成本运费第三章日常业务处理59当物资进货时将运输费用计算到成本中去，核算时一起进行。 三、操作说明 1．入库单录入修改 如果是录入新单据，单击 新单钮，系统调出一张空白单据供用户录入。如果是修改单据，在登记簿未审核状态选中待修改的单据信息，双击后或者单击 新单钮系统调出该张单据供用户修改。 单据录入快捷操作 在物资清单栏内单击鼠标右键，弹出一个快捷菜单。图 3-3 ⑴ 行复制：将当前行中的内容复制到剪贴板上。 ⑵ 行剪切：将当前行中的内容剪切掉，当前行变为一空行。 ⑶ 粘贴到当前行：将剪贴板上的内容粘贴到当前行 ⑷ 插入空行：在当前行之前插入一空行。 ⑸ 删除当前行：从清单中删除掉当前行。 ⑹ 恢复删除：恢复最近做的行删除。 2．入库单审核／销审 单据的审核是管理工作中的一项必要手续，用于确认单据的正确性并加上审核人 员的签章。审核目的在于防止录入人员有意或无意的错误操作。入库单一经审核， 自动登记相应的库存物资台账。60物资管理系统使用手册建议：由非单据录入人员使用，以形成牵制关系。 操作方式 1：在入库单登记簿中选中未审核状态，然后在单据列表中选中一行， 双击调出对应单据，核对无误后单击 中选中一行或多行，单击 审核钮。 审核钮。 操作方式 2（快速方法）：在入库单登记簿中选中未审核状态，然后在单据列表销审是审核的逆过程。由于经审核的单据不允许随意修改，若发现其中确有错误， 可以通过单据销审功能，取消审核签章，将其变成未审核单据后予以修改。入库 单一经销审，自动将库存物资台账中登记的相应记录去除。 操作方式 1：在入库单登记簿中选中已审核状态，然后在单据列表中选中一行， 双击后调出对应单据，单击 销审钮。 操作方式 2（快速方法）：在入库单登记簿中选中已审核状态，然后在单据列表 中选中一行或多行，单击 ３．入库单记账 正式入库单可以执行记账操作，记账过程中自动生成相应的记账凭证，同时登记 库存物资明细账。 操作方式：在入库单登记簿中选中已审核状态，然后在单据列表中选中一行，双 击后调出对应单据，单击 记账钮。 销审钮。记账操作也可以在系统菜单项【核算｜单据记账】处集中进行。§ 3.2 出库单一、功能概述 物资出库时需要填制出库单，一张出库单可登记多个物资的出库记录。录入的出 库单经审核才能成为正式单据，审核过程中自动登记库存物资台账。正式出库单 可以执行记账操作，记账过程中自动生成相应的记账凭证（或汇总记账凭证）， 同时登记库存物资明细账。出库单功能主要完成对出库单进行的录入修改、审核第三章日常业务处理61记账和查询输出。 二、屏幕说明 通过菜单 【功能|日常业务|出库单】 进入出库单登记簿窗口， 其屏幕格式如图 3-4 所示图 3-4 出库单登记簿记录了在选定的会计期间内的所有出库单内容，窗口有五个页签， 分别显示未审核的出库单据、已审核的出库单据、已记账的出库单据、作废的出 库单据和所有的单据。 点击 新单图标，弹出一空白出库单窗口，其屏幕格式如图 3-5 所示图 3-562物资管理系统使用手册标识信息 1．出库日期 出库单上的日期是登记库存物资台账的日期，是存货业务的重要信息。 建议： 用户在录入和审核单据时尽量按日期顺序进行，不要随意向前插入单据。 日期的默认值为进入系统时所选的业务日期。 如果在账套参数设置中设置了“将业务日期作为缺省开单日期，并允许修改” ，那 么可以单击“日期”项后面的按钮进行修改。否则日期项置灰，不允许修改。 2．单据号 出库单的单据号。 录入一张新单据时，系统自动产生这张单据的单据号。 单据存盘时系统还会自动校验该单据号是否已被占用，如果被占用将重新生成一 个新的编号，以保证单据号的唯一。 3．业务类别 指的是出库单的出库类型。不同类型的出库单其内容也略有不同。 入／出库类型在［基础信息｜代码定义｜入出库类型］功能中定义。 4．手工编号 手工单据编号。 手工编号用于根据手工单据查询单据信息。保留此编号是为了在手工和计算机管 理并行阶段使得手工单据与录入到计算机的单据一一对应。 5．业务部门、业务员 经手本次出库业务的职员以及该职员所属的部门。 “业务部门”和“业务员”项可以直接输入，也可以引导录入。 6．客户 出库物资对应的客户，可以跟踪物资的去向。 “客户”项可以直接输入，也可以引导录入。 7．仓库 指的是从哪个仓库出库，可以单击下拉框进行选择。 仓库限定后，只能从该仓库的货位物资中选取出库物资。第三章日常业务处理638．用途 该出库单中出库物资作何用途。 此处涉及的用途是在［基础信息｜代码定义｜物资用途］功能中定义的。 物资清单 1．物资信息 物资信息包括：品名、编码、型号规格、计量单位等。 物资信息可以通过输入物资代码的方式录入，也可以引导录入。 引导录入有以下两种方法：从货位物资中选取、从物资目录中选取 点击物资代码栏中的 钮，在弹出的库位物资窗口选择物资后按【确定】，在出 库单上自动列出物资信息；或者右键单击选择菜单项中的“选择物资”项，在弹 出的选择物资窗口中选择物资后按【确定】，在出库单上自动列出物资信息，如 果选择物资窗口中不存在此项物资信息，点击【新建】弹出物资编辑窗口，编辑 物资信息后保存后选择此新增物资，所选物资的信息自动填入表中。 计量单位取决于物资目录中的定义。系统自动填入的是该物资的最小计量单位， 如果对应的计量方式中定义了多个计量单位，可以通过单击“计量单位”栏按钮 重新选择。每个计量单位称为每件。每件中含最小计量单位个数称为每件系数。 当计量单位为最小计量单位时，每件系数为1。 2．货位 物资从仓库中的哪一个货位出库。选择货位物资时自动带入。 3．批号 批号是为某些物资（例如：食品、化工原料、药品等）的特殊管理而设置的，采 用批号可以方便对物资进行跟踪。 如果该物资按批次管理，选择货位物资时自动带入物资批号。 4．数量 出库物资的数量。 三、操作说明 1．出库单录入修改64物资管理系统使用手册如果是录入新单据，单击新单钮，系统调出一张空白单据供用户录入。如果是修改单据，在登记簿未审核状态选中待修改的单据信息，双击后或者单击 新单钮系统调出该张单据供用户修改。 单据录入快捷操作 在物资清单栏内单击鼠标右键，弹出一个快捷菜单。图 3-6 ⑴ 行复制：将当前行中的内容复制到剪贴板上。 ⑵ 行剪切：将当前行中的内容剪切掉，当前行变为一空行。 ⑶ 粘贴到当前行：将剪贴板上的内容粘贴到当前行 ⑷ 插入空行：在当前行之前插入一空行。 ⑸ 删除当前行：从清单中删除掉当前行。 ⑹ 恢复删除：恢复最近做的行删除。 2．出库单审核／销审 单据的审核是管理工作中的一项必要手续，用于确认单据的正确性并加上审核人 员的签章。审核目的在于防止录入人员有意或无意的错误操作。出库单一经审核， 自动登记相应的库存物资台账。 建议：由非单据录入人员使用，以形成牵制关系。 操作方式 1：在出库单登记簿中选中未审核状态，然后在单据列表中选中一行，第三章日常业务处理65双击调出对应单据，核对无误后单击审核钮。操作方式 2（快速方法）：在入库单登记簿中选中未审核状态，然后在单据列表 中选中一行或多行，单击 审核钮。销审是审核的逆过程。由于经审核的单据不允许随意修改，若发现其中确有错误， 可以通过单据销审功能，取消审核签章，将其变成未审核单据后予以修改。出库 单一经销审，自动将库存物资台账中登记的相应记录去除。 操作方式 1：在出库单登记簿中选中已审核状态，然后在单据列表中选中一行， 双击后调出对应单据，单击 销审钮。操作方式 2（快速方法）：在出库单登记簿中选中已审核状态，然后在单据列表 中选中一行或多行，单击 ３．出库单记账 正式出库单可以执行记账操作，记账过程中自动生成相应的记账凭证，同时登记 库存物资}